金惠

近年來(lái)，隨著國(guó)有企業(yè)機(jī)構(gòu)改革的不斷深入，實(shí)行勞動(dòng)用工扁平化管理，由此帶來(lái)企業(yè)機(jī)關(guān)傳統(tǒng)的檔案管理模式也隨之發(fā)生變革。多年前，市級(jí)國(guó)有企業(yè)機(jī)關(guān)的文書(shū)檔案工作、科技檔案工作由兩名檔案人員各自承擔(dān)，各負(fù)其責(zé)。近年來(lái)隨著改革的逐步推進(jìn)和信息化技術(shù)的提高，檔案管理崗位設(shè)置數(shù)量減少，演變成由一人承擔(dān)企業(yè)內(nèi)部包括文檔、科檔、會(huì)計(jì)檔案、實(shí)物檔案等需要?dú)w檔的工作。如何順應(yīng)企業(yè)改革的新形勢(shì)下檔案管理工作的變革，確保檔案工作人員不增，檔案歸檔質(zhì)量不減，有效提高檔案工作效率和質(zhì)量的前提下，如何理順企業(yè)檔案的歸檔工作呢？面對(duì)新形勢(shì)下的的新問(wèn)題，結(jié)合本單位的實(shí)際情況，筆者作為企業(yè)檔案人員人員，認(rèn)為只有運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)手段和管理方法，對(duì)與本企業(yè)相關(guān)聯(lián)的各種信息資源及人力資源進(jìn)行科學(xué)整合，有效提升檔案工作效率。

一、深化檔案管理意識(shí)，將檔案管理工作納入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)議事日程中。

首先，企業(yè)主要負(fù)責(zé)人應(yīng)該對(duì)檔案管理工作引起足夠的重視，真正支持檔案管理工作的開(kāi)展與創(chuàng)新，協(xié)調(diào)處理好檔案部門(mén)與各業(yè)務(wù)部門(mén)的關(guān)系，為檔案管理工作的創(chuàng)新鋪路搭橋，掃清阻力。企業(yè)負(fù)責(zé)人對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)水平?jīng)Q定了檔案管理工作的發(fā)展前景。因此，企業(yè)檔案管理人員需要根據(jù)本單位檔案管理工作的特點(diǎn)，開(kāi)展檔案宣傳和業(yè)務(wù)創(chuàng)新宣傳，不能讓人覺(jué)得檔案工作僅僅是“看堆守?cái)偂钡摹氨９軉T”的工作，還需要領(lǐng)導(dǎo)及各業(yè)務(wù)部門(mén)的支持與配合，培養(yǎng)領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識(shí)，向業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人講解存檔的重視性，能夠?yàn)橐院蟮墓ぷ鞔蛳铝己玫幕A(chǔ)。

二、提高檔案信息化管理水平，對(duì)紙質(zhì)檔案管理實(shí)現(xiàn)“增量電子化”，開(kāi)展原生電子文件歸檔接收。

近年來(lái)，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，國(guó)有大型企業(yè)在全公司范圍內(nèi)實(shí)行的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA系統(tǒng)），經(jīng)過(guò)多年的探索，不斷走上完善。辦公自動(dòng)化，既包括企業(yè)內(nèi)部的各項(xiàng)業(yè)務(wù)，也包括檔案資源的共建共享。電子文件也隨之應(yīng)運(yùn)而生。電子文件的擬稿、核稿、審批、發(fā)布、流轉(zhuǎn)、歸檔都由網(wǎng)上完成，包括收文和發(fā)文，既節(jié)約成本，又節(jié)約人工。對(duì)于接收外單位或上級(jí)來(lái)文，檔案工作人員只需在線分類歸檔，實(shí)現(xiàn)即辦即歸，省卻了紙質(zhì)歸檔環(huán)節(jié)，提高了歸檔的效率，使檔案管理人員從繁冗的整理工作解脫出來(lái)，盡可能在管理質(zhì)量和管理效率得以保障的前提下簡(jiǎn)化檔案管理程序，這樣可以避免將多余的時(shí)間與精力花費(fèi)在紙質(zhì)檔案整理上。對(duì)于本單位發(fā)文仍實(shí)行“雙元管理”，即紙質(zhì)檔案與電子檔案雙軌進(jìn)行，在做好本單位發(fā)文的原始文件的保護(hù)工作的同時(shí)，電子檔案有利于方便網(wǎng)上查詢利用，減少檔案管理人員的工作量。

實(shí)行網(wǎng)上查閱電子文件，企業(yè)員工足不出戶便可通過(guò)各自的門(mén)戶進(jìn)入?yún)f(xié)同辦公的檔案管理平臺(tái)，進(jìn)行自助查詢、異地查詢和利用，改變了原有手工被動(dòng)的查檔方式，使檔案管理人員從繁瑣的跑庫(kù)工作中解脫出來(lái)，為企業(yè)職工查詢公開(kāi)的企業(yè)信息提供了便利的服務(wù)，開(kāi)放的檔案的查閱模式既顯得人性化，也使得檔案管理變得更加高效和輕松，極大地跨越了“信息孤島”現(xiàn)象，最大限度實(shí)現(xiàn)了單位內(nèi)部資源信息的共享。同時(shí)，檔案管理人員要注意保護(hù)文件信息的安全性，對(duì)于涉密文件、敏感信息文件，檔案管理人員要求相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)必須設(shè)置查詢權(quán)限及密級(jí)，通過(guò)檔案管理人員網(wǎng)上審批后方可查閱利用。對(duì)于不宜于在網(wǎng)上公布的涉密文件，檔案管理人員建議業(yè)務(wù)部門(mén)走紙質(zhì)流程，檔案部門(mén)仍以紙質(zhì)歸檔，檔案管理平臺(tái)僅顯示文件的題名、案卷號(hào)，便于入庫(kù)查找，由于涉密文件較普通文件數(shù)量少之又少，這樣有利于檔案工作效率的提升。

三、推進(jìn)傳統(tǒng)檔案載體數(shù)字化，對(duì)歷史形成的紙質(zhì)檔案實(shí)現(xiàn)“存量數(shù)字化”。

對(duì)于一個(gè)國(guó)有大型企業(yè)來(lái)說(shuō)，歷史悠久，時(shí)代跨度大，企業(yè)在生產(chǎn)管理和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中產(chǎn)生了大量的傳統(tǒng)載體檔案，檔案庫(kù)房積累的紙質(zhì)文書(shū)檔案及科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、企業(yè)職工調(diào)動(dòng)介紹信等民生檔案，檔案累積存量達(dá)20余萬(wàn)件，紙質(zhì)檔案致使檔案館庫(kù)容量緊張，促使檔案部門(mén)加快開(kāi)展對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工。加工后的紙質(zhì)檔案數(shù)字化副本具有真實(shí)、完善、可靠、長(zhǎng)期可讀的優(yōu)點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)與OA系統(tǒng)無(wú)縫對(duì)接，做到紙質(zhì)和數(shù)字檔案并存管理。記錄完整的數(shù)字化副本，既實(shí)現(xiàn)了檔案異質(zhì)備份，也為網(wǎng)絡(luò)化查檔利用提供方便，一改以往逐頁(yè)翻閱檔案原件查找的繁瑣方式，只需在計(jì)算機(jī)中輸入欲查閱的關(guān)鍵字，系統(tǒng)便可在數(shù)秒內(nèi)顯示與之相關(guān)的檔案信息，提高了查閱效率和管理水平，既增強(qiáng)了檔案部門(mén)的服務(wù)水平，也減少了檔案管理人員的工作量。

四、明確區(qū)別各業(yè)務(wù)部門(mén)歸檔職責(zé)，將檔案工作納入考核驗(yàn)收。

（一）堅(jiān)持檔案部門(mén)和企業(yè)內(nèi)各業(yè)務(wù)部門(mén)的立卷歸檔制度。

大力推廣“誰(shuí)形成、誰(shuí)立卷；誰(shuí)整理，誰(shuí)受益；最終實(shí)現(xiàn)全單位的的檔案資源共建共享”。整合企業(yè)機(jī)關(guān)內(nèi)各業(yè)務(wù)部門(mén)的人力資源，業(yè)務(wù)部門(mén)設(shè)置兼職檔案員，負(fù)責(zé)收集、預(yù)整理本部門(mén)的各類檔案，在規(guī)定期限內(nèi)向本單位檔案部門(mén)移交，檔案管理人員負(fù)責(zé)檢查、指導(dǎo)，經(jīng)調(diào)整和改進(jìn)后，業(yè)務(wù)部門(mén)正式向檔案部門(mén)移交。針對(duì)文書(shū)檔案的工作性質(zhì)來(lái)說(shuō)，最重要同時(shí)也是最困難的一個(gè)環(huán)節(jié)就是檔案的收集與各業(yè)務(wù)部門(mén)的配合，收集工作面對(duì)整個(gè)機(jī)關(guān)各業(yè)務(wù)部門(mén)，由于機(jī)關(guān)的工作性質(zhì)特殊，日常事務(wù)比較繁忙，雖然很多人知道存檔工作的重要性，但并非緊急，常常是在自己工作閑下來(lái)的時(shí)侯，才想到收集和移交，檔案資料要么收集不全，要么遲交。要想真正做到檔案部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)的專兼職檔案管理人員分頭負(fù)責(zé)，各司其職，確保每一項(xiàng)工作明確到人，須將檔案管理工作與各業(yè)務(wù)部門(mén)績(jī)效考核掛鉤，強(qiáng)化績(jī)效管理，以鮮明的導(dǎo)向推進(jìn)歸檔工作有效閉環(huán)，促進(jìn)檔案材料完整、及時(shí)歸檔。通過(guò)對(duì)人力資源的整合與對(duì)業(yè)務(wù)部門(mén)兼職檔案員的培訓(xùn)，使檔案管理人員在提高工作效率的同時(shí)，避免將多余時(shí)間與精力花費(fèi)在繁冗的檔案整理問(wèn)題上。

（二）外部各業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)移交檔案嚴(yán)格履行檔案移交“一票否決制”。

科技檔案是企業(yè)檔案管理工作的重點(diǎn)，科技檔案管理工作是印證企業(yè)的生產(chǎn)技術(shù)發(fā)展從無(wú)到有，記錄著企業(yè)生產(chǎn)技術(shù)發(fā)展的歷史與未來(lái)，蘊(yùn)含著重大效益和深遠(yuǎn)的意義。歸檔工作量較其它歸檔門(mén)類工作量大、責(zé)任重、涉及面廣。負(fù)責(zé)管理移交檔案的責(zé)任主體涉及到建設(shè)單位、勘察、設(shè)計(jì)單位、施工單位、各承包、分包單位、監(jiān)理單位等多個(gè)外部業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)。對(duì)于科技檔案，要求企業(yè)檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)檔案歸檔、驗(yàn)收工作，同時(shí)提高外部業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)的自覺(jué)歸檔意識(shí)，為確保及時(shí)、完整、全程歸檔，檔案管理部門(mén)與項(xiàng)目建設(shè)部門(mén)應(yīng)將檔案工作列入項(xiàng)目建設(shè)的《合同》、《協(xié)議》等文本，切實(shí)壓實(shí)有責(zé)任歸檔的單位主體的責(zé)任，明確項(xiàng)目的各參建單位的職責(zé)，以鮮明的導(dǎo)向促進(jìn)外部機(jī)構(gòu)繳納檔案的積極性，形成建設(shè)單位對(duì)檔案工作負(fù)總責(zé)，各參建單位負(fù)責(zé)各自形成的檔案歸檔的工作模式。在各項(xiàng)合同中設(shè)專門(mén)檔案管理?xiàng)l款，將檔案工作重心放在管理上，而非檔案整理上，檔案整理由各形成單位進(jìn)行整理，檔案管理人員指導(dǎo)、監(jiān)督做好檔案整理工作，確保階段完畢即收集，確保企業(yè)改革中檔案人員設(shè)置減少的情況下工作秩序的正常進(jìn)行。

五、著力于檔案管理人員的素質(zhì)提升，優(yōu)化檔案人員隊(duì)伍。

檔案管理工作與檔案管理人員的素質(zhì)是相輔相成的。提升管理人員的綜合素質(zhì)，可以提升檔案管理規(guī)范化開(kāi)展的工作效率，同樣，檔案管理工作規(guī)范化能夠提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。對(duì)于檔案管理人員而言，素質(zhì)的提升主要包括專業(yè)素質(zhì)與專業(yè)技術(shù)能力的提升，同時(shí)還包含了檔案管理人員自身的綜合素質(zhì)，特別是思想道德品質(zhì)方面。由于檔案管理工作責(zé)任重大，所以，選配檔案人員要選擇人品優(yōu)秀、技術(shù)過(guò)硬、政治可靠的人員來(lái)從事檔案工作。優(yōu)化檔案人員隊(duì)伍，不僅僅是掛在口頭上，真正履行起來(lái)需要企業(yè)單位黨政領(lǐng)導(dǎo)的重視支持，分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)多組織檔案管理人員進(jìn)行分析、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，堅(jiān)持“走出去、請(qǐng)進(jìn)來(lái)”的原則，支持檔案管理人員參加各種論壇講座和檔案研討會(huì)，讓檔案管理人員對(duì)現(xiàn)階段國(guó)內(nèi)外的檔案管理動(dòng)態(tài)有一定了解。另外，讓檔案管理人員多學(xué)習(xí)網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)、多媒體技術(shù)等，通過(guò)現(xiàn)代化檔案管理來(lái)提升工作效率，確保檔案管理工作能夠跟上企業(yè)改革的步伐。

對(duì)于所有企業(yè)單位而言，都離不開(kāi)檔案管理工作。真實(shí)可信的檔案資料是記錄企業(yè)的發(fā)展歷程的有力佐證材料，在企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中發(fā)揮著不可替代的憑證作用，因此，檔案管理水平的高低對(duì)整個(gè)企業(yè)的工作順利開(kāi)展都會(huì)產(chǎn)生或多或少的影響。相比企業(yè)內(nèi)其他崗位而言，檔案管理工作更加復(fù)雜、繁瑣，種類更多。而現(xiàn)代化企業(yè)需要現(xiàn)代化管理，所以，需要檔案管理人員將以往的傳統(tǒng)檔案管理方式摒棄，不斷更新檔案管理方式，讓檔案管理工作適應(yīng)企業(yè)改革發(fā)展的方向。此外，檔案管理工作離不開(kāi)檔案管理人員的素質(zhì)與檔案信息化的建設(shè)，所以，為滿足檔案管理工作的需求，相信通過(guò)現(xiàn)代化的檔案管理和高素質(zhì)的檔案隊(duì)伍，能夠讓企業(yè)更好、更快地發(fā)展，為今后的工作奠定良好的基礎(chǔ)。

（工作單位：山西省電力公司運(yùn)城供電公司）