李兵

[摘 要] 隨著信息技術(shù)在檔案管理中的廣泛應(yīng)用，傳統(tǒng)的檔案管理辦法已完全不能適應(yīng)現(xiàn)代科技發(fā)展的需要，檔案由紙質(zhì)存儲(chǔ)向數(shù)字化存儲(chǔ)的轉(zhuǎn)變是大勢(shì)所趨。數(shù)字化的電子檔案在整理、存儲(chǔ)、保管、提供利用以及管理使用過(guò)程中的安全措施等方面與紙質(zhì)檔案有很大的不同。檔案管理單位應(yīng)構(gòu)建一個(gè)公共的、獨(dú)立應(yīng)用的檔案管理信息化平臺(tái)以支撐各類(lèi)業(yè)務(wù)所涉及的實(shí)體和虛擬的檔案數(shù)字化管理，從而實(shí)現(xiàn)“實(shí)體檔案的數(shù)字化管理和電子信息的檔案化管理”，使檔案管理適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)對(duì)檔案工作的要求。

[關(guān)鍵詞] 電子文件；傳統(tǒng)檔案；影響研究

[中圖分類(lèi)號(hào)] F830 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] B

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檔案由紙質(zhì)存儲(chǔ)向數(shù)字化存儲(chǔ)的轉(zhuǎn)變是大勢(shì)所趨。信息技術(shù)在檔案管理中的廣泛應(yīng)用，使得傳統(tǒng)檔案管理方式、方法與現(xiàn)代信息技術(shù)、傳輸方式發(fā)生沖突，傳統(tǒng)的檔案管理辦法已完全不能適應(yīng)現(xiàn)代科技發(fā)展的需要。技術(shù)的發(fā)展，要求檔案管理，必須有套先進(jìn)的管理方法，才能使檔案管理適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)對(duì)檔案工作的要求。

一、檔案管理數(shù)字化信息平臺(tái)的建設(shè)與管理

由于辦公自動(dòng)化的逐步擴(kuò)展和廣泛應(yīng)用，尤其是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，以往用紙質(zhì)、照相形式傳遞的公文以及圖書(shū)、圖紙、圖形、影像、文獻(xiàn)資料、科技情報(bào)，商業(yè)信息等信息可以利用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理，從此建立電子文件。電子文件具有長(zhǎng)期保存價(jià)值，必須要?dú)w檔存儲(chǔ)。數(shù)字文件的存儲(chǔ)就是借助于計(jì)算機(jī)技術(shù)將整理好的數(shù)字文件和它生存的環(huán)境條件一并轉(zhuǎn)存在磁性存儲(chǔ)載體或光盤(pán)上保存。電子文件歸檔后，即形成數(shù)字化的檔案信息。當(dāng)人們要查閱檔案信息時(shí)，通過(guò)瀏覽檔案信息內(nèi)容的技術(shù)和軟硬件設(shè)備，進(jìn)行處理、還原、輸出，達(dá)到識(shí)別、閱讀的目的。檔案管理單位構(gòu)建一個(gè)公共的，獨(dú)立與應(yīng)用的檔案管理信息化平臺(tái)，以支撐各類(lèi)業(yè)務(wù)所涉及的，實(shí)體和虛擬的檔案數(shù)字化管理，從而實(shí)現(xiàn)“實(shí)體檔案的數(shù)字化管理和電子信息的檔案化管理”。

二、建立與管理數(shù)字化電子檔案的要點(diǎn)

1.應(yīng)該構(gòu)建一個(gè)公共的，獨(dú)立與應(yīng)用的檔案管理信息化平臺(tái)，以支撐各類(lèi)業(yè)務(wù)所涉及的，實(shí)體和虛擬的檔案信息化管理，從而實(shí)現(xiàn)“實(shí)體檔案的信息化管理和電子信息的檔案化管理”。

2.電子檔案涉及的“檔案源”包括：電子化的實(shí)體檔案（照片、掃描件、影像等多媒體數(shù)據(jù)文件），檔案化的電子信息（版式數(shù)據(jù)文件），結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)庫(kù)（從應(yīng)用中卸載，且能夠加載重用的數(shù)據(jù)庫(kù)文件）等。

3.具有保存價(jià)值的歷史記錄和作為法律依據(jù)的電子信息（表證單書(shū)），必須能夠具備檔案的屬性：“直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息；是直接形成的歷史紀(jì)錄”，且必須具有文件原始記錄性和具有歷史再現(xiàn)性。

4.數(shù)字化的電子信息達(dá)到檔案管理的要求必須要經(jīng)過(guò)一個(gè)歸檔過(guò)程處理后才能稱(chēng)之為電子檔案；否則，只能稱(chēng)其為文件，這個(gè)過(guò)程主要是將每件電子信息，封裝成為以卷為單位的檔案基本單位，并且每個(gè)卷都有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的元數(shù)據(jù)（電子封面）。

5.電子檔案的管理不僅僅是管理檔案的電子信息，還要實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案的信息化管理，以及電子信息和實(shí)體檔案的關(guān)聯(lián)管理。

三、電子檔案的管理

數(shù)字化的電子文件經(jīng)過(guò)歸檔整理后，就形成所謂的數(shù)字化的電子檔案。數(shù)字化的電子檔案具有不同于紙質(zhì)檔案的特性，決定了數(shù)字化的電子檔案在整理、存儲(chǔ)、維護(hù)與查閱使用等方面必然有別于紙質(zhì)檔案。

1.電子檔案的整理。電子檔案的整理過(guò)程就是在計(jì)算機(jī)中對(duì)數(shù)字化的信息文件進(jìn)行分類(lèi)、建立數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程。也就是利用計(jì)算機(jī)的大容量存儲(chǔ)功能，在不同于紙質(zhì)的存儲(chǔ)介質(zhì)上，人們從不同需要角度建立數(shù)據(jù)庫(kù)，便于使用者找到所需要的檔案。首先，從電子文件在期形成、處理、歸檔、檔案館（室）接收到全過(guò)程綜合考慮，進(jìn)行必要的整理有利于各階段的利用和管理，對(duì)于物理歸檔（磁盤(pán)歸檔）和邏輯歸檔（網(wǎng)絡(luò)歸檔）方式均有較好的適應(yīng)性；其次，目前的計(jì)算機(jī)文件管理系統(tǒng)不能再根目錄中容納無(wú)限多的文件，他要求對(duì)文件按照一定的結(jié)構(gòu)進(jìn)行分類(lèi)管理，必要時(shí)在各種計(jì)算機(jī)文件管理系統(tǒng)中可惜借助整理而形成的目錄結(jié)構(gòu)對(duì)某一部分文件進(jìn)行加密管理和利用控制。

電子檔案在整理過(guò)程中不需要像紙質(zhì)檔案那樣顧及案卷的厚度、排架的難易等印刷業(yè)，他承擔(dān)的主要任務(wù)是建立一個(gè)分門(mén)別類(lèi)的文件系統(tǒng)。對(duì)于電子檔案的整理應(yīng)立足于簡(jiǎn)便易行，一般可按照文件形成部門(mén)劃分類(lèi)別，并由各部門(mén)對(duì)自身形成的檔案進(jìn)行下位分類(lèi)和文件歸類(lèi)。

電子文件通?？煞譃橐话阄募⒖萍嘉募?、數(shù)據(jù)文件盒命令文件四部分。一般文件與紙質(zhì)載體的文書(shū)檔案的范圍大體相同，基本上是文本文件，分門(mén)別類(lèi)加以管理；科技文件中有圖像文件、也有文本文件，應(yīng)根據(jù)成套性原則按項(xiàng)目加以整理；數(shù)據(jù)文件根據(jù)相關(guān)性加以整理；命令文件也需要按其成套性加以整理，例如對(duì)于一套軟件，應(yīng)將其程序和操作說(shuō)明作為一個(gè)整體，以保證其能夠正確運(yùn)行。

2.電子檔案的保管。電子檔案的日常管理，建議使用兩套電子檔案存放方案，一套封存、一套提供利用。管理人員不能用手直接觸摸磁、光介質(zhì)，應(yīng)帶非棉質(zhì)手套操作；不要使電子檔案接觸不清潔表面，例如地面、桌面等；磁性載體檔案使用場(chǎng)所的溫度、濕度與庫(kù)房溫度、濕度相差范圍應(yīng)分別為3℃、±3%。

電子檔案所使用的磁、光介質(zhì)的穩(wěn)定性不如紙質(zhì)材料，對(duì)保管條件具有較高的要求，①一般溫度應(yīng)在14～24℃，相對(duì)濕度在45%～60%范圍內(nèi)選定，在24h內(nèi)溫度變化不得超過(guò)±3℃，相對(duì)濕度變化不得超過(guò)±5%，最佳環(huán)境溫度是18℃，相對(duì)濕度是45%；②保管檔案裝具要有防火、防塵、防水性能、防止紫外線直接照射電子檔案，環(huán)境要清潔，無(wú)腐蝕性氣體、通風(fēng)良好；③注意遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)，并與有害氣體隔離。

電子檔案的定期檢測(cè)應(yīng)每年進(jìn)行一次，采用等距抽樣或隨機(jī)抽樣的方式進(jìn)行，樣板數(shù)據(jù)以不少于10%為宜，以一個(gè)邏輯卷為單位進(jìn)行檢測(cè)。首先，進(jìn)行外觀檢查，確認(rèn)載體表面是否有物理?yè)p壞或變形，外表涂層是否清潔及有無(wú)霉斑出現(xiàn)等。然后，進(jìn)行邏輯檢測(cè)，采用專(zhuān)用或自行編制檢測(cè)軟件對(duì)載體上的信息進(jìn)行讀寫(xiě)校驗(yàn)，對(duì)所有檢測(cè)出錯(cuò)的載體，需進(jìn)行有效的修正和更新。

3.電子檔案的提供利用。電子檔案的提供利用與紙質(zhì)檔案相比，具有更快捷、更方便的特點(diǎn)。提供物質(zhì)載體的拷貝，檔案部門(mén)可以向利用者提供記錄在特定載體上的電子檔案。提供載體拷貝時(shí)，應(yīng)將文件轉(zhuǎn)換成通用標(biāo)準(zhǔn)文檔存儲(chǔ)格式，有利用者不具備利用電子文件的軟、硬件平臺(tái)，也可以向這些用戶提供打印件或縮微拼。這一方法比較合適館際之間的信息資源互相交流及向相對(duì)固定的查檔單位提供檔案資料，通過(guò)點(diǎn)對(duì)點(diǎn)轉(zhuǎn)換數(shù)字通信或互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)。通過(guò)檔案部門(mén)或另一檢索機(jī)構(gòu)的計(jì)算機(jī)，在檔案部門(mén)的網(wǎng)絡(luò)上直接查詢。特點(diǎn)是：可為利用者提供技術(shù)支援；通信傳輸相比減少了大量的管理工作；可以使更多的讀者同事利用同一份電子檔案成為可能。但是這種可能性取決于檔案館網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中可供直接利用的信息資源的多少；可以采用根據(jù)利用者需求定期向系統(tǒng)加載數(shù)據(jù)的方法，并將加載的內(nèi)容或時(shí)序向利用者通報(bào)；從利用者的角度出發(fā)，可建立利用者預(yù)約內(nèi)容申請(qǐng)文檔，通過(guò)系統(tǒng)申請(qǐng)的處理，將相關(guān)的數(shù)據(jù)加載到檔案部門(mén)的網(wǎng)絡(luò)查詢系統(tǒng)，共利用者使用。

4.提供利用中的安全措施。電子檔案在利用中的保密與安全是重要的，紙質(zhì)檔案的利用相比，更加難以控制。采用利用方式，利用者的情況而定，不能無(wú)原則地向所有利用者提供全部利用方式。一句電子檔案內(nèi)容的密級(jí)層次，進(jìn)行有效的管理。一般情況下，對(duì)于內(nèi)容不是完全開(kāi)放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供利用。對(duì)于提供拷貝件的制作，必須在有效監(jiān)控下進(jìn)行。采用通信傳輸或直接利用等利用方式時(shí)，必須對(duì)信息內(nèi)容進(jìn)行加密處理，并對(duì)所使用的密鑰進(jìn)行定期或不定期的更換。無(wú)論采取哪種利用方式，系統(tǒng)都應(yīng)對(duì)利用的過(guò)程進(jìn)行有效的跟蹤監(jiān)控，并自動(dòng)進(jìn)行相關(guān)的記錄。記錄是對(duì)利用工作者查證的依據(jù)。利用系統(tǒng)應(yīng)有較強(qiáng)容錯(cuò)能力，避免由于誤操作而引起不可挽回的損失。

總之，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)尤其是信息技術(shù)的發(fā)展對(duì)人們的生活范圍和生活方式帶來(lái)翻天覆地的變化。原來(lái)很多實(shí)體存儲(chǔ)的信息可以通過(guò)信息化技術(shù)的幫助而變成符號(hào)性信息，存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)等介質(zhì)中。這對(duì)信息的保存、傳遞、使用都帶來(lái)不可想象的便捷與高效。電子文件對(duì)傳統(tǒng)檔案工作帶來(lái)巨大的沖擊與改變，并將對(duì)人們未來(lái)的生活帶來(lái)更加巨大的改變。

[參 考 文 獻(xiàn)]

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[2]余然.電子文件對(duì)傳統(tǒng)檔案文化的沖擊[J].皖西學(xué)院學(xué)報(bào)，2005，21（3）：138-139

[3]馮朝陽(yáng).試論電子文件與電子檔案的管理[J].山西廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào)，2000（3）：36-37

[4]劉麗云.電子檔案管理現(xiàn)狀與對(duì)策[M].北京：當(dāng)代建設(shè)，2000（4）

[責(zé)任編輯：劉玉梅]