王會(huì)麗
摘 要:基層計(jì)生檔案工作,是當(dāng)前人口和計(jì)生工作的需要,也是黨和國家事業(yè)發(fā)展一個(gè)不可缺少的方面。計(jì)生工作各項(xiàng)資料的積累有賴于基層良好的計(jì)生檔案工作,從而為制定科學(xué)合理的計(jì)生工作目標(biāo)奠定科學(xué)基礎(chǔ)?;鶎訂挝皇苡^念、體制、人力、條件和經(jīng)費(fèi)等因素的制約和影響,計(jì)生檔案管理仍存在諸多問題和薄弱環(huán)節(jié)。
關(guān)鍵詞:基層;計(jì)劃生育;檔案;問題;對(duì)策
做好基層計(jì)生檔案工作,不僅是當(dāng)前人口和計(jì)生工作的需要,而且也是黨和國家事業(yè)發(fā)展一個(gè)不可缺少的方面。計(jì)生工作各項(xiàng)資料的積累也有賴于基層良好的計(jì)生檔案工作,從而為制定科學(xué)合理的計(jì)生工作目標(biāo)奠定科學(xué)基礎(chǔ)。然而應(yīng)該看到,基層單位受觀念、體制、人力、條件和經(jīng)費(fèi)等因素的制約和影響,計(jì)生檔案管理仍存在諸多問題和薄弱環(huán)節(jié)。
1 基層計(jì)生檔案工作的問題
1、缺乏檔案管理意識(shí)。人們?nèi)狈τ?jì)生檔案工作重要性的認(rèn)識(shí),特別是一些領(lǐng)導(dǎo)不夠重視基層的檔案管理工作,沒有把檔案工作提到議事日程上來。比如:尚未將檔案工作納入計(jì)生的考核體系中,在人員配備上兼職多,專職的少,缺乏資金投入,疏于用制度管檔,從而影響了計(jì)生檔案管理事業(yè)的健康發(fā)展。
2、檔案人員素質(zhì)偏低?;鶎哟蟛糠謫挝挥?jì)生檔案管理人員由老、弱、病的女同志承擔(dān),文化素質(zhì)不高、檔案專業(yè)知識(shí)缺乏、實(shí)際操作能力差等現(xiàn)象較為普遍,工作上被動(dòng)的多、主動(dòng)的少,影響檔案管理水平的提高。加之檔案人員變動(dòng)頻,也造成了檔案資料的散失。
3、檔案管理不到位。基層計(jì)生辦(站)無專職檔案管理人員,沒有專用的檔案室,文件分散存放、分散管理,材料不全,許多文件沒有歸檔,甚至隨意銷毀等不良現(xiàn)象;有檔案室的也設(shè)施簡(jiǎn)陋,無保護(hù)措施,不符合檔案存放條件,基層計(jì)生單位普遍存在不能按照檔案管理規(guī)范化要求去操作,管理水平亟待提高;村級(jí)計(jì)生檔案受村干部更迭頻繁等因素影響,更是管理混亂、殘缺不全。
2 加強(qiáng)基層計(jì)生檔案工作的對(duì)策
2.1 加強(qiáng)學(xué)習(xí)培訓(xùn),提高思想認(rèn)識(shí)
要采取多種形式,通過開展檔案管理法規(guī)的宣傳教育,全面提高基層計(jì)生工作人員特別是領(lǐng)導(dǎo)干部的思想認(rèn)識(shí)和檔案法治意識(shí),增強(qiáng)對(duì)計(jì)生檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí),計(jì)生檔案管理工作要列入黨委政府的重要議事日程,在人、財(cái)、物等方面給予保證。加強(qiáng)檔案工作人員的理論業(yè)務(wù)學(xué)習(xí),尤其是要掌握計(jì)算機(jī)知識(shí),以便管理檔案。同時(shí),檔案工作人員要有責(zé)任心,要愛崗敬業(yè)、腳踏實(shí)地、敢于開拓創(chuàng)新,科學(xué)地保管好檔案。
2.2 加強(qiáng)檔案工作者的時(shí)代意識(shí)
信息時(shí)代的檔案工作者除了要增強(qiáng)信息意識(shí)外,還要增強(qiáng)現(xiàn)代化意識(shí)、市場(chǎng)意識(shí)和法律意識(shí)。首先,檔案信息傳播需要檔案工作者增強(qiáng)其對(duì)信息性的認(rèn)識(shí)程度,提高鑒別水平和處理能力,增強(qiáng)開發(fā)檔案信息資源的意識(shí),滿足社會(huì)各方面對(duì)檔案信息日益增長(zhǎng)的需求。其次,檔案工作者要開發(fā)檔案信息并主動(dòng)與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)接軌,參與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng),為市場(chǎng)服務(wù)。再次,檔案信息傳播要求檔案工作者努力學(xué)習(xí)現(xiàn)代化設(shè)備的應(yīng)用技術(shù),促進(jìn)檔案工作的發(fā)展跟上時(shí)代節(jié)拍。第四,檔案信息傳播要求檔案工作者在履行服務(wù)職能時(shí)要有強(qiáng)烈的依法辦事意識(shí),按照黨和國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行檔案的開發(fā)、開放、公布與利用,正當(dāng)參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)。
2.3 加強(qiáng)對(duì)檔案工作者的信息技能培訓(xùn)
網(wǎng)絡(luò)媒體改寫了傳統(tǒng)的平面媒體一統(tǒng)天下的局面,占據(jù)越來越多的傳播市場(chǎng),檔案工作者需要借助現(xiàn)代的傳播媒介進(jìn)行有效的檔案信息傳播。
首先,作為傳播者的檔案工作者在工作中必須掌握必要的軟件操作和維護(hù)技能,提高辦公速度,更好地促進(jìn)檔案信息的傳播。其次,網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn),可以使檔案工作人員及時(shí)捕捉社會(huì)信息,針對(duì)受眾需求進(jìn)行組織,提高傳播效率。此外,檔案管理信息系統(tǒng)、電子文件的發(fā)展和計(jì)算機(jī)病毒等知識(shí)的培訓(xùn),都有利于檔案工作者正確應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù),在安全與保密的條件下,進(jìn)行更有效的檔案信息傳播。
2.4 建立有效機(jī)制,規(guī)范管理制度
基層計(jì)生檔案工作是一個(gè)系統(tǒng)工程,必須綜合治理,要建立健全適合基層計(jì)生檔案管理特點(diǎn)的管理制度,讓計(jì)生檔案管理工作有章可循;要把檔案管理工作列入基層計(jì)生干部年度目標(biāo)責(zé)任制,與計(jì)劃生育工作同步檢查、同步考核,建立起計(jì)生檔案管理的長(zhǎng)效機(jī)制,形成一個(gè)相互配套的規(guī)章制度和政策,促進(jìn)基層計(jì)生檔案管理規(guī)范化、制度化建設(shè)。
2.5 適應(yīng)形勢(shì)需要,創(chuàng)新管理模式
計(jì)生檔案管理要適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的需要,必須與時(shí)俱進(jìn),用創(chuàng)新的思維對(duì)待計(jì)生檔案管理工作,逐步樹立起大檔案思想,建立計(jì)生檔案室,配齊人員,實(shí)現(xiàn)計(jì)生檔案統(tǒng)一管理。要嚴(yán)格要求,加大檢查力度,推動(dòng)其業(yè)務(wù)工作的開展,使檔案管理與計(jì)生業(yè)務(wù)良性互動(dòng),收到實(shí)效,不斷提高管理水平。
2.6 加大經(jīng)費(fèi)投入,改善保管條件
在財(cái)力上要給予大力支持,把計(jì)生檔案管理經(jīng)費(fèi)作為計(jì)劃生育事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)性投入列入財(cái)政預(yù)算,以便改善基層計(jì)生檔案室的保管條件,檔案室窗戶要掛窗簾,室內(nèi)應(yīng)安裝瓦數(shù)適宜的白熾燈泡,以便有利于保護(hù)好檔案資料。有防潮措施,安裝排風(fēng)扇,購買溫濕度計(jì),有條件的最好安裝空調(diào)、去濕機(jī)等,還要用計(jì)算機(jī)管理檔案。
2.7 強(qiáng)化服務(wù)觀念,拓寬服務(wù)渠道
計(jì)生檔案管理人員要用發(fā)展的眼光積極拓寬服務(wù)領(lǐng)域和范圍,靠?jī)?yōu)質(zhì)高效的服務(wù),爭(zhēng)得理解和支持,求得發(fā)展的空間。要對(duì)計(jì)生檔案實(shí)行動(dòng)態(tài)管理,注意材料積累,及時(shí)收集材料歸檔,建立完整準(zhǔn)確的計(jì)生檔案,善于利用檔案材料為各項(xiàng)工作服務(wù),為計(jì)生檔案的信息化管理打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。還要重視計(jì)生檔案的證據(jù)作用,通過檔案材料總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),分析規(guī)律指導(dǎo)實(shí)踐。在推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理的過程中應(yīng)先根據(jù)檔案的重要程度進(jìn)行排隊(duì),將那些利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理,提高計(jì)生檔案的利用率,計(jì)劃生育工作的深人開展和社會(huì)經(jīng)濟(jì)的加快發(fā)展作出貢獻(xiàn)。