周向東

摘 要：當(dāng)前，高校檔案管理存在一些不足，主要體現(xiàn)在專業(yè)化水平低、管理模式落后、管理人員缺乏等方面。為了應(yīng)對(duì)這些問(wèn)題，今后在實(shí)際工作中，需要推動(dòng)管理工作的可持續(xù)發(fā)展，加強(qiáng)各項(xiàng)基礎(chǔ)建設(shè)工作、提高檔案管理工作力度、創(chuàng)新高校檔案管理模式，以促進(jìn)管理水平的提高，實(shí)現(xiàn)對(duì)高校檔案的有效利用，更好的為高校各項(xiàng)工作服務(wù)。

關(guān)鍵詞：高校檔案管理；可持續(xù)發(fā)展；管理體制；管理模式

1.引言

檔案管理是高校的一項(xiàng)重要工作，做好這項(xiàng)工作不僅能夠確保高校各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行，還能夠?yàn)楹芏喙ぷ鞯拈_(kāi)展提供必要的資料。因而在實(shí)際工作中，高校都比較注重采取相應(yīng)的策略，促進(jìn)管理水平的提高。為了實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的有效利用，必須注重采取相應(yīng)的措施，實(shí)現(xiàn)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展，促進(jìn)檔案資源的可持續(xù)利用，進(jìn)而全面提高檔案管理水平。下面將分析高校檔案管理存在的不足，并提出促進(jìn)檔案管理可持續(xù)發(fā)展的意義與策略，希望能夠?yàn)閷?shí)際工作提供指導(dǎo)與借鑒。

2.高校檔案管理存在的不足

盡管高校都比較注重對(duì)檔案資源的管理，完善管理模式，提高管理人員素質(zhì)，但由于受到思想觀念，管理人才等方面的制約，目前高校檔案管理仍然存在不足，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

2.1專業(yè)化水平低。在管理過(guò)程中，仍然沿用傳統(tǒng)的管理方式，現(xiàn)代信息技術(shù)的使用不夠，沒(méi)有完全實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化和現(xiàn)代化。開(kāi)展具體工作的時(shí)候，采用人工檢索的方式。工作效率低，在檔案資源整理、查詢、利用等各個(gè)服務(wù)流程中所耗費(fèi)的時(shí)間長(zhǎng)，影響其專業(yè)化水平的提高，對(duì)檔案信息資源的有效利用也產(chǎn)生極為不利的影響。

2.2管理模式落后。傳統(tǒng)管理模式依然大量沿用，沒(méi)有得到根本的改變。盡管現(xiàn)代信息技術(shù)逐漸被引入到高校檔案管理工作中，通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理的模式越來(lái)越普遍。但普及程度低，檔案管理的數(shù)字化沒(méi)有完全實(shí)現(xiàn)，影響管理水平的提高。

2.3管理人員缺乏。高校檔案管理的人才隊(duì)伍建設(shè)沒(méi)有跟上步伐，從事管理的工作人員思想觀念落后，沿用傳統(tǒng)管理模式。對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)的掌握程度不夠，對(duì)數(shù)學(xué)化檔案管理的流程和方式操作熟悉。工作人員隊(duì)伍建設(shè)被忽視，沒(méi)有及時(shí)引進(jìn)高素質(zhì)的高校檔案管理工作人員，使得人員隊(duì)伍建設(shè)滯后，影響管理工作水平的提高。

3.高校檔案管理中的可持續(xù)發(fā)展的意義

實(shí)現(xiàn)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展是高校檔案管理的重要目標(biāo)，對(duì)合理有效利用檔案資源具有重要意義，具體體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

3.1.應(yīng)對(duì)存在不足的必要策略。目前檔案管理存在的不足影響檔案資源的有效利用，對(duì)其作用的充分發(fā)揮也帶來(lái)不利影響。而管理工作的可持續(xù)發(fā)展理念正是在這種基礎(chǔ)上出現(xiàn)的，該理念的出現(xiàn)能夠有效改變存在的不足，促進(jìn)管理工作水平的提高，是應(yīng)對(duì)高校檔案管理存在不足的重要策略。

3.2有效利用檔案的必要手段。在可持續(xù)發(fā)展理念的指導(dǎo)下，高校會(huì)更加注重對(duì)檔案管理存在的不足的改進(jìn)，采取有效的措施，完善基礎(chǔ)設(shè)置，建立健全的制度，配備相應(yīng)的管理人員，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的有效利用，為高校各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展提供檔案資源的支持。

3.3提高管理水平的重要方式。開(kāi)展高校檔案管理的時(shí)候，以可持續(xù)發(fā)展為指導(dǎo)方針，通過(guò)利用現(xiàn)代管理方式，提高信息技術(shù)裝備水平，實(shí)現(xiàn)對(duì)傳統(tǒng)管理方式的有效改進(jìn)。通過(guò)引入現(xiàn)代管理理念，改進(jìn)管理服務(wù)工作水平，有利于實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效利用，促進(jìn)檔案管理水平的提高。

4.高校檔案管理中的可持續(xù)發(fā)展的策略

為了應(yīng)對(duì)高校檔案管理存在的不足，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，根據(jù)存在的問(wèn)題，結(jié)合具體工作的需要，筆者認(rèn)為今后可以采取以下策略。

4.1加強(qiáng)各項(xiàng)基礎(chǔ)建設(shè)工作。首先，重視法制建設(shè)。高校領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理工作，將其納入學(xué)校規(guī)劃發(fā)展中，在資金、制度、人員等方面加強(qiáng)支持力度。分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該以身作則，認(rèn)真貫徹與學(xué)習(xí)檔案法的相關(guān)內(nèi)容，使檔案管理的各項(xiàng)工作有章可循，建立完善的管理制度，提高檔案管理的法制意識(shí)，增強(qiáng)保密意識(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的法制化與規(guī)范化。其次，加強(qiáng)業(yè)務(wù)建設(shè)。檔案管理人員要加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，不斷提高綜合素質(zhì)，促進(jìn)自己業(yè)務(wù)技能的提高，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，加強(qiáng)信息學(xué)、管理學(xué)、公文學(xué)、計(jì)算機(jī)知識(shí)的學(xué)習(xí)，提高檔案管理的理論知識(shí)水平和業(yè)務(wù)技能，滿足實(shí)際工作的需要，更好的將其運(yùn)用到高校檔案管理工作中，促進(jìn)檔案管理水平的提高。再次，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)。高校應(yīng)該重視檔案管理隊(duì)伍建設(shè)工作，建立高素質(zhì)、高水平，觀念新、能力強(qiáng)的檔案管理隊(duì)伍，引進(jìn)高素質(zhì)人才，充實(shí)檔案管理隊(duì)伍。同時(shí)還要通過(guò)進(jìn)修、研討會(huì)、專題學(xué)習(xí)等形式，不斷提高工作人員的綜合素質(zhì)，提高檔案管理人員綜合技能，更好的適應(yīng)檔案管理工作的需要。最后，完善基礎(chǔ)設(shè)施。主要是指改善檔案存放條件，檔案室應(yīng)該有足夠、統(tǒng)一存放檔案的設(shè)備，配備計(jì)算機(jī)及文檔管理軟件，同時(shí)還應(yīng)該具備溫度計(jì)、空調(diào)機(jī)、滅火器、除塵器、監(jiān)控設(shè)備等，配備掃描儀，建立完善的網(wǎng)絡(luò)查詢、精準(zhǔn)的全文檢索系統(tǒng)，促進(jìn)管理工作效率的提高。

4.2提高檔案管理工作力度。首先，提高檔案管理意識(shí)。高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該重視檔案管理工作，完善管理規(guī)章制度，提高管理人員素質(zhì)，加大管理工作的資金投入，推動(dòng)高校檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。其次，完善檔案管理體制。成立檔案管理專業(yè)委員會(huì)，全面負(fù)責(zé)高校檔案管理，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)工作，建立完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，做好年度考核工作，推動(dòng)管理水平的提高。再次，重視信息資源開(kāi)發(fā)。重視檔案的搜集、整理和利用，通過(guò)對(duì)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，使其發(fā)揮最大的效能，為領(lǐng)導(dǎo)決策、教學(xué)、科研提供依據(jù)，另外還要重視檔案的編研，為使用提供方便，減少對(duì)原件的重復(fù)利用，實(shí)現(xiàn)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。最后，提高現(xiàn)代化管理水平。重視現(xiàn)代管理技術(shù)的運(yùn)用，利用電腦、縮微照相方法、光盤(pán)輔助管理的方式，實(shí)現(xiàn)檔案資料的電子化、文件傳遞的網(wǎng)絡(luò)化、文件存儲(chǔ)的數(shù)字化，從而提高檔案資源開(kāi)發(fā)、傳遞、利用的速度，滿足對(duì)檔案利用的需要，也有利于推動(dòng)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

4.3創(chuàng)新高校檔案管理模式。首先，創(chuàng)新管理思路。管理人員要密切聯(lián)系實(shí)際，提高檔案管理的思想認(rèn)識(shí)，創(chuàng)新管理思路，在更高層面上對(duì)檔案管理進(jìn)行籌劃，促進(jìn)管理工作的可持續(xù)發(fā)展。其次，創(chuàng)新管理模式。重視計(jì)算機(jī)的運(yùn)用，提高檔案的輸入、輸出、檢索工作的效率。重視電子掃描技術(shù)的運(yùn)用，對(duì)檔案資料進(jìn)行微縮處理，采用條形碼來(lái)代替檔號(hào)，從而使檔案管理和利用變得安全可靠，方便快捷，促進(jìn)管理效率的提高。最后，創(chuàng)新服務(wù)職能。管理人員要樹(shù)立服務(wù)意識(shí)和服務(wù)理念，在保證檔案能夠準(zhǔn)確查詢的前提下，有預(yù)見(jiàn)性的提供超前服務(wù)。培訓(xùn)專職管理人員，指導(dǎo)檔案管理工作，豐富檔案管理服務(wù)形式，擴(kuò)大服務(wù)范圍，促進(jìn)檔案資料得到有效的利用，促進(jìn)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

5.結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在高校檔案管理過(guò)程中，采取相應(yīng)的措施，實(shí)現(xiàn)其可持續(xù)發(fā)展是一項(xiàng)重要工作，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。今后在開(kāi)展管理工作時(shí)，應(yīng)該根據(jù)具體工作需要，采取相應(yīng)的策略，完善基礎(chǔ)建設(shè)工作，提高檔案管理力度，創(chuàng)新管理模式，從而實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的可持續(xù)發(fā)展，為促進(jìn)檔案資源的有效利用奠定基礎(chǔ)。

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