關(guān)鍵詞：高校圖書館；檔案；管理；利用

摘要：高校圖書館借閱檔案含有豐富的讀者信息，能為圖書館工作提供參考。文章論述了讀者借閱檔案的管理方法，探討了它在圖書館文獻(xiàn)采訪、藏書建設(shè)、讀者工作等方面的價值。

中圖分類號：G252文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1003-1588（2014）04-0046-03

收稿日期：2014-03-18

作者簡介：史明文(1972-)，首都師范大學(xué)歷史學(xué)院副研究館員。

*本文為首都師范大學(xué)2012年教改項目“圖書館與教學(xué)單位資源共享模式探研——以古舊文獻(xiàn)利用為例”的階段性成果之一，項目號：201204。筆者長期從事圖書館古籍及民國書刊的管理與借閱工作，在工作中逐漸認(rèn)識到讀者借閱檔案的價值，有意識地管理、利用這些資料，為日常工作服務(wù)，積累了一些經(jīng)驗，撰成此文。筆者以圖書館古籍及民國文獻(xiàn)的讀者信息為例，來探討讀者借閱檔案的管理與利用，以期拋磚引玉，引起圖書館工作者對讀者借閱檔案的重視，充分發(fā)揮其價值。

1讀者借閱檔案的管理

古籍及民國書刊（包括影印的）是高校圖書館的重要館藏之一，在文科類學(xué)科較強的高校，此類文獻(xiàn)利用率很高。目前，圖書館的古籍及民國書刊基本是閉架閱覽，讀者先填寫索書單，然后由工作人員去書庫提書，讀者閱覽完畢，索書單就定期銷毀。筆者在圖書館主要負(fù)責(zé)本館古舊文獻(xiàn)的管理與借閱服務(wù)，又兼作學(xué)科館員、信息參考服務(wù)、文獻(xiàn)采訪等工作，發(fā)現(xiàn)讀者借閱信息對圖書館工作很有價值，就改變銷毀讀者借閱檔案的做法，保存、分析、利用這些檔案，為工作服務(wù)，逐漸摸索出一套管理讀者借閱檔案的方法。

1.1分類保存

圖書館每天都有大量讀者借閱信息，這些信息只有時間先后順序，要想很好地管理與利用，必須對它們進(jìn)行分類。分類的方法很多，就古籍與民國文獻(xiàn)而言，可以把這些借閱信息首先分為本校讀者與校外讀者。校外讀者借閱的文獻(xiàn)一般來說比較少見，應(yīng)該引起重視，加強管理與保護(hù)。校內(nèi)讀者可以先按照系別分類，如：哲學(xué)系、中文系、歷史系、教育系、社會學(xué)系等，然后在系別之下分教師檔案與學(xué)生檔案，每一類別按照借閱時間先后排列，這樣就把零亂的信息有序化，便于保存與查閱。將讀者借閱信息分類后，積累到一定數(shù)量，就要裝訂歸檔，妥善保存。對于特殊讀者，如：知名教授、為特定課題而搜集資料的讀者，可以把其借閱信息抽出來單獨建檔，這類檔案價值要大于一般的讀者。

1.2定期整理

保存讀者借閱檔案的目的在于利用這些信息為圖書館工作服務(wù)，積累到一定數(shù)量就要進(jìn)行整理，分析這些信息的用途，把與當(dāng)前工作關(guān)系緊密的信息做標(biāo)注，或提取出來，以備利用。所謂定期整理，就是根據(jù)工作實際情況，以一天、一周、一個月或者更長時間為單位，把這些借閱檔案分類保存，并分析其價值。筆者通過幾年的實踐，把整理分為三步：第一步是每天下班前把當(dāng)天的讀者借閱檔案分類歸檔，以免丟失。第二步是每月底把本月的讀者借閱檔案檢查一遍，特殊的信息保留原件，普通的信息留存電子版，紙本的檔案剔除，暫時存放。第三步是每半年徹底清理一次，特殊信息裝訂留檔，普通信息紙本銷毀，保留電子版，并對這些信息認(rèn)真分析，撰寫工作日志，以備利用時查閱。整理檔案的過程也是分析這些信息、為利用提供思路的過程，如果不整理，這些檔案就是一堆廢紙，沒有價值，整理檔案是利用這些信息的關(guān)鍵。

1.3根據(jù)價值留檔

讀者借閱檔案的價值不同，其留檔方式也不一樣，普通讀者保留電子檔案即可，知名學(xué)者要保留原件。紙本的讀者借閱檔案數(shù)量太多，沒有必要全部保存，把他們轉(zhuǎn)化為電子版，既便于查詢、利用，又節(jié)省空間，可以長期保存。但對一些知名學(xué)者或研究重要課題查閱文獻(xiàn)時所留下的借閱檔案，要保存原件，這些檔案既有學(xué)術(shù)信息，將來可能還具有文物價值。電子版的檔案，要記錄全紙本檔案中的信息，如：讀者姓名、時間、系別、身份、索書號、書名、備注等，盡可能地反映出原始檔案的面貌。特殊的紙本檔案，要裝訂成冊，編制目錄，以備利用。

1.4豐富附加信息，積累學(xué)術(shù)信息

借閱檔案反映了讀者信息和學(xué)術(shù)信息，但這些信息還需要進(jìn)一步完善，我們在工作中要利用借閱檔案，盡量豐富讀者的信息，如：讀者的研究方向、課題的進(jìn)展情況、該文獻(xiàn)的價值及研究概況等，在留檔時，也要把這些與借閱檔案有關(guān)的信息附在檔案中，這些附加信息的價值有時更大。附加信息一般從兩個途徑獲得：一是，讀者借閱時對文獻(xiàn)的評論，如：該文獻(xiàn)的價值、傳世情況、優(yōu)缺點等，館員要留意讀者的這些言論，及時記錄下來，附在檔案中。二是，館員要主動向讀者請教與所借文獻(xiàn)相關(guān)的問題，如：借閱該文獻(xiàn)是教學(xué)需要，還是科研需求等。對于教師圍繞課題查閱文獻(xiàn)，研究生圍繞畢業(yè)論文查閱文獻(xiàn)的情況要特別留意，這些情況可以跟蹤服務(wù)。

讀者借閱檔案的保存與整理方法可以因人而異，但一定要有切實可行的規(guī)章制度，能夠做到“按照規(guī)范性的原則，依據(jù)不同層次設(shè)計分卷，分類入檔，并制定明晰的索引”，［1］還要有讀者借閱檔案是圖書館“活的資本”、“文件管理旨在促進(jìn)機構(gòu)業(yè)務(wù)活動日常開展的服務(wù)觀念”，［2］而且能持之以恒，堅持不懈地做下去。

2讀者借閱檔案的利用

2.1文獻(xiàn)采訪工作的依據(jù)

史明文：高校圖書館讀者借閱檔案管理與利用初探*史明文：高校圖書館讀者借閱檔案管理與利用初探*文獻(xiàn)采訪是圖書館的基礎(chǔ)工作，影響著圖書館的藏書質(zhì)量與文獻(xiàn)信息資源提供水平。圖書館訂購文獻(xiàn)，無論是紙本書刊還是電子資源，都要有讀者的需求作依據(jù)，特別是購買貴重圖書或數(shù)據(jù)庫時，要進(jìn)行論證，讀者借閱檔案是一種有力的證據(jù)。通過讀者借閱檔案，可以知道讀者需要什么樣的文獻(xiàn)資源，合理利用資金，購買讀者最需要的文獻(xiàn)資源。讀者借閱檔案還可以為購買電子文獻(xiàn)作參考。如果某些紙本文獻(xiàn)需求量大，就應(yīng)該考慮購買電子版，我館購買“晚清期刊全文數(shù)據(jù)庫”、“大成老舊刊全文數(shù)據(jù)庫”、“民國時期期刊全文數(shù)據(jù)庫（1911～1949）”等數(shù)據(jù)庫就參考了讀者借閱檔案的數(shù)據(jù)。根據(jù)統(tǒng)計，讀者對晚清、民國的報紙、期刊需求較大，而我館收藏的此類文獻(xiàn)破損嚴(yán)重，且數(shù)量較少，建議購買含有晚清、民國報刊的數(shù)據(jù)庫。這些數(shù)據(jù)庫購買后，利用率很高，既方便了讀者，也有效地保護(hù)了館藏紙本文獻(xiàn)。此外，通過讀者借閱檔案，還可以跟蹤文獻(xiàn)的利用情況，對文獻(xiàn)采訪進(jìn)行評價。“文獻(xiàn)利用率高低是對采訪質(zhì)量、文獻(xiàn)結(jié)構(gòu)等方面的綜合反映。一般來說，文獻(xiàn)利用率越高，說明采訪工作符合讀者的需要，說明文獻(xiàn)的知識信息被開發(fā)、被利用得越充分，其質(zhì)量也就越高。”［3］評價文獻(xiàn)采訪的指標(biāo)很多，文獻(xiàn)利用率應(yīng)該是核心的指標(biāo)之一，利用讀者借閱檔案來統(tǒng)計文獻(xiàn)利用率是最重要的方法。

2.2促進(jìn)圖書館藏書建設(shè)

圖書館藏書建設(shè)是借閱服務(wù)的基礎(chǔ)，而借閱服務(wù)又可以促進(jìn)藏書建設(shè)，反饋出藏書建設(shè)工作中存在的一些問題。讀者借閱檔案是借閱服務(wù)的原始記錄，研究這些信息，能為藏書建設(shè)提供參考。如在文獻(xiàn)典藏方面，盡管當(dāng)前多數(shù)圖書館已經(jīng)實現(xiàn)了藏借閱一體化的模式，正在改變過去重藏輕用的觀念，但由于圖書館空間的限制及文獻(xiàn)的種類、價值等因素的影響（如：古籍、民國書刊、內(nèi)部材料等），圖書館還無法把全部文獻(xiàn)實行開架閱覽，需要設(shè)置一些特殊的書庫，由圖書館員為讀者提取需要的文獻(xiàn)。文獻(xiàn)利用率高，在排架時就要考慮方便提取，在條件允許的情況下，應(yīng)該把借閱量大的文獻(xiàn)提到開架閱覽室，或購買影印本及其他版本加以替代。如何準(zhǔn)確統(tǒng)計文獻(xiàn)的利用率，讀者借閱檔案是最重要的依據(jù)。在文獻(xiàn)剔除時，讀者借閱檔案也有參考價值。剔除文獻(xiàn)的方法很多，但“必須符合藏書建設(shè)的規(guī)律。必須有利于藏書的補充，它不但要完成把無用圖書剔除出去的工作，而且還要知道什么圖書正在積極利用之中”。［4］怎么才能知道文獻(xiàn)的價值如何，讀者借閱檔案也有體現(xiàn)，借閱率高的文獻(xiàn)一定有價值，有些借閱檔案的附加信息中也會簡略說明文獻(xiàn)的價值。

2.3讀者工作參考資料

圖書館讀者工作的核心是為讀者服務(wù)，滿足他們對文獻(xiàn)信息資源的需求。讀者借閱檔案記錄著豐富的信息，這些信息為圖書館員了解讀者的學(xué)習(xí)、教學(xué)、科研及興趣愛好提供了參考，有助于全面了解讀者的情況，有針對性地為他們提供服務(wù)。圖書館讀者工作需要創(chuàng)新理念，“這關(guān)系到圖書館服務(wù)適應(yīng)社會需要，與時俱進(jìn)，關(guān)系到服務(wù)質(zhì)量和水平的提升，甚至關(guān)系到圖書館的長久發(fā)展”。［5］但創(chuàng)新服務(wù)不是空中樓閣，更不是標(biāo)新立異，需要研究文獻(xiàn)資源、服務(wù)對象等基本要素，讀者借閱檔案既能提供館藏文獻(xiàn)信息，又有讀者信息，是探討圖書館讀者工作的重要資料。深入研究讀者的借閱檔案，有利于探索讀者工作的服務(wù)模式，與讀者建立長期、暢通的聯(lián)系，發(fā)展和諧、友好關(guān)系，從而實現(xiàn)資源共享，合作共贏。

2.4了解學(xué)校師生科研動態(tài)

圖書館是學(xué)校信息資源的總樞紐，為教學(xué)科研提供文獻(xiàn)資源保障，只有了解師生的教學(xué)和科研情況，才能更好地履行這一職責(zé)。分析讀者借閱檔案，可以了解學(xué)校教學(xué)科研情況。教師研究課題，或?qū)W生作畢業(yè)論文，一定會在借閱的文獻(xiàn)上有所體現(xiàn)，而且有時候某一方向的研究生會圍繞著教師的課題作畢業(yè)論文，其論文就是課題的一部分。摸清學(xué)校的科研情況，就可以有針對性地開展工作，圖書館的文獻(xiàn)購置、讀者服務(wù)、學(xué)科館員等工作就能有的放矢。比如：筆者通過分析師生的借閱文獻(xiàn)檔案發(fā)現(xiàn)歷史系的師生借閱西北史地文獻(xiàn)較多，懷疑有人做這方面的課題，通過詢問，得知歷史系文獻(xiàn)學(xué)專業(yè)有一項研究新疆文獻(xiàn)的課題，該專業(yè)的研究生多圍繞著新疆文獻(xiàn)選題，就有意識地搜集與課題有關(guān)的信息提供給師生，并建議圖書館購買了《新疆史志》《中國西北文獻(xiàn)叢書》《中國新疆地方經(jīng)典資料集成》《清朝治理新疆方略匯編》等大型圖書，為他們查閱文獻(xiàn)提供方便。

2.5學(xué)科館員必備的參考資料

學(xué)科館員不但需要具備較高的專業(yè)素質(zhì)，而且要熟悉館藏、了解讀者，善于發(fā)現(xiàn)讀者的需求。學(xué)科館員應(yīng)該嘗試著通過借閱檔案來尋求與讀者交流的途徑，建立互動關(guān)系。讀者借閱檔案包含了讀者的基本情況、研究領(lǐng)域、文獻(xiàn)需求等信息，為學(xué)科館員提供寶貴資料。借助借閱檔案提供的信息與讀者建立起融洽關(guān)系，還可以由點及面，逐步與院系師生建立起交流網(wǎng)絡(luò)。如果能與一位教師溝通好，就能通過他與他的同事、研究生，甚至本科生建立起良好的關(guān)系，便于學(xué)科館員工作的開展。由于學(xué)科館員在各高校圖書館的具體工作情況不一樣，獲得讀者借閱檔案的途徑也不同，有些學(xué)科館員在一線從事讀者借閱服務(wù)，可以直接獲得讀者借閱檔案信息；有些學(xué)科館員不從事借閱工作，可以通過圖書館相關(guān)部分協(xié)調(diào)，指導(dǎo)相關(guān)館員對讀者借閱檔案建檔，共享這些信息資源。

讀者借閱檔案是圖書館很有價值的信息，有待于深入開發(fā)研究。目前，有些學(xué)者呼吁高校圖書館應(yīng)該讓讀者參與文獻(xiàn)的采購，國外圖書館界也在嘗試一種新的資源建設(shè)模式——讀者決策采購。［6］這種模式自2011年以來，在國內(nèi)也日益受到關(guān)注，已有三十余篇研究論文。讀者決策采購實際上就是利用讀者借閱檔案的部分價值，依托現(xiàn)代通訊技術(shù)，［7］通過特定的圖書館應(yīng)用系統(tǒng)軟件來滿足讀者的文獻(xiàn)需求，是讀者借閱信息的深加工。

3結(jié)語

讀者借閱檔案是圖書館的資源之一，只要我們重視這種資源的保存、研究和開發(fā)，就能充分發(fā)揮它的價值，促進(jìn)圖書館資源建設(shè)、讀者服務(wù)、信息參考咨詢等工作。在保存和利用讀者借閱檔案時，我們應(yīng)該結(jié)合圖書館工作的實際情況，調(diào)動各部門的積極性，利用新技術(shù)，發(fā)掘其深層價值。

參考文獻(xiàn):

［1］胡朝霞.圖書館借閱檔案管理探析［J］.河南圖書館學(xué)刊，2008(2)：115.

［2］馬林青.中國檔案分類與西方文件分類比較研究［J］.檔案學(xué)研究，2011(6)：16.

［3］陳學(xué)清，賈朝霞.高校圖書館文獻(xiàn)采訪績效評價指標(biāo)體系構(gòu)建［J］.圖書館理論與實踐，2010(5)：84.

［4］張清允，姚孟臣.文獻(xiàn)剔除方法初探［J］.北京大學(xué)學(xué)報（自然科學(xué)版），1994(5)：618.

［5］柯平.當(dāng)代圖書館服務(wù)的10個理念——新圖書館服務(wù)論之二［J］.圖書館建設(shè)，2006(4)：5.

［6］劉華.以讀者為主導(dǎo)的文獻(xiàn)資源建設(shè)——美國學(xué)術(shù)圖書館讀者決策采購（PDA）研究［J］.圖書情報工作，2012(5)：89—93.

［7］張甲，胡小菁.讀者決策的圖書館藏書采購——藏書建設(shè)2.0版［J］.中國圖書館學(xué)報，2011(2)：36-39.

（編校：崔萌）