劉建宇

摘 要：基層計劃生育檔案管理面對的問題也較多，比如人員不足、經(jīng)費(fèi)有限、沒有專門的保管途徑和場地等原因，都是困擾檔案管理的實際問題，本人在具體工作中對實際遇到的問題進(jìn)行梳理、總結(jié)，和大家一起探討如何應(yīng)對及研究其解決辦法。

關(guān)鍵詞：基礎(chǔ)；計生；檔案

做好基層計生檔案工作，不僅是當(dāng)前人口和計生工作的需要，而且也是黨和國家事業(yè)發(fā)展一個不可缺少的方面。計生工作各項資料的積累也有賴于基層良好的計生檔案工作，從而為制定科學(xué)合理的計生工作目標(biāo)奠定科學(xué)基礎(chǔ)。然而應(yīng)該看到，基層單位受觀念、體制、人力、條件和經(jīng)費(fèi)等因素的制約和影響，計生檔案管理仍存在諸多問題和薄弱環(huán)節(jié)。

1 基層計生檔案工作的問題

1、缺乏檔案管理意識。人們?nèi)狈τ嬌鷻n案工作重要性的認(rèn)識，特別是一些領(lǐng)導(dǎo)不夠重視基層的檔案管理工作，沒有把檔案工作提到議事日程上來。比如：尚未將檔案工作納入計生的考核體系中，在人員配備上兼職多，專職的少，缺乏資金投入，疏于用制度管檔，從而影響了計生檔案管理事業(yè)的健康發(fā)展。

2、檔案人員素質(zhì)偏低?；鶎哟蟛糠謫挝挥嬌鷻n案管理人員由老、弱、病的女同志承擔(dān)，文化素質(zhì)不高、檔案專業(yè)知識缺乏、實際操作能力差等現(xiàn)象較為普遍，工作上被動的多、主動的少，影響檔案管理水平的提高。加之檔案人員變動頻，也造成了檔案資料的散失。

3、檔案管理不到位?；鶎佑嬌k（站）無專職檔案管理人員，沒有專用的檔案室，文件分散存放、分散管理，材料不全，許多文件沒有歸檔，甚至隨意銷毀等不良現(xiàn)象；有檔案室的也設(shè)施簡陋，無保護(hù)措施，不符合檔案存放條件，基層計生單位普遍存在不能按照檔案管理規(guī)范化要求去操作，管理水平亟待提高；村級計生檔案受村干部更迭頻繁等因素影響，更是管理混亂、殘缺不全。

4、檔案管理沒有形成制度。許多鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案管理就是領(lǐng)導(dǎo)的一句話，用的時候就有了，不用的時候就閑置到一邊，缺乏有效的管理，更別說形成制度，用一句話說，就是可有可無。這樣的工作就別說系統(tǒng)管理，就連說長效機(jī)制都不是，實在是日常積累的最大的浪費(fèi)。

2 加強(qiáng)基層計生檔案工作的對策

1、加強(qiáng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提高思想認(rèn)識。要采取多種形式，通過開展檔案管理法規(guī)的宣傳教育，全面提高基層計生工作人員特別是領(lǐng)導(dǎo)干部的思想認(rèn)識和檔案法治意識，增強(qiáng)對計生檔案管理工作重要性的認(rèn)識，計生檔案管理工作要列入黨委政府的重要議事日程，在人、財、物等方面給予保證。加強(qiáng)檔案工作人員的理論業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，尤其是要掌握計算機(jī)知識，以便管理檔案。同時，檔案工作人員要有責(zé)任心，要愛崗敬業(yè)、腳踏實地、敢于開拓創(chuàng)新，科學(xué)地保管好檔案。

2、建立有效機(jī)制，規(guī)范管理制度。基層計生檔案工作是一個系統(tǒng)工程，必須綜合治理，要建立健全適合基層計生檔案管理特點(diǎn)的管理制度，讓計生檔案管理工作有章可循；要把檔案管理工作列入基層計生干部年度目標(biāo)責(zé)任制，與計劃生育工作同步檢查、同步考核，建立起計生檔案管理的長效機(jī)制，形成一個相互配套的規(guī)章制度和政策，促進(jìn)基層計生檔案管理規(guī)范化、制度化建設(shè)。

3、適應(yīng)形勢需要，創(chuàng)新管理模式。計生檔案管理要適應(yīng)新形勢發(fā)展的需要，必須與時俱進(jìn)，用創(chuàng)新的思維對待計生檔案管理工作，逐步樹立起大檔案思想，建立計生檔案室，配齊人員，實現(xiàn)計生檔案統(tǒng)一管理。要嚴(yán)格要求，加大檢查力度，推動其業(yè)務(wù)工作的開展，使檔案管理與計生業(yè)務(wù)良性互動，收到實效，不斷提高管理水平。

4、加大經(jīng)費(fèi)投入，改善保管條件。在財力上要給予大力支持，把計生檔案管理經(jīng)費(fèi)作為計劃生育事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)性投入列入財政預(yù)算，以便改善基層計生檔案室的保管條件，檔案室窗戶要掛窗簾，室內(nèi)應(yīng)安裝瓦數(shù)適宜的白熾燈泡，以便有利于保護(hù)好檔案資料。有防潮措施，安裝排風(fēng)扇，購買溫濕度計，有條件的最好安裝空調(diào)、去濕機(jī)等，還要用計算機(jī)管理檔案。

5、強(qiáng)化服務(wù)觀念，拓寬服務(wù)渠道。計生檔案管理人員要用發(fā)展的眼光積極拓寬服務(wù)領(lǐng)域和范圍，靠優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)，爭得理解和支持，求得發(fā)展的空間。要對計生檔案實行動態(tài)管理，注意材料積累，及時收集材料歸檔，建立完整準(zhǔn)確的計生檔案，善于利用檔案材料為各項工作服務(wù)，為計生檔案的信息化管理打下堅實基礎(chǔ)。還要重視計生檔案的證據(jù)作用，通過檔案材料總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，分析規(guī)律指導(dǎo)實踐。在推進(jìn)計算機(jī)管理的過程中應(yīng)先根據(jù)檔案的重要程度進(jìn)行排隊，將那些利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理，提高計生檔案的利用率，計劃生育工作的深人開展和社會經(jīng)濟(jì)的加快發(fā)展作出貢獻(xiàn)。

辦法說了不少，但最總來講，基層面對的問題也較多，比如人員不足、經(jīng)費(fèi)有限、沒有專門的保管途徑和場地等原因，但不管是什么原因，我個人認(rèn)為，人的因素是最主要的原因，要從以下幾方面重視起來：

3 解決辦法及對策研究

1、領(lǐng)導(dǎo)重視，落到實處。計生部門領(lǐng)導(dǎo)必須高度重視本部門檔案管理工作，要把它放在全局建設(shè)的高度來認(rèn)識，將其列入全年工作要點(diǎn)和重要議事日程，加強(qiáng)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，定期研究檔案工作，定期監(jiān)督、檢查與指導(dǎo)檔案業(yè)務(wù)。并樹立全局“一盤棋”的思想，建立綜合檔案室，實現(xiàn)全部檔案的集中統(tǒng)一管理，切實強(qiáng)化檔案意識，有效避免檔案工作“說起來重要，抓起來次要，用起來需要，忙起來忘掉”的現(xiàn)象。要大力開展人事勞動檔案管理工作的宣傳，努力營造全社會關(guān)心計生工作，自覺支持計生檔案管理的良好氛圍。

2、明確人員，提高素質(zhì)。計生檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員，不斷提高自身的專業(yè)素質(zhì)尤為重要。計生工作檔案管理員要注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式，來熟悉檔案工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求，尤其是對材料的鑒別、分類，更是要了如指掌。要在繁雜瑣碎、枯燥單調(diào)的工作中保持高度的責(zé)任心，不厭其煩地去收集材料，認(rèn)真鑒別材料的真?zhèn)?，按照要求將材料及時歸檔、整理成冊。要努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量，積極探索新的管理模式，使計生檔案工作更科學(xué)、更實用，為不斷進(jìn)步發(fā)展的社會提供有利的人事資源。

3、科學(xué)管理，達(dá)到規(guī)范。要有高標(biāo)準(zhǔn)完善基礎(chǔ)設(shè)施，確保安全管理，實現(xiàn)檔案室、辦公室、閱檔室三室分開，檔案查找實現(xiàn)微機(jī)化，并且平時注意做好防火、防光、防潮、防蛀、防盜、防高溫等預(yù)防措施。在日常工作中堅持做到收集歸檔程序化、鑒別整理規(guī)范化、設(shè)施建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化、管理工作制度化，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理的制度，以管理來保證檔案質(zhì)量，使計生檔案工作走上科學(xué)化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的軌道。

最后說的就是，檔案管理不是一朝一夕、心血來潮的事情，是一項長期的、復(fù)雜的、瑣碎的工作，有的人搞了一輩子都沒有功勞，可能疏忽的一個小問題就犯了大錯物，這是一項需要耐心、細(xì)心、和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度的工作，是關(guān)乎到國際民生的大事，需要我們認(rèn)真而有正確的對待。