楊雋

摘要：2013年12月, 財政部發(fā)布《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》，規(guī)范在政策層面實現(xiàn)了會計資料無紙化的破冰。本文對比研究我國對會計資料輸出的新舊規(guī)范要求及區(qū)別，探討會計資料無紙化時代中小企業(yè)面臨的主要問題，提出中小企業(yè)順利實現(xiàn)會計資料無紙化的建議。

關(guān)鍵詞：會計資料無紙化；信息安全；服務外包

為推動企業(yè)會計信息化，節(jié)約社會資源，提高會計軟件和相關(guān)服務質(zhì)量，規(guī)范信息化環(huán)境下的會計工作， 2013年12月, 財政部發(fā)布《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》（以下簡稱《工作規(guī)范》）， 自2014年1月6日起施行[1]?！豆ぷ饕?guī)范》中有關(guān)會計資料無紙化的有關(guān)規(guī)定，盡管內(nèi)容不多，卻在政策層面實現(xiàn)了會計資料無紙化的破冰，是工作規(guī)范的重要突破之一，該規(guī)范對企業(yè)提高會計工作效率，乃至對整個社會的信息化應用的深入都將帶來深刻的影響[2]。

一、會計資料輸出新舊規(guī)范對比

（一）《會計電算化工作規(guī)范》的有關(guān)要求

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，越來越多的企業(yè)實現(xiàn)了會計電算化，利用電子計算機替代手工記賬變得越來越普遍。為了規(guī)范和推動會計電算化工作的健康穩(wěn)定發(fā)展，財政部于1996年6月頒布了《會計電算化工作規(guī)范》（本文簡稱“舊規(guī)范”），該規(guī)范對計算機內(nèi)會計數(shù)據(jù)的打印、輸出和保存提出了相應的要求，主要包括如下內(nèi)容：單位若采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲會計數(shù)據(jù)，不再定期打印輸出會計賬簿，應征得同級財政部門的同意；記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬仍需要打印輸出；期末應及時結(jié)賬并打印輸出會計報表[3]。

（二）《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》的有關(guān)要求

財政部于2013年12月發(fā)布《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》，該規(guī)范的第四十條、第四十一條對會計資料輸出做出了最新規(guī)定：企業(yè)內(nèi)部生成的會計憑證、賬簿、輔助性會計資料，以及企業(yè)獲得的需要外部單位或者個人證明的原始憑證和其他會計資料，同時滿足一定條件的，可以不輸出紙面資料。其中，會計憑證，包括原始憑證和記賬憑證，會計賬簿包括總賬、明細賬和日記賬，而輔助性會計資料則含義寬泛，包括固定資產(chǎn)卡片、項目輔助賬、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等各種會計資料。

（三）新舊對比分析

從前文所述可以看出，當企業(yè)實現(xiàn)會計電算化替代手工記賬之后，對于會計資料輸出的規(guī)定有了突破性的改變，其區(qū)別主要為如下幾個方面：

第一，企業(yè)是否可以不再定期打印輸出會計賬簿？“舊規(guī)范”要求企業(yè)應征得同級財政部門的同意。而《會計電算化工作規(guī)范》規(guī)定，只要滿足一定條件，企業(yè)即可以進行會計資料無紙化管理；

第二，記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬是否需要打印輸出？“舊規(guī)范”要求打印輸出。而《會計電算化工作規(guī)范》在一定條件下認可電子會計資料的有效性，企業(yè)可按要求進行一定范圍的無紙化管理；

第三，會計報表是否需要打印輸出？“舊規(guī)范”明確要求企業(yè)在期末應及時結(jié)賬并打印輸出會計報表。而《會計電算化工作規(guī)范》對于可以無紙化管理的內(nèi)部生成會計資料有明確界定，包括會計憑證、賬簿和輔助性會計資料，沒有提及會計報表，本文認為，會計報表作為企業(yè)財務報告的重要組成部分，是綜合全面反映企業(yè)財務狀況、經(jīng)營成果、現(xiàn)金流量的重要文件，企業(yè)按時打印輸出還是必要的。

二、會計資料無紙化時代中小企業(yè)面臨的主要問題

隨著信息技術(shù)及會計電算化的發(fā)展，會計資料無紙化是一種必然趨勢，這不僅有利于生態(tài)環(huán)保、降低企業(yè)及社會費用，也有利于提高工作效率及便捷程度、方便信息的溝通與交流。

會計資料無紙化時代的來臨，中小企業(yè)將主要面臨以下問題：

（一）會計信息安全

實現(xiàn)會計資料無紙化的前提條件是要保證電子信息的安全存儲與獲取。會計信息化后，會計處理的許多具體過程無形化，導致會計人員、審計人員、稅務人員、債權(quán)人、股權(quán)人等相關(guān)人員無法直接獲取有形的實物性的會計資料，這有悖于人們長期以來的習慣，使得人們對會計資料不確定性的感覺增強。此外，大量的會計原始數(shù)據(jù)和報表均存儲在計算機硬盤上的數(shù)據(jù)量大，如果存放數(shù)據(jù)的介質(zhì)如硬盤、軟盤、光盤、磁帶等不慎造成損壞，則造成的損失是不可挽回的[4]。

（二）人才支持

企業(yè)要實現(xiàn)會計資料無紙化，首先要深刻領(lǐng)會《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》的相關(guān)規(guī)定，明確本企業(yè)會計資料哪些可以實現(xiàn)無紙化管理，哪些必須有紙化打印并保存；其次，會計資料無紙化后，許多會計信息的獲取和查詢需要通過計算機系統(tǒng)或網(wǎng)絡系統(tǒng)，這就要求企業(yè)工作人員不僅要精通財務會計知識，而且要掌握計算機及網(wǎng)絡相關(guān)知識，也就是說，中小企業(yè)應擁有這種復合型人才。

（三）企業(yè)內(nèi)部控制的跟進與完善

會計信息化的發(fā)展使企業(yè)各部門、各崗位的業(yè)務流、資金流、信息流充分地交流與共享，為保證信息化的健康發(fā)展，企業(yè)必須建立并實施完善的內(nèi)部控制制度，如防止對信息不正常的篡改、防止某些人員的越權(quán)業(yè)務處理、防止會計信息及商業(yè)秘密的泄露等。

（四）資金的制約

事實上，由干本身經(jīng)濟業(yè)務不多、會計專業(yè)及計算機人才不足等原因，許多中小企業(yè)并沒有實現(xiàn)會計電算化。而實現(xiàn)會計資料無紙化管理的前提是實現(xiàn)會計電算化，為實現(xiàn)這一目標，中小企業(yè)除了在人力資源方面增加投入外，還必須購入商業(yè)會計軟件，這也將增加企業(yè)的資金負擔。

三、中小企業(yè)順利實現(xiàn)會計資料無紙化的建議

（一）保障會計信息安全

無紙化會計信息一般保存在硬盤、光盤等存儲介質(zhì)中，企業(yè)需保障會計信息安全。中小企業(yè)可增配專業(yè)管理人員、建立相關(guān)備份、保管的物理設備，并加強內(nèi)部控制，加強檔案管理，防止會計信息遭受破壞。此外，目前的許多商業(yè)軟件供應商在提供管理軟件的同時，也提供有關(guān)的數(shù)據(jù)備份、儲存、保管等服務，中小企業(yè)可借助于軟件供應商，保障會計信息的安全。

（二）服務外包可達到加強管理降低成本的目的

世界上最大的管理外包服務提供商之一畢博管理咨詢公司認為服務外包有助于企業(yè)利用外部專業(yè)服務商的知識勞動力，將有限資源專注于核心競爭力，從而達到降低成本、提高效率的作用。中小企業(yè)在發(fā)展過程中，往往受限于業(yè)務規(guī)模、資金規(guī)模、人員配置等，不能保障本企業(yè)會計資料無紙化的充分發(fā)展。事實上，中小企業(yè)可利用正規(guī)的代理記賬機構(gòu)進行會計處理、利用軟件供應商進行數(shù)據(jù)備份與保管，這樣，可大大降低軟件購買、維護、人員配備等相關(guān)費用。此外，部分省市相關(guān)政府部門也對中小企業(yè)會計信息化提供了幫助，如上海市財務會計管理中心組織開發(fā)了《小微企業(yè)會計核算軟件》，并免費向本市小微企業(yè)提供使用，因此，企業(yè)也應充分利用政府提供的幫助，達到加強自身管理、降耗增效的作用。

（三）加速人才培養(yǎng)

人才是企業(yè)長久發(fā)展最寶貴的資源，會計資料無紙化要求企業(yè)擁有既精通會計知識又掌握信息技術(shù)的復合型人才，從企業(yè)長遠發(fā)展來看，中小企業(yè)應加強人力資源投入，為員工創(chuàng)造良好的成長環(huán)境，培養(yǎng)人才并留住人才。此外，企業(yè)內(nèi)控及日常管理制度的合理制定、有效實施及嚴格考核等，也需要專業(yè)人才自始至終的參與。

（四）加強與外部審計監(jiān)督等部門的配合

企業(yè)會計信息化的健康發(fā)展及會計資料無紙化實現(xiàn)，離不開企業(yè)經(jīng)營者及相關(guān)主管部門的支持。由于2014年是《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》實施的第一年，中小企業(yè)會計資料無紙化工作在具體實施過程中，可能會碰到一些問題，外部審計監(jiān)督等部門要開展工作，會對會計資料的獲取與查詢有一定的要求，企業(yè)通過與外部審計等部門的工作配合，能更好地加強對工作規(guī)范的理解與把握，提升企業(yè)管理水平。

參考文獻：

[1]財政部，關(guān)于印發(fā)《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》的通知，財會[2013]20號

[2]財政部，會計資料無紙化政策破冰——企業(yè)會計信息化工作規(guī)范解讀之一，http://kjs.mof.gov.cn

[3]財政部，會計電算化工作規(guī)范， 財會字[1996]17號

[4]吳翔宇.加強企業(yè)會計電算化內(nèi)部控制的幾點建議[J]，遼寧行政學院學報，2006年（2）