摘 要 高校始終是科學(xué)技術(shù)的踐行者，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)與高校的檔案管理工作相結(jié)合而發(fā)展是高校檔案發(fā)展的必經(jīng)之路。高校檔案管理信息化是適應(yīng)現(xiàn)代文明的重大變革，具有傳統(tǒng)檔案管理方式無可比擬的優(yōu)勢。各高校應(yīng)該改變思想，增加經(jīng)費(fèi)投入，提高高校檔案管理人員的素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理運(yùn)行自動化，切實(shí)加強(qiáng)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化體系建設(shè)。

關(guān)鍵詞 高校 檔案工作 信息化建設(shè)

隨著信息化浪潮的不斷高漲，信息化對高校檔案的影響涉及到各個方面，不論是檔案理論方式的創(chuàng)新，還是技術(shù)手段的改革，都無不體現(xiàn)著受信息化的影響，同時檔案的管理也在不斷豐富著自身的內(nèi)涵。在信息化的影響下，磁性載體的電子檔案正逐步走進(jìn)高校并將一步步的取代傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的圖文檔案而成為重要的管理對象。普通高等院校在走向世界發(fā)展的發(fā)展道路上，加快高校檔案管理的信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作各個環(huán)節(jié)的全面信息化，是普通高校融入世界面臨的一個重要課題。

一、高校檔案管理信息化的優(yōu)勢

對比傳統(tǒng)的高校檔案管理方式，我們很容易發(fā)現(xiàn)，使高校檔案管理信息化，無疑是適應(yīng)現(xiàn)代文明的重大變革，具有傳統(tǒng)檔案管理方式無可比擬的優(yōu)勢：

（一）信息化的管理讓檔案的存儲更加方便

傳統(tǒng)的檔案管理方式中，無不是以紙質(zhì)為核心載體，隨著歷史的不斷發(fā)展，不斷積累的檔案資料文檔的，在存儲等方面的弊端逐漸顯現(xiàn)出來。占有龐大的物理空間，因?yàn)榧堎|(zhì)材料的天然缺陷，潮濕，霉變等自然的損壞因素阻礙著檔案資料的長期保存，不利于歷史資料的積累。相比之下，信息化的方式讓這些自然因素變得“毫無用處”，并且我們毫不懷疑，原始的一座大樓的檔案資料我們可以選擇存儲在一個小小的硬盤之中，長期保存，隨時攜帶，隨時查閱?，F(xiàn)代信息化存儲的優(yōu)勢一目了然，無疑是我們不二的選擇。

（二）信息化的管理更方便檔案信息的檢索查詢

對于傳統(tǒng)的檔案檢索方式，必須有專業(yè)的檔案管理人員，在用手用腦記著每一本檔案的存放位置后，通過瀏覽人為制作的目錄，來查閱所需的材料。從偌大的庫房中間找到一本小小的檔案，費(fèi)時、費(fèi)力的同時又無法保障準(zhǔn)確性。但在融入了信息化的檔案管理模式中，任何一個稍微掌握網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的人員便可利用模糊查詢、組合查詢、分類查詢等多種方式進(jìn)入檔案信息查詢系統(tǒng)進(jìn)行查詢 ，最后迅速、高效、準(zhǔn)確地得到所需要的檔案信息。

（三）信息化的管理更符合時代的要求，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享

在如今這個充滿信息的時代，資源只有互享，才能充分發(fā)揮資源的價(jià)值，實(shí)現(xiàn)自身與社會的共同進(jìn)步。校園網(wǎng)絡(luò)早已是每一個高校必有之物，必建之舉，高校的各個單位之間通過校園網(wǎng)實(shí)現(xiàn)高效，快捷的的信息聯(lián)系。因此，要求每一個單位的管理都實(shí)現(xiàn)信息化，那么就可以實(shí)現(xiàn)校園內(nèi)部各單位之間的資源共享，提高學(xué)校的整體辦事效率，服務(wù)水平。同時，在和校園的辦公系統(tǒng)整合到一起之后，更是極大提高了辦事效率，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化校園。學(xué)校內(nèi)部如此，各高校之間的信息交流零距離當(dāng)然成為可能，更好的實(shí)現(xiàn)人類文明的共享，實(shí)現(xiàn)文化更好，更普遍的傳承。總而言之，檔案管理的信息化能更加有力地促進(jìn)高校之間信息資源的共享。

（四）信息化的管理讓遠(yuǎn)程服務(wù)成為可能

實(shí)體信息物理存儲的傳統(tǒng)的檔案管理方式，這個天然的物理局限性使得遠(yuǎn)程服務(wù)在那樣的環(huán)境下根本無法實(shí)現(xiàn)，在信息化的時代，采用信息化的管理，再加上高速發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通信技術(shù)，不僅可以實(shí)現(xiàn)隨時隨地的遠(yuǎn)程檢索出我們所急需的信息，同時還可以根據(jù)現(xiàn)實(shí)的需要，選擇適合的存儲方式，比如打印出來，存入其他硬盤等。當(dāng)然，這一切只有在我們致力于檔案管理的信息化建設(shè)之后才能真正實(shí)現(xiàn)。

（五）檔案信息化管理更符合建設(shè)現(xiàn)代化高校的要求

由于傳統(tǒng)上，我們都采用人工的方式，投入大量的人力、物力、財(cái)力，對檔案實(shí)體進(jìn)行精細(xì)地收集、整理、保管、利用等，然而，在現(xiàn)今這樣一個快節(jié)奏，高效率的時代，這種傳統(tǒng)落后的方式不僅導(dǎo)致檔案管理不必要的資源浪費(fèi)，在信息技術(shù)、通訊技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高速發(fā)展的今天更顯得可笑愚蠢。檔案管理信息化之后不僅可以大大提高了檔案的儲存量，還可以提高工作效率，節(jié)約資源。相比之下，信息化的管理方式已經(jīng)成為我們必須接受的方式，然而，由于技術(shù)的限制，落后思想的束縛，以及開始信息化的成本有些高等因素的限制，大部分高校仍然采用傳統(tǒng)的管理方式，這與發(fā)展現(xiàn)代化高校的宗旨顯然是不相適應(yīng)的。

二、高校檔案管理信息化的建設(shè)

高校檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容涉及廣泛，主要包括高校檔案信息資源的有序整理，信息庫及信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，檔案信息技術(shù)的運(yùn)用、高校檔案信息資源的開發(fā)利用，以及高校檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)等一系列的問題，因此，這是一個任務(wù)艱巨的系統(tǒng)化建設(shè)工程。因此，筆者認(rèn)為，成功的進(jìn)行高校檔案信息化的建設(shè)，就必須從以下幾個方面入手：

（一）改變思想，強(qiáng)化對高校檔案管理信息化重要性的認(rèn)識

解決一切問題要先從思想入手。隨著高校檔案事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展，高校規(guī)模的不斷擴(kuò)大，高校檔案工作對于規(guī)范化，統(tǒng)一化的要求也越來越高。全體領(lǐng)導(dǎo)和師生員工也逐漸意識到檔案在高校的日常教學(xué)、科研、學(xué)習(xí)中的的重要性，但這僅僅停留在認(rèn)識階段，還沒有認(rèn)識到高校檔案必須進(jìn)行信息化的變革的地步，對于檔案管理信息化還缺乏足夠的認(rèn)識。因此，需要我們在檔案管理工作中積極思考，努力發(fā)現(xiàn)問題，針對一些難點(diǎn)，重點(diǎn)，遵循實(shí)踐、認(rèn)識、再實(shí)踐、再認(rèn)識的認(rèn)識規(guī)律，努力探索研究解決問題的新方法，形成新認(rèn)識。同時，加大檔案信息化建設(shè)的宣傳力度，先從引入信息化到檔案管理的中開始，進(jìn)行小范圍的試點(diǎn)，這也是對檔案管理慢慢熟悉過程的開始，然后舉辦檔案信息化的各類展播，介紹檔案管理信息化工作知識，多種形式并用宣傳檔案管理信息化，以彰顯信息化在檔案工作中的重要性等等，營造一種檔案管理信息化工作重要性的氛圍。讓師生從思想上認(rèn)識到什么是信息化建設(shè)，為什么要進(jìn)行信息化建設(shè)等一系列問題，最終統(tǒng)一思想，凝聚共識，群策群力，把信息化建設(shè)更快更好的建設(shè)好。最重要的是，通過宣傳活動，使學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作者能夠進(jìn)一步解放思想，更新觀念，從陳舊落伍的觀念中解放出來，樹立主動參與、積極學(xué)習(xí)的意識。讓檔案管理者產(chǎn)生高度的責(zé)任感以及意識到自己的主人翁地位，把學(xué)習(xí)先進(jìn)的技術(shù)作為自己事業(yè)的一部分，引進(jìn)新技術(shù)改革高校檔案管理，在檔案資源開發(fā)利用工作中做全體師生的帶頭人。

（二）增加經(jīng)費(fèi)投入，加強(qiáng)硬件和數(shù)據(jù)庫建設(shè)，完善基礎(chǔ)設(shè)施

完備的硬件設(shè)施和完善的數(shù)據(jù)庫是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，同時也是實(shí)現(xiàn)高校檔案信息化的基本前提。高校以及相關(guān)政府部門加強(qiáng)高校檔案管理的第一步就應(yīng)該是完善相關(guān)硬件設(shè)備，根據(jù)自己的經(jīng)濟(jì)實(shí)力、管理的需求，從實(shí)際出發(fā)，在充分發(fā)揮現(xiàn)有設(shè)備作用的基礎(chǔ)上，適當(dāng)?shù)馁徶靡獙?shí)現(xiàn)檔案管理信息化所必須的技術(shù)設(shè)備，如配備數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、圖文影像掃描、微縮系統(tǒng)、數(shù)字音像制作系統(tǒng)等。當(dāng)然，數(shù)據(jù)庫信息系統(tǒng)是檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理不可或缺的，它數(shù)的選擇要以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)。目前，大部分的高校檔案部門仍然使用一些通過稍加改造的一般操作系統(tǒng)，如DBase， FoxBASE， FoxPro等，這些數(shù)據(jù)庫管理軟件在單機(jī)狀態(tài)下應(yīng)用是完全可以勝任的，但是目前網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展已慢慢的進(jìn)入檔案管理領(lǐng)域，在檔案管理上一旦運(yùn)用到網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，這些軟件無論在功能方面還是提供數(shù)據(jù)完整性方面都不能適應(yīng)變化。所以，今后的檔案管理應(yīng)運(yùn)用多種操作系統(tǒng)，多個平臺使多用戶、多任務(wù)的工作能在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下安全運(yùn)行。

（三）利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理運(yùn)行自動化

充分、有效的利用檔案才算是真正發(fā)揮了檔案的價(jià)值，檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)將對檔案信息的充分利用創(chuàng)造良好的前提條件?，F(xiàn)今，許多高校都建立了高性能的校園網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，檔案管理工作應(yīng)充分利用這一現(xiàn)有的資源，提高檔案管理質(zhì)量，以達(dá)到高校檔案更好地服務(wù)于教學(xué)、科研以及其它工作的目的。高校檔案與網(wǎng)絡(luò)信息結(jié)合以后既可以快速、及時、準(zhǔn)確地收集和整理高校各部門的檔案信息，還能達(dá)到檔案資料查詢與檢索自動化的效果。在建立檔案信息化的過程中，檔案管理工作者在平時的工作中應(yīng)加強(qiáng)與各單位的協(xié)調(diào)交流，統(tǒng)一大家的思想認(rèn)識，使以電子文件的形式上交檔案材料成為習(xí)慣。高校檔案管理要豐富形式，對各種信息根據(jù)不同的用途，目的進(jìn)行不同形式的存儲、利用與管理，例如照片、錄音、錄像、文字等。同時，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在校園網(wǎng)上開辟檔案信息門戶，將一些基本的信息或者對全體師生有教育意義的內(nèi)容，有選擇的納入管理系統(tǒng)，例如高校的沿革、發(fā)展歷史、文件、規(guī)章制度、教育教學(xué)信息、師資情況、學(xué)生學(xué)籍情況等，實(shí)現(xiàn)校園內(nèi)部隨時可以查詢，最終達(dá)到資源共享。同時針對不同的內(nèi)容分門別類，可以分為公開的，半公開的以及保密種類，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，分別設(shè)置相應(yīng)的訪問權(quán)限，最終實(shí)現(xiàn)全部資料信息化！

（四）加強(qiáng)高校檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和繼續(xù)教育

人才是生產(chǎn)力的第一要素，要想順利實(shí)現(xiàn)高校傳統(tǒng)的檔案館向電子化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化檔案館轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的信息化，除了加強(qiáng)高校檔案資源的硬件建設(shè)，實(shí)現(xiàn)相關(guān)技術(shù)更新、保障外，最重要的就是高校檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。人是檔案管理工作的主體，檔案工作人員的素質(zhì)，直接影響到檔案管理工作的實(shí)際成效。由于歷史的原因，現(xiàn)在大部分高校的檔案管理人員的多為從教學(xué)崗上退休的又被返聘過來的人員，他們毫無專業(yè)信息技術(shù)可言，這無非是檔案信息化改革路上的障礙，他們大多數(shù)不熟悉信息技術(shù)，甚至連計(jì)算機(jī)的基本操作和文字處理軟件也不熟練。因此，為了完成高校檔案信息化的改革，及時的跟上當(dāng)代高校發(fā)展的步伐，建設(shè)現(xiàn)代化的大學(xué)，對檔案管理者的要求也會越來越高。所以，高校應(yīng)該培養(yǎng)一批事業(yè)心強(qiáng)、具備相關(guān)知識、精通業(yè)務(wù)的復(fù)合型檔案管理人才。解決人才問題，要注重引進(jìn)人才與培養(yǎng)人才相結(jié)合，且不必引起較大的人事調(diào)動，以減少建設(shè)的阻力。同時，從高校檔案管理長遠(yuǎn)發(fā)展的高度來看，有必要對相關(guān)人員進(jìn)行繼續(xù)教育，把檔案管理隊(duì)伍建設(shè)納入高校師資隊(duì)伍建設(shè)中去，采取在職學(xué)習(xí)，脫產(chǎn)培訓(xùn)以及外出進(jìn)修等多種學(xué)習(xí)方式來加強(qiáng)檔案管理人員的繼續(xù)教育，使大部分工作者能夠熟練的掌握一些基本的管理操作技術(shù)，為高校檔案的信息化建設(shè)打下良好的基礎(chǔ)。在這一過程中，能夠充分調(diào)動檔案管理人員的工作積極性、主動性和創(chuàng)造性是關(guān)鍵，沒有他們的積極參與，信息化建設(shè)將會舉步維艱。

（五）加強(qiáng)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化體系建設(shè)

做任何一件事情都需要一個標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范、衡量，標(biāo)準(zhǔn)的制定既要有利于工作的順利進(jìn)行，也要方便相互之間的交流。因此，檔案收集、整理、歸檔、利用就需要一個標(biāo)準(zhǔn)去規(guī)范、指導(dǎo)。在電子文件形成后，對電子檔案的集中保管，就需要一個標(biāo)準(zhǔn)去規(guī)范管理。良好的規(guī)章制度可以有效的促進(jìn)工作的順利開展，并保證工作質(zhì)量的提高與完善，所以建立一個實(shí)用性強(qiáng)的標(biāo)準(zhǔn)，以保證校園網(wǎng)、校際網(wǎng)、檔案系統(tǒng)管理網(wǎng)之間檔案信息存儲、交換的順利進(jìn)行，也是檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)。

當(dāng)今信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，促使高校檔案管理為了跟上時代發(fā)展的步伐而轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理方式和手段。由此，高校檔案管理的信息化建設(shè)是非常必要的，它與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比較具有較大的優(yōu)勢。但它的建成是一項(xiàng)系統(tǒng)的復(fù)雜過程，任何一件新生事物從產(chǎn)生到被人們完全利用都需要一個漫長的過程，因此高校檔案信息化的管理的實(shí)現(xiàn)需要我們加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，明確分工與步驟，統(tǒng)一各個部門的工作，最終成功實(shí)現(xiàn)由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的存儲到現(xiàn)代的信息化管理，充分發(fā)揮檔案在教學(xué)、科研中的巨大作用！

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