李燁

摘 要：幾年來(lái)，我公司利用PLM系統(tǒng)使圖文資料從原來(lái)的以紙質(zhì)為主變形為電子文檔占據(jù)主流的檔案歸檔模式，充分保證了檔案收集的齊全和檔案自身的安全、方便了檔案的共享及提供檔案的便捷。本文通過(guò)永濟(jì)新時(shí)速電機(jī)電器有限公司在圖文資料管理中的創(chuàng)新情況介紹，對(duì)如何加強(qiáng)企業(yè)圖文的管理，創(chuàng)新改進(jìn)，充分發(fā)揮電子文檔使用的快捷高效的優(yōu)勢(shì)，避免失真、缺失，以適應(yīng)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的需要，進(jìn)行了調(diào)研和探討。

關(guān)鍵詞： PLM系統(tǒng) 應(yīng)用 管理

1.我公司PLM系統(tǒng)的啟用情況

2008年12月，我公司科管部標(biāo)準(zhǔn)化室發(fā)布《PLM 系統(tǒng)的應(yīng)用與輸出圖文的規(guī)定》的通知，技術(shù)中心結(jié)構(gòu)分析室將PLM軟件正式應(yīng)用到技術(shù)圖紙輸入。目前，檔案室已將PLM成熟應(yīng)用在電子檔案的歸檔、整理、更改等系列工作中。

2.PLM系統(tǒng)在我公司企業(yè)中的運(yùn)用效果

五年來(lái)，檔案室以PLM系統(tǒng)為管理平臺(tái)，對(duì)企業(yè)圖文資料實(shí)施了全電子化管理、歸檔、整理、更改、出圖、復(fù)制等一條龍服務(wù)，使技術(shù)圖紙能準(zhǔn)確、快捷提供服務(wù)。

2.1PLM完全解決了圖紙歸檔的完整性、正確性、保密性、共享性的問(wèn)題：

2.1.1自從PLM實(shí)施以來(lái)，設(shè)計(jì)人員每一張圖必須進(jìn)入PLM流程，進(jìn)行圖號(hào)、名稱的選擇，對(duì)所需圖紙的技術(shù)含量開始選擇二維三維圖的軟件，根據(jù)圖紙所需要求選擇會(huì)簽流程，以保證圖紙走過(guò)有效的審核、校對(duì)、定版、打印。從而保證了圖紙檔案歸檔搜集的完整性，不會(huì)因?yàn)樵O(shè)計(jì)人員工作變遷而使下一任設(shè)計(jì)者工作無(wú)法進(jìn)行。

2.1.2圖紙?jiān)赑LM流程中將通過(guò)設(shè)計(jì)-工藝-標(biāo)準(zhǔn)化層層審批，若發(fā)現(xiàn)圖紙?jiān)O(shè)計(jì)錯(cuò)誤、尺寸錯(cuò)誤、不符合標(biāo)準(zhǔn)化要求等各口隨時(shí)都可以將圖紙返回原設(shè)計(jì)者，并將消息提示，以確保圖紙的正確性。

2.1.3PLM的所有計(jì)算機(jī)均加鎖，不到最后定版打印的下載圖紙將無(wú)法簽字，從任意環(huán)節(jié)拷貝的任意一張圖都無(wú)法正常打開。打印的每一張圖紙均有申請(qǐng)單，在公司保密辦的機(jī)子上能查到所出的每一張圖，甚至復(fù)印的每一張圖，嚴(yán)厲杜絕了企業(yè)圖紙的泄密。

2.1.4設(shè)計(jì)人員可在PLM流程中實(shí)現(xiàn)圖紙共享，不同產(chǎn)品相同零件一經(jīng)搜索如有圖紙，可以借用，省去紙質(zhì)圖紙查找的繁瑣或設(shè)計(jì)人員的重復(fù)勞作。

PLM從而使圖紙歸檔的搜索工作變得輕巧簡(jiǎn)便，增強(qiáng)了保密性，方便了技術(shù)人員圖紙共享。解決了因工作人員調(diào)動(dòng)而使圖紙丟失或下任設(shè)計(jì)者不知道上任設(shè)計(jì)者完成工作的進(jìn)度情況等問(wèn)題。

2.2PLM使圖紙的更改正確、高效、便捷：

技術(shù)人員在上傳更改單時(shí)，PLM會(huì)自動(dòng)給設(shè)計(jì)者更改權(quán)限，設(shè)計(jì)者將所需更改的圖紙、工藝或文件等從PLM系統(tǒng)中剪切進(jìn)行更改，在更改好后，更改單將會(huì)與更改好的圖紙、工藝或文件同時(shí)上傳。若有另外技術(shù)人員也想改此圖，可以在自己的PLM中看出此圖狀態(tài)正在某某設(shè)計(jì)人員那里進(jìn)行更改，并直接知道更改版本，可發(fā)消息隨時(shí)溝通，決不會(huì)因有人漏改版本而出現(xiàn)跳版現(xiàn)象，更改內(nèi)容將和更改單始終保持一致。

2.3方便圖紙的提供利用：

在圖紙?jiān)鰰襁^(guò)程中，計(jì)算機(jī)將幫您快速搜索，使圖紙快速方便提供利用者利用，充分滿足生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)隨要隨用的需求。

3.PLM簽名的軟件技術(shù)支持，保證傳統(tǒng)檔案歸檔的簽名要求

經(jīng)過(guò)英泰系統(tǒng)服務(wù)器數(shù)據(jù)接口的PLM管理，建立了一個(gè)統(tǒng)一的共同模板。解決了簽字識(shí)別的問(wèn)題：目前在電子文件上進(jìn)行簽署的技術(shù)主要有兩種：一種是光筆簽名；另一種是數(shù)字簽名。光筆簽名是簽名者使用一種專用的光筆直接在輸入板上簽名，屏幕是顯示出來(lái)的“筆跡”，如同在紙質(zhì)文件上的親筆簽名一樣，直觀、易于辨認(rèn)，計(jì)算機(jī)將這種“簽名圖像”接收下來(lái)，并確認(rèn)簽名者與電子文件的關(guān)系。PLM在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中把這種簽名設(shè)置為一種批準(zhǔn)指令，經(jīng)電子計(jì)算機(jī)審核簽名有效后方可進(jìn)入下一階段的操作；解決了電子文件及原數(shù)據(jù)的采集、加工、鑒定、歸檔和維護(hù)問(wèn)題，把所有技術(shù)人員設(shè)計(jì)的圖紙包括各個(gè)版本完整的整合在一起，使電子歸檔工作井然有序，保證了數(shù)據(jù)真實(shí)、完整、有效，方便的管理和利用。形成了集成化的檔案管理業(yè)務(wù)環(huán)境，達(dá)到了資源共享，動(dòng)態(tài)采集、動(dòng)態(tài)更改、動(dòng)態(tài)跟蹤的理想模式。

4.PLM下載后電子庫(kù)的建立、電子賬本制作和光盤刻錄保存

4.1PLM下載歸檔必須建立電子庫(kù)：

PLM雖已提交定版，但是技術(shù)人員仍要完成歸檔、打印、確認(rèn)等程序，因?yàn)橄到y(tǒng)偶爾會(huì)出現(xiàn)一些不常見(jiàn)的錯(cuò)誤，如粗實(shí)線變?yōu)榱思?xì)實(shí)線，標(biāo)注位移等，需要設(shè)計(jì)人員一定的技術(shù)支持。在確保無(wú)誤的情況下將圖紙放入電子庫(kù)中以方便提供利用。在PLM系統(tǒng)維護(hù)時(shí)，圖紙仍可以保證生產(chǎn)服務(wù)現(xiàn)場(chǎng)的提供。

4.2電子賬本的建立：

與傳統(tǒng)紙質(zhì)臺(tái)賬一致，用Excel做出電子檔案分類目錄，不同的是它搜索快捷用數(shù)據(jù)自動(dòng)篩選可以快速便捷的看到此產(chǎn)品歸檔的各種情況，隨時(shí)掌握產(chǎn)品動(dòng)向。如：此圖作廢，可將作廢項(xiàng)拉紅，備注項(xiàng)可記錄更改單號(hào)，更改日期；結(jié)項(xiàng)時(shí)缺少哪項(xiàng)也可一目了然等等。在保存電子檔案刻盤的同時(shí)放入電子賬本可以很快速的查找到此光盤有無(wú)提供利用者所需的圖紙。

4.3電子檔案光盤的刻錄、存儲(chǔ)管理和記錄要求：

電子檔案光盤的刻錄需經(jīng)過(guò)解密開口，將電子庫(kù)中的圖紙、工藝、文件進(jìn)行刻錄保存。

電子文件歸檔應(yīng)對(duì)存儲(chǔ)載體有嚴(yán)格要求，并且明確保護(hù)措施，為實(shí)現(xiàn)電子檔案長(zhǎng)期保存所必須進(jìn)行的載體轉(zhuǎn)換也要采取明確的措施，防止在轉(zhuǎn)換過(guò)程中造成信息的損失，當(dāng)載體轉(zhuǎn)換為光盤后，我們及時(shí)檢查磁盤中內(nèi)容是否完整、清晰并將光盤及時(shí)放置光盤專用防磁柜中，每月對(duì)磁盤進(jìn)行抽檢，建立電子賬本、做好歸檔電子光盤查閱記錄，以便有據(jù)可查。

5.PLM電子檔案管理要求：

5.1提高電子文件制作管理人員的素質(zhì)：

電子文件的存儲(chǔ)、檢索、傳輸?shù)裙ぷ飨禂?shù)非常復(fù)雜，檔案管理人員必須要有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)和道德品質(zhì)，在實(shí)際工作中，如不認(rèn)真負(fù)責(zé)、沒(méi)有良好的工作作風(fēng)，就不能做好電子文件制作和管理工作。因此，加強(qiáng)對(duì)電子文件制作和管理人員的管理，一是需要加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)，提高工作素質(zhì)；二是明確具體管理措施，不斷提高電子文件制作者和管理人員的責(zé)任心，使他們養(yǎng)成忠于職守的品質(zhì)，認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作精神，一絲不茍的工作作風(fēng)，精益求精的技術(shù)水平。

5.2電子圖紙工作職責(zé)分明：

電子圖紙的管理人員，應(yīng)對(duì)其電子圖紙的真實(shí)性和介質(zhì)保管、保存負(fù)有責(zé)任。一般來(lái)說(shuō)，PLM計(jì)算機(jī)由專人負(fù)責(zé)，不相干人員不能隨意使用，工作需要時(shí)可允許用只讀式的載體調(diào)讀，以防由于誤操作或有意增刪改等原因造成電子文件的失真。

6.PLM電子文檔管理有待完善：

總之，做好檔案基礎(chǔ)工作，涉及到多方面因素，它有賴于信息技術(shù)的進(jìn)步、電子文件管理水平的提高，還需要建立并執(zhí)行一整套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的管理制度。

（工作單位：永濟(jì)新時(shí)速電機(jī)電器有限責(zé)任公司總經(jīng)辦檔案室）

參考文獻(xiàn)：

《電子文件歸檔管理辦法》

《 PLM 系統(tǒng)的應(yīng)用及管理規(guī)定》endprint