摘 要：高校檔案作為高校各項工作和廣大師生各方面情況的真實記錄，是促進(jìn)高校事業(yè)科學(xué)發(fā)展、維護(hù)高校及廣大師生根本利益的重要依據(jù)。通過學(xué)習(xí)貫徹中辦、國辦聯(lián)合印發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》，論述了新形勢下高校檔案工作“三個體系”建設(shè)。

關(guān)鍵詞：高校;檔案工作;“三個體系”建設(shè)

中圖分類號：G271 " 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A " 文章編號：1002-2589（2014）34-0171-02

檔案工作是高校各項工作中不可或缺的重要的基礎(chǔ)性工作，做好檔案工作是高校的歷史使命和法定職責(zé)。當(dāng)前，面對新形勢新任務(wù)新要求，高校檔案收集模式、管理手段、服務(wù)機(jī)制需要進(jìn)一步創(chuàng)新。中辦、國辦聯(lián)合印發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》（以下簡稱《意見》），為新形勢下高校檔案工作“三個體系”建設(shè)指明了方向，提供了遵循。

一、高校檔案資源體系建設(shè)

豐富的檔案資源是高校檔案工作賴以存在和科學(xué)發(fā)展的基石，是高校檔案部門的立館之本、強(qiáng)館之基、活館之源?！兑庖姟穼n案資源體系建設(shè)提出了新措施，具體到高校，就是要加大高校檔案收集整理力度，完善高校檔案歸檔制度，重視做好師生檔案，科學(xué)整合高校檔案信息資源。

1.加大高校檔案收集整理力度

高校檔案部門要高度重視檔案收集整理工作，把檔案收集整理工作與人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會服務(wù)、文化傳承創(chuàng)新等各項工作同規(guī)劃、同部署、同落實、同檢查，做到各項工作開展到哪里，檔案收集整理工作就覆蓋到哪里。隨著高校事業(yè)的發(fā)展需要，高校會不定期成立如協(xié)同創(chuàng)新等新的職能部門、專項工作機(jī)構(gòu)或非常設(shè)機(jī)構(gòu)，檔案部門要主動跟進(jìn)、積極參與，確保檔案收集整理工作同步覆蓋。高校檔案部門要定期進(jìn)行檔案收集整理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，監(jiān)督指導(dǎo)各單位各部門及時建立健全并嚴(yán)格執(zhí)行檔案收集整理工作制度。

2.完善高校檔案歸檔制度

高校檔案部門要認(rèn)清形勢、與時俱進(jìn)，順應(yīng)高校事業(yè)發(fā)展的趨勢，建立健全高校文件材料歸檔制度，做到應(yīng)歸盡歸，不留死角，及時制定或修訂高校各類文件材料的歸檔范圍和保管期限表，報同級檔案行政管理部門審核后實施。要強(qiáng)化高校依法歸檔意識，凡是應(yīng)歸檔的各種載體的文件材料，都要向高校檔案部門移交，任何單位、部門和個人不得以各種理由據(jù)為己有或拒絕歸檔、部分歸檔。為了維護(hù)檔案的齊全完整和真實可靠，對損毀、丟失檔案的，高校檔案部門要依據(jù)相關(guān)檔案法規(guī)嚴(yán)肅查處，并督促檔案形成單位和部門積極予以補(bǔ)救。

3.重視做好師生檔案工作

高校檔案部門要堅持以人為本，尊重人的主體地位，把師生檔案全面納入高校檔案資源體系。高校檔案是廣大師生工作、學(xué)習(xí)、生活等各方面情況的真實記錄，越來越成為維護(hù)師生切身利益的重要依據(jù)。檔案部門要研究制定師生檔案歸檔范圍、管理辦法，監(jiān)督指導(dǎo)與師生切身利益密切相關(guān)的各類文件材料的收集歸檔，積極接收各類師生檔案，不斷提高師生檔案的接收比重，把師生檔案納入高校檔案資源體系，并按有關(guān)規(guī)定管理、提供利用。

4.科學(xué)整合高校檔案信息資源

高校檔案部門要加強(qiáng)頂層設(shè)計，科學(xué)整合檔案信息資源，建立高效合理實用的檔案管理架構(gòu)。要統(tǒng)籌規(guī)劃，以打破利益部門多頭管理、各自為政為出發(fā)點和落腳點，積極采用實體整合、信息整合等手段，建立檔案信息資源中心，把隸屬于校內(nèi)各部門的各種載體的檔案信息資源整合起來，推動高校檔案信息資源的科學(xué)配置，為高校檔案信息資源的綜合開發(fā)利用打下堅實基礎(chǔ)。

二、高校檔案利用體系建設(shè)

為高校各部門各單位和廣大師生提供全方位、多層次的檔案服務(wù)是高校檔案工作的根本目的，只有通過提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案服務(wù)，才能體現(xiàn)高校檔案和檔案工作的價值?！兑庖姟穼n案利用體系建設(shè)提出了新措施，具體到高校，就是要創(chuàng)新高校檔案服務(wù)形式，強(qiáng)化高校檔案服務(wù)功能，加大高校檔案開發(fā)力度，加快推進(jìn)高校傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化，促進(jìn)高校檔案資源共享。

1.創(chuàng)新高校檔案服務(wù)形式

高校檔案部門要解放思想、與時俱進(jìn)、創(chuàng)新服務(wù)，樹立以師生為中心的檔案服務(wù)理念，把握師生需求規(guī)律，緊緊圍繞高校各單位各部門尤其是廣大師生的需求，未雨綢繆、超前謀劃，主動公開高校公共信息，主動開發(fā)檔案信息資源，有目的、有計劃、有步驟、全方位地提供高校公開信息和檔案信息服務(wù)。

2.強(qiáng)化高校檔案服務(wù)功能

高校檔案部門要增強(qiáng)服務(wù)意識，通過優(yōu)質(zhì)高效的檔案服務(wù)，強(qiáng)化高校的檔案意識。在服務(wù)對象上，不僅要為高校各單位各部門開展工作服務(wù)，更要為廣大師生工作、學(xué)習(xí)、生活等各方面提供檔案服務(wù)。在服務(wù)內(nèi)容上，既要做好指導(dǎo)各單位各部門收集整理齊全檔案的服務(wù)，又要做好為全校各方面各領(lǐng)域提供檔案利用及學(xué)校公開信息、其他信息的服務(wù)，特別要積極把涉及廣大師生工作、學(xué)習(xí)、生活等方面的各類檔案、信息及時整理、鑒定出來，優(yōu)先提供各種形式的利用，從而更好滿足師生日益增長的檔案需求。

3.加大高校檔案開發(fā)力度

高校檔案部門要樹立精品意識，實施精品戰(zhàn)略，加強(qiáng)對檔案信息資源的分析研究、綜合加工、深度開發(fā)，提供深層次、高質(zhì)量、可讀性強(qiáng)的檔案信息精品。在檔案信息精品開發(fā)過程中，既要以樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀為導(dǎo)向，弘揚(yáng)主旋律、突出高品位，傳播正能量、發(fā)出好聲音，推出索引類、匯編類、綜述類、述評類、預(yù)測類、數(shù)據(jù)庫類檔案信息精品。又要立足師生喜聞樂見，不斷創(chuàng)新形式、豐富載體，增強(qiáng)檔案精品的大眾性、廣泛性和吸引力、感染力，推出實物類、照片類、圖片類、視頻類、電子類等不同載體的檔案信息精品。

4.加快推進(jìn)高校傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化

高校要把數(shù)字檔案館（室）建設(shè)列入校園信息化建設(shè)整體發(fā)展規(guī)劃和年度計劃。高校檔案部門要站在歷史的高度、以長遠(yuǎn)的眼光，以高校信息化建設(shè)浪潮為契機(jī)，大力開展傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作，及時以數(shù)字化檔案代替原件提供利用，通過學(xué)校辦公內(nèi)網(wǎng)、校園網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)傳送，實現(xiàn)檔案信息的遠(yuǎn)程利用、便捷利用、多人異地同時利用。

5.促進(jìn)高校檔案資源共享

高校檔案部門要以實現(xiàn)檔案信息資源全校共享為目標(biāo)，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，充分利用已有的信息傳輸網(wǎng)絡(luò)和平臺，并與學(xué)校辦公信息系統(tǒng)對接，把可公開的各類檔案、信息上傳網(wǎng)絡(luò)，開展遠(yuǎn)程利用，實現(xiàn)資源共享，真正建立起方便師生的檔案利用體系，使檔案信息服務(wù)惠及廣大師生。

三、高校檔案安全體系建設(shè)

確保高校檔案安全保密，是新形勢下高校檔案工作的底線、紅線和生命線?！兑庖姟穼n案安全體系建設(shè)提出了新措施，具體到高校，就是要加大高校檔案安全保密執(zhí)法檢查力度，建立完善高校檔案安全應(yīng)急管理制度，切實改善高校檔案保管保密條件，對高校重要檔案實行異地異質(zhì)備份保管，保障高校檔案信息安全。

1.加大高校檔案安全保密執(zhí)法檢查力度

高校檔案部門要認(rèn)清形勢、居安思危，時刻繃緊檔案安全保密這根弦，構(gòu)筑確保檔案安全保密的牢固思想防線，要加快建立健全以人防、物防、技防三位一體為核心的檔案安全防范體系，要建立健全并嚴(yán)格執(zhí)行各項安全保密規(guī)章制度，經(jīng)常開展檔案安全保密自查、他查、互查，及時發(fā)現(xiàn)并排除檔案安全保密隱患，堵塞各種安全保密漏洞，嚴(yán)防檔案損壞損毀和失泄密事件發(fā)生。

2.建立完善高校檔案安全應(yīng)急管理制度

當(dāng)今時代，各種危機(jī)無時不在，無處不有。為了提高危機(jī)發(fā)生的預(yù)見能力、危機(jī)發(fā)生后的救治能力和事后的恢復(fù)能力，高校檔案部門要居安思危、未雨綢繆，樹立檔案危機(jī)意識。通過培育危機(jī)管理觀念和思想，建立檔案安全應(yīng)急處置協(xié)調(diào)機(jī)制和檔案安全應(yīng)急管理制度，制定應(yīng)急預(yù)案，建立預(yù)警監(jiān)測系統(tǒng)，健全應(yīng)急防范措施，確保檔案安全受到危害時得到優(yōu)先及時搶救和妥善合理處置，把檔案損失降到最低限度。

3.切實改善高校檔案保管保密條件

高校檔案部門要積極爭取高校領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持，完善檔案工作投入機(jī)制，把檔案館（室）建設(shè)納入高?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)項目，統(tǒng)籌規(guī)劃、優(yōu)先建設(shè)，以經(jīng)濟(jì)、實用、安全、先進(jìn)為原則，高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求、重規(guī)范，加快改造或新建、擴(kuò)建高校檔案庫房，切實改善高校檔案保管保密條件。

4.對高校重要檔案實行異地異質(zhì)備份保管

高校檔案部門要強(qiáng)化風(fēng)險防范意識，提高災(zāi)害應(yīng)對能力，采取各種有效手段，實施檔案異地異質(zhì)備份制度，確保高校重要檔案絕對安全。要嘗試在不同的地方如跨校區(qū)、跨高校甚至跨城市在國家綜合檔案館進(jìn)行異地備份，寄存重要檔案的重份或縮微、復(fù)印、數(shù)字化等形式的副本。對于安全系數(shù)較低的電子文件，要普遍實行雙套制進(jìn)行異地異質(zhì)備份。

5.保障高校檔案信息安全

高校檔案部門要側(cè)重于建立標(biāo)準(zhǔn)，采取措施，確保電子文件、電子檔案長期保存和利用。對涉密檔案、重要檔案的存儲介質(zhì)進(jìn)行檢驗和認(rèn)證，確保存儲安全。嚴(yán)格執(zhí)行高校檔案安全保密管理制度，對上網(wǎng)文件、檔案進(jìn)行嚴(yán)格保密審查，確保傳輸安全。建立高校檔案信息系統(tǒng)安全保密防護(hù)體系，推進(jìn)高校檔案信息系統(tǒng)安全等級保護(hù)和分級保護(hù)工作，確保高校檔案信息系統(tǒng)的系統(tǒng)安全、網(wǎng)絡(luò)安全、實體安全。

時代在發(fā)展，社會在進(jìn)步，校園在變遷。高校各項工作和廣大師生產(chǎn)生的檔案資料以及對檔案信息的需求與日俱增，高校檔案事業(yè)發(fā)展步入了前所未有的良好時期。高校檔案部門應(yīng)以學(xué)習(xí)貫徹落實《意見》為契機(jī)，以等不得、慢不得的緊迫感，緊跟時代發(fā)展的腳步，以與時俱進(jìn)的精神，真抓實干，努力開創(chuàng)高校檔案工作新局面。

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收稿日期：2014-10-20

作者簡介：張宏靜（1981-），男，安徽無為人，館員，碩士，從事高校檔案管理研究。

（責(zé)任編輯：陳雅莉）