摘 要：隨著教育體系改革的不斷深入，學(xué)校檔案管理的要求也越來越嚴(yán)格，隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，學(xué)校檔案管理中使用信息技術(shù)應(yīng)用的地方越來越。但是目前在學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的過程中出現(xiàn)了很多問題，因此，我們必須要采取必要的改進(jìn)措施，解決檔案管理信息化過程中存在的問題，不斷提高信息化建設(shè)效率。

關(guān)鍵字：檔案管理信息化建設(shè)；存在問題；措施

1 引言

學(xué)校檔案管理是學(xué)校所有管理項目的組成部分之一，并且在學(xué)校建設(shè)和發(fā)展過程中起十分重要的作用。目前，在管理檔案工作中，使用先進(jìn)的信息技術(shù)能夠更好的進(jìn)行管理。隨著教育體系改革的不斷深入，檔案管理是信息化建設(shè)中最重要的一部分，檔案管理信息化是目前檔案管理工作中的重點。要想使檔案信息化建設(shè)合理正常的進(jìn)行，必須要仔細(xì)分析檔案信息化建設(shè)中存在的各種問題，然后采取一系列相關(guān)的有效措施解決這些問題，來促進(jìn)信息化建設(shè)。

2 檔案管理信息化建設(shè)的重要含義

檔案管理信息化是指利用檔案的憑證作用，更能充分發(fā)揮檔案信息的功能，來實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化和傳遞信息化的社會價值。檔案管理信息化建設(shè)主要包括以下三個方面的內(nèi)容：

（1）檔案信息數(shù)字化。檔案信息的數(shù)字化主要指的是利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、高速掃描技術(shù)以及其他技術(shù)手段，把以往的檔案文件（包括聲像、文字）和已保存的電子檔案重新整理好，將所有類型的檔案信息文件綜合在一起，組成有一定結(jié)構(gòu)的檔案信息文件系統(tǒng)。其中檔案信息數(shù)字化應(yīng)遵守的規(guī)范性、效益性、安全性三個原則。

（2）檔案的網(wǎng)站建設(shè)。檔案網(wǎng)站是為公共信息服務(wù)所創(chuàng)辦的一個網(wǎng)站平臺，主要是以主頁方式為人們服務(wù)，在該網(wǎng)站上我們還會開展檔案宣傳工作。建設(shè)檔案網(wǎng)站不僅具有服務(wù)、交流還有宣傳工作，檔案網(wǎng)站包含的主要內(nèi)容有：管理機(jī)構(gòu)信息、資源信息、服務(wù)社區(qū)信息、工作信息等等。

（3）數(shù)字檔案館的建設(shè)。建立數(shù)字檔案館的作用主要是方便管理檔案信息，并能方便快捷的使用電子網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程系統(tǒng)獲得需要的檔案信息。

3 分析學(xué)校檔案信息化建設(shè)過程中存在的問題

（1）很多學(xué)校對檔案管理信息化建設(shè)重視程度不夠，沒有深刻認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的重要意義，以致于在應(yīng)用信息技術(shù)方面投入的精力不夠，由于很多學(xué)校檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施過度落后，不能和現(xiàn)代的科學(xué)信息技術(shù)很好的連接起來，因此，在使用信息化管理建設(shè)中難免出現(xiàn)不匹配現(xiàn)象。

（2）檔案管理信息化建設(shè)沒有明確的目標(biāo)，只知道采用信息技術(shù)，卻不知道用這些技術(shù)來做什么工作，具體應(yīng)用在哪些方面都不了解。

（3）檔案管理中關(guān)于信息存儲采用的技術(shù)比較落后，一定程度上影響了檔案管理信息化建設(shè)。很多學(xué)校的檔案管理部門使用的基礎(chǔ)設(shè)施較落后，它們以往的檔案管理信息存儲的技術(shù)不能滿足現(xiàn)在信息化建設(shè)的新要求。學(xué)校大部分檔案在當(dāng)初存儲時沒有進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化處理，這些都使得信息化管理難度加大，不能使信息化建設(shè)順利進(jìn)行。

（4）一些研究信息技術(shù)專業(yè)的工作人員對學(xué)校檔案信息管理工作不了解，他們只是精通信息技術(shù)的研究，卻不清楚學(xué)校檔案管理系統(tǒng)的具體內(nèi)容。然而學(xué)校管理檔案的工作人員卻又不了解信息技術(shù)，不能很好地把信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中去，這就使得人員和設(shè)備不能同時發(fā)揮他們最大的作用，他們的潛能得不到極致的發(fā)揮。因此，也就降低了信息化建設(shè)效率。

（5）檔案管理是需要使用一些管理軟件的，但是，由于這些軟件的一些功能較為落后，導(dǎo)致它們不能適應(yīng)檔案管理信息化建設(shè)的要求，即使它們有一些基本的性能功能，也不能完全適用于現(xiàn)代的信息化建設(shè)。

（6）檔案信息管理系統(tǒng)安全性低，在檔案信息化建設(shè)中會使用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行管理，因此必定會和網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系緊密，但是網(wǎng)絡(luò)總是缺乏安全性，沒有合理的監(jiān)督手段，一些惡意網(wǎng)站會竊取上傳的檔案信息。學(xué)校對網(wǎng)絡(luò)管理人員的專業(yè)性要求不高，一般是由本校的計算機(jī)老師代替監(jiān)管，所以會因為管理人員的專業(yè)水平有限而導(dǎo)致管理系統(tǒng)的安全性得不到保證。

（7）由于政府對學(xué)校檔案信息管理工作不夠重視，并沒有把學(xué)校檔案信息管理工作和政府工作同等對待，管理體制不合理，對學(xué)校管理檔案信息的工作缺乏合理的指導(dǎo)和檢查。

4 解決檔案管理信息化建設(shè)問題的相關(guān)措施

為了解決在檔案信息化建設(shè)中出現(xiàn)的種種問題，我們必須要采取以下措施：

（1）加強(qiáng)檔案管理人員的思想認(rèn)識，提高他們的工作認(rèn)真態(tài)度，全心全意做好自己所屬的管理工作。政府部門必須要重視學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)，認(rèn)識到該工作項目的重要性，強(qiáng)化他們的理念認(rèn)識，并合理指導(dǎo)學(xué)校的檔案管理信息化建設(shè)。另外，有關(guān)部門必須要完善相關(guān)的管理制度，修改其中不合理的地方，保障信息化建設(shè)順利地進(jìn)行。

（2）在檔案信息化建設(shè)過程中，我們要加大精力和經(jīng)費(fèi)的投入，在調(diào)用資金時，要和相關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一意見，并采取最合理有效的方案，不僅能推動項目的進(jìn)行，也能減少不必要資金的投入。

（3）培養(yǎng)優(yōu)秀的檔案管理人員，提高他們的綜合素質(zhì)，進(jìn)而提高管理人員的工作效率，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。管理人員是檔案信息化建設(shè)過程中最重要的因素，所以我們必須要加強(qiáng)管理人員內(nèi)部建設(shè)，加強(qiáng)培養(yǎng)他們的專業(yè)水平。在挑選檔案管理人員時，由于檔案信息化建設(shè)中引進(jìn)了先進(jìn)的信息應(yīng)用技術(shù)，所以我們更傾向于選擇計算機(jī)專業(yè)的人才。平時，還要對他們進(jìn)行定期培訓(xùn)，不僅培訓(xùn)他們掌握專業(yè)基礎(chǔ)知識和管理技能，還要培訓(xùn)他們的職業(yè)道德修養(yǎng)，使他們具有優(yōu)秀的專業(yè)知識技能、相關(guān)的科學(xué)文化知識、較高的道德修養(yǎng)和高度責(zé)任感。

（4）加強(qiáng)監(jiān)督檔案管理信息化建設(shè)的力度。每所學(xué)校的檔案信息管理是學(xué)校所有的管理項目中重要的一部分，檔案管理信息化建設(shè)對學(xué)校檔案管理發(fā)展及其他各項工作都具有很大的推動作用。在檔案信息化建設(shè)過程中建立合適的管理制度，明確各階層工作人員的工作，加大監(jiān)督力度和懲罰力度。

（5）加強(qiáng)各個部門的資源共享，相互合作。每個學(xué)校都應(yīng)該建立完整的校園信息系統(tǒng)，實現(xiàn)各個部門統(tǒng)一管理，并且能夠充分地利用學(xué)校的各類資源，達(dá)到優(yōu)勢互補(bǔ)。不僅能減少資源的重復(fù)使用和浪費(fèi)，還能促進(jìn)各個部分之間的聯(lián)系與交流，解決學(xué)校綜合管理空間不足的情況。

（6）加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的安全保障措施。檔案信息化建設(shè)過程中使用了不少的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，因此和網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系的十分緊密。網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的十分迅速，網(wǎng)絡(luò)上既有供我們需求的大量信息，也有一些不安全的網(wǎng)站和違法的信息。網(wǎng)絡(luò)安全問題是我們一直擔(dān)心的問題，要是安全得不到保證，學(xué)校的檔案管理信息建設(shè)的安全工作也就無法順利進(jìn)行下去。因此我們必須要加強(qiáng)監(jiān)控措施，做好一切保密工作。學(xué)校的檔案信息管理中含有每位學(xué)生的大量私人信息，一旦泄露出去，學(xué)生的人身安全甚至都有威脅。所以我們應(yīng)該改善檔案信息的管理策略，提高網(wǎng)絡(luò)的安全系數(shù)。在登入學(xué)生檔案信息時，最好設(shè)置保密權(quán)限，完善身份認(rèn)證系統(tǒng)。

5 總結(jié)

檔案管理信息化建設(shè)目前在我國教育事業(yè)中起很重要的的作用，并且對我國教育改革新要求有很重要的意義。但是，每個學(xué)校在管理檔案信息時卻出現(xiàn)了不少問題，非常不利于檔案管理信息化的建設(shè)。每個學(xué)校都應(yīng)該仔細(xì)分析出本校在檔案信息管理建設(shè)中存在的問題，并根據(jù)不同問題制定相應(yīng)的解決方案。盡量投入更多的精力和經(jīng)費(fèi)來解決那些問題，使檔案管理信息化建設(shè)順利的進(jìn)行下去。

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作者簡介

陳航（1983—），男，漢族，山東省菏澤醫(yī)學(xué)?？茖W(xué)校。