梁煥芳

摘 要：當(dāng)今世界，人類社會(huì)正面臨知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息社會(huì)的急劇變革。以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)的信息技術(shù)、信息產(chǎn)業(yè)正在以驚人的速度滲入到人們的社會(huì)生活中。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)跟不上信息時(shí)代的步伐，檔案信息管理的創(chuàng)新與服務(wù)已經(jīng)刻不容緩。筆者就網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案信息創(chuàng)新與社會(huì)服務(wù)中需要處理好的問題展開探討。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)環(huán)境； 檔案； 信息； 創(chuàng)新； 服務(wù)

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-3520（2014）-01-0112-01

一、創(chuàng)新檔案信息服務(wù)觀念

“創(chuàng)新是一個(gè)民族進(jìn)步的靈魂，是一個(gè)國(guó)家興旺發(fā)達(dá)不竭的動(dòng)力?！庇^念創(chuàng)新最重要的就是樹立對(duì)信息及信息需求的自覺認(rèn)識(shí)。檔案是一種寶貴的信息資源，所以，檔案工作者不僅要有檔案的意識(shí)，還要有信息的意識(shí)。只有這樣才會(huì)重視維護(hù)檔案信息及載體的完整與安全，才會(huì)關(guān)注檔案的信息內(nèi)容及價(jià)值，從而能夠提供有效利用。從這種意義上講，檔案工作者其實(shí)也是信息工作者、信息服務(wù)者。

在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案信息利用與傳播面臨著商品經(jīng)濟(jì)和信息社會(huì)的雙重挑戰(zhàn)，社會(huì)公眾不再以檔案管理部門所提供的傳統(tǒng)性檔案利用方法為滿足，而是要求在更大范圍、更高程度上實(shí)現(xiàn)檔案資源的社會(huì)共享。為了優(yōu)質(zhì)高效開發(fā)檔案信息資源，滿足文化建設(shè)的信息需求，檔案工作者必須樹立起信息意識(shí)。要解放思想、創(chuàng)新觀念，勇于改革，善于創(chuàng)新和實(shí)踐，開展多層次、多渠道檔案信息開發(fā)與利用。要認(rèn)真分析信息化建設(shè)對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式帶來的沖擊，在不斷提高檔案管理與利用現(xiàn)代化水平的同時(shí)，利用檔案資源共享政策與環(huán)境，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置。同時(shí)檔案部門應(yīng)在做好基礎(chǔ)工作的同時(shí)，把主要精力放在檔案信息的開發(fā)與服務(wù)這一環(huán)節(jié)上來，逐步建立起一個(gè)完善的檔案信息化體系。

二、創(chuàng)新檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)

首先，要建立檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)管理體系。

目前，國(guó)內(nèi)許多檔案部門開通了互聯(lián)網(wǎng)利用服務(wù)，從而為社會(huì)和單位利用檔案等提供了很大的便利性。要?jiǎng)?chuàng)造條件加快檔案信息資源管理的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，一是可以從科學(xué)性、實(shí)用性出發(fā)，建設(shè)完善一批內(nèi)部局域網(wǎng)，即館自建的數(shù)據(jù)庫(kù)網(wǎng)絡(luò)。它容納自建的各種數(shù)據(jù)庫(kù)并可與館外網(wǎng)絡(luò)連接，實(shí)現(xiàn)聯(lián)機(jī)編目、檢索。比如建立市地級(jí)綜合檔案信息資源體系，以市地級(jí)綜合檔案館為中心，輻射各縣區(qū)檔案館及開發(fā)區(qū)，然后再以各縣級(jí)綜合檔案館為中心，輻射各鄉(xiāng)鎮(zhèn)及開發(fā)區(qū)檔案室，形成資源共享的格局。二是在此基礎(chǔ)上創(chuàng)造條件建立全國(guó)性的標(biāo)準(zhǔn)化的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，即建立國(guó)家檔案信息資源體系。形成全國(guó)信息開發(fā)利用網(wǎng)絡(luò)，提高檔案信息開發(fā)國(guó)際問題的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。通過加強(qiáng)館際合作，實(shí)現(xiàn)資源共享。不斷完善檔案網(wǎng)絡(luò)管理體系，是網(wǎng)絡(luò)檔案服務(wù)又一不可或缺的條件。

其次，要運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段進(jìn)行檔案信息資源的開發(fā)，這是提高檔案信息開發(fā)和利用質(zhì)量的重要手段。只有利用現(xiàn)代化的技術(shù)手段來管理檔案、利用檔案，才能讓檔案工作者從繁重的手工勞動(dòng)中解脫出來，才能讓有效的檔案信息資源合理管理與利用成為現(xiàn)實(shí)。

（一）建立檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，尤其是電子文件數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

在網(wǎng)站上實(shí)現(xiàn)電子文件的管理與利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化。其優(yōu)點(diǎn)是覆蓋面廣，內(nèi)容豐富，利用率高。如：輸入目錄管理數(shù)據(jù)庫(kù)，在網(wǎng)上公開部分檔案目錄，方便查詢檢索；建立數(shù)字化視頻檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，可以將本單位重大活動(dòng)中形成的新聞錄像檔案數(shù)字化并及時(shí)歸檔，以便于宣傳和利用。

（二）實(shí)現(xiàn)電子文件的自動(dòng)上傳收集

在當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，很多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集工作的模式，研發(fā)電子文件全文自動(dòng)上傳歸檔系統(tǒng)。比如在計(jì)算機(jī)上利用該軟件，建立電子文件自動(dòng)上傳的工作窗口網(wǎng)頁(yè)，在第一時(shí)間將其收集，并在系統(tǒng)的服務(wù)器上歸檔。對(duì)于廣大的人民群眾，足不出戶就可將電子文件全文自動(dòng)上傳到檔案服務(wù)器歸檔，而不需跑到檔案管理單位，也不必交任何光盤或軟盤，同時(shí)也大大提高了檔案工作者的效率。

（三）開展實(shí)施現(xiàn)行文件閱覽服務(wù)等在線服務(wù)

社會(huì)的信息化改變了人們工作、學(xué)習(xí)和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時(shí)效性，希望通過信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時(shí)準(zhǔn)確地獲得多種信息。另外隨著改革開放的不斷深入，公民出于維護(hù)自身合法權(quán)益、投資興業(yè)等需要，希望能夠更加便捷地了解到有關(guān)政策信息。到檔案部門查閱黨政機(jī)關(guān)及有關(guān)部門制定的文件的人員逐年增多。相關(guān)的檔案部門可以在網(wǎng)頁(yè)上通過匯編相應(yīng)的專題、提供數(shù)據(jù)庫(kù)查詢、在線查閱等服務(wù)方式，讓利用者受到最大限度的服務(wù)便利化。

三、完善網(wǎng)絡(luò)化信息服務(wù)環(huán)境建設(shè)

（一）開發(fā)經(jīng)濟(jì)建設(shè)相關(guān)信息服務(wù)

對(duì)于檔案信息的開放和開發(fā)，檔案工作者應(yīng)當(dāng)樹立服務(wù)意識(shí)和產(chǎn)業(yè)意識(shí)，面向經(jīng)濟(jì)建設(shè)主戰(zhàn)場(chǎng)主動(dòng)出擊。如在匯編專題方面：可以開發(fā)科技信息，使企業(yè)引進(jìn)開發(fā)先進(jìn)技術(shù)產(chǎn)品；開發(fā)經(jīng)濟(jì)信息，幫助企業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整服務(wù)；開發(fā)法律信息，為企業(yè)維護(hù)合法權(quán)益服務(wù)；開發(fā)市場(chǎng)信息，為企業(yè)提供營(yíng)銷機(jī)會(huì)；開發(fā)房地產(chǎn)信息，為城市改造和建設(shè)服務(wù)等。

（二）網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下信息服務(wù)的反饋渠道

檔案利用效果的信息反饋，是了解和掌握檔案社會(huì)價(jià)值的客觀依據(jù)，也是做好檔案信息利用與開發(fā)的重要前提。通過反饋信息資源開發(fā)利用所產(chǎn)生的結(jié)果，進(jìn)行分析研究，能使檔案部門在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下及時(shí)了解、掌握檔案信息利用動(dòng)態(tài)，不斷改進(jìn)與加強(qiáng)現(xiàn)檔案信息服務(wù)工作，提高網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息服務(wù)質(zhì)量。例如，企業(yè)可以通過產(chǎn)品經(jīng)過用戶使用之后的效果反饋，可以評(píng)估能否適應(yīng)市場(chǎng)需求，從而采取相應(yīng)的改革措施進(jìn)行自我調(diào)節(jié)，改進(jìn)工作目標(biāo)。所以檔案部門應(yīng)加大對(duì)利用者的宣傳教育力度，提高利用者做好檔案利用效果信息反饋工作的自覺性、積極配合性。