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        論禮儀在秘書(shū)工作中的意義和關(guān)系

        2014-07-15 04:17:07薛琲娜
        卷宗 2014年5期
        關(guān)鍵詞:禮儀意義

        薛琲娜

        摘 要:禮儀是秘書(shū)人員的一種基本修養(yǎng)與技術(shù)能力,在秘書(shū)日常工作中具有十分重要的作用,它具有一定的特殊性,在關(guān)系協(xié)調(diào)、決策輔助、自身發(fā)展過(guò)程中均具有正面意義。因此,秘書(shū)要將禮儀修養(yǎng)的提升作為自身素養(yǎng)發(fā)展的必要條件。本文針對(duì)禮儀要素在秘書(shū)工作中的關(guān)系與意義作了詳細(xì)的分析與研究。

        關(guān)鍵詞:秘書(shū)工作;禮儀;意義

        中國(guó)自古以來(lái)便是“禮儀之邦”,禮儀貫穿人們社會(huì)生活的始終,在社會(huì)關(guān)系的處理中幾乎無(wú)處不在。秘書(shū)工作是一個(gè)輔助性與外向型并存的崗位,在各類公務(wù)行為中,秘書(shū)必須大量地接觸各色人等,處理各類社會(huì)關(guān)系,這些行為均具有一定的禮儀性質(zhì)。因此,作為一名合格的秘書(shū),必須能夠完成各類管理與決策工作,也要代替領(lǐng)導(dǎo)處理各類接待活動(dòng)??梢哉f(shuō),禮儀內(nèi)容與秘書(shū)工作形成了一種較為特殊的關(guān)系。

        1 禮儀內(nèi)容對(duì)于秘書(shū)工作的意義

        1.1 本身的職能作用

        自秘書(shū)工作誕生與奴隸社會(huì),在祭祀婚喪大禮中禮儀工作均由具體的對(duì)象完成,由于該項(xiàng)工作具有輔助性與潛隱性的特點(diǎn),由此便形成了秘書(shū)工作的雛形??梢哉f(shuō)自秘書(shū)工作誕生之時(shí)起,禮儀工作便貫穿其始終。由于秘書(shū)需要輔助決策與事務(wù)處理,因此秘書(shū)必須加強(qiáng)與各類社會(huì)關(guān)系的交際能力。用秘書(shū)之初,也是出于禮儀方面的考量,秘書(shū)的良好儀表、姿態(tài)、談吐等要素可以在社交活動(dòng)中給對(duì)方留下良好與深刻的印象,有助于重要工作的順利開(kāi)展。

        現(xiàn)代社會(huì)中,責(zé)任能力強(qiáng)、技術(shù)水準(zhǔn)好、辦事效率高是秘書(shū)優(yōu)秀素質(zhì)的真實(shí)體現(xiàn)。領(lǐng)導(dǎo)在選秘書(shū)的禮儀具有柔性與彈性的特點(diǎn),這與領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于工作目標(biāo)的剛性與強(qiáng)硬要求形成了互補(bǔ),可以從側(cè)面緩沖決策的重大壓力與緊迫程度。在任何文明社會(huì)形態(tài)中,禮儀均是社會(huì)群體共同的需求,所以禮儀對(duì)于秘書(shū)工作具有特殊的意義。

        1.2 公關(guān)的輔助方式

        公共關(guān)系的任務(wù)在于:采取一定的傳播或宣傳手段使得社會(huì)組織與公眾得以相互適應(yīng)與了解。秘書(shū)工作同時(shí)發(fā)揮著信息的匯聚與宣揚(yáng)的作用。因此,促進(jìn)雙方彼此間的交流與互信,樹(shù)立個(gè)人的良好形象與聲譽(yù),成為了秘書(shū)公關(guān)工作的重中之重。

        禮儀是人際交往的重要內(nèi)容,它可以拉近感情、融洽關(guān)系,促進(jìn)公共關(guān)系的和諧。所以,公共關(guān)系的處理離不開(kāi)禮儀,秘書(shū)在公關(guān)工作中需要禮儀的借助。在公關(guān)活動(dòng)中,如果在禮儀方面有所疏漏,可能會(huì)導(dǎo)致前期精良的策劃在實(shí)施過(guò)程中直接落空。從某種意義上說(shuō),公關(guān)是適用禮儀的最佳領(lǐng)域,公關(guān)事務(wù)的操作與辦理水平與禮儀的把握、領(lǐng)悟與運(yùn)用息息相關(guān)。

        另外,公共關(guān)系也是傳播社會(huì)組織信息并得到相關(guān)反饋,繼而影響最終決策的一類實(shí)務(wù)活動(dòng)。秘書(shū)在進(jìn)行公關(guān)工作中,需要借助媒介的幫助進(jìn)行信息的傳播與溝通。傳播溝通的方式較多,但最為基本的還是人際關(guān)系的傳播。人際關(guān)系的傳播是經(jīng)過(guò)人物的語(yǔ)言、神態(tài)、儀表等直覺(jué)方式或電話、書(shū)信等書(shū)面方式進(jìn)行的,而這些形式內(nèi)容都離不開(kāi)禮儀的表現(xiàn)。在公關(guān)活動(dòng)中,發(fā)揮好禮儀方面的優(yōu)勢(shì),可以充分體現(xiàn)出一個(gè)團(tuán)體或組織的實(shí)事求是、坦誠(chéng)相待的態(tài)度,這對(duì)公關(guān)工作具有相當(dāng)重要的意義。

        2 禮儀和秘書(shū)工作的關(guān)系

        2.1 與人際關(guān)系處理的關(guān)系

        秘書(shū)在自身工作過(guò)程中,與領(lǐng)導(dǎo)形成了較為緊密的固定關(guān)系,二者間也具有較強(qiáng)的工作創(chuàng)造力。禮儀的規(guī)范性可以幫助秘書(shū)把握自身的地位與行為,避免輕浮與僭越的現(xiàn)象發(fā)生,以標(biāo)準(zhǔn)的渠道進(jìn)行彼此間的信息交流。在聯(lián)系溝通中,禮儀可以幫助較為陌生的雙方消除彼此間的隔閡,增進(jìn)雙方的互信,有效提升二者的工作能力。另外,禮儀工作也是同外部交往的一個(gè)窗口,在雙方的交流中,堅(jiān)持有禮、有節(jié)、有利、的原則,透過(guò)禮儀內(nèi)容的周密性,可以摸清對(duì)方的經(jīng)營(yíng)品質(zhì),從而幫助決策層的考量。

        2.2 與輔助領(lǐng)導(dǎo)工作的關(guān)系

        領(lǐng)導(dǎo)作為工作中的決策者,具有一定的權(quán)威。在事務(wù)處理過(guò)程中,領(lǐng)導(dǎo)的身份需要有對(duì)應(yīng)的禮儀相稱。秘書(shū)的工作性質(zhì)決定了其應(yīng)當(dāng)緊貼領(lǐng)導(dǎo),直接為領(lǐng)導(dǎo)提供工作服務(wù),并在具體任務(wù)中安排必要的禮儀工作。優(yōu)秀、恰當(dāng)?shù)囟Y儀安排,便是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作的最有效的輔助,也是秘書(shū)工作素質(zhì)的標(biāo)桿。禮儀內(nèi)容的具體安排往往具有瑣碎性、周密性的特點(diǎn),這需要秘書(shū)全力的工作投入。與公關(guān)禮儀工作相對(duì)應(yīng)的便是秘書(shū)工作的潛隱性,領(lǐng)導(dǎo)在具體工作中需要秘書(shū)的前期周密準(zhǔn)備,秘書(shū)在完成相關(guān)工作后需要及時(shí)退場(chǎng),為領(lǐng)導(dǎo)工作騰出一定的空間。這些內(nèi)容也是禮儀與秘書(shū)工作緊密聯(lián)系的鮮明體現(xiàn)。

        2.3 與自身素質(zhì)提升的關(guān)系

        禮儀在秘書(shū)工作中具有重要的意義,它占據(jù)了秘書(shū)工作的多數(shù)部分。但與此相對(duì)的是,禮儀工作往往體現(xiàn)在細(xì)枝末節(jié)的小事之中。禮儀作為一類社會(huì)規(guī)范,其變更與傳承均和社會(huì)的文明程度緊密相關(guān)。因此,學(xué)習(xí)與掌握禮儀內(nèi)容,可以有效提升秘書(shū)自身的文明素養(yǎng)與內(nèi)涵修養(yǎng)。

        在日常工作中,秘書(shū)首先要注重個(gè)人的禮儀,在儀表、姿態(tài)等外在形象上做足功夫,并以真誠(chéng)的熱情與飽滿的情深面貌投入到工作中去。工作中的禮儀運(yùn)用要有主次之分,把握好事物的分寸,熟練掌握各類場(chǎng)合的應(yīng)對(duì)技巧,并在實(shí)際工作中將各類禮儀與交往知識(shí)融會(huì)貫通、經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的磨練,秘書(shū)的自身工作素質(zhì)會(huì)有很大程度的提升,在各類禮儀場(chǎng)合中均能做到游刃有余。

        3 結(jié)語(yǔ)

        禮儀作為一類社會(huì)規(guī)范,是社會(huì)文明的具體體現(xiàn)。在現(xiàn)代秘書(shū)工作中具有重要的意義。禮儀是秘書(shū)工作的固有職能,也是公共關(guān)系處理過(guò)程中的良好輔助工具。在實(shí)踐工作中,禮儀與秘書(shū)工作具有緊密的聯(lián)系,它既可輔助領(lǐng)導(dǎo)工作、融洽人際關(guān)系,又可提升秘書(shū)自身的個(gè)人素養(yǎng),促進(jìn)秘書(shū)自身的綜合素質(zhì)的良性發(fā)展。

        參考文獻(xiàn)

        [1]黃曉東;論禮儀在中職文秘學(xué)生今后工作中的意義與關(guān)系[J];中學(xué)教學(xué)參考; 2011-02-20

        [2]王偉龍;論現(xiàn)代禮儀在秘書(shū)工作中的意義與關(guān)系[J];商業(yè)文化(下半月);2011-06-25

        [3]張建軍;試論秘書(shū)工作中的禮儀[J];山西廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào);2007-03-10

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