摘 要：在舉辦大型會議、學(xué)生考試、員工輪訓(xùn)培訓(xùn)時，常常需要制作參加人員的座次表并進(jìn)行張貼，保證活動的順利進(jìn)行。本文巧妙地利用Excel的制圖和數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)以及隨機(jī)函數(shù)功能，通過平面結(jié)構(gòu)簡圖，實(shí)現(xiàn)了座次的隨機(jī)排列，使制作座次表的工作變得既輕松又不易出錯。

關(guān)鍵詞：座次表；平面結(jié)構(gòu)簡圖；數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)；隨機(jī)函數(shù)

中圖分類號：TP391.12

在舉辦大型會議、學(xué)生考試、員工輪訓(xùn)培訓(xùn)時，常常需要制作學(xué)員（不同活動參加人員的通稱）的座次表并進(jìn)行張貼，便于學(xué)員快速找到自己的座位，也便于管理人員記錄缺席與出勤情況，保證活動的順利進(jìn)行。這就要求我們繪制出教室（不同活動場所的通稱）平面結(jié)構(gòu)圖或者平面結(jié)構(gòu)簡圖，并將學(xué)員的姓名都固定在圖形上。

雖然一些制圖軟件在制圖上有優(yōu)勢，但是由于不能方便地將學(xué)員的姓名數(shù)據(jù)調(diào)入到圖中，需要一個個地采取復(fù)制粘貼的形式，如果學(xué)員發(fā)生變化，如輪訓(xùn)班的每一期的學(xué)員都不同，只能一切從頭開始。

其實(shí)，利用常用的辦公軟件Excel能夠非常簡便快捷地制作教室平面結(jié)構(gòu)簡圖，并能調(diào)用學(xué)員姓名數(shù)據(jù)，制作成模板，可共享性很強(qiáng)，能讓達(dá)到事半功倍的效果，下面具體介紹其使用方法。

1 教室繪制平面結(jié)構(gòu)簡圖

在通常情況下，教室有兩種結(jié)構(gòu)，一種是普通教室，一種是弧形的階梯教室。普通教室結(jié)構(gòu)簡圖的繪制雖然簡單，但不具有說服力，而弧形的階梯教室由于前后排座位數(shù)不同稍顯復(fù)雜，不過能夠更好地說明問題，這里就以弧形教室結(jié)構(gòu)簡圖的繪制為例來介紹教室平面結(jié)構(gòu)簡圖的繪制過程。

統(tǒng)觀常見的弧形階梯教室，它們的結(jié)構(gòu)大體分為三組，每一組從前至后又若干排，后排的座位數(shù)比前排的座位數(shù)一般依次遞增一個，并且前后的座位不對齊，總是錯開半格。這種效果我們可以通過合并單元格的方法巧妙的實(shí)現(xiàn)。

（1）選中某一單元格區(qū)域，單擊【格式工具欄】上的【合并及居中】按鈕，雙擊使合并的單元格處于編輯狀態(tài)，輸入【主席臺】三字，并調(diào)整漢字之間的距離。

（2）單擊右鍵菜單中的【設(shè)置單元格格式】按鈕，彈出【單元格格式】對話框，選擇【圖案】標(biāo)簽，設(shè)置單元格的底紋，完成主席臺的制作。

（3）設(shè)置【行高】和【列寬】，要據(jù)活動場所的長寬而定，這里分別設(shè)置為【50】和【1.63】。

（4）用鼠標(biāo)選中【AJ6】和【AK6】兩個單元格，單擊【格式工具欄】上的【合并及居中】按鈕，合并兩個單元格。

（5）用鼠標(biāo)單擊【格式工具欄】上【邊框】按鈕右側(cè)的下拉箭頭，在彈出的下拉列表中的選擇【外側(cè)框線】。

（6）選中已經(jīng)合并的單元格，將鼠標(biāo)移至合并單元格右下角的填充句柄處，當(dāng)鼠標(biāo)呈黑十字狀態(tài)時按下鼠標(biāo)向右拖動到目標(biāo)位置。

（7）用鼠標(biāo)選中【AI7】和【AJ7】兩個單元格，進(jìn)行單元格合并與格式化操作，并向右拖動到目標(biāo)位置。

余下的操作都基本相同，讀者可以自行完成，不再贅述，讀者需要注意的是前后排單元格不能對齊合并，要錯開一個。

2 學(xué)員名單的轉(zhuǎn)換

從主管部門發(fā)送來的學(xué)員名單中，并不都是用表格編排好的，還有的是用制表符、空格完成的排版，不能直接被設(shè)置好的簡圖中的單元格調(diào)用，需要將它們轉(zhuǎn)換成表格形式。

2.1 含制表符的文本轉(zhuǎn)換成表格

（1）選中文本，依次選擇【表格】、【轉(zhuǎn)換】、【文本轉(zhuǎn)換成表格】菜單命令，打開【文本轉(zhuǎn)換成表格】對話框。

（2）在對話框【文字分隔符位置】處選擇【制表符】單選項(xiàng)，按【確定】。

2.2 含空格文本轉(zhuǎn)換成表格

（1）選中文本，依次單擊【編輯】、【替換】菜單命令，打開【查找和替換】對話框，

（2）在【查找內(nèi)容】下拉列表框中連續(xù)輸入兩個空格。

（3）在【替換為】下拉列表框中輸入一個空格。

（4）單擊【高級】按鈕，在【搜索選項(xiàng)】中取消對【區(qū)分全/半角】的選擇。

（5）多次單擊【全部替換】，將連續(xù)多個空格替換成一個空格。

（6）依次選擇【表格】、【轉(zhuǎn)換】、【文本轉(zhuǎn)換成表格】菜單命令，打開【文本轉(zhuǎn)換成表格】對話框。

（7）在對話框【文字分隔符位置】處選擇【空格】單選項(xiàng)，按【確定】。

將含有學(xué)員名單的文本轉(zhuǎn)換成表格后，再將含有人員名單的列粘貼到Excel工作表中，作為制作座次表的數(shù)據(jù)源。

注意，這里我們應(yīng)用查找和替換工具，其實(shí)查找和替換功能十分強(qiáng)大，能夠幫助我們快速編排文檔，簡單快速且不易出錯，應(yīng)該對它熟練掌握。

3 數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)

一般Excel工作簿都有三個工作表，用戶可以在工作表Sheet1中制作出教室結(jié)構(gòu)簡圖，在工作表Sheet2中放置學(xué)員名單，通過定義公式的形式讓簡圖中的單元格與學(xué)員的姓名相關(guān)聯(lián)。

3.1 弧形教室數(shù)據(jù)間的關(guān)聯(lián)

座次表的排列一般是先中間后兩邊。

（1）選中Sheet1中的中排第一個單元格，輸入等號。

（2）點(diǎn)擊Sheet2工作表標(biāo)簽，選中第一個單元格，按回車。

這樣Sheet1中第一個單元格就關(guān)聯(lián)了Sheet2中A1的數(shù)據(jù)。

按照第一個單元格的操作方法，使其他單元格依次對應(yīng)Sheet2中A列中的數(shù)據(jù)。

3.2 批量生成學(xué)員座次表

數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)完成后，要則此表作為模板妥善保存，使用時要先復(fù)制出一個副本，在副本上進(jìn)行操作。

把轉(zhuǎn)換的人員名單數(shù)據(jù)復(fù)制到Sheet2工作表中第一列（A列），Sheet1工作表中會自動生成座次表。

如果開始新一輪的會議或者培訓(xùn)，只需將名單轉(zhuǎn)換后復(fù)制到Sheet2工作表的A列中，就可以快速的生成座次表。

4 使用RAND函數(shù)隨機(jī)生成學(xué)員座次

在排列學(xué)員的座次表的過程中，有時我們需要對數(shù)據(jù)進(jìn)行隨機(jī)排序而不是按照某種關(guān)鍵字進(jìn)行升序或降序排列。例如在編排考場時就需要對考生進(jìn)行隨機(jī)順序，開會時為打破地域限制也需要隨機(jī)排序，把同一個地區(qū)的人員分開，便于討論與交流。

rand函數(shù)是隨機(jī)數(shù)生成器，能夠在選定單元格或者單元格區(qū)域內(nèi)隨機(jī)得到大于等于零并小于一的隨機(jī)數(shù)。如果再對函數(shù)進(jìn)行一些設(shè)置，可以得到一些特殊要求的隨機(jī)數(shù)，關(guān)于其使用方法，能夠在網(wǎng)絡(luò)上找到，我們這里只需使用這個最簡單的形式既可，下面我們繼續(xù)以上面的弧形教室為例介紹如何使用這個函數(shù)隨機(jī)生成座次表。

（1）選擇B1單元格，在輸入法處于英文狀態(tài)時，在編輯欄中輸入“=RAND（）”并回車確認(rèn)，隨機(jī)函數(shù)RAND（）就在單元格B1中產(chǎn)生了一個大于等于零小于一的隨機(jī)數(shù)。

（2）在B2單元格處于選中狀態(tài)時，將鼠標(biāo)移至單元格右下角填充句柄處，當(dāng)光標(biāo)變成黑十字形態(tài)時，按下鼠標(biāo)，向下拖動到目標(biāo)位置。更為快捷的方式是雙擊填充句柄，Excel自動將隨機(jī)數(shù)列填充到每個姓名數(shù)據(jù)列的右側(cè)。

（3）對于上面兩步還可以用下面的操作代替：從B1單元格開始選擇整個姓名數(shù)據(jù)列右側(cè)的單元格區(qū)域，然后輸入“=RAND（）”，輸入的內(nèi)容可以在編輯欄和B1單元格中看到，最后按“Ctrl+Enter”，隨機(jī)數(shù)就被填充到選中的單元格區(qū)域。

（4）選擇單元格區(qū)域的任一單元格，單擊常用工具欄中的升序排序或者降序排序按鈕，Excel會自動用“擴(kuò)展選定區(qū)域”的方式將整個表中的數(shù)據(jù)隨機(jī)排列。

如果用戶選擇的是單元格區(qū)域，而不是一個單元格，會彈出一個【排序警告】對話框，讓用戶給出排序依據(jù)，在這里我們需要選擇【擴(kuò)展選定區(qū)域】，然后單擊【排序】按鈕既可，如圖2所示。

圖2

數(shù)據(jù)在排序時，B列中的隨機(jī)函數(shù)又會重新產(chǎn)生新的隨機(jī)數(shù)，所以排序后看上去并不是按升序或降序排列的。但這并不影響我們所需要的結(jié)果。以后每單擊一次排序按鈕，Excel都會進(jìn)行一次新的隨機(jī)排序。其實(shí)，我們只要在Sheet2中的其它列中進(jìn)行數(shù)據(jù)編輯操作，單元格區(qū)域內(nèi)的隨機(jī)函數(shù)就會變化，產(chǎn)生新的隨機(jī)數(shù)。

微軟提供的Office系列軟件功能十分的強(qiáng)大，只要我們認(rèn)真學(xué)習(xí)和研究，會發(fā)掘出其更加豐富的功能，幫助我們解決在學(xué)習(xí)和生活中遇到的這樣那樣的問題，使我們的努力達(dá)到事半功倍的效果。

參考文獻(xiàn)：

[1]李敬海.批量制作座牌方法研究[J].電子制作，2013.

[2]李敬海.批量制作座次表方法研究[J].計(jì)算機(jī)光盤軟件與應(yīng)用，2013.

作者簡介：李敬海（1975-），男，山東鄄城人，講師，畢業(yè)于山東師范大學(xué)傳播學(xué)院，研究方向：計(jì)算機(jī)輔助辦公。

作者單位：中共東營市委黨校 電教中心，山東東營 257091