◎中國運(yùn)載火箭技術(shù)研究院研究發(fā)展中心 王立偉 畢經(jīng)元 楊玉堃 褚厚斌

個(gè)人知識管理是知識管理的重要組成部分。盡管當(dāng)前個(gè)人知識管理理論體系還并不完善，但其重要性已得到越來越多學(xué)者的認(rèn)可。在企業(yè)設(shè)計(jì)人員面臨大量待處理信息時(shí)，個(gè)人知識管理體系可以對員工所面臨的知識資源及其背景信息進(jìn)行高效管理，促進(jìn)并行任務(wù)高效推進(jìn)、信息傳遞通暢準(zhǔn)確。

個(gè)人知識管理體系的搭建，有利于對個(gè)人知識進(jìn)行分類管理及條理化監(jiān)控，避免協(xié)同工作過程中信息溝通不暢及知識遺漏或失真等問題，進(jìn)而提升組織的整體工作效率。筆者結(jié)合中國運(yùn)載火箭技術(shù)研究院工作實(shí)際，探討個(gè)人知識管理體系的構(gòu)成及建立方法，以期為廣大知識工作者提供可借鑒的個(gè)人知識管理手段和工具。

一、個(gè)人知識管理體系的構(gòu)成

國外學(xué)者認(rèn)為，個(gè)人知識管理是通過技術(shù)、工具增強(qiáng)個(gè)人學(xué)習(xí)能力的過程，并按照獲取、評估、組織、分析、交流、表現(xiàn)和安全保障等7個(gè)步驟進(jìn)行管理；國內(nèi)學(xué)者則認(rèn)為，個(gè)人知識管理應(yīng)包括知識獲取、知識保存、知識更新、知識測評、知識傳遞、知識分享和知識創(chuàng)新等幾個(gè)緊密聯(lián)系的部分。

筆者認(rèn)為，這些理論均是按照知識管理基礎(chǔ)理論進(jìn)行擴(kuò)展，忽略了個(gè)人行為與組織行為的區(qū)別，所以個(gè)人知識管理體系應(yīng)面向個(gè)人實(shí)踐，從更具操作性的角度進(jìn)行研究。協(xié)同環(huán)境下的個(gè)人知識管理體系框架如圖1所示。

在協(xié)同環(huán)境下，個(gè)人知識主要用于輔助溝通協(xié)調(diào)以及任務(wù)完成，所以個(gè)人知識管理體系的作用體現(xiàn)在：知識獲取完整，內(nèi)容準(zhǔn)確；知識組織有序，利用方便；知識導(dǎo)航準(zhǔn)確，查找迅速；知識分享便利，快捷互通；知識創(chuàng)新有據(jù)，切實(shí)可行。

二、建立方法

要實(shí)現(xiàn)個(gè)人知識管理體系的目標(biāo)，需要借助恰當(dāng)?shù)墓芾矸椒ㄅc工具。筆者針對研究院知識工作者在協(xié)同環(huán)境中的個(gè)人知識管理進(jìn)行思考，探討個(gè)人知識管理體系建立的方法與思路，并從知識獲取、知識組織、知識導(dǎo)航、知識分享和知識創(chuàng)新5個(gè)方面梳理個(gè)人知識管理模式與工具。

1.知識獲取

世界經(jīng)濟(jì)合作與發(fā)展組織認(rèn)為，知識資源從內(nèi)容角度可劃分為Know-What（知道是什么的事實(shí)知識）、Know-How（知道怎么做的技能知識）、Know-Why（知道為什么的原理知識）以及Know-Who（知道誰有知識的人際知識）4種類型。

那么筆者根據(jù)以上4種資源類型提出以下幾種知識獲取的方法和工具，以使知識獲取的內(nèi)容完整、及時(shí)準(zhǔn)確。

電子資料——使用研究院知識管理信息系統(tǒng)查詢專業(yè)知識庫，或使用CNKI論文庫查詢知識。

會(huì)議——使用EverNote、有道云筆記等手機(jī)筆記類軟件快速記錄，也可采用文字、圖片、錄音及視頻的方式（僅限非密交流與會(huì)議），或使用快速書寫MEMO軟件記錄會(huì)議時(shí)間、內(nèi)容、待辦事項(xiàng)及應(yīng)告知對象。

書籍——可采用EverNote對紙質(zhì)圖書進(jìn)行拍照，其可自動(dòng)對圖片中的中文印刷體進(jìn)行識別與搜索。

通訊錄——當(dāng)前的通訊錄除組織架構(gòu)、聯(lián)系方式外，還有電子名片作為補(bǔ)充；在與外界聯(lián)系時(shí)，可采用EverNote提供的“人脈”組件，其可詳細(xì)記錄聯(lián)系方式、會(huì)面地點(diǎn)、交談內(nèi)容、現(xiàn)場以及其它內(nèi)容。

值得一提的是，EverNote、有道云筆記、麥庫筆記等軟件作為“人的第二大腦”，可在長期使用中實(shí)現(xiàn)個(gè)人工作與生活知識的高效管理。

2.知識組織

知識組織是對知識獲取內(nèi)容的進(jìn)一步有序梳理。在協(xié)同辦公環(huán)境中，項(xiàng)目、臨時(shí)任務(wù)以及活動(dòng)都是協(xié)同開展的重心，知識組織的優(yōu)劣直接影響協(xié)同交互的效率。筆者認(rèn)為，可以使用以下3種方法提高知識組織的效率。

一是以郵件為主線的個(gè)人知識管理方法。通過使用Outlook等類型的郵件客戶端，將郵件中的交互知識與待辦事項(xiàng)以列表、日歷、項(xiàng)目管理的方式進(jìn)行關(guān)聯(lián)；使用以Gmail為主線的谷歌辦公套件，其中包括谷歌文檔、谷歌日歷、谷歌即時(shí)通信工具以及谷歌視頻等，但鑒于信息化條件的限制，該工具目前通常用于個(gè)人生活知識管理。

二是以AVIDM為主線的個(gè)人知識管理方法。AVIDM系統(tǒng)提供了計(jì)劃管理、文檔管理等功能，可進(jìn)行簡單的以計(jì)劃為主線的文檔管理活動(dòng)，但由于其注重計(jì)劃節(jié)點(diǎn)、缺少對執(zhí)行過程的監(jiān)控，此種方法更適用于組織知識管理。

圖1 協(xié)同環(huán)境下的個(gè)人知識管理體系框架

三是以任務(wù)為主線的個(gè)人知識管理方法。該管理方法已日漸成為熱點(diǎn)，其在任務(wù)協(xié)同、狀態(tài)監(jiān)控、文檔協(xié)同以及即時(shí)溝通等方面大有取代郵件系統(tǒng)之勢。例如，Producteev是一款面向個(gè)人和團(tuán)隊(duì)的在線任務(wù)管理和協(xié)同工具，也是主流的任務(wù)管理導(dǎo)向的協(xié)同方案，使用起來快捷便利。其主要特點(diǎn)是可直接將郵件轉(zhuǎn)變?yōu)槿蝿?wù)，如通過郵件給團(tuán)隊(duì)分配任務(wù)，還可監(jiān)控任務(wù)進(jìn)度及任務(wù)提交物（文檔等多文件形式）。而Evernote中的任務(wù)管理組件Nozbe，功能模式與Producteev大同小異。

3.知識導(dǎo)航

知識導(dǎo)航是個(gè)人知識管理發(fā)揮作用的各種途徑的集合。在當(dāng)前的信息化條件下，可采用全文搜索、知識分類以及知識地圖等多種方法。

全文搜索——使用研究院知識管理信息系統(tǒng)的即時(shí)搜索工具，其支持對知識庫內(nèi)所有文檔的全文搜索；使用Wiz、針式等個(gè)人知識管理工具，支持對本地文檔的全文搜索。

知識分類——使用研究院知識管理信息系統(tǒng)的知識多維導(dǎo)航功能，對知識資源進(jìn)行專業(yè)、型號等維度的組織分類。

知識地圖——可采用思維導(dǎo)圖工具按照個(gè)性化思路組織知識網(wǎng)絡(luò)，常用的工具有MindManager等。

4.知識分享

知識分享是協(xié)同環(huán)境中促進(jìn)工作效率的重要環(huán)節(jié)，其手段和方法包括以下幾種：

在社會(huì)范圍內(nèi)分享——利用微博、技術(shù)博客等傳播渠道進(jìn)行社會(huì)分享；參與維基條目編寫，為全社會(huì)貢獻(xiàn)專業(yè)知識。

在專業(yè)和行業(yè)領(lǐng)域內(nèi)分享——傳統(tǒng)的專業(yè)會(huì)議及培訓(xùn)活動(dòng)是知識分享的重要途徑，同時(shí)還可加入含金量高的專業(yè)知識社區(qū)，如軟件工作者的重要分享渠道CSDN等。但鑒于航天行業(yè)的特殊性，目前不存在此類專業(yè)知識分享的開放社區(qū)。

在工程技術(shù)人員之間分享——使用知識管理信息系統(tǒng)建立崗位知識體系是工程技術(shù)人員之間共享知識資源的渠道。

要做好知識共享，首先應(yīng)當(dāng)有主動(dòng)分享知識的意識，然后是具備分享知識的能力，最后是考慮使用何種工具讓知識有效地分享出來，進(jìn)而擴(kuò)大知識的利用范圍，使知識資源互通有無，從而大大提升知識工作者之間的協(xié)同效率。

5.知識創(chuàng)新

知識創(chuàng)新應(yīng)以知識獲取、知識組織、知識導(dǎo)航以及知識分享為基礎(chǔ)，充分了解已存在的知識和組織空缺的知識，才能在創(chuàng)新中有的放矢，降低創(chuàng)新成本。在協(xié)同環(huán)境中，所謂創(chuàng)新就是將大腦中毫無關(guān)系的隱性知識關(guān)聯(lián)起來，筆者認(rèn)為，可以通過以下2種規(guī)范化的輔助工作實(shí)現(xiàn)促進(jìn)知識創(chuàng)新的目的。

一是以發(fā)明者亞歷克斯·奧斯本命名的奧斯本檢核表法，它是一種引導(dǎo)個(gè)人在創(chuàng)新過程中對照9個(gè)維度問題進(jìn)行思考，促進(jìn)產(chǎn)生新設(shè)想、新方案的方法。該方法包含的九大類75個(gè)問題可有助于對事物和方案進(jìn)行深入理解，能較好地解決個(gè)人知識創(chuàng)新中思考的隨意性和片面性。

二是思維導(dǎo)圖，也叫心智圖或者腦圖，其核心是充分利用人腦的機(jī)能，以放射性思考為基礎(chǔ)，充分發(fā)揮左右腦作用，包括詞匯、圖像、數(shù)字、邏輯、韻律、顏色和空間等多個(gè)方面的感知。

正如著名管理學(xué)大師彼得·德魯克所言，知識工作者的競爭力源泉與優(yōu)勢就是處理信息及知識的能力和效率，而個(gè)人知識管理能力的優(yōu)劣直接決定了知識工作者能力的高低。個(gè)人知識管理可以將知識管理融入員工日常的工作和生活中，化知識的采集、分享、利用、創(chuàng)新等環(huán)節(jié)為無形，是知識管理未來的發(fā)展方向，具有極大的應(yīng)用前景。