呂小兵

摘 要：為了確保檔案得到充分的利用，就應加大檔案的開放程度和范圍，但是加大檔案的開放程度和范圍又容易發(fā)生檔案泄密的情況。如何處理好檔案的開放利用和平安保密的關系，在開放檔案利用的情況下做好檔案保密工作是檔案管理的重要內容，本文從檔案管理、檔案開放、檔案利用等幾個方面對檔案的保密與利用進行了研究并提出了相關建議。

關鍵詞：檔案；保密；利用；工作探析

檔案是一種重要的社會信息資源。隨著社會的發(fā)展進步，檔案資源的社會價值越來越得到體現(xiàn)，檔案保密工作直接關系到黨和國家利益、人民群眾的生命財產安全，因此要正確處理好檔案開放利用和平安保密關系，在開放檔案利用情況下做好檔案保密工作，發(fā)揮檔案的重要價值，本文從檔案管理、檔案開放、檔案利用等幾個方面對檔案的保密與利用進行了研究并提出了相關建議。

一、檔案管理中的保密工作

檔案管理的重點在于庫房，要按照國家有關標準興建檔案庫房，有些單位和企業(yè)資金等條件不足，往往將檔案的庫房設在辦公樓內，或者成立一個檔案管理室，值得注意的是，不是每一個辦公室都可以作為檔案庫房的，一樓由于接近地面，檔案容易受潮，因此一樓不宜設置庫房，另外庫房的門窗應該進行加固處理，防止庫房被盜。庫房和閱覽室最好分開，由專人負責管理庫房檔案工作，無關人員嚴格禁止入內，為檔案保密工作做好基本保障。檔案的調閱、查看、銷毀、借用等要嚴格按照檔案管理規(guī)定辦理，通過指定的領導人員審批，借閱人認真履行登記手續(xù)，按期歸還檔案，對一些絕密檔案使用結束后要進行檢查、核對，如果發(fā)現(xiàn)泄密問題，要及時查明原因，做好后續(xù)補救工作，將泄密程度降到最低。檔案管理人員工作中要做到誠實守信、認真負責，同時檔案特別是絕密檔案知情人是越少越好，因此要提高檔案管理人員的綜合素質，選擇有較強責任心、事業(yè)心和高度保密意識的管理人員，盡職盡責的為單位、企業(yè)甚至國家做好檔案管理工作，確保絕密檔案不泄密。

二、檔案開放中的保密工作

檔案既要做好保密工作，又要正確的開放利用，單純重視檔案的保密性或者無限擴大檔案開放利用程度和范圍的做法都是錯誤的，在合理開放的同時要做好相應的保密工作。

檔案開放前要做好基礎工作，提高開放檔案卷宗的內在質量。對所有檔案要進行分類編號并分別錄入電子系統(tǒng)，提高檔案管理的數(shù)字化水平，適應開放后檢索和管理的要求，采用多元化的檢索工具，實現(xiàn)檔案查閱管理的自動化，對重要檔案要預留好副本，珍貴檔案應該進行抄錄、復印、照相等保留，防止發(fā)生遺失或者泄密等情況。

檔案的審查工作是檔案管理的重要環(huán)節(jié)，也是檔案開放前的重要工作，要科學準確的區(qū)分檔案的主次、重要程度，合理控制檔案開放的程度和范圍。按照初審、中審、終審的程序逐級由檔案管理工作人員、級別較高的人員和領導審批，對檔案進行綜合分析，權衡利弊，合理控制檔案的開放程度和范圍，同時做好保密工作。

根據(jù)《中華人民共和國保密法》和檔案管理的相關條例，對檔案進行等級劃分，做好檔案解密工作，要求檔案管理人員根據(jù)不同的級別對檔案采取不同的管理辦法，最大程度和范圍的提高檔案的利用率。檔案保密要遵循檔案的時效性，有些檔案館過于注重檔案的保密性，忽視了檔案的解密工作，影響了檔案的開放利用。根據(jù)《中華人民共和國保密法》第16條規(guī)定“國家秘密事項在保密期限內不需要繼續(xù)保密的，原確定密級和保密期限的機關、單位或者其上級機關應當及時解密。”因此做好部分檔案解密工作，合理開放檔案程度也很重要。

三、檔案利用中的保密工作

在檔案利用過程中要做好檔案的利用監(jiān)督，這也是檔案保密工作的一個重要辦法，它能有效地發(fā)現(xiàn)并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的安全性和完整性。

在檔案利用中要建立和完善規(guī)章制度，在檔案閱覽、外借、復制、等管理中嚴格按照制度和程序辦理。根據(jù)實際情況，對不同層次的利用人員制定不同的審批手續(xù)，規(guī)定不同的利用范圍，這樣使檔案利用工作有章可循，確保檔案利用中不失密、不泄密及文件完整性。各項規(guī)章制度的條文應嚴密而簡明，方便執(zhí)行，并在實踐中認真總結和改進，不斷充實和完善。

提高檔案利用管理服務人員的素質和服務水平。政治上要有高度的責任心和全心全意為人民服務的精神，熱愛檔案管理和利用服務工作；具備專業(yè)的管理知識，熟悉檔案管理的內容和法律法規(guī)及規(guī)章制度，不斷提高業(yè)務素質和服務水平；具備較高的文化知識，能總結和分析檔案利用工作中的經驗和教訓，從中把握利用工作規(guī)律；具有敏銳的觀察能力，能獨立處理利用中出現(xiàn)的新問題。

加強利用監(jiān)督工作，有條件的檔案室和檔案館可以安裝攝像頭或監(jiān)視器。對平時看書劃線或者翻書沾著口水習慣的利用者要及時提醒；對某些為獲取憑證而來館查閱檔案的利用者，要防止其偷撕或涂改檔案；發(fā)現(xiàn)問題及時進行查處，以便挽回損失。

四、正確處理好檔案保密和利用關系

檔案既要做好保密工作，又要正確的開放利用，單純重視檔案的保密性或者無限擴大檔案開放利用程度和范圍的做法都是錯誤的，在合理開放的同時要做好相應的保密工作。在檔案管理中既要把好保密關，又要做好利用工作，保密檔案的目的是要充分的利用檔案更好的為社會服務。我們一定要按照國家有關法律法規(guī)開放公布一切應該開放的檔案，充分發(fā)揮檔案的潛在價值。另外不能忽視檔案的保密工作，在保證國家利益、集體利益和個人合法權益不受侵害的情況下公布開放檔案。在檔案利用服務工作中既要積極熱情服務，又不能忽略檔案保密的原則，嚴格按照有關規(guī)定辦理利用手續(xù)，對不該開放利用的或不屬知密范圍的人要嚴格做好保密工作，避免造成失密和損失。大力做好檔案法、保密法等法律法規(guī)的宣傳工作，提高檔案利用人員的檔案意識和保密意識，凡發(fā)現(xiàn)有違反檔案法、保密法等法律法規(guī)的要果斷依法處理，自覺執(zhí)行國家的法律法規(guī)，維護國家、集體和個人的利益。endprint

用創(chuàng)新的思維方法處理檔案利用服務和保密工作中出現(xiàn)的新問題，作為檔案工作者對所保管的檔案務必做到不損壞、不丟失、不散亂、不泄密，為開發(fā)利用檔案信息資源作貢獻。還要有新思路、新方法，研究在檔案開放利用和安全保密工作中出現(xiàn)的新問題、新特點、新要求，一切從實際出發(fā)，正確處理好檔案管理中保密和利用關系，促進檔案管理保密和利用工作更好更快開展。

在思想認識和實際工作中處理好保密與利用工作的關系，只有合理有效的利用檔案，檔案才有存在的價值。檔案的利用是事業(yè)發(fā)展的動力，沒有利用，檔案管理工作就失去了價值和生命力。通過利用檔案，可以大大提高工作效率和經濟效益。只重視檔案保密工作不注重檔案利用，只會失去保密的意義和檔案的價值。當然，利用必須是在保密基礎上的利用，沒有限制的利用會給黨和國家的安全、集體和人民群眾的利益造成危害。保密和利用二者都十分重要，兩者是相輔相成、密不可分的有機整體，檔案工作者在思想認識和實際工作中，必須把握處理好二者的關系，不能有任何偏頗。

五、提高檔案保密與利用的措施

（一）加強隊伍建設，提高檔案管理人員素質

科技的發(fā)展在于人才，高素質的人才是做好檔案管理的重要保障。加強對管理人員在檔案規(guī)章制度、業(yè)務素質等方面的技術培訓，提高檔案管理人員的綜合素質。嚴格執(zhí)行國家和相關標準，保證檔案利用程度和范圍，同時做好保密工作。加強檔案管理人員的道德修養(yǎng)建設，培養(yǎng)出一批態(tài)度認真、嚴肅謹慎、具有敬業(yè)精神的工作隊伍，保證管理質量。檔案工作人員在政治上要有高度的責任心和全心全意為人民的精神，熱愛本職工作，樂于奉獻。具有專業(yè)知識，熟悉所保管的檔案內容，熟悉各種相關制度和法規(guī)，能意識到檔案工作的重要性，能總結和分析利用作中的經驗與問題，從而形成優(yōu)秀的工作能力和觀察能力，做好利用者的工作。

（二）建立和健全檔案保密制度及管理規(guī)范

法律法規(guī)的作用在于法律作為一種行為規(guī)范，對人們的行為起到指引、評價、教育、預測和強制的作用，在檔案管理工作中既要檔案保密，又要大膽利用，因此必須要制定一整套嚴格的保密制度和與之配套的措施作為保障。例如檔案閱覽制度、檔案外借制度、檔案復印制度等，在檔案管理方面實行審批制度。嚴格按照各項制度辦事，每一項工作都有章可循，有法可依。針對檔案的收管、登記、傳遞、借閱、移交、銷毀等各個環(huán)節(jié)采取相關工作措施，切實做好檔案管理工作。

（三）重視檔案安全管理，嚴防安全隱患

檔案安全是檔案工作的重中之重，本著對黨、對國家、對人民的高度負責，檔案工作人員應深刻認識檔案安全的重要性，自覺從思想上、行動上切實把檔案安全放在首位，定期對檔案室的安防設備進行檢查，檔案庫房是存放檔案的場所，是檔案保密的重點，檔案庫房應符合檔案保管的專業(yè)要求。庫房要與辦公室、閱覽室分開做到專房專用，不能是臨時建筑，應該保持堅固，要遠離火源、水源和污染源，符合防火、防水、放光、防潮的基本要求。堅決防止和克服僥幸心理，確保檔案資料萬無一失。

（四）加強交流和溝通

當今社會是信息時代，閉關鎖國只能落后，落后就會挨打，只有加強國內與國外之間、企業(yè)與企業(yè)之間、管理人員之間、上級下級之間的相互交流，增強檔案管理保密和利用方方面面的經驗教訓，這樣才能成長更快。檔案利用服務工作是一個需要極強耐性的工作，因此加強合作交流，擴大交流范圍，在前進過程中少走彎路，是將來檔案利用和管理的必然趨勢。

六、結語

綜上所述，檔案在社會發(fā)展過程中起到無法替代的作用，正確處理好檔案利用和保密的關系，充分發(fā)揮檔案的有效價值，促進社會發(fā)展和經濟效益具有重要的現(xiàn)實意義，檔案管理和利用服務人員在檔案管理、檔案開放、檔案利用的各個環(huán)節(jié)中要落實責任，加強監(jiān)管，切實發(fā)揮檔案管理利用水平，更好的為黨和國家、集體和社會大眾的利益作出更多更大的貢獻，并為此而不懈的奮斗。

（作者單位：唐山抗震紀念館）

【參考文獻】

[1]趙麗蓉. 淺談檔案保密與利用工作[J]. 中共石家莊市委黨校學報，2004，06：45-46.

[2]董利紅. 淺談檔案的保密和利用工作[J]. 考試周刊，2013，18：195-196.

[3]王輝. 淺析檔案的保密與利用工作[J]. 蘭臺世界，2013，S3：109.endprint