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        手工記賬與電算化比較之我見

        2014-04-29 00:00:00郎紅燕
        新課程·下旬 2014年11期

        摘 要:隨著時代的發(fā)展,會計也經(jīng)歷了許多變革,電算化就是其中之一,它可以利用計算機為會計工作更好地服務(wù)。就手工記賬

        與電算化的比較進行了思考。

        關(guān)鍵詞:手工記賬;電算化;記賬憑證;賬簿;會計報表

        悠悠的歷史長河中,積淀了許多的人類文明,“會計”就是其中的一塊瑰寶,它的發(fā)展歷經(jīng)了許許多多的變遷、改革。從“結(jié)繩記事”到“單式記賬”,再到“復式記賬”,直至發(fā)展成為今天的電算化,一步步地隨著時代的進步而進步。那么,為什么要用電算化來代替部分手工進行會計工作呢?筆者認為有以下幾個方面:

        1.可以減輕會計人員的勞動強度,提高會計工作效率,促進會計隊伍素質(zhì)的提高。

        2.促進會計職能的轉(zhuǎn)變。

        3.及時、準確、完整地提供經(jīng)濟信息。

        4.節(jié)約流動資金占用。

        5.促進會計工作規(guī)范化,提高會計工作質(zhì)量。

        6.促進會計理論的研究。

        由此可見,電算化較之手工記賬有許多的優(yōu)越性,現(xiàn)在,咱們就來具體地討論一下它們的異同點。

        一、建立賬套

        1.在手工記賬中,由于有會計主體的假設(shè),所以,一般只能建立一個賬套;而在電算化中,則可以建立多個賬套,只需注意,單位編號不允許重復。

        2.由于上述特點,決定了電算化必須從建立賬套開始工作,錄入從進入賬套開始。

        二、開設(shè)會計科目

        1.手工記賬中,會計科目的開設(shè)主要通過建立賬戶來進行,而電算化則必須輸入會計科目名稱及其代碼,并且要進行確認,以后系統(tǒng)將自動加以識別。

        2.在手工記賬中,會計人員主要識別會計科目名稱,而在電算化中,計算機則主要識別會計科目代碼。

        三、編制會計分錄,登記記賬憑證

        1.手工記賬與電算化都必須根據(jù)準確無誤、真實的原始憑證來編制記賬憑證。但在手工記賬中,主要是通過人工來編制記賬憑證,而在電算化中,則主要通過計算機來編制記賬憑證。

        2.在手工記賬中,記賬憑證一般分為收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證三類,而在電算化中,通常只采用一種通用類型的記賬憑證。

        3.在手工記賬中,記賬憑證的編號都是人工編號,可以從中任意抽取一張來改錯;而電算化中,記賬憑證的編號是順序號,是計算機自動編制,不可以任意刪除憑證。

        4.在手工記賬中,記賬憑證的日期可以更正,而在電算化中,記賬憑證的日期只可以改到記賬以后,記賬以前的日期是絕對不可以更改的。

        5.在手工記賬中,經(jīng)濟業(yè)務(wù)的摘要需由人工簡明扼要地進行填寫,在電算化中,只需寫上第一行摘要,以后各行的摘要可以自動生成。

        6.手工記賬中,會計科目的名稱必須由人工逐一填寫或蓋科目章,而在電算化中,只需按住鼠標右鍵選擇或輸入代碼即可。

        7.手工記賬中,金額的填寫必須由人工逐一填寫,有可能發(fā)生錯誤,而在電算化中,借方金額和貸方金額必須有一方為零,并且,合計是否相等,計算機可以自動識別,可相應(yīng)的減少一些犯錯誤的機會。

        四、審核記賬憑證

        1.手工記賬中,審核記賬憑證的人與記賬憑證的編制者不可以是同一人,在電算化中也同樣如此。

        2.手工記賬中,審核人審核完后需要簽章,將錯誤憑證退給編制憑證的人予以修改,在電算化中,審核人員只需用F8鍵在錯誤憑證右上角處做上“錯誤”標記,編制憑證之人即可修改。

        3.手工記賬與電算化同樣,都必須根據(jù)審核無誤、簽字審核后的記賬憑證來登記入賬。

        五、登記賬簿

        1.手工記賬與電算化都必須將記賬憑證的有關(guān)信息登記入賬,形成更有用的信息。手工記賬中,登記賬簿全部由人工來完成,失誤的幾率相對而言要大,而電算化記賬的工作由計算機自動完成,相應(yīng)的,失誤的幾率要減少很多。

        2.手工記賬與電算化都可能發(fā)生錯賬。手工記賬中,錯賬可能發(fā)生的原因有很多,比如說記賬憑證編制錯誤,或記賬憑證正確,只是在登記賬簿時發(fā)生錯誤等等,而在電算化中,錯賬可能發(fā)生的原因只有一個:記賬憑證編制錯誤。

        3.由于錯賬發(fā)生的原因不同,那么,更正錯賬的方法也相應(yīng)的不同。在手工記賬中,有畫線更正法、紅字沖銷法、補充登記法三種不同的方法適用于不同的錯誤,而在電算化中,則通常只采用紅字沖銷法來更正錯賬,因為:(1)數(shù)據(jù)比較完整,便于使用;(2)會計核算系統(tǒng)中通常有編制紅字憑證的功能,效率較手工高。

        六、結(jié)賬

        1.在登記賬簿之后,手工記賬與電算化都必須結(jié)賬,以確保某一會計期間數(shù)據(jù)的安全性、完整性、有效性。

        2.在手工記賬中,通常只是在一個會計期間末了結(jié)一次賬,比如月底、季末、年底,而在電算化中,則沒有次數(shù)規(guī)定,可以通過需要來決定結(jié)賬的次數(shù)。

        3.在手工記賬中,由于結(jié)賬全部由人工操作,故工作量很大,且容易發(fā)生錯誤,而在電算化中,結(jié)賬由計算機自動完成,工作量很小,且不容易出錯。

        4.在結(jié)賬以前,進行對賬的時候,手工記賬要進行賬證核對、賬賬核對、賬實核對、賬表核對,而計算機只需進行賬實核對即可。

        七、編制會計報表

        1.手工記賬和電算化都必須編制各種會計報表,以滿足相關(guān)各方對會計信息的需要。

        2.在手工記賬中,會計報表的編制是拿一張現(xiàn)成的空白報表填制,有可能造成報表短缺或者浪費,而電算化編制會計報表時,只需從計算機內(nèi)部調(diào)出即可,幾乎不需要什么成本。

        3.在手工記賬中,報表的格式是固定在紙上的,但報表中每個數(shù)字的來源必須是逐月記錄、計算,而電算化中,報表的格式連同它的數(shù)據(jù)來源都是保存在計算機內(nèi),到月底,計算機會自動生成報表。

        4.在手工記賬中,報表編制的工作量相當大,費時多,而電算化則是由計算機根據(jù)各種數(shù)據(jù)自動生成報表,工作相對簡單而輕松。

        5.在手工記賬中,由于報表編制煩瑣,所以只能滿足某些方面的需要,而電算化由于工作效率高,所以可以更好地滿足各方的需要,進行更好的服務(wù)以至于管理。

        總而言之,電算化較手工記賬有著很大的優(yōu)越性,除了上述種種外,還有憑證的查詢和匯總、憑證的修改可以不留痕跡、試算平衡的作用等,可以滿足更多的需要,可以做到資源共享,以更高的效率來為祖國的建設(shè)服務(wù)。

        作者簡介:郎紅燕,女,1972年出生,大學學歷,山西省太原市第五職業(yè)中學校教師,在教學中注重和學生一起歸納、總結(jié),達到更好的學習效果。

        ?誗編輯 韓 曉

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