蔡宏雁

機(jī)械制造業(yè)基于ERP系統(tǒng)的采購(gòu)內(nèi)部控制研究

蔡宏雁

在我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的條件下，機(jī)械制造業(yè)的發(fā)展既要完善企業(yè)的內(nèi)控制度，還要開(kāi)展有效的保障手段。本文對(duì)機(jī)械制造業(yè)ERP系統(tǒng)的內(nèi)部控制應(yīng)用現(xiàn)狀進(jìn)行分析，提出了機(jī)械制造業(yè)基于ERP系統(tǒng)的采購(gòu)內(nèi)部控制研究，希望機(jī)械制造業(yè)可以通過(guò)ERP系統(tǒng)的建立，實(shí)現(xiàn)企業(yè)采購(gòu)內(nèi)部的控制，由管理要效益，提高機(jī)械制造業(yè)管理水平與競(jìng)爭(zhēng)力。

機(jī)械制造業(yè)；ERP系統(tǒng)；采購(gòu)內(nèi)部控制

改革開(kāi)放發(fā)展到今天，已經(jīng)取得了令人矚目的成就。我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和進(jìn)步伴隨著企業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步，發(fā)展到今天，企業(yè)的內(nèi)部控制已經(jīng)成為企業(yè)發(fā)展的重點(diǎn)。經(jīng)濟(jì)發(fā)展過(guò)程也是企業(yè)進(jìn)行內(nèi)部控制的建立與完善過(guò)程。我國(guó)發(fā)布的企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范包括了企業(yè)資金、實(shí)物和人力等業(yè)務(wù)，企業(yè)已經(jīng)相繼建立起內(nèi)部控制的制度。但是，仍有很多企業(yè)由于內(nèi)部控制的失敗而使企業(yè)的發(fā)展受挫，甚至出現(xiàn)倒閉。有效的內(nèi)部控制一定要落實(shí)在企業(yè)的生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)中，ERP系統(tǒng)可以在系統(tǒng)內(nèi)幫助企業(yè)解決存在的管理問(wèn)題，完成數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)共享，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)的全程監(jiān)控。

一、機(jī)械制造業(yè)應(yīng)用ERP系統(tǒng)進(jìn)行內(nèi)部控制的現(xiàn)狀

1.應(yīng)用ERP完成對(duì)機(jī)械制造企業(yè)的內(nèi)部控制與管理

ERP系統(tǒng)對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，最大變革和影響就是通過(guò)信息技術(shù)的利用，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部資源共享與協(xié)同，可以加強(qiáng)資源各環(huán)節(jié)的管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)業(yè)務(wù)的對(duì)接，提高生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)的效率，降低成本，促進(jìn)企業(yè)的盈利能力。應(yīng)用ERP系統(tǒng)過(guò)程中，機(jī)械制造企業(yè)的內(nèi)部控制主要表現(xiàn)在采購(gòu)的環(huán)節(jié)和庫(kù)存的管理環(huán)節(jié)、生產(chǎn)管理的環(huán)節(jié)。

采購(gòu)環(huán)節(jié)的控制：采購(gòu)是企業(yè)進(jìn)銷進(jìn)口管理，也是企業(yè)資金流起點(diǎn)，關(guān)系到企業(yè)效益和采購(gòu)成本和盈利能力，也關(guān)系到企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，可見(jiàn)，采購(gòu)環(huán)節(jié)十分重要，所以，需要加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)環(huán)節(jié)的管理與控制。

2.采購(gòu)需求的控制

機(jī)械制造企業(yè)進(jìn)行原材料的采購(gòu)是為了保證生產(chǎn)，其次才是為了庫(kù)存?zhèn)溆?，所以，一定要充分考慮企業(yè)生產(chǎn)與倉(cāng)儲(chǔ)等部門(mén)需求，由需求確定供給。企業(yè)的管理模式就要建立起以實(shí)際需求作為導(dǎo)向的模式進(jìn)行采購(gòu)，既要考慮需求，也要避免企業(yè)的盲目采購(gòu)，發(fā)生庫(kù)存的積壓和資金被占用的情況。通過(guò)需求的流轉(zhuǎn)，把采購(gòu)的需求傳遞至采購(gòu)部門(mén)。

3.對(duì)采購(gòu)供應(yīng)商與采購(gòu)價(jià)格進(jìn)行控制

對(duì)采購(gòu)供應(yīng)商信譽(yù)和質(zhì)量做出評(píng)級(jí)，選出合格供應(yīng)商，加強(qiáng)供應(yīng)商材料價(jià)格的監(jiān)管和控制，在價(jià)格上降低企業(yè)的成本，避免人為因素影響供應(yīng)商的選擇，導(dǎo)致企業(yè)的資源浪費(fèi)。

4.做好采購(gòu)付款控制

對(duì)供應(yīng)商付款的方式與期限要制定嚴(yán)密計(jì)劃，使付款資金保證合理化。做好ERP庫(kù)存的管理和控制，明確機(jī)械制造企業(yè)生產(chǎn)存量，進(jìn)行存量監(jiān)控，在采購(gòu)計(jì)劃中完成預(yù)先控制，通過(guò)實(shí)時(shí)的查詢，了解企業(yè)庫(kù)存量與材料來(lái)源。ERP要做好生產(chǎn)管理環(huán)節(jié)管理和控制，生產(chǎn)材料的監(jiān)管更有利于企業(yè)生產(chǎn)成本控制，確定材料數(shù)額與損耗率，完成企業(yè)材料的控制，防止材料浪費(fèi)。

二、機(jī)械制造企業(yè)基于ERP系統(tǒng)的采購(gòu)內(nèi)部控制研究

1.選擇ERP系統(tǒng)

機(jī)械制造企業(yè)要做好企業(yè)的相關(guān)問(wèn)題調(diào)查與分析，再進(jìn)行ERP系統(tǒng)的選擇。要明確企業(yè)需要解決的問(wèn)題，ERP系統(tǒng)是否可以解決這些問(wèn)題，而企業(yè)的財(cái)力、物力和人力等方面能否支持ERP的實(shí)施等。

企業(yè)只有了解管理中存在的問(wèn)題，才能降低引入ERP系統(tǒng)管理帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)，選擇實(shí)踐驗(yàn)證的技術(shù)軟件，根據(jù)企業(yè)技術(shù)與管理人員的水平，確定相應(yīng)咨詢服務(wù)，減少實(shí)施中出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)。

2.企業(yè)文化要適應(yīng)ERP系統(tǒng)

ERP起源于西方，我國(guó)企業(yè)很容易出現(xiàn)對(duì)ERP文化的不適應(yīng)和抵觸。所以，企業(yè)引進(jìn)ERP系統(tǒng)后，一定要建立起適應(yīng)的企業(yè)文化。把ERP上升為文化理念，使員工重視ERP應(yīng)用。企業(yè)各部門(mén)也要加強(qiáng)聯(lián)系和合作，保證企業(yè)整體利益，重視ERP實(shí)施過(guò)程中的企業(yè)制度建設(shè)，加強(qiáng)對(duì)員工專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)。企業(yè)要把ERP實(shí)施提高到企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展決策需要的高度，制定出企業(yè)長(zhǎng)期的發(fā)展目標(biāo)。

3.ERP接軌和企業(yè)業(yè)務(wù)流程的重組

實(shí)施ERP可以優(yōu)化企業(yè)的業(yè)務(wù)流程，提高企業(yè)內(nèi)部的控制能力。通過(guò)信息化的手段，代替?zhèn)鹘y(tǒng)的人工控制，使企業(yè)動(dòng)作模式重組，和ERP系統(tǒng)進(jìn)行融合，將結(jié)果控制轉(zhuǎn)化成系統(tǒng)的技術(shù)控制。把企業(yè)信息數(shù)據(jù)和ERP系統(tǒng)完成接軌，通過(guò)數(shù)據(jù)輸入進(jìn)ERP系統(tǒng)內(nèi)，完成數(shù)據(jù)的收集與傳遞，降低人為干預(yù)的機(jī)率，提高數(shù)據(jù)收集的效率，實(shí)現(xiàn)ERP對(duì)企業(yè)的內(nèi)部控制。

以ERP采購(gòu)業(yè)務(wù)流程為例。ERP系統(tǒng)的實(shí)施改變了企業(yè)業(yè)務(wù)流程，使企業(yè)人力資源和財(cái)務(wù)、銷售等進(jìn)行集成管理，完成跨部門(mén)的業(yè)務(wù)處理。ERP系統(tǒng)采購(gòu)內(nèi)部控制是以采購(gòu)管理與應(yīng)付賬款這兩個(gè)子系統(tǒng)來(lái)構(gòu)成，采購(gòu)作業(yè)和存貨管理也有一定的關(guān)系，采購(gòu)業(yè)務(wù)成本可以說(shuō)是由存貨管理質(zhì)量來(lái)決定的。

采購(gòu)環(huán)節(jié)體現(xiàn)了企業(yè)的價(jià)值，而采購(gòu)的成本會(huì)影響企業(yè)的最終利潤(rùn)。所以，采購(gòu)子系統(tǒng)屬于ERP十分重要的一部分?？梢员Ｕ掀髽I(yè)的信息流動(dòng)，減少成本，提高企業(yè)的資金利用率。ERP系統(tǒng)的采購(gòu)控制也是從企業(yè)生產(chǎn)部門(mén)物資的需要出發(fā)，完成企業(yè)物資采購(gòu)與規(guī)劃的活動(dòng)。

基于ERP系統(tǒng)下采購(gòu)內(nèi)部控制是根據(jù)采購(gòu)的計(jì)劃在提出請(qǐng)購(gòu)后，經(jīng)過(guò)審核，以ERP系統(tǒng)請(qǐng)購(gòu)價(jià)格，生成采購(gòu)訂單，按照訂單的內(nèi)容完成供應(yīng)商貨物的數(shù)量點(diǎn)收與質(zhì)量驗(yàn)收，物資驗(yàn)收合格可以入庫(kù)，如果不合格就要進(jìn)行退貨處理。

4.做好ERP系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)控制

ERP在實(shí)施過(guò)程中會(huì)面臨很多風(fēng)險(xiǎn)，而企業(yè)也要加強(qiáng)ERP的風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與預(yù)防。通過(guò)對(duì)信息技術(shù)安全監(jiān)控，運(yùn)用計(jì)算機(jī)監(jiān)控的技術(shù)，對(duì)部門(mén)管理進(jìn)行權(quán)限的設(shè)置，使數(shù)據(jù)不能在部門(mén)間實(shí)現(xiàn)隨意訪問(wèn)和修改，保證信息數(shù)據(jù)完整與安全。對(duì)數(shù)據(jù)的訪問(wèn)要設(shè)置單獨(dú)崗位，和操作權(quán)限分離。雖然企業(yè)引進(jìn)ERP系統(tǒng)會(huì)存在一定風(fēng)險(xiǎn)，經(jīng)過(guò)企業(yè)各部門(mén)的配合，對(duì)員工進(jìn)行思想上的引導(dǎo)，以技術(shù)培訓(xùn)和企業(yè)政策激勵(lì)等措施，提高員工工作積極性，支持企業(yè)變革。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，采購(gòu)的內(nèi)部控制可以保證企業(yè)得到高質(zhì)量生產(chǎn)物料，基于ERP采購(gòu)的控制管理，可以建立起采購(gòu)中心，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行集中管理，對(duì)采購(gòu)流程進(jìn)行規(guī)范與變革，按照ERP物料的需求，對(duì)采購(gòu)進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)控和管理，節(jié)省采購(gòu)時(shí)間與中間環(huán)節(jié)，提高采購(gòu)效率，滿足機(jī)械制造企業(yè)對(duì)物料采購(gòu)的需求與內(nèi)部控制。

[1]陳林峰.ERP系統(tǒng)下購(gòu)貨與付款業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制設(shè)計(jì)[J].財(cái)務(wù)與會(huì)計(jì)，2012（1）：27-28.

[2]時(shí)遇輝.在ERP平臺(tái)上基于供應(yīng)鏈的采購(gòu)業(yè)務(wù)流程重組創(chuàng)新［J］.中國(guó)管理信息化，2013（8）：12-14.

[3]王淦，趙武，蔣玉明.ERP模式下的采購(gòu)管理系統(tǒng)的研究與開(kāi)發(fā)[J].四川大學(xué)學(xué)報(bào)，2011（5）.

（作者單位：福建龍基機(jī)械設(shè)備制造有限公司）