文/李漢偉

國有大中型煤炭企業(yè)加強(qiáng)合同管理的對策建議

文/李漢偉

企業(yè)合同管理是企業(yè)對以自身為當(dāng)事人的合同依法進(jìn)行訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止以及審查、監(jiān)督、控制等一系列行為的總稱。企業(yè)合同管理是市場經(jīng)濟(jì)條件下企業(yè)管理的一項(xiàng)核心內(nèi)容，企業(yè)管理的方方面面都應(yīng)圍繞著這個(gè)核心開展，只有正確地處理好市場與合同、合同與合同管理、合同與合同法律這三對關(guān)系，合同管理才能真正到位，制度才能真正落實(shí)。目前，我國煤炭業(yè)正處于行業(yè)發(fā)展的“低谷”，企業(yè)外欠貨款增多，資金運(yùn)營艱難，這給國有大中型煤炭企業(yè)合同管理帶來了一定的困難，使得合同管理工作中存在的一些問題更加突出。本文對常見的合同管理問題進(jìn)行分析并提出對策建議，以期通過構(gòu)建新的合同管理模式強(qiáng)化煤炭企業(yè)的合同管理工作。

一、當(dāng)前合同管理工作存在的問題

近年來，煤炭企業(yè)合同管理工作越來越受重視，企業(yè)法制建設(shè)工作取得較大進(jìn)展，合同管理初見成效。但同時(shí)一些單位領(lǐng)導(dǎo)對合同管理工作的重要性認(rèn)識不足，不按合同法規(guī)辦事，部分煤炭企業(yè)合同管理人員未持證上崗，總法律顧問制度尚未全面推開，使得具體的合同管理工作中出現(xiàn)一些問題。比如：重大經(jīng)濟(jì)合同立項(xiàng)未經(jīng)合同管理機(jī)構(gòu)或合同管理人員事先參與調(diào)查，重大經(jīng)濟(jì)合同立項(xiàng)未盡職調(diào)查，重大經(jīng)濟(jì)合同未實(shí)行招投標(biāo)制度，事后合同不斷出現(xiàn)，合同條款審驗(yàn)不嚴(yán)，缺少對合同的后續(xù)監(jiān)管等等。

二、加強(qiáng)企業(yè)經(jīng)濟(jì)合同管理的對策

1.煤炭企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分認(rèn)識到企業(yè)合同管理的重要性。煤炭企業(yè)合同管理是市場經(jīng)濟(jì)條件下企業(yè)管理的一項(xiàng)核心內(nèi)容，煤炭企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要熟悉經(jīng)濟(jì)合同法律知識，把合同管理列為煤炭企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)任期目標(biāo)責(zé)任制，樹立起“依法簽約、依法履行合同”為前導(dǎo)的依法經(jīng)營思想，將經(jīng)濟(jì)合同管理放在與質(zhì)量管理和產(chǎn)品開發(fā)一樣重要的位置，把經(jīng)濟(jì)合同管理列入煤炭企業(yè)管理的議事日程。

2.建立完善合同管理的機(jī)構(gòu)和制度體系。應(yīng)進(jìn)一步推進(jìn)總部總法律顧問制度，推動(dòng)法律顧問機(jī)構(gòu)專業(yè)化、專職化改革，健全各級合同管理機(jī)構(gòu)和專職或兼職合同管理員，形成專兼職結(jié)合、條塊相連的合同管理體系，使煤炭企業(yè)各個(gè)方面、各個(gè)部門、各個(gè)層次上的合同都有人把關(guān)，使各類合同處在有序的監(jiān)控管理范圍內(nèi)。對分支機(jī)構(gòu)及部門專職或兼職合同管理人員有條件推行法律顧問制度，并加大總部和分支機(jī)構(gòu)或部門法律顧問人員（兼職合同管理人員）的培訓(xùn)力度，提高從業(yè)人員素質(zhì)，提升服務(wù)煤炭企業(yè)發(fā)展的水平和能力。完善合同管理規(guī)章制度，制定煤炭企業(yè)與各分支機(jī)構(gòu)或部門單位之間協(xié)調(diào)運(yùn)行機(jī)制和監(jiān)督考核力度，提高煤炭企業(yè)合同管理運(yùn)行質(zhì)量，提升重大經(jīng)濟(jì)合同審查率、簽約率、履約率，防止事后合同的出現(xiàn)。

要注重建立合同簽訂前期的立項(xiàng)、盡職調(diào)查、協(xié)商會(huì)簽的風(fēng)險(xiǎn)評價(jià)機(jī)制，制定合同管理風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警制度、招投標(biāo)制度、立項(xiàng)審查制度、盡職調(diào)查制度、協(xié)商會(huì)簽制度等，從而實(shí)現(xiàn)合同“立項(xiàng)、盡職調(diào)查、協(xié)商會(huì)簽、審查、履行、驗(yàn)收、歸檔、監(jiān)督檢查、糾紛處理”九項(xiàng)環(huán)節(jié)的閉合式管理，逐步實(shí)現(xiàn)對煤炭企業(yè)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行各方面各環(huán)節(jié)的合同全面覆蓋。

3.把好經(jīng)濟(jì)合同的簽訂關(guān)和審查關(guān)。合同管理要向深層次滲透，逐步實(shí)現(xiàn)合同簽約和審查由形式、事后審查，向制度化、規(guī)范化、程序化運(yùn)作和事前、事中、事后參與的實(shí)質(zhì)性審查轉(zhuǎn)變。全面提升合同管理水平，遵守閉合式管理的要求，做到“四個(gè)不審”，即無考察人、分支機(jī)構(gòu)或部門負(fù)責(zé)人、專職或兼職合同管理員簽字不審，無資信資料不審，無煤炭企業(yè)負(fù)責(zé)人或分管負(fù)責(zé)人簽字不審，無技術(shù)、經(jīng)營、財(cái)務(wù)等相關(guān)部門蓋章不審。嚴(yán)格依法審查合同，做到內(nèi)容合法、條款完備、責(zé)任明確、文本規(guī)范、表述清楚、字跡清晰。

合同管理人員對煤炭企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)要實(shí)施動(dòng)態(tài)監(jiān)督管理，對合同監(jiān)督管理中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，及時(shí)形成報(bào)告上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)，從而推動(dòng)合同管理的健康發(fā)展。要不斷充實(shí)合同管理的內(nèi)容，在認(rèn)真執(zhí)行合同管理制度基礎(chǔ)上，結(jié)合執(zhí)行中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)提出建議，對合同管理制度文件進(jìn)行修改和完善。

4.履行監(jiān)督和結(jié)算管理。簽約的目的是保障合同的及時(shí)有效履行，防止違約行為的發(fā)生。所以，合同管理人員對合同的履行進(jìn)行監(jiān)督顯得尤其重要。首先，通過監(jiān)督可以知道企業(yè)各類合同的履行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)影響履行的原因，以便隨時(shí)向相關(guān)部門反饋，排除阻礙，防止違約的發(fā)生。其次，合同結(jié)算是合同履行的主要環(huán)節(jié)和內(nèi)容，合同管理機(jī)構(gòu)要同財(cái)務(wù)部門密切配合，把好合同的結(jié)算關(guān)，特別是支付款項(xiàng)的合同，既要對合同的立項(xiàng)、盡職調(diào)查、協(xié)商會(huì)簽進(jìn)行參與監(jiān)督，也要對簽約進(jìn)行審查，更要對合同履行進(jìn)行事后監(jiān)督，具體可采取或制定支付款項(xiàng)審批程序，實(shí)施有效的管理。

5.對合同的驗(yàn)收和履行進(jìn)行及時(shí)反饋。為了對煤炭企業(yè)簽訂的經(jīng)濟(jì)合同履行進(jìn)行有效管控，分支機(jī)構(gòu)或部門代表煤炭企業(yè)簽訂經(jīng)濟(jì)合同，特別是需要驗(yàn)收的合同，要主動(dòng)執(zhí)行驗(yàn)收履行反饋報(bào)告制度，使合同管理機(jī)構(gòu)進(jìn)一步掌控經(jīng)濟(jì)合同履行狀態(tài)，達(dá)到動(dòng)態(tài)管理合同的目的。

6.嚴(yán)格檔案管理。將煤炭企業(yè)總部和分支機(jī)構(gòu)或部門合同單獨(dú)編號登記，建立客戶資信情況一覽表，對客戶經(jīng)營狀況及時(shí)掌握；嚴(yán)格合同借閱制度，不經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意不得任意借閱合同，嚴(yán)格保守企業(yè)的商業(yè)秘密。

7.動(dòng)態(tài)監(jiān)督與定期監(jiān)督檢查相結(jié)合。要制定合同監(jiān)督檢查考核辦法，定期或不定期對煤炭企業(yè)分支機(jī)構(gòu)或部門經(jīng)濟(jì)合同進(jìn)行監(jiān)督和檢查。通過監(jiān)督檢查，及時(shí)總結(jié)分析問題，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，并對經(jīng)濟(jì)合同履行情況進(jìn)行通報(bào)。通過監(jiān)督檢查，進(jìn)一步推動(dòng)經(jīng)濟(jì)合同管理的合法、有效、穩(wěn)定、健康發(fā)展，同時(shí)提升煤炭企業(yè)的經(jīng)濟(jì)合同管理意識，改進(jìn)經(jīng)濟(jì)合同管理方法，增強(qiáng)提升煤炭企業(yè)的經(jīng)濟(jì)合同管理能力。

8.及時(shí)處理違約糾紛。作為合同管理機(jī)構(gòu)要在案件起應(yīng)訴遇到較大困難的情況下，千方百計(jì)開展工作，尋找合適的法律條款、違約條款和糾紛處理?xiàng)l款作為突破口，最大限度地維護(hù)煤炭企業(yè)的權(quán)益。一旦發(fā)生違約情形，合同管理機(jī)構(gòu)要區(qū)別情況，及時(shí)采用協(xié)商、仲裁或訴訟等方式，減少企業(yè)的經(jīng)濟(jì)損失。此外，還要加大糾紛案件責(zé)任追究力度，對各類糾紛案件要按照規(guī)定及時(shí)匯報(bào)處理，及時(shí)分析案件發(fā)生的主客觀原因、案件處理過程的得失，認(rèn)真吸取教訓(xùn)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，減少企業(yè)經(jīng)濟(jì)、勞動(dòng)等各類法律糾紛案件，提高各分支機(jī)構(gòu)、部門人員的責(zé)任意識和法律意識，提升合同管理人員的經(jīng)濟(jì)糾紛處理能力。

三、煤炭企業(yè)構(gòu)建合同管理機(jī)制的建議

合同管理是經(jīng)濟(jì)管理的重要環(huán)節(jié)，煤炭企業(yè)要立足企業(yè)現(xiàn)狀，針對合同管理中出現(xiàn)的問題，構(gòu)建適合自身發(fā)展的合同管理模式。

1.構(gòu)建總法律顧問制度在煤炭企業(yè)合同管理機(jī)制中的統(tǒng)領(lǐng)模式。企業(yè)總法律顧問制度是企業(yè)法律顧問制度的核心，構(gòu)建總法律顧問制度在煤炭企業(yè)合同管理機(jī)制中的統(tǒng)領(lǐng)模式有利于企業(yè)法律顧問直接參與公司的高層決策，防止和化解經(jīng)營中特別是重大決策上的法律風(fēng)險(xiǎn)。在此基礎(chǔ)上，煤炭企業(yè)才能緊緊圍繞企業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的主體任務(wù)，更好地提高各級管理人員法律意識、法律顧問隊(duì)伍素質(zhì)，提升法律向決策、管理和企業(yè)文化的滲透能力，提升煤炭企業(yè)運(yùn)用法治思維和法治方式深化企業(yè)改革、推動(dòng)煤炭企業(yè)發(fā)展的能力。

2.構(gòu)建主動(dòng)服務(wù)型合同管理模式。合同的立項(xiàng)、盡職調(diào)查、協(xié)商會(huì)簽、審查、履行、驗(yàn)收、歸檔、監(jiān)督檢查、糾紛處理等環(huán)節(jié)，是環(huán)環(huán)相扣、環(huán)環(huán)遞進(jìn)的管理鏈條，任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都會(huì)給企業(yè)帶來風(fēng)險(xiǎn)或損失。煤炭企業(yè)強(qiáng)化合同管理工作，必須改變過去被動(dòng)管理的機(jī)制模式，變要我管理為我要管理，構(gòu)建和完善管控結(jié)合、統(tǒng)分負(fù)責(zé)、條塊管理的主動(dòng)服務(wù)型管理模式，促使合同管理人員發(fā)揮主觀能動(dòng)性，積極參與合同管理各環(huán)節(jié)中的管控，確保合同管理到位，制度落實(shí)到位。

3.構(gòu)建合同管理各環(huán)節(jié)的職能結(jié)構(gòu)均衡模式。要提高合同的簽約率、審查率、履約率，就必須尋找一種煤炭企業(yè)合同管理各環(huán)節(jié)的權(quán)能均衡結(jié)構(gòu)模式，既滿足煤炭企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的需要，又滿足合同管理的需求，使立項(xiàng)、盡職調(diào)查、協(xié)商會(huì)簽、審查、履行、驗(yàn)收、歸檔、監(jiān)督檢查、糾紛處理等工作有條不紊地運(yùn)行。在這個(gè)過程中，要注重對合同管理人員進(jìn)行適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)懲，使之實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值的同時(shí)，更好地推動(dòng)企業(yè)經(jīng)營管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

4.構(gòu)建適應(yīng)企業(yè)國際化運(yùn)作的合同管理模式。隨著我國煤炭工業(yè)的發(fā)展，煤炭企業(yè)的轉(zhuǎn)型升級已是大勢所趨。傳統(tǒng)的管理模式和方法已不能滿足現(xiàn)代化煤炭企業(yè)的發(fā)展需要，特別是進(jìn)行海外投資的煤炭企業(yè)，不但要在產(chǎn)品上精雕細(xì)琢，更要在經(jīng)營管理等方面下足功夫。煤炭企業(yè)要借鑒國外的先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)特別是合同管理方面的經(jīng)驗(yàn)，居安思危，未雨綢繆，創(chuàng)建適應(yīng)我國煤炭企業(yè)國際化運(yùn)作的合同管理模式。

總體來看，煤炭行業(yè)的特殊性決定了煤炭企業(yè)的合同管理工作具有多樣性和復(fù)雜性。鑒于合同管理工作與企業(yè)生存發(fā)展的密切關(guān)系，當(dāng)前形勢下，煤炭企業(yè)更要注重強(qiáng)化合同基礎(chǔ)管理，提升合同管理水平，依法簽約，依法履行合同，建立適合企業(yè)發(fā)展的合同管理機(jī)制，最大程度地維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益，促進(jìn)企業(yè)管理水平和經(jīng)濟(jì)效益穩(wěn)步提升。

（作者單位：山東良莊礦業(yè)有限公司）

（責(zé)任編輯：古偉鋒）