莫飛

摘 要：所謂檔案信息電子化，就是以館室藏檔案資料紙質(zhì)或機讀形式的為主要物質(zhì)對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。

關鍵詞：檔案管理；信息化；發(fā)展趨勢

目前，大多數(shù)基層檔案館室對計算機的應用單一，開發(fā)功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使 現(xiàn)代 化設備不能盡其用。

1 檔案信息 電子 化的現(xiàn)狀

1、檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的 計算 機型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。

2、在我國至今還沒有建立一個達到數(shù)據(jù)交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和 網(wǎng)絡 建設形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。

3、標準化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規(guī)范化和標準化。但由于歷史原因，館室藏檔案業(yè)務基礎差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標準，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。

4）檔案的技術(shù)標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術(shù)特點和 發(fā)展 考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類 方法 、著錄標準及有關規(guī)定已不能完全適應。

5）檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有 現(xiàn)代 化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從 目前 看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進了現(xiàn)代化設備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

2 檔案信息電子化的發(fā)展趨勢

辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也 自然 以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的 內(nèi)容 ，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。

3 檔案信息 電子 化的益處

所謂檔案信息電子化，就是以館室藏檔案資料紙質(zhì)或機讀形式的為主要物質(zhì)對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其益處有：

1）可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數(shù)基層檔案館室對計算機的應用單一，開發(fā)功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現(xiàn)代化設備不能盡其用。

2）縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題—選材—編輯—出版，這條“慢工出細活”的工作方式，即從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴重 影響 了檔案信息的應用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。

3）檔案信息電子化，可一次投入，多次產(chǎn)出，可改變信息加工工作受經(jīng)費限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經(jīng)費，但目前乃至今后一個相當長的時期內(nèi)，企望國家給檔案部門撥較多的經(jīng)費進行信息編輯是不現(xiàn)實的，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動成果只能“待字閨中”。

4）檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領導及各個部門，就擴大了 社會 影響，拓寬了服務范圍，檔案部門的地位 自然 也就得到了提高。

5）檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。雖然“信息高速公路”在我國尚在起步階段，但檔案事業(yè)要注意這方面 發(fā)展 動向，超前拿出對策，使檔案工作適應這一客觀形勢的變化和要求，使現(xiàn)在的勞動電子化，為將來“信息高速公路”中有一束檔案信息打下基礎。

4 對策

1、肩負使命感

世紀的交替為我國檔案學界提供了歷史的契機，同時也向我們提出了挑戰(zhàn)。我們肩負著歷史的使命，抓住機遇、迎頭而上才是時代 的驕子。科技知識與人才培養(yǎng)是跨越世紀、謀求發(fā)展的重要基礎與必備條件，面對未來，我們既充滿信心又感知差距。在信息時代，在知識經(jīng)濟即將到來的時代，我們應捫心自問：我們是否已經(jīng)具備了迎接挑戰(zhàn)的能力與素質(zhì)是否已掌握了先進的科技知識、理論與技術(shù)是否已能夠作為專門人才或業(yè)務骨干去完成檔案學術(shù)研究的諸多課題，解決檔案工作實踐所提出的諸多熱點、難點和焦點問題一句話，作為跨世紀的人，我們是否充分做好了跨世紀的各種準備清醒地認識自己，清醒地認識現(xiàn)狀，清醒地認識未來，把責任感、使命感與時代的脈博聯(lián)系起來，與檔案事業(yè)的發(fā)展和檔案學術(shù)的繁榮緊密結(jié)合起來。

2、倡導學習之風

學習是學術(shù)研究的基礎。沒有廣博的知識面，沒有專深的業(yè)務水平，要想把我國的檔案學術(shù)研究的發(fā)展引向深入，引向21世紀，是難以實現(xiàn)的，至少要大打折扣。一方面，當今的 社會 ，知識更新的速度越來越快，特別是以 現(xiàn)代 科技知識為基礎和核心的知識經(jīng)濟即將到來，向我們提出了更高的要求，更嚴峻的挑戰(zhàn)；另一方面，知識沒有窮盡，學習永無止境。面對日益變化的社會，我們不能落伍。我們原有的知識結(jié)構(gòu)、知識層面、知識寬度與深度以及我們對新舊事物的理解、認識等等都要發(fā)生深刻的變化，要不斷“充電”，不斷補充“能量”，以求適應。如果說，我國的檔案學術(shù)研究在建國以來有了很大的發(fā)展，是因為我們努力學習和掌握了專業(yè)和相關的豐富知識與理論，善于 總結(jié) 和升華了檔案事業(yè)的發(fā)展 規(guī)律 ；那么，近年來檔案界一些文章層次不高、深度不夠、學術(shù)性不強、理論脫離實際、甚至觀點偏頗等現(xiàn)象則總能找到其學習不夠、功力不足、知識面欠寬的根源。當然，學習的 內(nèi)容 和范圍是很豐富的，要不斷學習馬列主義、毛澤東思想和鄧小平理論；要不斷學習黨的路線、方針和政策；要不斷學習各項 法律 、法規(guī)、規(guī)章、制度和標準；要不斷學習檔案學專業(yè)知識和技能；要不斷學習經(jīng)濟學、法學、歷史學等相關學科的知識；要不斷學習現(xiàn)代 科學 的新知識、新觀點和新理論。同時，除了書本知識之外，還要虛心向老同志學習，虛心向?qū)嵺`學習。這樣，在我們積極倡導的學習之風蔚然興起之時，我國的檔案學術(shù)研究的發(fā)展在跨世紀的歷史時刻才會有一個新的突破與飛躍。

3、加快人才培養(yǎng)

跨世紀的事業(yè)需要跨世紀的人才。專門人才的培養(yǎng)與儲備是事業(yè)發(fā)展、學術(shù)繁榮的重要基礎和必備條件。首先，科技進步日新月異，時代挑戰(zhàn)迫在眉睫，高素質(zhì)檔案人才的培養(yǎng)應加快步伐，加大力度，采取行之有效的舉措，快出人才，多出人才。其次，適當調(diào)整與改革人才培養(yǎng)的理念與模式。在學校 教育 中應本著“厚基礎”、“寬口徑”的原則，強調(diào)素質(zhì)教育；而在在職培訓中則應強調(diào)提高技能、補充知識、更新知識的繼續(xù)教育。一句話，強調(diào)能力的培養(yǎng)，即工作的能力，研究的能力，表達的能力等。第三，將培養(yǎng)的重點放在中青年檔案工作者身上，努力造就一支以中青年為骨干的檔案學術(shù)研究隊伍。江澤民同志講：“綜觀世界科學技術(shù)發(fā)展史，許多科學家的重要發(fā)現(xiàn)與發(fā)明，都是產(chǎn)生于風華正茂、思維敏捷的青年時期。這是一條普遍的規(guī)律。”針對中青年的特點，各級領導既要愛護和支持他們；又要大膽地給他們交任務、壓擔子，在工作實踐中培養(yǎng)他們；同時，還要營造良好的環(huán)境，創(chuàng)造較好的條件，以適合中青年的快速成長。而中青年檔案工作者則要在老一輩檔案工作者的言傳身教下，虛心學習，繼承傳統(tǒng)，承上啟下，有所創(chuàng)新。充分發(fā)揮青年人的蓬勃朝氣與創(chuàng)造力，在各自的工作崗位中，結(jié)合工作實踐，進行理論研究與探索，創(chuàng)造性地解決檔案工作面臨的諸多新問題，創(chuàng)造性地完成跨世紀檔案學術(shù)研究的諸多新課題?？萍荚鰪妵?，青年創(chuàng)造未來，“青年有希望，未來的發(fā)展就有希望?！眅ndprint