趙燕

摘要：檔案管理是管理單位人員以及保存單位資料一項(xiàng)必不可少的工作。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和企業(yè)改革的深入，我國(guó)的事業(yè)單位的檔案管理也面臨著全新的挑戰(zhàn)，下面我將結(jié)合實(shí)際談?wù)勈聵I(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀和優(yōu)化發(fā)展路徑。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)

檔案管理工作是事業(yè)單位必不可少的一項(xiàng)基本工作，它是單位工作質(zhì)量的一種再現(xiàn)，其管理水平的好壞直接關(guān)系到單位的工作效率能否提高，此外檔案記錄著單位的資料，它可以呈現(xiàn)出最真實(shí)的一面，比較規(guī)范的檔案管理可以作為衡量事業(yè)單位的管理水平的高低和單位的業(yè)績(jī)的條件。它為研究單位的業(yè)績(jī)提供了重要資料，單位可以依據(jù)保存的檔案從實(shí)際出發(fā)，結(jié)合單位的現(xiàn)狀制定相應(yīng)的管理政策，來(lái)保障單位可以長(zhǎng)期穩(wěn)定的持續(xù)發(fā)展前進(jìn)。本文就事業(yè)單位目前檔案管理工作的現(xiàn)狀與未來(lái)發(fā)展進(jìn)行論述。

1、目前事業(yè)單位檔案管理工作存在的問(wèn)題

1.1、工作人員忽視檔案管理工作的重要性。工作性質(zhì)決定檔案管理工作較為枯燥乏味，難以取得較高的成績(jī)。而且檔案管理工作天天與文字打交道，缺乏活力，許多員工甚至領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理無(wú)非就是把單位人員的資料保管存放好，平時(shí)寫些東西，就沒(méi)有什么其它的事情了，因此在工作上不上心，馬馬虎虎，缺乏嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的工作態(tài)度。正是這種消極懶散的工作心態(tài)，使得檔案管理工作很難得到更高層次的突破，很難完成高標(biāo)準(zhǔn)高質(zhì)量的任務(wù)。

1.2、缺乏專業(yè)素質(zhì)較高的檔案管理工作人員。檔案管理崗位屬于人員流動(dòng)性較大的崗位，由于工作內(nèi)容較為乏味，很多工作人員堅(jiān)持不了多長(zhǎng)時(shí)間就放棄了，因此在此崗位上沒(méi)有專業(yè)較強(qiáng)的高手。有的事業(yè)單位檔案人員還一崗兼多職疲于應(yīng)付日常事務(wù)，沒(méi)有時(shí)間和精力從事檔案管理工作，在加上工作需要變動(dòng)頻繁和業(yè)務(wù)素質(zhì)欠缺，直接影響到了檔案管理工作的持續(xù)性和穩(wěn)定性。此外，檔案人員因業(yè)務(wù)水平不精，導(dǎo)致歸檔文件在整理、分類和保管期限劃分等問(wèn)題上不夠準(zhǔn)確，檔案未按時(shí)立卷歸檔和未及時(shí)移交綜合檔案室等情況時(shí)有發(fā)生。檔案人員對(duì)檔案工作重要性和責(zé)任性認(rèn)識(shí)不夠，存在隨意應(yīng)付了事的懶散思想，單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)各科室必須要形成的檔案資料及時(shí)整理歸檔監(jiān)督指導(dǎo)力度不夠，也使工作人員對(duì)當(dāng)管理工作存在敷衍了事的心態(tài)。

1.3 機(jī)關(guān)檔案管理工作的硬件設(shè)施有待完善。領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)檔案管理工作的重視程度的認(rèn)識(shí)這勢(shì)必會(huì)導(dǎo)致該工作經(jīng)費(fèi)投入的欠缺。有些事業(yè)單位先前雖然建立了檔案管理系統(tǒng)與存儲(chǔ)室，但是在后來(lái)的工作中卻往往忽視了設(shè)施的更新與投入，這就導(dǎo)致原來(lái)的硬件設(shè)施遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上后來(lái)檔案工作說(shuō)要達(dá)到的要求，即不重視檔案管理工作的與時(shí)俱進(jìn)，造成某些單位檔案室保管條件比較差，多數(shù)單位還達(dá)不到檔案治理要求，與整潔、規(guī)范統(tǒng)一的要求還有很大的差距。還有些事業(yè)單位的檔案室甚至變成了雜物室，設(shè)施設(shè)備老化，不齊全，比較零亂。個(gè)別單位檔案室設(shè)防意識(shí)不強(qiáng)，設(shè)施設(shè)備不完善，治理體制不到位，使部分檔案受到損害。

1.4 缺乏科學(xué)的檔案管理手段。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)信息的傳播也日益擴(kuò)大，所設(shè)計(jì)的檔案管理系統(tǒng)也得到了普遍采用，但有些檔案管理人員由于不懂得如何運(yùn)用，導(dǎo)致檔案管理的科學(xué)化程度不夠高，一些先進(jìn)的系統(tǒng)還不能加以實(shí)施，雖然已經(jīng)推廣，但并未在檔案管理中得到廣泛運(yùn)用。

2、對(duì)事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展建議

2.1提高工作人員的檔案管理意識(shí)。對(duì)檔案管理工作人員提供教育培訓(xùn)，加強(qiáng)對(duì)管理人員的領(lǐng)導(dǎo)，使其深入了解此項(xiàng)工作的重要性。此外，對(duì)工作人員進(jìn)行定期或不定期的培訓(xùn)與教育，努力提高檔案管理人員的管理能力，充分發(fā)揮管理人員的創(chuàng)造性以及檔案管理人員的主觀能動(dòng)性。事業(yè)單位還應(yīng)對(duì)管理檔案的人員制定相應(yīng)的考核制度，把檔案工作進(jìn)行細(xì)分化，分類指導(dǎo)，來(lái)進(jìn)一步推進(jìn)事業(yè)單位檔案工作的高效運(yùn)行。隨著系統(tǒng)設(shè)備的不斷完善，管理方法也應(yīng)該不斷的改革，這就需要檔案管理者具有一定的信息管理能力，以便更好的把檔案管理水平提高上去。另外，可以組織拓展訓(xùn)練等活動(dòng)，增強(qiáng)工作人員的崗位榮譽(yù)感和歸屬感。

2.2 不斷完善檔案管理制度。事業(yè)單位檔案管理工作離不開(kāi)健全的工作制度。一個(gè)好的制度可以使單位的管理正常運(yùn)轉(zhuǎn)，檔案管理工作能夠科學(xué)有序進(jìn)行的基本保障。做好單位重要會(huì)議記錄，以及員工的個(gè)人資料，勞動(dòng)合同等重要資料的保管工作，對(duì)這些資料進(jìn)行及時(shí)補(bǔ)充與更新。建立完整的檔案制度，包括檔案管理制度、檔案保密制度、檔案利用制度、檔案室人員崗位職責(zé)、檔案鑒定制度、檔案監(jiān)督制度、安全消防制度等等。各制度要有相應(yīng)的明文規(guī)定，并將規(guī)定進(jìn)行細(xì)節(jié)化，進(jìn)行相應(yīng)的責(zé)任落實(shí)。要不斷完善和更新檔案管理制度。

2.3 加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)。

所謂“檔案管理的信息化”，是指檔案管理的模式由傳統(tǒng)的以檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)，轉(zhuǎn)向以檔案實(shí)體通過(guò)信息化形式向社會(huì)提供服務(wù)作為重點(diǎn)。隨著互聯(lián)網(wǎng)的不斷更新與快速發(fā)展，檔案管理信息化也是勢(shì)在必行的，實(shí)現(xiàn)檔案管理實(shí)體的信息化，可以對(duì)檔案信息資源進(jìn)行有效合理的分類、分析、提取和加工，能提高檔案管理的效益。與傳統(tǒng)的檔案資料管理方式相比較，電子檔案更便于保存、閱讀、修改和查詢，并且，電子檔案可以利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行快速傳遞，從而提高檔案管理的利用效率，降低檔案管理的成本。

2.3.1 制定信息化建設(shè)的總體規(guī)劃。以事業(yè)單位自身的特點(diǎn)與發(fā)展目標(biāo)為基礎(chǔ)，結(jié)合實(shí)際情況，從現(xiàn)實(shí)著手，進(jìn)行深入調(diào)查和科學(xué)論證，制定出切合實(shí)際的檔案管理信息化長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃及近期計(jì)劃，形成規(guī)模較大的嚴(yán)謹(jǐn)?shù)木W(wǎng)絡(luò)管理模式，不斷推動(dòng)檔案信息化的協(xié)調(diào)發(fā)展。另外，還應(yīng)注重系統(tǒng)應(yīng)用的實(shí)際效果，重視系統(tǒng)對(duì)事業(yè)單位信息服務(wù)的目標(biāo)支持，強(qiáng)調(diào)系統(tǒng)的可擴(kuò)展性和靈活性，給未來(lái)發(fā)展留下可持續(xù)發(fā)展的增長(zhǎng)空間。

2.3.2 運(yùn)用新媒體，建立檔案信息網(wǎng)站。檔案網(wǎng)站是事業(yè)單位的檔案部門在網(wǎng)上建設(shè)提供單位資料的信息站點(diǎn)，一般以網(wǎng)頁(yè)形式給人們提供相關(guān)的檔案信息和服務(wù)，進(jìn)行檔案信息的網(wǎng)上咨詢、查找、電子文件的實(shí)時(shí)歸檔及直接提供使用。這是檔案信息化的主要發(fā)展方向，同時(shí)，也是檔案數(shù)字化的重要標(biāo)志和重要手段。在檔案的信息化建設(shè)中，應(yīng)該把檔案的管理系統(tǒng)納入事業(yè)單位的管理信息系統(tǒng)，構(gòu)建一個(gè)一體化系統(tǒng)，把本單位各個(gè)部門的信息統(tǒng)籌加進(jìn)去，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上資源共享，從而提高檔案管理的綜合效益和單位的系統(tǒng)效益。

另外，建設(shè)信息檔案網(wǎng)站要選用標(biāo)準(zhǔn)化的設(shè)備。選用的產(chǎn)品應(yīng)符合當(dāng)前國(guó)內(nèi)外的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，最好是當(dāng)前或未來(lái)的一些主流產(chǎn)品，能夠得到國(guó)內(nèi)外一些實(shí)力雄厚的軟、硬件公司或廠家的支持，以保證系統(tǒng)的升級(jí)換代，減少重新開(kāi)發(fā)的運(yùn)營(yíng)成本。設(shè)備的設(shè)置應(yīng)盡量合理化、高效化。要充分考慮網(wǎng)絡(luò)的吞吐能力、響應(yīng)時(shí)間和傳遞速度等等因素。

2.3.3 逐漸實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息資源的數(shù)字化。檔案信息資源的數(shù)字化是進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的重要的前提和基礎(chǔ)，也是對(duì)檔案原件進(jìn)行保護(hù)的有效重要方式。檔案數(shù)字化應(yīng)該通過(guò)使用先進(jìn)的信息技術(shù)，把檔案部門的各種物質(zhì)載體形式加工轉(zhuǎn)化成數(shù)字化的信息，建立檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)和檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，并在網(wǎng)上發(fā)布，及時(shí)更新以提供服務(wù)。館藏檔案的全文數(shù)字化并不是對(duì)所有館藏進(jìn)行全文數(shù)字化，而是對(duì)館藏的檔案資源數(shù)字化進(jìn)行整體分析，以突出重點(diǎn)，進(jìn)而逐步解決。建成數(shù)字檔案館也不意味著傳統(tǒng)的檔案館要消亡，兩者應(yīng)長(zhǎng)期共存，相互補(bǔ)充。

3 結(jié)語(yǔ)

由上可見(jiàn)，事業(yè)單位的檔案管理工作中存在的問(wèn)題還是比較明顯的，這些問(wèn)題的存在不利于事業(yè)單位檔案管理工作的有效進(jìn)行，應(yīng)及時(shí)的解決。所以檔案管理人員必須加強(qiáng)對(duì)工作的認(rèn)識(shí)，不斷進(jìn)行檔案管理制度的推進(jìn)和完善，使事業(yè)單位的檔案管理工作更加規(guī)范化，從而進(jìn)一步推進(jìn)事業(yè)單位檔案工作的有效運(yùn)行。