林 曦

(鄭州鐵路職業(yè)技術(shù)學(xué)院，河南 鄭州 450052)

當(dāng)前，高職院校的檔案管理已進(jìn)入數(shù)字化時代，日漸成為數(shù)字化校園建設(shè)的重要組成部分。檔案信息化就是利用計算機(jī)等信息化手段來獲取、整理、處理、傳送和應(yīng)用檔案資源的過程，它在檔案保存、共享、利用、發(fā)掘等方面具有突出優(yōu)勢。檔案管理的信息化是高職院校檔案建設(shè)的方向，也是檔案工作者重點(diǎn)研究的領(lǐng)域。

一、高職院校信息化檔案管理的必要性

1.為高職院校進(jìn)行有效管理提供全面支撐

檔案資料是記錄各項(xiàng)工作的原始資料，它反映了學(xué)校不同階段的工作狀況，包括各項(xiàng)工作取得的經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)和成果，這些基礎(chǔ)性的原始資料通過檔案管理系統(tǒng)為學(xué)校的各項(xiàng)工作服務(wù)。而檔案工作的不斷發(fā)展、積累和充實(shí)也可以清晰地反映檔案管理中的各項(xiàng)業(yè)務(wù)、資料信息來源、服務(wù)讀者的渠道，等等。通過檔案整理、統(tǒng)計、分析可以迅速地為決策管理層提供詳實(shí)、客觀、準(zhǔn)確的資料。

2.為第三方考核評估高職院校提供重要的科學(xué)依據(jù)

高職院校的檔案涵蓋了單位黨政工作、教學(xué)工作、人力資源配置、后勤保障等方方面面，全面、系統(tǒng)地記錄了單位各個階段的工作情況。記錄了學(xué)校發(fā)展的清晰軌跡，能體現(xiàn)出一個學(xué)校的校風(fēng)、校貌，為社會準(zhǔn)確評價一所學(xué)校的辦學(xué)水平提供了重要的依據(jù)。

二、當(dāng)前推進(jìn)高職院校檔案信息化建設(shè)的瓶頸

1.建設(shè)資金籌措困難

檔案信息化建設(shè)不是一朝一夕完成的，它需要購置相關(guān)設(shè)備，如計算機(jī)、掃描儀、大容量存儲設(shè)備等。電子產(chǎn)品的更新?lián)Q代較快，所以需要持續(xù)投入，而當(dāng)前各學(xué)校檔案信息化建設(shè)的后續(xù)投入一般都難以到位。

2.檔案信息化建設(shè)過程復(fù)雜，涉及范圍廣

檔案信息化建設(shè)過程較為復(fù)雜、繁瑣，一些原始數(shù)據(jù)、資料的形式、規(guī)格、介質(zhì)都不一樣，需要將不同模式的資料轉(zhuǎn)換成統(tǒng)一格式的電子文件，將處理的文檔按照要求進(jìn)行結(jié)構(gòu)化處理，便于檢索。另外，建立局域網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行遠(yuǎn)程服務(wù)和傳輸需要較高的技術(shù)成本。加之，要對數(shù)據(jù)本身進(jìn)行備份、隔離、保護(hù)，建立防火墻以及防止自身的失誤刪除等，都需要建設(shè)過程中的統(tǒng)一協(xié)調(diào)。

在檔案信息化過程中，要隨著信息技術(shù)的不斷升級進(jìn)行數(shù)據(jù)更新和轉(zhuǎn)化。還要留存未處理的紙質(zhì)檔案，實(shí)施電子和紙質(zhì)檔案管理的雙軌制度，這樣也加大了工作的強(qiáng)度。同時，在改造過程中要保證各單位對檔案使用的要求，滿足讀者的需要。這些都是檔案建設(shè)信息化的實(shí)際困難，在沒有充足的財力和人力的保證下，建設(shè)周期也許需要數(shù)年或者更長的時間。

3.人才儲備不足，隊(duì)伍建設(shè)困難大

在檔案信息化建設(shè)過程中，不僅需要大批的檔案專業(yè)人員，還要有大量的計算機(jī)操作人員和數(shù)據(jù)、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)維護(hù)員。同時，要求檔案管理工作者具備較高的寫作水平、專業(yè)技能、熟練的微機(jī)操作技能，判斷、運(yùn)用信息的能力，精通的檔案業(yè)務(wù)知識，是既會檔案管理、又會計算機(jī)操作管理的復(fù)合型人才。但是，受到傳統(tǒng)用人體制的束縛，優(yōu)秀的檔案管理人才無法吸引進(jìn)來，原有的人才不斷地流失，冗員又難以消化，致使檔案部門人員老面孔，工作老方法，進(jìn)步不快，活力不強(qiáng)。

4.面對新環(huán)境，服務(wù)觀念難以轉(zhuǎn)變

檔案管理部門屬于較為封閉的部門，自我運(yùn)行的環(huán)境中造就了檔案管理工作者思想的陳舊和保守，存在著墨守陳規(guī)、不思進(jìn)取的思想。在信息來源日趨多元化的今天，便會出現(xiàn)競爭能力不強(qiáng)、應(yīng)變不足的現(xiàn)象，無法滿足使用者的需求。

這就要求檔案管理工作者要與時俱進(jìn)，公開服務(wù)流程，建立完善的、便捷的服務(wù)，更新觀念，提升質(zhì)量，拓寬領(lǐng)域，這樣才能夠提高服務(wù)的效率。

三、信息化條件下檔案管理的對策

1.制定檔案信息化建設(shè)長遠(yuǎn)規(guī)劃

為了使檔案信息化建設(shè)在人力、物力和財力上得到長期、有力的保障，各相關(guān)學(xué)校必須在深入全面調(diào)研的基礎(chǔ)上，制定出符合國家要求、有本單位特色、體現(xiàn)檔案以及信息化技術(shù)發(fā)展趨勢和需求的檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)方案，只有這樣才能從根本上解決檔案信息化建設(shè)的根本問題。

2.建立完善的檔案管理規(guī)章制度

高職院校檔案管理部門首先應(yīng)明確職責(zé)，各個單位相關(guān)部門要密切配合，建立起適合本校特色、符合本校發(fā)展規(guī)律實(shí)事求是的檔案管理制度。建立健全檔案管理工作者的崗位責(zé)任制度并且落實(shí)到實(shí)處?？梢愿鶕?jù)不同需求建立歸檔管理制度、保密管理制度、借閱制度、庫房管理制度、移交管理制度等，嚴(yán)格按制度辦事、按制度管理。

3.細(xì)化檔案歸檔內(nèi)容

高職院校的檔案管理工作包括黨政會議記錄、工會工作、組織部門人事工作、固定資產(chǎn)、經(jīng)費(fèi)與財產(chǎn)檔案與圖書館業(yè)務(wù)工作檔案(包括文獻(xiàn)采購檔案、文獻(xiàn)典藏檔案、借閱檔案、重點(diǎn)學(xué)科及課題跟蹤檔案、讀者檔案、信息情報交流檔案等)、圖書文件等。必須保證檔案歸檔內(nèi)容的完整，否則，日后就無法提供第一手的資料，勢必造成不必要的損失。

檔案歸檔后，檔案管理人員要按照類別和價值進(jìn)行整理。保管期限可以分為永久、長期和短期，然后按照“年度—保管期限—檔案種類”等順序裝盒、排架。

4.建立符合本校特色的檔案管理制度

高職院校要根據(jù)本校特色建立起相應(yīng)的管理機(jī)構(gòu)，配備專職的管理員、錄入員，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、鑒定、歸檔、統(tǒng)計和利用工作。逐步建立符合本校特點(diǎn)的制度，按照檔案的收集日期、名稱、分類、單位、負(fù)責(zé)項(xiàng)目等制作電子數(shù)據(jù)。

加強(qiáng)對在崗檔案管理員的定期培訓(xùn)，使他們能夠掌握檔案管理的前沿資料，掌握數(shù)據(jù)處理的新技術(shù)和信息化下的新方向，不斷拓寬視野和知識面。

5.完善紙質(zhì)、電子檔案并行管理制度

眾所周知，紙質(zhì)的檔案受環(huán)境影響較大，對溫度、濕度等要求較高，而且保存時間較短，借閱、流通的范圍小，無法顯現(xiàn)一些重要資料的價值。

在加快建設(shè)信息化檔案管理的同時，紙質(zhì)檔案的管理也要改變傳統(tǒng)的做法以適應(yīng)讀者的多元化要求。要克服困難，加快檔案的數(shù)字信息存儲、傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化和信息資源的共享。要探索出滿足讀者要求的紙質(zhì)、電子檔案并行管理制度，更好地服務(wù)廣大師生。

6.保證檔案信息的安全

在網(wǎng)絡(luò)日趨發(fā)達(dá)的今天，網(wǎng)絡(luò)安全成為一個熱門的話題。為了保障檔案工作的安全，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理。首先，要不斷升級防火墻，使用較為復(fù)雜的加密技術(shù)和讀者訪問制度，利用簽名、動態(tài)的傳輸技術(shù)、靜態(tài)的存貯技術(shù)和必須進(jìn)行驗(yàn)證的交換信息技術(shù)等一系列程序進(jìn)行安全保護(hù)。其次，對廣大師生進(jìn)行宣傳教育，杜絕違規(guī)操作和惡意的攻擊。

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