龐大的組織架構(gòu)，復(fù)雜的業(yè)務(wù)體系，多套管理軟件形成的信息孤島……如何解決費(fèi)用報(bào)銷周期長(zhǎng)、預(yù)算管控能力低的問(wèn)題？如何建立高效的“共享財(cái)務(wù)”體系，支撐蒙牛乳業(yè)帝國(guó)的高效運(yùn)轉(zhuǎn)？蒙牛聯(lián)合AMT，歷時(shí)2年多時(shí)間，成功打造全集團(tuán)“網(wǎng)上費(fèi)用報(bào)銷管理平臺(tái)”，有效控制財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)和提升運(yùn)營(yíng)效率，并為實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享中心奠定基礎(chǔ)。

蒙牛乳業(yè)（集團(tuán)）股份有限公司成立于1999年8月，總部設(shè)在內(nèi)蒙古自治區(qū)呼和浩特市和林格爾盛樂(lè)經(jīng)濟(jì)園區(qū)，是國(guó)家農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)化重點(diǎn)龍頭企業(yè)、乳制品行業(yè)龍頭企業(yè)。到目前為止，蒙牛已經(jīng)在全國(guó)20多個(gè)省區(qū)市建立了31個(gè)生產(chǎn)基地50多個(gè)工廠，擁有液態(tài)奶、酸奶、冰淇淋、奶品、奶酪五大系列400多個(gè)品項(xiàng)，其中液體奶、冰淇淋和酸奶銷量居全國(guó)第一;乳制品出口量、出口的國(guó)家和地區(qū)居全國(guó)第一。

蒙牛在短短十年中，創(chuàng)造出了舉世矚目的“蒙牛速度”和“蒙牛奇跡”。然而，伴隨著蒙牛的迅猛發(fā)展，組織架構(gòu)不斷龐大，上萬(wàn)種崗位和遍布全國(guó)各地的3萬(wàn)多員工，使管理的復(fù)雜度逐級(jí)增加，借助信息化實(shí)現(xiàn)管理升級(jí)也迫在眉睫。

如何建立支持業(yè)務(wù)發(fā)展的高效財(cái)務(wù)管理體系，以支撐蒙牛的高效運(yùn)轉(zhuǎn)？蒙牛需要尋找一家具備很強(qiáng)咨詢+軟件落地能力的公司作為長(zhǎng)期的信息化戰(zhàn)略合作伙伴。2012年，蒙牛聯(lián)合AMT啟動(dòng)了高效財(cái)務(wù)共享體系的建設(shè)，歷時(shí)2年多時(shí)間，成功打造了全集團(tuán)“網(wǎng)上費(fèi)用報(bào)銷管理平臺(tái)”，并全面實(shí)施推廣，有效的控制財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)和提升運(yùn)營(yíng)效率，為實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享中心奠定基礎(chǔ)。

第一階段：診斷問(wèn)題明確目標(biāo)

基于蒙牛費(fèi)用管理業(yè)務(wù)流程和信息化現(xiàn)狀的深入了解，發(fā)現(xiàn)存在以下問(wèn)題：

1. 員工報(bào)銷時(shí)間長(zhǎng)、異地管理報(bào)銷難度大：費(fèi)用報(bào)銷從業(yè)務(wù)發(fā)起流程，手工填寫報(bào)銷單，費(fèi)用結(jié)案后所有費(fèi)用全部集中在月底進(jìn)行處理，導(dǎo)致營(yíng)銷市場(chǎng)、固定費(fèi)用報(bào)銷無(wú)法實(shí)現(xiàn)即時(shí)處理，時(shí)間方面跨度較長(zhǎng)，均長(zhǎng)達(dá)1個(gè)半月左右;個(gè)人出差墊付資金周轉(zhuǎn)以及整體報(bào)銷單據(jù)周轉(zhuǎn)時(shí)間長(zhǎng);異地管理的部門越來(lái)越多，報(bào)銷審批積壓現(xiàn)象嚴(yán)重。

2.財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)信息共享滯后，無(wú)法實(shí)現(xiàn)預(yù)算前控制：業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)各項(xiàng)數(shù)據(jù)無(wú)法進(jìn)行實(shí)時(shí)共享，對(duì)預(yù)算、用款計(jì)劃監(jiān)控不能達(dá)到實(shí)時(shí)預(yù)警;公司對(duì)預(yù)算控制的能力較低，僅停留在事后控制上。

3.財(cái)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化難度大，無(wú)信息化支撐：財(cái)務(wù)人員手工處理報(bào)銷，需要對(duì)單據(jù)的合法性、審批流程的合規(guī)性、報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一性進(jìn)行審核，標(biāo)準(zhǔn)化審核的作業(yè)規(guī)范需信息化手段支持。雖然集團(tuán)已經(jīng)實(shí)施了SAP、金蝶等管理軟件，但是針對(duì)費(fèi)用管理的信息化支撐依然空白。

結(jié)合現(xiàn)狀調(diào)研，項(xiàng)目組明確了“網(wǎng)上費(fèi)用報(bào)銷管理平臺(tái)”項(xiàng)目的目標(biāo)：實(shí)現(xiàn)預(yù)算對(duì)費(fèi)用數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)管控與預(yù)警;縮短業(yè)務(wù)費(fèi)用報(bào)銷周期，在保證甚至提高財(cái)務(wù)核算準(zhǔn)確性的基礎(chǔ)上節(jié)省財(cái)務(wù)核算數(shù)據(jù)的時(shí)間，進(jìn)一步提高業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)核算工作效率;以費(fèi)用報(bào)銷、資金支付為重點(diǎn)，通過(guò)系統(tǒng)固化優(yōu)化報(bào)銷流程，實(shí)現(xiàn)費(fèi)用報(bào)銷和資金支付流程的統(tǒng)一化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、透明化、自動(dòng)化;梳理并優(yōu)化財(cái)務(wù)制度與流程，為實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享中心做好第一步的準(zhǔn)備。

第二階段：設(shè)計(jì)整體IT解決方案

面對(duì)蒙牛龐大的組織架構(gòu)，復(fù)雜的業(yè)務(wù)體系，以及多套管理軟件形成的信息孤島，要實(shí)現(xiàn)對(duì)費(fèi)用管理的優(yōu)化和方案的可落地，在方案設(shè)計(jì)中，必須充分考慮作業(yè)流程的標(biāo)準(zhǔn)化，與已有信息系統(tǒng)的集成，數(shù)據(jù)的共享和決策分析，流程操作實(shí)施的便利性等，因此整個(gè)方案重點(diǎn)關(guān)注了以下內(nèi)容：

• 管理與IT相結(jié)合：解決方案從日常費(fèi)用報(bào)銷、差旅管理、辦公用品管理、媒介管理等方面細(xì)化了各業(yè)務(wù)的流程規(guī)則和管理標(biāo)準(zhǔn)，同步設(shè)計(jì)出計(jì)劃預(yù)算到費(fèi)用報(bào)銷的全流程解決方案， 明確需要實(shí)現(xiàn)的系統(tǒng)功能。
• 多套系統(tǒng)高度集成：蒙牛已在運(yùn)行或正在測(cè)試的系統(tǒng)中，與網(wǎng)上費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)相關(guān)的有預(yù)算管理系統(tǒng)、核算系統(tǒng)、資金結(jié)算系統(tǒng)等8款之多，解決方案重點(diǎn)規(guī)劃網(wǎng)上費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)與其他管理軟件之間的系統(tǒng)架構(gòu)關(guān)系，從而將費(fèi)用管理從預(yù)算-報(bào)銷-結(jié)算-核算的各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)打通，形成業(yè)務(wù)無(wú)縫化、信息共享化。
• 數(shù)據(jù)集成和決策分析：在系統(tǒng)集成的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)與主數(shù)據(jù)、人員、部門、供應(yīng)商、科目等信息自動(dòng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)共享，在此基礎(chǔ)上形成面向部門、員工等各維度費(fèi)用分析報(bào)表。
• 影像系統(tǒng)接入：出于對(duì)將來(lái)財(cái)務(wù)共享中心的規(guī)劃，特考慮在費(fèi)控系統(tǒng)階段施行票據(jù)影像掃描系統(tǒng)，對(duì)發(fā)票和其他業(yè)務(wù)憑證進(jìn)行掃描后上傳到集團(tuán)服務(wù)器，方便費(fèi)控系統(tǒng)及時(shí)的完成原始票據(jù)審批的工作，提高報(bào)銷速度和財(cái)務(wù)工作效率，同時(shí)完成對(duì)歷史數(shù)據(jù)的永久性保存和調(diào)用查閱。
• 引入移動(dòng)終端：方案設(shè)計(jì)關(guān)注行業(yè)前沿，積極引入先進(jìn)技術(shù)，為了方便蒙牛員工的移動(dòng)辦公，與移動(dòng)終端集成，引入了手機(jī)版的費(fèi)用報(bào)銷管理系統(tǒng)。

整體IT解決方案通過(guò)業(yè)務(wù)流程梳理、設(shè)計(jì)系統(tǒng)框架圖、定義各軟件接口、細(xì)化各業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)功能等，為系統(tǒng)的下一步實(shí)施推廣做了充分準(zhǔn)備。

第三階段：系統(tǒng)實(shí)施和應(yīng)用推廣

如何在蒙牛遍布全國(guó)各地的不同分支機(jī)構(gòu)中對(duì)3萬(wàn)多員工逐步實(shí)施和推廣系統(tǒng)？AMT協(xié)助蒙牛制定了“局部試點(diǎn)——全國(guó)推廣——優(yōu)化應(yīng)用”的系統(tǒng)實(shí)施和應(yīng)用推廣方案。首先聚焦在蒙牛集團(tuán)財(cái)務(wù)核算部門所涉及到的業(yè)務(wù)，進(jìn)行系統(tǒng)試運(yùn)行;然后擴(kuò)展到呼和浩特進(jìn)行試點(diǎn)運(yùn)行;經(jīng)過(guò)兩輪的試點(diǎn)與磨合后，開展了面向全國(guó)范圍的系統(tǒng)應(yīng)用推廣工作。

在系統(tǒng)全國(guó)范圍實(shí)施推廣時(shí)，同步進(jìn)行系統(tǒng)應(yīng)用的優(yōu)化，改善用戶體驗(yàn)，如引入手機(jī)版的網(wǎng)上費(fèi)用報(bào)銷管理系統(tǒng)，打破了地域限制，極大地方便了員工的操作。

在系統(tǒng)實(shí)施推廣過(guò)程中，遇到各分公司要求不一、項(xiàng)目推進(jìn)受阻等問(wèn)題，AMT本著“溝通、研討、培訓(xùn)，貫穿全程的知識(shí)轉(zhuǎn)移和變革推動(dòng)”的宗旨，通過(guò)及時(shí)跟蹤系統(tǒng)功能使用情況、開展多形式培訓(xùn)、優(yōu)化系統(tǒng)功能等工作，保證項(xiàng)目的有序推進(jìn)，同時(shí)通過(guò)知識(shí)轉(zhuǎn)移為蒙牛培育了后續(xù)保障團(tuán)隊(duì)。

2014年，“網(wǎng)上費(fèi)用報(bào)銷管理平臺(tái)”已在蒙牛全集團(tuán)成功推廣應(yīng)用，通過(guò)報(bào)銷計(jì)算自動(dòng)化、預(yù)算控制實(shí)時(shí)化、管理控制數(shù)據(jù)化、簽字審批網(wǎng)絡(luò)化、報(bào)銷執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)化，流程透明可追溯，全面改善費(fèi)用管理流程效率，提升預(yù)算風(fēng)險(xiǎn)控制能力，為財(cái)務(wù)共享中心的實(shí)現(xiàn)建立了基礎(chǔ)的操作平臺(tái)，并提升了各級(jí)管理者和員工滿意度：

對(duì)管理著而言：“案頭工作”改成“移動(dòng)辦公”，不受時(shí)間地點(diǎn)限制，隨時(shí)可以進(jìn)行費(fèi)用審批;系統(tǒng)自動(dòng)預(yù)算控制，為管理者審批進(jìn)行自動(dòng)預(yù)警;報(bào)表數(shù)據(jù)快捷準(zhǔn)確，方便管理者從不同維度調(diào)用數(shù)據(jù);歷史數(shù)據(jù)電子歸檔，降低后期管理成本。

對(duì)于普通員工而言：簡(jiǎn)化計(jì)算核對(duì)工作量，提升工作效率;報(bào)銷速度不受“領(lǐng)導(dǎo)辦公室時(shí)間”限制;報(bào)銷全流程透明便于過(guò)程進(jìn)度控制;移動(dòng)辦公利用員工高效安排報(bào)銷工作;實(shí)現(xiàn)員工賬務(wù)自助查詢管理。