謝敏艷

摘要：本文作者闡述了工程監(jiān)理資料的含義及重要性，介紹了監(jiān)理資料的內(nèi)容和資料管理的基本要求，介紹了監(jiān)理資料管理工作的內(nèi)容.

關鍵詞：建設工程；監(jiān)理資料；管理工作

1 工程監(jiān)理資料的含義

監(jiān)理資料是監(jiān)理單位在工程施工過程中形成的資料。監(jiān)理人員在施工現(xiàn)場依據(jù)國家有關建設工程的法律法規(guī)、標準規(guī)范及施工圖紙等要求，檢查發(fā)現(xiàn)和處理解決質量、進度、安全等問題，這些工作的情況的真實反映就形成了監(jiān)理資料，也是監(jiān)理工程師工作成果的體現(xiàn)。

2 工程中監(jiān)理資料規(guī)范管理的重要性

監(jiān)理資料的管理是一項基礎性工作，也是一項很重要的工作。為了促進公司的正規(guī)化建設、提高公司的資料管理水平，使其更好更有效地為公司的各項工作服務，必須要把監(jiān)理資料的管理工作納入到工程施工組織的整體工作之中，不斷加強資料工作的基礎建設，有效發(fā)揮資料工作的功能，資料工作有了較大的發(fā)展。

一定要把資料工作作為管理的一項重要內(nèi)容與其它工作同部署、同考核，使資料的管理工作逐漸正規(guī)化。資料的收集、整理、立卷、歸檔嚴格按照規(guī)定的要求進行。要求各項目部監(jiān)理資料的管理工作由總監(jiān)理工程師全面負責，并設專人負責監(jiān)理資料的收集、整理和歸檔工作，同時要求每位監(jiān)理人員都要了解資料工作，普及資料工作知識，使大家認識到資料工作的重要性，齊心協(xié)力共同搞好監(jiān)理資料的管理工作。

由于監(jiān)理資料極其重要，所以對監(jiān)理資料進行科學管理可以極大地提高監(jiān)理工作效率，可以為監(jiān)理工作的順利開展創(chuàng)造良好的前提條件?？茖W地管理監(jiān)理資料，能在需要時及時有針對性的提供完整的資料，從而迅速解決監(jiān)理工作中的問題，也能在必要時作為為自己開脫責任的有力證據(jù)。反之，如果資料管理混亂，甚至散失，實際上是對工程的不負責，更是對自己的不負責，最終會影響監(jiān)理工作的正常進行。

其次，對監(jiān)理資料進行科學管理，還能為資料的歸檔提供可靠的保證。一方面在工程竣工以后，監(jiān)理人員可將一套完整的監(jiān)理資料移交建設單位；另一方面，完整的監(jiān)理資料是公司具有重要歷史價值的資料。

3 監(jiān)理資料的內(nèi)容和資料管理的基本要求

3.1 監(jiān)理資料的內(nèi)容

監(jiān)理資料的內(nèi)容包括：監(jiān)理合同、監(jiān)理規(guī)劃及監(jiān)理實施細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理周報、會議紀要、質量問題和質量事故的處理報告、造價和進度控制資料、監(jiān)理工程師通知單、監(jiān)理工程師聯(lián)系單、監(jiān)理備忘錄、業(yè)主提供的前期資料（規(guī)劃許可證、施工許可證、施工圖及審批意見書、地質勘查報告、消防審核意見書、中標通知書、施工合同、定位放線規(guī)劃圖及確定水準點、坐標控制點的書面通知等等）、施工單位報審資料（施工單位資質證書、營業(yè)執(zhí)照、質量保證體系、安全保證體系、施工組織設計、施工方案、人員資格證書及上崗證、進度計劃報審、各類材料進場報驗、各類機械設備進場報驗、分包單位合同及分包單位資質報審、工序報驗資料、計量設備儀器報審等等）。

3.2 監(jiān)理資料管理的基本要求

3.2.1 監(jiān)理資料應滿足“整理及時、真實齊全、分類有序”的要求。

3.2.2 各專業(yè)監(jiān)理工程師應隨著工程項目的進展負責收集、整理本專業(yè)的監(jiān)理資料，并進行認真檢查，不得接受經(jīng)涂改的報審資料，并及時將資料交資料管理存放保管。

3.2.3 應利用計算機建立圖、表等系統(tǒng)文件建立監(jiān)理管理臺賬，輔助監(jiān)理工作控制和管理，如：工程材料、構配件、設備進場報驗臺賬；施工試驗（混凝土、鋼筋、水、電、暖通等）報審臺賬；分部分項驗收臺賬；旁站臺賬；平行檢查臺賬等等。

3.2.4 監(jiān)理資料員應及時對各專業(yè)的監(jiān)理資料的形成、積累、組卷進行檢查，并分類、分專業(yè)監(jiān)理案卷盒，按規(guī)定編目、整理，做到存放有序、整齊，將不同類資料放在同一盒內(nèi)，應在脊背處標明。

3.2.5 對于已歸資料員保管的監(jiān)理資料，如本項目監(jiān)理部人員需要借用，必須辦理借用手續(xù)，用后及時歸還；其他人員借用，須經(jīng)總監(jiān)同意，辦理借用手續(xù)，資料員負責收回。

3.2.6 在工程竣工驗收后三個月內(nèi)，由總監(jiān)理工程師組織項目監(jiān)理人員對監(jiān)理資料進行整理和歸檔，監(jiān)理資料在移交給公司檔案資料部前必須由總監(jiān)理工程師審核并簽字。

4 監(jiān)理資料管理的工作內(nèi)容

監(jiān)理資料管理工作的主要內(nèi)容是：收（發(fā)）文件、傳閱管理、分類、編號、組卷、

裝訂和裝盒移交與歸檔等工作，在此主要談談收發(fā)文、傳閱、文件的分類和編碼，監(jiān)理資料組卷、歸檔可參考《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》，本文不再敘述。

4.1 收（發(fā)）文件

4.1.1 收文管理（來文→簽收→登記→傳閱→承辦→收集→歸檔）

收文注意事項：①參建單位所發(fā)文件由資料員統(tǒng)一簽收、登記；

②文件分類登記。

4.1.2 發(fā)文管理（擬稿→審稿→簽發(fā)）

發(fā)文注意事項：①、會議紀要由項目總監(jiān)指定擬稿人；

②、監(jiān)理函件由提出發(fā)文的監(jiān)理人員擬稿；

③、發(fā)文內(nèi)容必須通過項目總監(jiān)審核后才能定稿；

④、所發(fā)文件須經(jīng)監(jiān)理工程師和總監(jiān)簽字蓋章后，方可發(fā)出；

⑤、轉發(fā)參建單位文件經(jīng)監(jiān)理工程師和總監(jiān)審閱后轉出。

4.1.3 收發(fā)登記

分別建立收發(fā)文登記臺賬，收、發(fā)文臺賬按建設單位、施工單位、其他單位分別登記，做到有編號、內(nèi)容概要、簽收發(fā)日期、簽收發(fā)人登記齊全。

4.2 傳閱管理

收到文件后附上文件處理單，交項目監(jiān)理部總監(jiān)或其授權的監(jiān)理工程師確定文件是否需要轉發(fā)有關單位，傳閱的范圍?？偙O(jiān)或其授權的監(jiān)理工程師應在文件處理簽上做出必要的批辦意見。處理完畢后，裝盒存放。

4.3 分類

監(jiān)理資料分類一般是按照文件資料的來源、類別、形成的先后順序進行分類的，以便于資料的收集、整理、組卷。從整體上資料一般劃分為四大類，即來自建設單位的文件資料（包括立項文件、建設規(guī)劃文件、勘察設計文件、工程合同文件、工程開工文件、工程竣工驗收及其他文件）；監(jiān)理單位的文件（包括監(jiān)理管理資料、監(jiān)理質量控制資料、監(jiān)理進度控制資料、監(jiān)理造價控制資料等）；來自施工單位的文件（包括施工管理資料、施工技術資料、施工物資資料、施工測量記錄、施工記錄、隱蔽工程檢查驗收記錄、施工檢測資料、、施工質量驗收記錄、單位（子單位）工程竣工驗收資料等）。

4.4 編號

為了便于查閱，實行各類資料代碼分類是非常行之有效的辦法，以本人所參與建設的某工程為例：資料類別以阿拉伯數(shù)字開頭，1-工程圖紙及設計變更，2-工程技術核定單，3-工程現(xiàn)場簽證單，4-建設單位指令單，5-監(jiān)理聯(lián)系單、通知單類，6-政府監(jiān)督部門檢查記錄，7-其他；相關施工單位以英文字母表示，O-總包單位，A-弱電智能化施工單位，B-室內(nèi)裝飾單位…；如總包單位現(xiàn)場簽證單第六號，編號代碼為3O-006，智能化工程技術核定單第八號為：2A-008。

4.5 組卷

監(jiān)理資料組卷、歸檔可參考《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》，本文不再敘述。

5 結束語

工程建設監(jiān)理資料是項目監(jiān)理組對工程項目實施監(jiān)理過程中直接形成的，是工程建設真實、全面的反映。監(jiān)理資料管理是監(jiān)理的基礎工作。工程建設監(jiān)理資料的管理水平反映了工程項目監(jiān)理組的管理水平、人員素質和監(jiān)理工作的質量。隨著科學技術的不斷發(fā)展，信息資料管理的作用顯得越來越重要。

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