尤永芝

摘 要：化工院校檔案管理應(yīng)該以主動(dòng)服務(wù)和協(xié)同共贏為思維，從協(xié)同管理思想指導(dǎo)下來(lái)解決檔案管理中的問(wèn)題，以改進(jìn)和提升高職院校檔案管理工作。本文將結(jié)合我單位特點(diǎn)，從檔案管理模式探索中提出必要的對(duì)策和建議。

關(guān)鍵詞：化工院校；檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策

從1985年《中共中央關(guān)于教育體制改革的決定》提出“積極發(fā)展高等職業(yè)技術(shù)院?！保?999年黨中央、國(guó)務(wù)院在《關(guān)于深化教育改革全面推進(jìn)素質(zhì)教育的決定》中首次提出“大力發(fā)展高等職業(yè)教育”以來(lái)，高職教育走過(guò)了 20 多年的發(fā)展歷程，形成了包括高職、高專和成人高校等多種形式的以培養(yǎng)應(yīng)用型、技能型人才為主要目的的高等職業(yè)教育體系，其中尤以高等職業(yè)院校發(fā)展最為迅猛。河南化工技師學(xué)院建于1978年，地處七朝古都開(kāi)封市，是河南省唯一一所省屬公辦國(guó)家級(jí)化工類職業(yè)技術(shù)院校，也是河南省培養(yǎng)中、高級(jí)化工技能專門人才的重要基地。結(jié)合我院檔案工作發(fā)展現(xiàn)狀，以協(xié)同管理思想為指導(dǎo)，提出推進(jìn)檔案工作與高職院校工作協(xié)同（深度融合）為主線的發(fā)展策略。

1 開(kāi)展檔案管理工作的重要性

高職院校中的檔案主要來(lái)源于高職院校的各項(xiàng)工作中所產(chǎn)生的各種文字、圖片、表格、影像等各種不同形式的記錄，例如高職院校的常規(guī)管理、教學(xué)、教研活動(dòng)、學(xué)生管理和學(xué)校綜合管理等。高職院校檔案是高職院校在從事各項(xiàng)教育工作和活動(dòng)中所產(chǎn)生的各種文字、圖片、音像、表格等各種不同形式的材料和音頻。包括涉及高職院校的管理、教育教學(xué)、儀器設(shè)備、校園文化建設(shè)、教學(xué)研究等各種門類和載體的檔案，可以真實(shí)地記錄了高職院校發(fā)展的歷史面貌。高職院校檔案所記載的信息中所反映出一個(gè)高職院校真實(shí)的一面，對(duì)于高職院校而言是非常重要的信息來(lái)源。通過(guò)高職院校檔案管理，高職院校管理層可以為此做工作總結(jié)，發(fā)現(xiàn)工作中存在的問(wèn)題，并相應(yīng)的提出解決措施，對(duì)促進(jìn)高職院校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有著重要的作用。通過(guò)對(duì)檔案的分析，可以對(duì)高職院校教育教學(xué)工作等方面演變和改革情況有一個(gè)更加清晰的認(rèn)識(shí)，為高職院校今后的發(fā)展提供借鑒和依據(jù)。

2 高職院校檔案工作存在的問(wèn)題

多年來(lái)，盡管檔案主管部門積極推進(jìn)各級(jí)各類檔案機(jī)構(gòu)的規(guī)范化建設(shè)和達(dá)標(biāo)升級(jí)，但許多高職院校檔案工作落后的狀況長(zhǎng)期未得到根本改善，許多高職院校檔案工作中存在以下普遍問(wèn)題。

2.1 高職院校檔案管理的服務(wù)意識(shí)較差和部門之間缺乏配合

高職院校進(jìn)行檔案管理工作的目的是更好地為教學(xué)服務(wù)、學(xué)生管理、高職院校的發(fā)展建設(shè)。但是，高職院校的檔案管理卻經(jīng)常忽視了這一目的，具體表現(xiàn)為：一是經(jīng)常遺失一些材料和檔案，為老師和學(xué)生帶來(lái)很重要的麻煩；二是學(xué)生檔案材料內(nèi)容不統(tǒng)一，規(guī)范性較差，檔案材料質(zhì)量不高，利用率較低。學(xué)生材料主要是各系各輔導(dǎo)員管理，沒(méi)有統(tǒng)一的要求，大多數(shù)材料基本上是一些由個(gè)人填寫的判斷式材料為主（如畢業(yè)生登記表），全面反映個(gè)人各方面素質(zhì)的客觀分析性材料較少；從而影響檔案材料的真實(shí)性、完整性，使檔案利用價(jià)值大大降低。在高職院校里，檔案管理部門往往會(huì)被邊緣化，高職院校各部門之間對(duì)檔案管理普遍缺乏配合意識(shí)。

2.2 “硬件”投入不足和“軟件”建設(shè)嚴(yán)重滯后

隨著國(guó)家對(duì)教育的大力支持，很多高職院校的條件設(shè)施有了明顯改善，但在硬件投入上相對(duì)較少，特別是“六防”（防盜、防火、防蛀、防潮、防光、防高溫）設(shè)施不到位，檔案的服務(wù)能力低，效率低下，檔案的管理手段落后，制度建設(shè)不夠健全，也影響了高職院校檔案工作的發(fā)展。

2.3 檔案室檔案的存放存在“散”、“亂”現(xiàn)象

檔案的隨便存放和一些檔案并沒(méi)有采取相應(yīng)的保密措施除學(xué)生學(xué)籍檔案和少數(shù)文件外，其他業(yè)務(wù)檔案的存放大多數(shù)分散在教務(wù)處、人事處、財(cái)務(wù)處、學(xué)工處、各系部及個(gè)人手中，沒(méi)有得到集中管理。

3 創(chuàng)新高職院校檔案工作的策略及措施

創(chuàng)新既是民族進(jìn)步和國(guó)家興旺的動(dòng)力，高職院校檔案管理只有不斷創(chuàng)新，才能使檔案事業(yè)適應(yīng)和服務(wù)于社會(huì)。以創(chuàng)新管理思想為指導(dǎo)，加強(qiáng)協(xié)同為主線，把檔案工作深度融合到高職院校的各項(xiàng)工作當(dāng)中，才能促進(jìn)高職院校檔案管理規(guī)范化和科學(xué)化水平。

3.1 加強(qiáng)高職院校各部門之間協(xié)同合作

加強(qiáng)高職院校各部門之間協(xié)同合作就是指檔案工作在高職院校各部門共同協(xié)作下，由檔案管理協(xié)調(diào)處理完成。一是加強(qiáng)檔案管理與學(xué)校各部門的文件管理工作相協(xié)同，讓檔案管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)融入文件管理有關(guān)環(huán)節(jié)過(guò)程之中（實(shí)現(xiàn)所謂的“前端控制”），同時(shí)進(jìn)行有關(guān)工作流程的整合和優(yōu)化。二是讓檔案工作深度融入高職院校管理體制之中，與學(xué)院同步協(xié)調(diào)發(fā)展。三是做好主動(dòng)服務(wù)，在揮檔案資料的參考價(jià)值和憑證價(jià)值的同時(shí)，通過(guò)做好檔案資料與其它部門對(duì)接，以確保檔案工作的正確無(wú)誤。

3.2 把檔案工作融合到高職院校工作各環(huán)節(jié)

為了使檔案工作更好的融入高職院校工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，可以采取以下措施：一是要加強(qiáng)宣傳、舉辦展覽、座談會(huì)等形式捕捉本高職院校檔案工作的新亮點(diǎn)、新特點(diǎn)，使廣大師生認(rèn)識(shí)到檔案的重要性；二是要運(yùn)用各種先進(jìn)的技術(shù)手段和網(wǎng)絡(luò)軟件利用，提高檔案工作的管理效率和服務(wù)水平；三是要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，制定和完善各種檔案機(jī)制，必須做到有領(lǐng)導(dǎo)抓、有機(jī)構(gòu)管、有專人做，真正做到議事有位置、計(jì)劃有內(nèi)容、經(jīng)費(fèi)有保證、管理有措施、質(zhì)量有提高；四是要把檔案工作納入高職院校發(fā)展規(guī)劃和年度工作計(jì)劃、納入學(xué)校管理制度和有關(guān)人員的崗位職責(zé)、納入校領(lǐng)導(dǎo)議事日程，檔案工作經(jīng)費(fèi)納入學(xué)校當(dāng)年預(yù)算，確?！叭?、財(cái)、物”的到位，檔案部門參加學(xué)校重要計(jì)劃工作會(huì)議，參加學(xué)?？蒲姓n題、設(shè)計(jì)項(xiàng)目以及產(chǎn)品的評(píng)價(jià)、監(jiān)定會(huì)、參加學(xué)?；üこ炭⒐を?yàn)收工作、參加重大儀器設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收工作。

3.3 加強(qiáng)檔案工作的協(xié)同管理

加強(qiáng)檔案工作的協(xié)同管理，就是要對(duì)檔案立卷歸檔工作（甚至包括公布利用環(huán)節(jié)）的流程、規(guī)范與文件管理工作有關(guān)流程進(jìn)行規(guī)范整合和協(xié)同，對(duì)文件的起草、形成、審核、簽發(fā)、執(zhí)行、更改、歸檔過(guò)程進(jìn)行控制。具體操作步驟如下：1.熟悉檔案管理的有關(guān)流程、規(guī)范，各部門（工作流程中有關(guān)）文件管理流程、規(guī)范；明確和熟悉檔案收檔范圍；2.分析現(xiàn)有工作程序、流程，按檔案業(yè)務(wù)規(guī)范和協(xié)同管理降本增率需要，將之合理地簡(jiǎn)化、整合、增加、調(diào)整之后，建立針對(duì)文件管理與檔案工作協(xié)同管理的一套業(yè)務(wù)流程（工作程序、崗位職責(zé)要求）和共同遵守的規(guī)范（公文制發(fā)要符合歸檔規(guī)范），確保文、檔協(xié)同管理的工作機(jī)制程序化、制度化；3.根據(jù)高職院校根據(jù)自身特點(diǎn)制定具體流程（例如，收到上級(jí)文件登記手續(xù)完后即到歸檔手續(xù)；給各有關(guān)單位建立獲獎(jiǎng)登記簿，獲獎(jiǎng)材料紙質(zhì)文件與電子文件同步歸檔等等）。

3.4 創(chuàng)新檔案管理工作機(jī)制

要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理機(jī)制，就要打破呆板的檔案管理思路和陳舊的管理格局。檔案管理的最終目的是利用，因此，檔案管理工作者要“堅(jiān)持以人為本，服務(wù)至上”為原則，為利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，這對(duì)檔案工作提出更高的要求，首先要加強(qiáng)自身建設(shè)，熟悉檔案業(yè)務(wù)，要有扎實(shí)的檔案專業(yè)知識(shí)，如檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)、檔案縮微技術(shù)學(xué)等；其次要提高素質(zhì)：一是提高政治素質(zhì)，二是提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，三是提高能力素質(zhì)。

參考文獻(xiàn)

[1] 雷艷玲，郭華梅.高職院校檔案管理模式探析[J]. 云南檔案. 2011（01）.

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