[摘 要] 高校辦公室知識(shí)管理既能提高創(chuàng)新能力和反應(yīng)能力，增強(qiáng)人員技術(shù)素質(zhì)，又符合新時(shí)代信息管理的理念，通過建立基于網(wǎng)絡(luò)的知識(shí)管理平臺(tái)，加強(qiáng)辦公室知識(shí)管理，提高高校辦公室的效率。

[關(guān)鍵詞] 知識(shí)管理； 高校； 辦公室； 管理； 創(chuàng)新

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 07. 068

[中圖分類號] G472 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）07- 0112- 01

1 知識(shí)管理的含義

知識(shí)管理一詞是由現(xiàn)代管理學(xué)之父彼得·德魯克提出的。知識(shí)管理把創(chuàng)新能力、反應(yīng)能力、工作效率、技術(shù)素質(zhì)這4個(gè)方面作為基本概念，以幫助學(xué)習(xí)者盡快適應(yīng)知識(shí)管理的相關(guān)要求。知識(shí)管理是一個(gè)學(xué)習(xí)的過程，在這個(gè)過程中，個(gè)體即學(xué)習(xí)者通過學(xué)習(xí)知識(shí)并獲得更多的經(jīng)驗(yàn)，然后將所學(xué)的知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)通過行為反映出來，達(dá)到與其他人共享的目的，用以提高和培養(yǎng)個(gè)人的素質(zhì)與能力，增加個(gè)人的價(jià)值。同時(shí)知識(shí)的共享使得群體的智慧得到提高，管理組織的應(yīng)變能力和創(chuàng)新能力得到增強(qiáng)。知識(shí)管理從屬于信息管理，但是兩者又有所不同。信息管理是把信息作為資源從技術(shù)、組織、人才3個(gè)方面進(jìn)行管理，信息管理的好與壞是與個(gè)人或組織有關(guān)的。當(dāng)這些信息被廣泛地傳播并得到應(yīng)用時(shí)，它們就成為了知識(shí)。所以，知識(shí)管理從某種程度上來說是信息管理的一種延伸。當(dāng)前，知識(shí)管理主要應(yīng)用于企業(yè)管理當(dāng)中，實(shí)施知識(shí)管理能夠激發(fā)員工參與的積極性，從而提升企業(yè)的創(chuàng)新能力和凝聚力。而在高校辦公室的管理機(jī)構(gòu)改革中，知識(shí)管理也是必不可少的一個(gè)要素。高校辦公室想要更好地為學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)層服務(wù)，提供更多的決策助力，就必須做好知識(shí)管理。

2 高校辦公室管理面臨的主要問題

（1） 人員缺乏工作的主動(dòng)性，工作中常常處于被動(dòng)，甚至逃避工作。辦公室的工作繁雜冗重，需要具備極強(qiáng)的機(jī)動(dòng)性，否則就會(huì)出現(xiàn)在工作中疲于應(yīng)付，成績平平的現(xiàn)象。高校辦公室人員缺少獨(dú)立思考的時(shí)間，極大地降低了工作效率。

（2） 學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層對于知識(shí)管理沒有給予足夠的重視。辦公室的工作性質(zhì)決定了辦公室的工作是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，要快速有效地完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)。領(lǐng)導(dǎo)想要取得一個(gè)好的工作結(jié)果，就要充分了解知識(shí)管理對于辦公室工作的重要性，切實(shí)加強(qiáng)知識(shí)管理。

（3） 心理狀態(tài)不佳影響了個(gè)體的工作質(zhì)量。高校辦公室經(jīng)常存在一些緊張情緒及其他不良心理因素，例如怕處理不好各方面的關(guān)系，對困難工作望而生畏等，都會(huì)影響員工的心理，導(dǎo)致工作中出現(xiàn)問題。

（4） 對管理缺乏科學(xué)的認(rèn)識(shí)和研究。管理是一門科學(xué)，在當(dāng)今社會(huì)中的許多領(lǐng)域都有著廣泛的應(yīng)用。傳統(tǒng)的管理注重對物的管理，忽視了對人的管理，極大地阻礙了管理工作質(zhì)量的提高。

3 實(shí)現(xiàn)高校辦公室知識(shí)管理的對策

3.1 建設(shè)具有極強(qiáng)應(yīng)變能力的創(chuàng)新管理系統(tǒng)

與傳統(tǒng)的辦公室管理工作相比，知識(shí)管理突出了在新時(shí)期環(huán)境下，人員需要超越地域和時(shí)間的限制進(jìn)行工作，要具有靈活性、開放性和知識(shí)中心性，更加強(qiáng)調(diào)知識(shí)在辦公室工作中的重要作用。高校辦公室必須創(chuàng)建一個(gè)可以滿足現(xiàn)代化辦公需要，有效處理大型數(shù)據(jù)和信息的環(huán)境，為學(xué)校信息資源的共享和進(jìn)一步處理而服務(wù)。還可以建立一個(gè)基于網(wǎng)絡(luò)的信息知識(shí)操作平臺(tái)，用以支持更好地處理辦公信息。這一平臺(tái)包括硬件和軟件兩方面，硬件是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和相關(guān)設(shè)備；軟件則是指操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫，包括相關(guān)軟件的開發(fā)升級。

3.2 建立支持知識(shí)管理的高校辦公室系統(tǒng)

高校辦公室要想進(jìn)行有效運(yùn)作，就必須以科學(xué)的管理理論為指導(dǎo)，創(chuàng)新管理思路，特別是對管理方案進(jìn)行徹底的改革，要采取科學(xué)、規(guī)范、高效率的信息獲取及處理方式，建立高校辦公室系統(tǒng)。這個(gè)系統(tǒng)涵蓋了辦公信息處理的具體流程、相關(guān)的規(guī)范和要求，辦公信息的處理和共享等諸多方面的內(nèi)容，并嚴(yán)格制定工作標(biāo)準(zhǔn)。由于高校辦公室系統(tǒng)是基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)起來的，因此在實(shí)際操作的過程中，必須重點(diǎn)考慮公共安全及信息保密等措施，確保辦公系統(tǒng)不被非法入侵和破壞，系統(tǒng)中的信息不被竊取和篡改。同時(shí)還要保證所有用戶能夠正常使用系統(tǒng)中的所有共享資源，為用戶提供信息服務(wù)。

3.3 建設(shè)一支有理想又有能力的人才隊(duì)伍

通過增進(jìn)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對知識(shí)管理的了解，積極邀請領(lǐng)導(dǎo)對辦公室工作進(jìn)行指導(dǎo)和檢查，引起領(lǐng)導(dǎo)的重視，使工作中的各項(xiàng)機(jī)制得到健全和完善，制度得到創(chuàng)新和發(fā)展，充分調(diào)動(dòng)起辦公室內(nèi)管理人員的工作積極性和創(chuàng)造性，主動(dòng)學(xué)習(xí)如何加強(qiáng)知識(shí)管理，運(yùn)用高校辦公室系統(tǒng)處理信息。

3.4 建立起與用戶相關(guān)的各類應(yīng)用系統(tǒng)

高校辦公室系統(tǒng)的建立和推廣將改變傳統(tǒng)的辦公室管理模式，在這個(gè)過程中要根據(jù)自身的特點(diǎn)和需要有針對性地建立相關(guān)的應(yīng)用系統(tǒng)，如：無紙化公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)、辦公信息采集加工系統(tǒng)和視頻會(huì)議系統(tǒng)等，分批逐步實(shí)施，使辦公室的管理人員盡快適應(yīng)新型管理模式。

4 總 結(jié)

高校辦公室管理不僅影響高校管理的質(zhì)量，還制約著高校的創(chuàng)新與發(fā)展。辦公室管理人員必須加強(qiáng)學(xué)習(xí)、解放思想，努力提高自身素質(zhì)，在切實(shí)做好本職工作的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步提高辦公室知識(shí)管理能力，為高校的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

主要參考文獻(xiàn)

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