梁雁容

摘 要：聲像檔案由于具有圖文并茂和形象直觀等特點(diǎn)，被廣泛應(yīng)用在醫(yī)院管理工作中。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院聲像檔案數(shù)量也有了一定的提高，但存在著多頭管理、職責(zé)不清、收集缺失、記錄不完整、制作不齊全、制度落實(shí)不到位和管理不規(guī)范等問(wèn)題。只有建立健全聲像檔案收集、管理、開發(fā)和利用制度，建立與其他信息管理融合的一體化管理模式，才能解決這些問(wèn)題，進(jìn)一步推進(jìn)醫(yī)院聲像檔案管理的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院管理；聲像檔案；信息管理；檔案管理

中圖分類號(hào)：G275.6 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2095-6835（2014）05-0096-02

醫(yī)院已經(jīng)成為當(dāng)今社會(huì)中不可缺少的基礎(chǔ)設(shè)施，所以加強(qiáng)和提高醫(yī)院的管理水平是十分必要的，而要做好醫(yī)院的管理工作，就必須先做好醫(yī)院的檔案管理。在數(shù)字化飛速發(fā)展的今天，醫(yī)院普遍使用聲像檔案作為信息的載體，這有助于使用和查閱，但隨著聲像檔案的增多，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不適合當(dāng)下的發(fā)展，且出現(xiàn)了很多問(wèn)題，以下就這方面進(jìn)行討論分析。

1 醫(yī)院聲像檔案管理存在的問(wèn)題

1.1 檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)較低

聲像檔案有較強(qiáng)的時(shí)效性和特殊的歸檔要求。例如，照片底片需要同時(shí)歸檔，影像要輔以文字說(shuō)明，如果歸檔不及時(shí)，會(huì)給日后整理和查閱帶來(lái)很大的麻煩。檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)有限，對(duì)聲像檔案的管理心中無(wú)數(shù)，通常將聲像檔案與一般紙質(zhì)檔案同等對(duì)待。此外，管理方式落后，不能借助現(xiàn)代手段進(jìn)行管理，多數(shù)停留在簡(jiǎn)單的收集、保管階段，縮短了聲像檔案保管壽命，也影響了對(duì)其的使用。

1.2 記錄不完整，制作不齊全

記錄醫(yī)院重大社會(huì)活動(dòng)、重要會(huì)議、醫(yī)療和教學(xué)科研中的照片、錄像等各類載體聲像檔案制作不完整、不全面。特別是醫(yī)院的重點(diǎn)基建項(xiàng)目的聲像檔案，主要包括項(xiàng)目開工前的原景、招標(biāo)會(huì)議、奠基儀式和竣工驗(yàn)收等。但在實(shí)際中，往往只在基建工程開工或竣工時(shí)舉辦儀式，缺少?gòu)墓こ痰那捌?、中期和后期等環(huán)節(jié)全面拍攝的資料，造成聲像檔案不完整。

1.3 制度不完善，管理不規(guī)范

在聲像歸檔的收集范圍和移交時(shí)間等方面，沒(méi)有制訂符合案管理模式的具體要求，加之歸檔不及時(shí)，部分聲像沒(méi)有附加文字說(shuō)明或有些說(shuō)明則缺少時(shí)間或內(nèi)容，這給日后整體和查找工作帶來(lái)很多問(wèn)題。此外，涉及聲像檔案的部門較多，各部門為了方便自己使用，不愿將聲像檔案移交給其他部門，任意處置材料，致使聲像損傷或丟失。

2 提高醫(yī)院聲像檔案管理的措施

聲像檔案管理是醫(yī)院前進(jìn)和發(fā)展的見(jiàn)證者，它不僅記載了醫(yī)院的發(fā)展歷史，更重要的是反饋信息提供參考。隨著醫(yī)療衛(wèi)生體制和社會(huì)醫(yī)療保險(xiǎn)制度改革的不斷深入，對(duì)醫(yī)院檔案工作提出了新的要求。因此，要做好醫(yī)院聲像檔案管理工作，促進(jìn)醫(yī)院檔案事業(yè)的發(fā)展，就必須探索出一種醫(yī)院聲像檔案管理的新模式，以提高管理水平。

2.1 增強(qiáng)聲像檔案管理的意識(shí)

聲像檔案工作不僅是宣傳部門的工作，更是各單位甚至全社會(huì)的工作，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)都要充分重視聲像檔案工作。我們可以從以下幾方面努力：①做好聲像檔案的宣傳工作。使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和職工能夠廣泛關(guān)注該工作，提高各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員的意識(shí)，營(yíng)造良好的工作氛圍。②要善于抓住機(jī)遇。抓住機(jī)遇，結(jié)合重點(diǎn)目標(biāo)、中心工作，通過(guò)已有檔案和實(shí)際案例，發(fā)揮聲像檔案自身的宣傳教育作用。③注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全面加強(qiáng)對(duì)攝錄人員、檔案人員的專業(yè)知識(shí)和技能的培訓(xùn)，為保管好聲像檔案管理奠定基礎(chǔ)。④作為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者，要注重人才的培養(yǎng)，多途徑提高檔案管理人員素質(zhì)；檔案管理者要明確自身責(zé)任，加強(qiáng)專業(yè)培養(yǎng)，提高聲像檔案管理水平。

2.2 明確聲像檔案的收集范圍和方法

在醫(yī)院日常工作中形成且能真實(shí)反映本院各項(xiàng)工作活動(dòng)的聲像檔案或有價(jià)值的磁盤或光盤等都屬于檔案的收集對(duì)象。主要包括：①文體文件，主要是通過(guò)計(jì)算機(jī)文字處理形成的正式電子文件；②通過(guò)數(shù)碼相機(jī)拍攝的圖像文件；③各種會(huì)議或重要活動(dòng)通過(guò)視頻設(shè)備拍攝的動(dòng)態(tài)圖像文件；④多媒體文件。

2.3 健全聲像檔案管理的規(guī)章制度

強(qiáng)化聲像檔案的規(guī)范管理，從收集、整理、歸檔、移交和借閱等方面對(duì)產(chǎn)生的聲像材料規(guī)范、統(tǒng)一管理，防止分散流失。設(shè)立統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫(kù)，方便各部門使用和下載各類照片、音頻和視頻資料。任何人不得將聲像檔案據(jù)為己有，聲像檔案人員崗位變動(dòng)時(shí)，要嚴(yán)格辦理移交手續(xù)。實(shí)行分級(jí)管理，對(duì)珍貴的歷史資料列入保護(hù)范圍；醫(yī)院組織的重大活動(dòng)、會(huì)議，檔案人員應(yīng)全程參與，負(fù)責(zé)攝影錄像的人員要積極配合，共同做好各類檔案的收集歸檔工作，以確保重大活動(dòng)聲像檔案的完整、全面。

2.4 規(guī)范聲像檔案的整理、分類和編目

聲像檔案管理人員要懂得拍攝技術(shù)，并能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)有價(jià)值的聲像材料。重要的資料可以不按照規(guī)定隨時(shí)歸檔?；?xiàng)目類聲像檔案，只有將檔案管理滲透到基建項(xiàng)目建設(shè)管理全過(guò)程中，才能準(zhǔn)確把握醫(yī)院原貌的拍攝范圍。重要活動(dòng)要做好詳細(xì)的攝影計(jì)劃，活動(dòng)結(jié)束后，參與錄像、攝影的人員要及時(shí)將各類聲像材料移交入專職檔案人員。規(guī)范聲像檔案整理，底片、正片和文字說(shuō)明三部分缺一不可，綜合運(yùn)用時(shí)間、地點(diǎn)、事由、人物、背景和攝影要素等。

2.5 實(shí)現(xiàn)聲像檔案的數(shù)字化管理

采用現(xiàn)代化的設(shè)備對(duì)檔案進(jìn)行管理和開發(fā)，逐步實(shí)現(xiàn)文件電子化、文件傳遞網(wǎng)絡(luò)化、文件存儲(chǔ)數(shù)字化和文件管理動(dòng)態(tài)化的現(xiàn)代化管理方式，是今后醫(yī)院檔案管理必然的發(fā)展趨勢(shì)。當(dāng)前，醫(yī)院檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)，一方面，醫(yī)院檔案門類較多，尤其是較繁忙的醫(yī)療部門，需要保留大量的業(yè)務(wù)歸檔材料，比如有關(guān)部門、相關(guān)資料，每年幾萬(wàn)份，全部以傳統(tǒng)的方法貯存，占用庫(kù)房面積很大；另一方面，高科技的發(fā)展也使檔案載體更加豐富多樣，大部分醫(yī)院已經(jīng)嘗試應(yīng)用電子病歷。醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)借助現(xiàn)代數(shù)字、信息技術(shù)，進(jìn)一步提高聲像檔案科學(xué)管理水平，按照相關(guān)技術(shù)規(guī)范，借助計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)聲像檔案數(shù)字化處理，將聲像檔案信息的存儲(chǔ)以圖像、動(dòng)畫、視頻、音頻信息的立體化多媒體形式存儲(chǔ)和利用，成為計(jì)算機(jī)可以閱讀并且在網(wǎng)絡(luò)中傳播的數(shù)字信號(hào)。endprint

2.6 積極開發(fā)聲像檔案的價(jià)值

聲像檔案管理的最終目的是為全社會(huì)提供服務(wù)，脫離了這個(gè)目的，檔案管理便失去了存在的意義和價(jià)值。因此，要全面開發(fā)醫(yī)院聲像檔案管理，使其在醫(yī)院發(fā)展中發(fā)揮應(yīng)有的作用。加大檔案的宣傳，增加醫(yī)院?jiǎn)T工和社會(huì)公眾對(duì)檔案事業(yè)的了解，提高檔案室的影響力，增進(jìn)與公眾的親和力。在內(nèi)部宣傳的基礎(chǔ)上，還要借助媒體廣告，比如通過(guò)檔案網(wǎng)站宣傳。此外，還要借助現(xiàn)代數(shù)字和信息技術(shù)，進(jìn)一步提高聲像檔案科學(xué)管理水平。按照相關(guān)技術(shù)規(guī)范，借助計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)聲像檔案數(shù)字化處理，成為計(jì)算機(jī)可以閱讀并且在網(wǎng)絡(luò)中傳播的數(shù)字信號(hào)。在此基礎(chǔ)上，構(gòu)建涵蓋多媒體影像、文本內(nèi)容的計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)，建設(shè)數(shù)字化或虛擬的單位檔案館，實(shí)現(xiàn)資源共享、網(wǎng)絡(luò)傳播、遠(yuǎn)程檔案查詢、方便管理、延長(zhǎng)聲像檔案壽命等多種功能?？梢詮囊韵路矫骈_發(fā)聲像檔案管理的價(jià)值。

2.6.1 憑證價(jià)值

“空口無(wú)憑，立字為證”對(duì)聲像檔案來(lái)說(shuō)，這個(gè)“字”就是原來(lái)的形、聲、像。例如在科研工作過(guò)程中，科研攻關(guān)全過(guò)程、取得突破性進(jìn)展的手術(shù)過(guò)程等聲像檔案可以提供其他門類檔案無(wú)法比擬的直觀效果。

2.6.2 教育價(jià)值

開發(fā)聲像檔案，制作宣傳畫廊、宣傳片等，作為醫(yī)德、醫(yī)風(fēng)教育的教材，寓教于樂(lè)，有助于推動(dòng)醫(yī)院的精神文明建設(shè)。

2.6.3 媒介價(jià)值

聲像檔案的參考價(jià)值、憑證價(jià)值，通過(guò)開發(fā)可以轉(zhuǎn)化為媒介價(jià)值，從而承擔(dān)社會(huì)功能，即通過(guò)新聞媒體宣傳醫(yī)院，傳遞醫(yī)療、科技信息，有效地提高醫(yī)院知名度，為醫(yī)院帶來(lái)社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

3 結(jié)束語(yǔ)

總體來(lái)說(shuō)，聲像檔案使查閱更加便捷，資料更加直觀。因此，要重視聲像檔案的發(fā)展，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決聲像檔案管理中存在的問(wèn)題，盡早建立健全醫(yī)院聲像檔案收集、管理、開發(fā)、利用制度和建立醫(yī)院檔案與其他信息管理融合的一體化管理模式，使醫(yī)院聲像檔案管理形成一定的規(guī)模，為醫(yī)院今后的工作作出貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]高艷艷.醫(yī)院聲像檔案管理中存在的問(wèn)題與對(duì)策[J].中醫(yī)藥管理雜志，2008（10）.

[2]胡悅意.淺議醫(yī)院聲像檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].工會(huì)博覽·理論研究，2010（07）.

〔編輯：李玨〕

Hospital Problems and Measures that Exist in Audio and Video File Management

Liang Yanrong

Abstract： Because of illustrations and audio and video files visually， etc.， are widely used in hospital management work. With the development of science and technology， the number of hospitals has also been some audio and video files to improve， but there are multiple management， unclear， collect missing， incomplete records， production is not complete， the system may not be implemented and management is not standardized. Only by establishing a sound audio and video file collection， management， development and utilization of the system， the establishment of integration with other information management integrated management model， in order to solve these problems， to further promote the development of hospital management of audio and video files.

Key words： hospital management； audiovisual archives； information management； file managementendprint