劉寶云

摘 要：材料缺失最容易出現的環(huán)節(jié)就是檔案交接的過程。檔案具有全面性、現實性、動態(tài)性等的特點，但當前檔案在交接過程中存在許多問題，應從人員素質、制度建設、工作程序與信息技術方面進行解決。

關鍵詞：檔案移交；問題；措施

做好檔案交接工作，不僅是明確檔案人員責任，維護檔案安全完整，確保工作連續(xù)不斷有序進行的需要，而且也是《檔案法》及《檔案法實施辦法》賦予檔案人員的職責。

1 檔案接交工作中存在的問題

1.1 檔案交接不及時

一些科室負責人對檔案交接工作不夠重視，導致檔案應交未交，交接不及時。 有的甚至會將有價值的材料當作多余的廢物處理掉。

1.2 檔案交接手續(xù)不嚴密

檔案人員交接是一項認真細致、手續(xù)嚴密，責任重大的工作，而一些檔案室專職人員工作責任心不強，移交不按程序辦事，手續(xù)不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽的字也不簽，造成工作的遺留和積壓，甚至使檔案資料遭受損失。另外多數檔案人員是先被安排到檔案工作崗位，再參加培訓取得崗位資料證書。因此，有些檔案人員接手時都是前人怎么交，自己就怎么接，看不出問題，更提不出問題，也難以完成各項清點核對工作。

1.3 聲像檔案交接不重視。

有些拍攝人員缺乏全局觀念。檔案意識不強，僅考慮科室或個人工作方便，致使部分聲像檔案長期在科室或個人電腦保存，不移交檔案室統(tǒng)一管理保存，特別是隨著人員變動，造成聲像檔案的失控和流失，致使單位檔案不完整，嚴重影響了血站聲像檔案的長久保護和開發(fā)利用。

2 檔案交接工作應采取的措施

2.1 加強領導，完善移交措施

檔案交接是單位檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，應引起單位的重視，尤其是單位負責人應把檔案交接工作擺上重要議事日程，在檔案人員離崗或調動工作時要把好關，做到檔案人員離職離崗先辦理工作交接手續(xù)，然后再辦理調動手續(xù)，對未辦理檔案交接手續(xù)的檔案人員，不得簽發(fā)調動工作通知，不得辦理工資轉移手續(xù)，不得離開原工作崗位，并要把檔案交接工作納入單位工作制度，列入有關人員的崗位職責之中。另外檔案工作專業(yè)性很強，應當保持檔案人員的相對穩(wěn)定，以利于檔案工作的穩(wěn)定開展。

2.2 檔案人員離崗離職前要認真做好檔案移交準備工作

檔案交接分為移交和接收兩個方面，而認真做好檔案移交前的準備工作，是確保檔案交接工作順利進行的前提。對于移交方來說，在正式移交之前主要做好五項工作：一是對所保管的檔案進行一次全面清理，做到帳物相符、心中有數；二是對借出的檔案要及時催還，一時歸還不了的要問明原因，整理好借據，并在借據上注明原因及催還情況；三是對未整理的零散文件材料要分類存放、清理排序，做到系統(tǒng)有序；四是按檔案移交要求編制檔案移交文據及表格；五是撰寫檔案移交說明。對于接收方來說，在接收之前要做好三項工作：一是了解移交單位職能活動內容和工作活動情況；二是向前任檔案人員了解檔案保管和檔案工作情況；三是必要時要了解或檢查檔案移交準備工作情況。只有交接準備充分，才能保證交接工作順利進行。

2.3 加強檔案交接中的思想教育工作

檔案交接工作中出現的問題，不單純是檔案人員的業(yè)務素質問題，其中一個十分重要的原因就是近幾年來，一些單位忽視了對檔案人員的思想教育工作，使得一些單位檔案人員工作責任心不強。因此在檔案交接的過程中要補上這一課，教育交接雙方端正思想、提高認識、明確責任，增強事業(yè)心和責任感，從而保證檔案交接工作嚴格按照規(guī)定辦理，使檔案工作前后銜接起來。