李苑

摘 要：隨著工程項(xiàng)目的增多，項(xiàng)目檔案管理工作越來(lái)越完善，但是仍然存在諸多問(wèn)題，如管理制度不完善、檔案管理工作不被重視，缺乏考核力度，管理人員業(yè)務(wù)知識(shí)不全面等。

關(guān)鍵詞：項(xiàng)目；檔案管理；問(wèn)題

1 企業(yè)項(xiàng)目檔案管理制度不完善

從大的層面上講，由于國(guó)際間的貿(mào)易日益緊密和增多，國(guó)際招投標(biāo)工程項(xiàng)目已不鮮見(jiàn)，這對(duì)我國(guó)的項(xiàng)目管理工作發(fā)生了巨大沖擊，國(guó)家對(duì)建設(shè)項(xiàng)目管理體制改革正逐步推進(jìn)，工程招投標(biāo)制度！竣工驗(yàn)收備案制度！監(jiān)理制度逐步完善。因此在客觀上對(duì)建設(shè)項(xiàng)目材料的歸檔！整理！移交和利用服務(wù)提出了新的要求，而企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理如何操作，還沒(méi)有完善的行業(yè)規(guī)范"從企業(yè)角度分析，企業(yè)檔案分類中沒(méi)有項(xiàng)目檔案這一類，在2006年以前，項(xiàng)目建設(shè)形成的檔案資料，分別歸入企業(yè)基建檔案類和設(shè)備儀器檔案類。2006年以后，國(guó)家強(qiáng)調(diào)了項(xiàng)目檔案工作的重要性，企業(yè)開(kāi)始把與建設(shè)項(xiàng)目有關(guān)的檔案資料從基建檔案和設(shè)備儀器檔案中分離出來(lái)合在一起，按項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程建立項(xiàng)目檔案。企業(yè)項(xiàng)目檔案起步較晚，管理經(jīng)驗(yàn)不足，管理方式陳舊，企業(yè)部門之間職責(zé)分工不明確，其制度建設(shè)和人員配備都明顯滯后，到目前還未形成完整的管理體系，企業(yè)建立完善的項(xiàng)目檔案管理制度是當(dāng)務(wù)之急。

2 企業(yè)對(duì)項(xiàng)目檔案管理工作重視不夠

在項(xiàng)目建設(shè)中，一個(gè)大項(xiàng)目往往有多個(gè)單位參與，施工時(shí)間長(zhǎng)，有的項(xiàng)目時(shí)間跨度三、四年甚至更長(zhǎng)，由于項(xiàng)目部不是固定常設(shè)單位，許多參加項(xiàng)目建設(shè)的單位，檔案意識(shí)薄弱，對(duì)項(xiàng)目檔案工作缺乏足夠認(rèn)識(shí)，在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中存在重建設(shè)、輕檔案的思想，認(rèn)為只要把工程搞好就行，檔案資料差一點(diǎn)問(wèn)題不大，對(duì)項(xiàng)目檔案不夠重視。在項(xiàng)目建設(shè)中一般不設(shè)專職檔案工作人員，兼職的也不固定，造成職責(zé)不清，兼而不顧， 工作不到位。沒(méi)有認(rèn)識(shí)到項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目建設(shè)規(guī)劃和管理的重要依據(jù)，是工程建設(shè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的技術(shù)保障，因而也就沒(méi)有管好項(xiàng)目檔案的決心和責(zé)任"特別是在施工階段，參建單位的領(lǐng)導(dǎo)往往比較重視工程建設(shè)進(jìn)度！質(zhì)量！資金等，而忽視了檔案工作，認(rèn)為項(xiàng)目資料收集歸檔工作不但不能夠給施工單位帶來(lái)直接效益，反而增加了自已的工作量和施工費(fèi)用成本，沒(méi)有將項(xiàng)目檔案工作納入項(xiàng)目工程質(zhì)量領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制和工程監(jiān)理！合同管理中，項(xiàng)目檔案在整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)環(huán)節(jié)中沒(méi)有排到應(yīng)有的位置上，待到項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)才提到議事日程。

3 企業(yè)項(xiàng)目檔案考核缺乏力度

項(xiàng)目建設(shè)涉及到諸多部門，企業(yè)檔案部門為了保證項(xiàng)目檔案的質(zhì)量，雖然也制定了規(guī)章制度，但對(duì)項(xiàng)目參建單位沒(méi)有形成有效的管理和監(jiān)督機(jī)制，缺乏相關(guān)部門支持，缺乏力度和制約手段，在制度執(zhí)行上也不了了之。企業(yè)項(xiàng)目建設(shè)主管部門本身在考核項(xiàng)目建設(shè)時(shí)，就存在著重視工程進(jìn)度、工程質(zhì)量，輕視項(xiàng)目資料的思想，更不會(huì)去積極落實(shí)項(xiàng)目檔案的責(zé)任考核。沒(méi)有考核和獎(jiǎng)懲，參建單位的項(xiàng)目檔案管理意識(shí)自然不會(huì)提高。

4 企業(yè)項(xiàng)目檔案管理人員的業(yè)務(wù)知識(shí)不全面

項(xiàng)目檔案作為近幾年才出現(xiàn)的/新事物0，因其關(guān)系到建設(shè)項(xiàng)目的總體驗(yàn).收而備受關(guān)注，在給檔案工作帶來(lái)機(jī)遇的同時(shí)，也給檔案管理人員帶來(lái)新的挑戰(zhàn)。項(xiàng)目檔案作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性的管理工作，同時(shí)又是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，它要求項(xiàng)目檔案人.員在具備檔案專業(yè)知識(shí)的同時(shí)，還必須具備項(xiàng)目管理相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)。而目前企業(yè)的檔案人員年齡大、學(xué)歷低、知識(shí)面窄，接受新事物慢，不能很好地到現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)施工單位收集！整理項(xiàng)目資料，對(duì)資料整理過(guò)程中遇到的疑難問(wèn)題也不能給予準(zhǔn)確解答。而施工單位的項(xiàng)目資料是由兼職或臨時(shí)抽人管理的，這些人沒(méi)有參加過(guò)檔案專業(yè)培訓(xùn)，沒(méi)有檔案專業(yè)知識(shí)，移交給企業(yè)的檔案質(zhì)量低，往往還要拆卷返工和添補(bǔ)，影響項(xiàng)目檔案管理水平。

5 企業(yè)項(xiàng)目檔案管理缺少信息技術(shù)手段

目前，企業(yè)項(xiàng)目檔案管理還是以手工勞動(dòng)為主，由于經(jīng)費(fèi)投入不足，沒(méi)有配備檔案管理信息軟件，收集到資料也是紙質(zhì)的，電腦存儲(chǔ)的信息只是項(xiàng)目檔案的目錄，只能進(jìn)行日常的檔案目錄錄入和檢索，沒(méi)有全文數(shù)字化錄入。缺乏現(xiàn)代信息技術(shù)，不能引入先進(jìn)的管理模式、管理手段和管理方法，致使企業(yè)項(xiàng)目檔案管理水平止步不前，檔案管理不規(guī)范，檔案利用效果有限，很多工作開(kāi)展不起來(lái)

6 企業(yè)項(xiàng)目檔案歸檔資料不規(guī)范

積累、收集項(xiàng)目文件資料歸檔是項(xiàng)目檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，由于企業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目從項(xiàng)目論證、立項(xiàng)、設(shè)計(jì)到施工建設(shè)等不同的階段，參與部門多，工作環(huán)節(jié)復(fù)雜，建設(shè)周期長(zhǎng)，形成的資料分散，不同資料形成主體對(duì)項(xiàng)目檔案的要求不同，導(dǎo)致項(xiàng)目檔案管理不規(guī)范，存在滯后現(xiàn)象。目前，主要存在以下問(wèn)題：

6.1 項(xiàng)目資料缺乏準(zhǔn)確性

目前建設(shè)項(xiàng)目一般實(shí)行承包方式，一些施工單位對(duì)施工檔案資料的記錄、收集整理的責(zé)任心不強(qiáng)，記錄不及時(shí)，對(duì)于實(shí)際操作和設(shè)計(jì)要求反映的特定內(nèi)容沒(méi)能作必要的定性和定量反映，如隱蔽工程驗(yàn)收記錄！工程記錄及測(cè)試沉陷！變形觀測(cè)記錄，以及水、電、暖設(shè)備及管線的安裝和性能測(cè)試數(shù)據(jù)等資料記錄不全。更有個(gè)別施工單位為了不影響工程正常交工，閉門造車，造假資料蒙混，經(jīng)常出現(xiàn)工程數(shù)量匯總表與實(shí)際不符、缺張少頁(yè)、張冠李戴等現(xiàn)象。而企業(yè)由于工期的緊迫性，把關(guān)不嚴(yán)，也存在虛假資料歸檔的現(xiàn)象。

6.2 項(xiàng)目資料不完整

由于建設(shè)項(xiàng)目文件形成的周期長(zhǎng)，專業(yè)技術(shù)性強(qiáng)，很容易造成項(xiàng)目資料收集不完整。有的項(xiàng)目承包單位多，施工時(shí)間和施工順序不同，單項(xiàng)或部分工程完工后，有的施工單位就撤走了，施工資料如果沒(méi)有移交，就很難追回了。再就是由于認(rèn)識(shí)不同，項(xiàng)目參與單位收集資料的測(cè)重點(diǎn)也不同，大部分項(xiàng)目普遍存在著：注重項(xiàng)目批復(fù)文件，忽視附件材料收集；注重項(xiàng)目使用有效文件，忽視未被采納的方案材料；注重施工過(guò)程的文件，忽視了交工后試運(yùn)行文件的管理；注重通用設(shè)備儀器隨機(jī)文件資料，忽視了設(shè)備儀器的調(diào)試！施工安裝！系統(tǒng)調(diào)試！實(shí)驗(yàn)等記錄的收集等等，項(xiàng)目參建單位對(duì)項(xiàng)目檔案管理不重視，是造成項(xiàng)目檔案收集不完整的一個(gè)重要原因。

6.3 項(xiàng)目檔案不系統(tǒng)

項(xiàng)目資料隨著項(xiàng)目建設(shè)而產(chǎn)生，從項(xiàng)目構(gòu)思開(kāi)始到項(xiàng)目竣工投入使用結(jié)束，前后相互連貫、系統(tǒng)。但目前項(xiàng)目檔案普遍存在著項(xiàng)目開(kāi)工了，還沒(méi)有開(kāi)工報(bào)告，有的項(xiàng)目不按設(shè)計(jì)批復(fù)施工，隨意調(diào)整，改變投資，沒(méi)有調(diào)整批復(fù)報(bào)告，有的是有請(qǐng)示文件，沒(méi)有批復(fù)文件，有的先施工，然后再做施工圖"項(xiàng)目竣工后，拿施工圖充數(shù)。施工資料更是暗藏玄機(jī)，施工日志與施工進(jìn)度不一致，有的是事后補(bǔ)材料，有的是事前做資料等等。項(xiàng)目資料不系統(tǒng)，沒(méi)有反映項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中的有機(jī)聯(lián)系。

參考文獻(xiàn)

[1]劉曉平.建筑工程資料指南[M].北京：機(jī)械工業(yè)出版社，2009年版。endprint