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        秘書必學(xué)的五項(xiàng)技能

        2014-08-29 13:12文張躋國
        治理現(xiàn)代化研究 2014年7期
        關(guān)鍵詞:辦文悟性秘書

        文張躋國

        俗話說,“鐵打的營盤流水的兵。”每年都會(huì)有一批新人走進(jìn)辦公室,走上秘書工作崗位。作為這一特殊崗位上的新人,需要學(xué)習(xí)和掌握的知識(shí)、技能很多。我認(rèn)為,首先要學(xué)會(huì)以下五項(xiàng)工作技能。

        一、學(xué)會(huì)規(guī)范。即知道各項(xiàng)工作如何干和如何干好。包括辦文、辦會(huì)、辦事規(guī)范和禮儀規(guī)范。

        辦文規(guī)范。一是要認(rèn)真學(xué)習(xí)《黨政機(jī)關(guān)公文格式》,明確公文種類、注意事項(xiàng)、寫法及要求,在自己規(guī)范辦文的同時(shí)還要教會(huì)別人規(guī)范辦文,既要使自己寫出來的公文符合規(guī)范,還要讓自己校核出來的公文符合規(guī)范,從文稿的觀點(diǎn)內(nèi)容到措辭都要一絲不茍、精益求精。二是公文語言要規(guī)范。語言是公文的第一要素,必須正確規(guī)范地使用書面語言,做到莊重、確切、精練、平實(shí),在表達(dá)上不能有歧義,禁用模棱兩可的語言,形式講規(guī)范,內(nèi)容忌八股。在句子運(yùn)用上,要充分運(yùn)用陳述句,規(guī)范使用無主句,不用或少用疑問句。

        辦會(huì)規(guī)范。就是從會(huì)議議題的確立到籌備、通知下發(fā)和會(huì)議召開,要系統(tǒng)策劃,會(huì)議通知要明確無誤無歧義、會(huì)議準(zhǔn)備要周全充分。各種預(yù)案齊全完備,細(xì)節(jié)考慮安排到位,多想別人未想到的事情,多做可能要用到的準(zhǔn)備。細(xì)節(jié)決定成敗,規(guī)范體現(xiàn)水平,規(guī)范漂亮地辦會(huì)并不簡單,要想會(huì)場心不慌,就要多在會(huì)前做文章,多探索會(huì)務(wù)服務(wù)量化、細(xì)化的辦法,規(guī)范會(huì)務(wù)流程,使會(huì)務(wù)工作逐步向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化邁進(jìn)。

        辦事規(guī)范。主要是辦事講章法、重程序,不隨心所欲;該請示的事項(xiàng)要事前請示,不能先斬后奏;該匯報(bào)的內(nèi)容要提前匯報(bào),不能等領(lǐng)導(dǎo)過問時(shí)再作解釋;該協(xié)調(diào)的問題要提前協(xié)調(diào),不要等遇到問題時(shí)再臨時(shí)抱佛腳;該溝通的情況要提前溝通,不能等出現(xiàn)障礙時(shí)再臨渴掘井。

        禮儀規(guī)范。就是著裝規(guī)范,遵守職業(yè)禮儀。一個(gè)人的穿著打扮就是其教養(yǎng)及品位的最形象體現(xiàn)。作為秘書,尤其要學(xué)習(xí)好相應(yīng)的會(huì)面禮儀、位次禮儀、特殊場合的禮儀、接待禮儀等,使之符合規(guī)范要求。如在接待禮儀規(guī)范上,要來有迎聲、問有答聲、去有送聲。雖然生活中的禮儀細(xì)節(jié)并非人人都能全部學(xué)到,但秘書要始終把禮儀原則銘記于心,貫穿于行,這不僅是從事秘書職業(yè)的必備技能,更有助于樹立個(gè)人形象,展示人格魅力,讓人生更加精彩。

        二、學(xué)會(huì)溝通。溝通是秘書的一項(xiàng)重要技能,目的是讓他人知道你要干什么和怎么干,取得對方理解和認(rèn)同。為此,需要掌握明確的溝通目的、精妙的溝通思路和純熟的溝通技巧,這是確保溝通成功的三大要素。在溝通方向上,要處理好對上、對下和平行溝通的關(guān)系。對上溝通要明確、及時(shí)、到位。對領(lǐng)導(dǎo)和組織決定了的事情,要認(rèn)真執(zhí)行;對領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)和事項(xiàng)要認(rèn)真完成,不推諉。對下溝通要暢通、高效,注重溝通方式方法,不盛氣凌人,在有效溝通中獲得支持和幫助。平行溝通要有效、順暢,做到工作繁忙時(shí)相互支持,遇到困難時(shí)相互關(guān)心,遇到問題時(shí)相互寬容,平時(shí)要相互學(xué)習(xí)。

        三、學(xué)會(huì)協(xié)調(diào)。即知道如何借助外力干好工作,也就是要善于站在高人的肩膀上遠(yuǎn)眺。秘書要做好本職工作,在很多情況下需要協(xié)調(diào)各方配合完成,需要具備良好的協(xié)調(diào)管理能力。主要包括三個(gè)方面的內(nèi)容,即協(xié)調(diào)上級,以取得上級領(lǐng)導(dǎo)對自己工作的支持和理解,能夠有效借力、借勢;協(xié)調(diào)平級,取得兄弟單位的幫助和支持,有效利用其他部門的力量為我所用;協(xié)調(diào)下級,取得下級單位的支持,充分利用好基層單位的工作積極性,借力完成任務(wù),不以權(quán)壓人。

        四、學(xué)會(huì)表達(dá)。就是要讓別人知道你想說什么,表達(dá)什么樣的觀點(diǎn)和內(nèi)容。這既是溝通協(xié)調(diào)的基礎(chǔ),更是秘書應(yīng)當(dāng)具備的重要技能。

        一是思維表達(dá)能力。人與人的區(qū)別在于思維能力的差別。一個(gè)人的思維是否縝密,是否符合邏輯,是否能換位思考,思維是否有一定高度、深度和廣度,體現(xiàn)一個(gè)人的素質(zhì)和能力的高低。思維情況能夠通過一定的表達(dá)形式,實(shí)現(xiàn)從無到有。將腦子中的想法表達(dá)出來,是一個(gè)人表達(dá)能力的重要方面。我們經(jīng)常會(huì)聽到一些人說,自己有很多想法,但卻表達(dá)不出來。作為秘書,要重點(diǎn)加強(qiáng)這方面的能力鍛煉,做到“肚子里有貨要能倒出來”。

        二是口頭表達(dá)能力。能夠把自己的想法以口頭的形式清晰地表達(dá)出來,這是一個(gè)隱性知識(shí)顯性化的過程,是表達(dá)能力質(zhì)的升級。作為秘書,如果能夠用口頭形式將自己的思想最大限度地表達(dá)出來,并且表達(dá)好,這對做好本職工作是非常有益的。

        三是書面表達(dá)能力。說白了就是將所思所想所說的內(nèi)容,用書面語言表述出來。很多人能想會(huì)說,但并不一定善于書面表達(dá),或者表達(dá)出來后與自己所想的、說的相差很遠(yuǎn),總不能令自己滿意。所以,秘書要努力提高書面表達(dá)能力,能夠把別人想說想表達(dá)的思想、做法,準(zhǔn)確有效地表達(dá)出來,讓別人滿意;把自己所想所說的,準(zhǔn)確清晰地表達(dá)出來,讓自己滿意、讓別人明白,這是有效表達(dá)的最高境界。

        五、學(xué)會(huì)積累。知道干過一些工作后能留下些什么,每干完一件事都能從中學(xué)習(xí)到一些經(jīng)驗(yàn)、技巧,知道該汲取什么教訓(xùn),該發(fā)揚(yáng)什么長處。只有這樣,才能更聰明有效地工作。要重點(diǎn)做好三個(gè)方面的積累:

        一是積累知識(shí)。秘書要有比較寬廣的知識(shí)面,需要加強(qiáng)自身知識(shí)積累,做到“工作學(xué)習(xí)化、學(xué)習(xí)工作化”,善于向一切可以學(xué)習(xí)之人學(xué)習(xí),向一切可以學(xué)習(xí)的事學(xué)習(xí)。在秘書這個(gè)職業(yè)上,沒有速成訣竅。我們經(jīng)??吹缴鐣?huì)上有這培訓(xùn)班那速成班,但很少有秘書或?qū)懽魉俪砂?。秘書是一個(gè)需要自我積累、自我感悟、自我提升的職業(yè)。比如,要想寫好一篇講話稿,除具備從事文字工作的基本功底外,還要掌握和了解黨的方針政策以及社會(huì)、經(jīng)濟(jì)等方面的知識(shí),同時(shí)還要懂一些寫作技巧、文法、修辭和邏輯知識(shí)等,從而使所寫文稿條理清晰,表述規(guī)范,這都是需要靠平時(shí)知識(shí)積累才能實(shí)現(xiàn)的。

        二是積累經(jīng)驗(yàn)。包括自身經(jīng)驗(yàn)、他人經(jīng)驗(yàn)、直接經(jīng)驗(yàn)和間接經(jīng)驗(yàn)。比如,每干完一項(xiàng)工作,都要琢磨琢磨,找出對在哪錯(cuò)在哪,不占糊涂便宜,不吃糊涂虧,做到“吃一塹、長一智”“打一仗、進(jìn)一步”。只有這樣,才能在比較中以人之失,知己之得;在借鑒中以人之長,補(bǔ)己之短;在反思中以己之悟,促己長進(jìn)。只有善于動(dòng)腦,勤于思考,才能增強(qiáng)做好工作的悟性。所以,秘書要多思、多想、多悟,善于總結(jié)提煉,時(shí)常回頭看,既要善于讀自己寫的文章,還要對領(lǐng)導(dǎo)修改過的文稿認(rèn)真學(xué)習(xí)、領(lǐng)會(huì)和揣摩,看看自己是怎么寫的,領(lǐng)導(dǎo)是怎么改的。要通過寫每一篇文章,使自己的思想認(rèn)識(shí)有新飛躍、寫作水平有新進(jìn)步、工作能力有新提高。

        三是積累教訓(xùn)。任何人干工作都會(huì)有失誤,但重復(fù)失誤就是錯(cuò)誤。所以,秘書要有“一字不錯(cuò)”的精神,要有“不貳過”的境界,要有一定的悟性?!耙蛔植诲e(cuò)”,就是要認(rèn)真細(xì)致地做好每項(xiàng)工作,把自己最滿意的文字作品提供給領(lǐng)導(dǎo)和他人,讓每篇作品都成為自己的名片。只有這樣,才能最大限度地減少工作失誤,避免讓領(lǐng)導(dǎo)為自己改錯(cuò)別字、糾正語法錯(cuò)誤?!安毁E過”,就是不在自己、別人和前人第一次摔跟頭的地方摔第二次跟頭,做到“善可為法、惡可為戒”。有悟性,是一個(gè)人工作能力的分水嶺。有悟性的人,干任何工作都能融會(huì)貫通,干一次有一次的收獲,能夠從日常工作中吸收營養(yǎng);反之,悟性平平,工作能力和工作績效就很難有大的提升。

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