張忠良

(鄭州鐵路職業(yè)技術(shù)學(xué)院，河南 鄭州 450052)

2010年2月，河南省檔案局成立了河南省重大活動檔案征集工作領(lǐng)導(dǎo)小組和辦公室，啟動了河南省重大活動檔案征集工作。全省重大活動檔案的收集和管理工作得到了各級檔案管理機(jī)構(gòu)及各高校檔案管理部門的重視，如何做好重大活動檔案的管理是高校檔案管理部門面臨的新課題。

一、做好高校重大活動檔案收集與管理工作的意義

近年來，各省相繼出臺了《重大活動檔案管理辦法》，為各級檔案管理部門依法加強(qiáng)重大活動檔案的管理，提供了法律保障和依據(jù)，也對檔案資源建設(shè)和利用，加強(qiáng)各級檔案部門檔案管理工作起到了積極作用。高校重大活動檔案管理是指在各高校發(fā)生的涉及教學(xué)、科研、外事、學(xué)生、衛(wèi)生、體育等方面具有重要影響、規(guī)模較大的活動中直接形成的，真實(shí)地記錄了高校建設(shè)和發(fā)展中的重要?dú)v程及重大歷史面貌，對學(xué)校有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、電子文件等不同載體形式。做好重大活動檔案的收集與管理工作，是適應(yīng)學(xué)校教育教學(xué)改革和學(xué)校自身發(fā)展的需要，是“今日賴之以知古，明日賴之以知今”的重要素材，對提高高校檔案管理水平，促進(jìn)高校檔案管理發(fā)展，規(guī)范檔案管理制度有著重要的意義。

二、高校重大活動檔案收集與管理工作中存在的問題

1.管理制度不健全

學(xué)校對重大活動檔案的歸檔、收集、保存、利用等工作環(huán)節(jié)，還沒有一套完整的制度，組織活動各部門負(fù)責(zé)收集資料人員的職責(zé)不夠明確，導(dǎo)致重大活動檔案的收集、歸檔不及時(shí)、不完整，影響重大活動檔案收集的質(zhì)量。

2.思想重視不夠，認(rèn)識上有偏差

主要表現(xiàn)有:①承辦單位認(rèn)為組織的重大活動是本部門的事，只要把自己的工作做好就行了，檔案工作和自己沒多大關(guān)系;②重大活動涉及多個(gè)部門、多個(gè)環(huán)節(jié)，各部門互相推諉，畏難嫌煩;③活動組織部門認(rèn)為重大活動是本部門組織和安排的，是本部門的勞動成果，將重大活動檔案資料拒不上交、據(jù)為己有。

以上因素的作用，給高校重大活動檔案的收集、歸檔帶來一定的難度，影響了高校重大活動檔案收集、歸檔管理工作的質(zhì)量。

3.檔案部門對重大活動參與力度不夠

學(xué)校檔案部門不是重大活動的組織者，一般不參與重大活動的實(shí)施，這樣，對活動檔案的收集不能進(jìn)行有效地監(jiān)督、檢查與指導(dǎo)，重大活動檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)與安全難以得到保證。

三、做好高校重大活動檔案收集與管理工作的對策

1.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，完善制度

適時(shí)制定《高校重大活動檔案管理辦法》，規(guī)范重大活動檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)，做到有章可循，有規(guī)可依。

完善檔案網(wǎng)絡(luò)管理，各院(系)和職能部門要指定兼職檔案管理人員，涉及各部門的重大活動檔案由兼職檔案人員及時(shí)收集、整理、歸檔，確保檔案的完整和安全，并且要及時(shí)移交學(xué)校檔案部門，任何部門和個(gè)人不得拒絕歸檔或留為己用。

利用高校每年召開檔案工作會議之際，對各部門兼職檔案員進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)，對各部門重大活動檔案管理情況進(jìn)行總結(jié)，表彰先進(jìn)，從而增強(qiáng)兼職檔案人員的檔案管理意識。

2.積極參與，變被動為主動

提前介入。在重大活動舉辦之前，檔案管理部門要主動向重大活動的主辦部門和兼職檔案人員發(fā)本次活動的信息表、登記表，及時(shí)掌握信息，向兼職檔案員明確收集范圍和要求。

積極參與。對學(xué)校的重大活動，檔案管理部門應(yīng)提前安排，對收集內(nèi)容做提前預(yù)測，確保歸檔資料及時(shí)、完整。

及時(shí)歸檔。學(xué)校舉辦重大的活動，涉及部門多，參與人員多，活動形成資料多，形式多樣，因此不能按其他檔案的歸檔時(shí)間來移交，按“老規(guī)矩”辦可能會產(chǎn)生檔案資料無連貫性甚至丟失等現(xiàn)象。所以，重大活動檔案應(yīng)做到及時(shí)歸檔，同時(shí)要求電子檔案及音像資料同時(shí)歸檔和移交。

重大活動后期要注意后續(xù)資料的收集。學(xué)校舉行的有一定影響的重大活動，上級主管部門和新聞媒體會有相關(guān)的反饋、報(bào)道，活動的組織部門應(yīng)注意與上級部門和新聞媒體的溝通和協(xié)調(diào)，及時(shí)將反映學(xué)校重大活動的反饋資料和相關(guān)報(bào)道歸檔，這樣更能反映重大活動對高校所產(chǎn)生的社會效益。

3.及時(shí)開發(fā)利用檔案資源

做好重大活動檔案收集與管理工作的主要目的，就是開發(fā)和利用重大活動檔案，提高學(xué)校知名度。如何開發(fā)利用，我們做了一些嘗試:將學(xué)校第一屆黨代會、學(xué)校60年校慶活動資料、教職工代表大會會議資料、國家骨干院校建設(shè)項(xiàng)目的驗(yàn)收等學(xué)校重大活動資料編制成冊;利用校園網(wǎng)，提供建校以來的照片檔案，使重大活動檔案的開發(fā)利用更富有成效。

做好高校重大活動檔案的收集和管理工作，不僅能夠及時(shí)、系統(tǒng)、完整地收集活動產(chǎn)生的檔案資料，而且能為學(xué)校各項(xiàng)工作的開展提供更加準(zhǔn)確、便捷的信息。

［1］徐佳.對改進(jìn)重大活動檔案工作的幾點(diǎn)思考［J］.山東檔案，2005(6):23－24.

［2］陳子平.重大活動檔案征集工作初探［J］.山東檔案，2005(5):37.