徐佳

摘 要：本文以文書檔案管理為研究對象，分析了大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的發(fā)展趨勢，指出檔案信息化管理相對于傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)具有諸多優(yōu)點(diǎn)，我們必須積極推動(dòng)企業(yè)文書檔案的信息化管理建設(shè)，提高企業(yè)生產(chǎn)管理效率。

關(guān)鍵詞：文書檔案；管理；網(wǎng)絡(luò)化；信息化；數(shù)字化

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代文書檔案信息化管理發(fā)展趨勢

1.1 大數(shù)據(jù)時(shí)代

我們探討大數(shù)據(jù)時(shí)代的企業(yè)文書檔案管理，首先要搞清楚什么是大數(shù)據(jù)。大數(shù)據(jù)時(shí)代指的是互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代數(shù)據(jù)傳輸速度快、數(shù)據(jù)傳輸量大、數(shù)據(jù)傳輸類型多樣的時(shí)代。而大數(shù)據(jù)的特殊之處就在于其由于數(shù)據(jù)容量過大，無法被普通用戶及時(shí)獲取和加工處理，某種程度上，大數(shù)據(jù)環(huán)境下現(xiàn)有的數(shù)據(jù)容量由于太大，常規(guī)的信息查詢、檢索、獲取和加工處理手段已經(jīng)無法適應(yīng)用戶的數(shù)據(jù)資源需求。而信息化時(shí)代準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)信息就是人們寶貴的資源，因此大數(shù)據(jù)時(shí)代，人們既需要掌握全面的數(shù)據(jù)資源，更要學(xué)會(huì)深度加工有價(jià)值的數(shù)據(jù)資源。新時(shí)期，大數(shù)據(jù)已經(jīng)深刻地影響著社會(huì)生產(chǎn)生活，我們要學(xué)會(huì)在大數(shù)據(jù)時(shí)代掌握如何處理和交工數(shù)據(jù)的能力。同樣，大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案管理工作也必須適應(yīng)時(shí)代變化進(jìn)行管理模式的變革，加快建設(shè)企業(yè)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，適應(yīng)大數(shù)據(jù)環(huán)境。

1.2 企業(yè)文書檔案信息化

企業(yè)文化檔案一般指的是企業(yè)在社會(huì)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理過程中對企業(yè)的價(jià)值信息通過不同形式和載體的記錄下來的文件。企業(yè)文書檔案還包括文字、圖表、圖片、視頻、錄音以及多媒體等不同形式和載體。企業(yè)文書檔案一般要記錄企業(yè)的財(cái)務(wù)管理、業(yè)務(wù)管理以及人事管理等方面的信息，所記錄下來的企業(yè)文書檔案主要是由具有保存價(jià)值意義的文書信息資源轉(zhuǎn)換而來。企業(yè)文書檔案在進(jìn)行信息化的建設(shè)過程中，需要利用現(xiàn)代信息技術(shù)，加強(qiáng)文書檔案的信息收集、信息整理、信息管理、信息儲(chǔ)存、信息傳送、信息開發(fā)和信息利用，讓各種企業(yè)的文書檔案形式和載體能完成數(shù)據(jù)化和信息化的轉(zhuǎn)變。當(dāng)企業(yè)檔案通過完成數(shù)據(jù)化以后，就可以通過數(shù)據(jù)庫通過信息技術(shù)及時(shí)快速地查詢目標(biāo)數(shù)據(jù)，從而提高企業(yè)有價(jià)值信息的利用效率，通過價(jià)值信息的充分利用提高企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營和管理效率。大數(shù)據(jù)時(shí)代，文書檔案的信息化和網(wǎng)絡(luò)化讓企業(yè)檔案信息的價(jià)值和利用率都能得到提高，而且能完善企業(yè)的生產(chǎn)管理體系。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代實(shí)現(xiàn)企業(yè)文書檔案的信息化管理的必要性

第一，提高企業(yè)文書檔案的管理效率?，F(xiàn)代企業(yè)由于經(jīng)營、生產(chǎn)和管理的內(nèi)容越來越多，文書檔案所需要記錄的有價(jià)值的企業(yè)信息的數(shù)量和類型也逐漸增多，傳統(tǒng)的人工查詢或者簡單的電子檔案查詢效率已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足大量的數(shù)據(jù)資源需求。新時(shí)期，如何通過現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用提升相應(yīng)文書檔案管理的工作效率，大幅度提升文書檔案的檢索和查詢速度與準(zhǔn)確度，大幅度提升企業(yè)文書檔案的單位信息利用率，讓企業(yè)文書檔案管理模式運(yùn)行效率更高，是當(dāng)代企業(yè)檔案管理工作者亟需解決和應(yīng)對的重要課題。所以建設(shè)數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的文書檔案信息化管理體系，對于建設(shè)現(xiàn)代化企業(yè)，提升整個(gè)企業(yè)的信息管理體系運(yùn)行效率都具有非常重要的意義。第二，有利于文書檔案實(shí)現(xiàn)信息化和智能化管理。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，數(shù)據(jù)的處理已經(jīng)從局域網(wǎng)的計(jì)算演變?yōu)樵朴?jì)算，現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)具備了強(qiáng)大的數(shù)據(jù)計(jì)算、信息檢索、信息查詢、信息儲(chǔ)存、信息網(wǎng)絡(luò)傳輸、跨文化信息交互，以及智能化數(shù)據(jù)庫處理系統(tǒng)，為企業(yè)文書檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了強(qiáng)大的技術(shù)支撐。企業(yè)文書檔案在完成數(shù)字化和智能化管理以后，計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)檢索、加工和處理會(huì)減少不必要的人為失誤，而且會(huì)讓文書檔案管理工作更有效率。第三，有利于實(shí)現(xiàn)企業(yè)文書檔案的信息高度共享和高利用率。企業(yè)文書檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)有利于目標(biāo)數(shù)據(jù)能及時(shí)在線地傳遞給每一個(gè)用戶。例如文書檔案管理系統(tǒng)可以給企業(yè)每一個(gè)員工建立企業(yè)工作檔案，員工可以通過相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫自由登陸和查詢自己的數(shù)字化檔案記錄；而數(shù)字化的企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營和管理檔案記錄可以在經(jīng)過適度加工后，迅速被企業(yè)生產(chǎn)管理決策層調(diào)用并用作未來企業(yè)生產(chǎn)管理的決策參考信息；甚至數(shù)字化的企業(yè)文書檔案還可以加強(qiáng)企業(yè)的內(nèi)部生產(chǎn)、經(jīng)營和管理等各個(gè)環(huán)節(jié)的監(jiān)督，每個(gè)生產(chǎn)環(huán)節(jié)的價(jià)值信息都有記錄在檔，并且可以隨時(shí)供企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督機(jī)構(gòu)實(shí)時(shí)查詢核對，這樣可以防止企業(yè)內(nèi)部腐敗，提高企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理的透明度，提升企業(yè)的競爭力。第四，有利于現(xiàn)代企業(yè)信息化管理體系的建設(shè)。企業(yè)文書檔案管理體系是現(xiàn)代企業(yè)管理體系的重要組成部分，因此文書檔案管理的信息化建設(shè)有利于促進(jìn)現(xiàn)代企業(yè)管理體系的信息化建設(shè)。由于企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營和管理等有價(jià)值的信息在信息化建設(shè)過程中被轉(zhuǎn)換為數(shù)字化的數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)而且可以通過聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行云計(jì)算，因此企業(yè)文書檔案數(shù)據(jù)還可以通過網(wǎng)絡(luò)和云計(jì)算與企業(yè)其他數(shù)字化管理體系進(jìn)行數(shù)據(jù)共享和整合，實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理體系的數(shù)字網(wǎng)絡(luò)一體化建設(shè)，從而大幅度提升企業(yè)管理體系的運(yùn)行效率。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)文書檔案信息化管理的內(nèi)容

第一，文書檔案的數(shù)字化管理。傳統(tǒng)的企業(yè)文書檔案管理都是通過紙質(zhì)檔案和人工管理來實(shí)現(xiàn)，管理人員往往數(shù)據(jù)錄入量大，工作強(qiáng)度高，而且檔案查詢和獲取進(jìn)度慢、效率低，并且檔案的存儲(chǔ)占用大量的空間資源和相關(guān)設(shè)備。而大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)字化檔案則只需要占用幾臺(tái)專業(yè)計(jì)算機(jī)以及相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)頻譜資源，為企業(yè)節(jié)省了大量的勞動(dòng)成本，而且檔案信息數(shù)字化以后還可以大量復(fù)制和加工處理。企業(yè)文書檔案信息化建設(shè)的一個(gè)重要工作就是對相應(yīng)的文書檔案信息進(jìn)行數(shù)字化加工處理，一般指的是將紙質(zhì)檔案所記錄的文字信息以數(shù)字化的形式錄入計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)庫并形成電子檔案，也就是電子檔案。企業(yè)文書檔案的數(shù)字化建設(shè)是企業(yè)管理信息化建設(shè)的重要組成部分。第二，文書檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理。由于文書檔案信息已經(jīng)轉(zhuǎn)化為以數(shù)字形式存在的電子檔案，檔案資源的利用就需要借助相關(guān)設(shè)備和技術(shù)，如計(jì)算機(jī)終端，聯(lián)網(wǎng)設(shè)備，數(shù)據(jù)庫處理技術(shù)等，有相應(yīng)的設(shè)備和技術(shù)支撐才能實(shí)現(xiàn)電子檔案的不同層次、不同區(qū)域、不同類型的用戶的資源共享。企業(yè)文書檔案的網(wǎng)絡(luò)管理是支撐電子檔案利用的重要技術(shù)，網(wǎng)絡(luò)管理包括網(wǎng)絡(luò)分類、歸檔、組卷、借閱、檢索、傳送、交流、隔離、復(fù)制、上傳、下載、獲取、存儲(chǔ)以及售后服務(wù)等。第三，文書檔案的安全化管理。企業(yè)的電子檔案具有保密性，決定了電子檔案只能是一定程度和范圍內(nèi)的共享，這就需要網(wǎng)絡(luò)安全管理技術(shù)作為電子檔案的權(quán)限的保障。由于網(wǎng)絡(luò)自身的特殊性決定了網(wǎng)絡(luò)是存在可以攻破的缺陷的，因此電子檔案面臨著數(shù)據(jù)竊取或遺失等問題，所以需要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)的安全管理，網(wǎng)絡(luò)安全管理主要防止網(wǎng)絡(luò)故障、設(shè)備故障、計(jì)算機(jī)病毒和黑客攻擊等因素導(dǎo)致的電子檔案的損壞和遺失。另外，網(wǎng)絡(luò)安全管理還要做好企業(yè)電子文書檔案的分級共享管理工作。

4 結(jié)束語

大數(shù)據(jù)時(shí)代要求企業(yè)的文書檔案管理必須加強(qiáng)數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。文書檔案管理的信息化建設(shè)有利于提升檔案管理的工作效率，提升檔案信息的價(jià)值和利用率，為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營管理決策提供及時(shí)科學(xué)的參考信息，能促進(jìn)企業(yè)的生產(chǎn)管理體系的運(yùn)作效率的提高，因此我們必須大力推動(dòng)企業(yè)的文書檔案管理信息化建設(shè)，積極建設(shè)電子檔案系統(tǒng)，并提供有力的技術(shù)和設(shè)備支撐，提高企業(yè)檔案管理效率。

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