李建華/大慶市讓胡路區(qū)人民政府財(cái)政局

淺談采購業(yè)務(wù)購買環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制

李建華/大慶市讓胡路區(qū)人民政府財(cái)政局

采購是指購買物資（或接受勞務(wù)）及支付款項(xiàng)等相關(guān)活動(dòng)。采購業(yè)務(wù)需要由預(yù)算、采購、收貨、財(cái)會(huì)各部門共同協(xié)助完成。將采購業(yè)務(wù)中的預(yù)算、采購、驗(yàn)收、付款等部門工作的授權(quán)審批分離開來，對(duì)購買、審批、驗(yàn)收、付款等環(huán)節(jié)建立標(biāo)準(zhǔn)化業(yè)務(wù)處理程序，健全以采購申請、經(jīng)濟(jì)合同、結(jié)算憑證、入庫單據(jù)為載體的控制系統(tǒng)，加強(qiáng)購買、審批、驗(yàn)收付款的控制。

購買是保證產(chǎn)品質(zhì)量的關(guān)鍵，是企業(yè)物流系統(tǒng)的第一關(guān)卡，也是控制產(chǎn)品質(zhì)量的第一環(huán)節(jié)，購買是降低成本提高利潤的重要環(huán)節(jié)，是能實(shí)現(xiàn)最大節(jié)約的領(lǐng)域。因此我們要加強(qiáng)購買環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制，具體措施有：

1.企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的供應(yīng)商評(píng)估和準(zhǔn)入制度，確定合格供應(yīng)商清單，與選定的供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，建立供應(yīng)商管理信息系統(tǒng)，對(duì)供應(yīng)商提供物資或勞務(wù)的質(zhì)量、價(jià)格、交貨及時(shí)性、供貨條件及其資信、經(jīng)營善等進(jìn)行實(shí)時(shí)管理和綜合評(píng)價(jià)，根據(jù)評(píng)價(jià)結(jié)果對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行合理選擇和調(diào)整。

2.企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)市場情況和采購計(jì)劃，采取招標(biāo)采購、詢價(jià)或定向采購、直接購買等方式合理選擇采購方式。

大宗采購應(yīng)當(dāng)采用招標(biāo)方式，合理確定招投標(biāo)的范圍、標(biāo)準(zhǔn)、實(shí)施程序和評(píng)標(biāo)規(guī)則；一般物資或勞務(wù)等的采購可以采用詢價(jià)或定向采購的方式簽訂合同協(xié)議；小額零星物資或勞務(wù)等的采購可以采用購買等方式。

3.企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立采購申請制度，明確相關(guān)部門或人員的職責(zé)權(quán)限及相應(yīng)的請購和審批程序。

采購申請一般由使用部門提出或由倉儲(chǔ)部門提出，物資供應(yīng)部門根據(jù)采購單位的采購申請根據(jù)年度采購計(jì)劃，工程用料計(jì)劃和庫存消耗定額編制月度采購計(jì)劃，由部門主管審核是否合理，若合理則簽字認(rèn)可交采購部門，金額巨大或特殊采購應(yīng)由主管或總經(jīng)理審批。

企業(yè)也可以根據(jù)實(shí)際需要設(shè)置專門的請購部門，對(duì)需要部門提出的采購需求進(jìn)行審核，并進(jìn)行歸類匯總，統(tǒng)籌安排企業(yè)的采購計(jì)劃。

4.企業(yè)應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度辦理請購手續(xù)。對(duì)于超預(yù)算和預(yù)算外采購項(xiàng)目，應(yīng)先履行預(yù)算調(diào)整程序，審批后辦理請購手續(xù)。

具有請購權(quán)的部門對(duì)于預(yù)算內(nèi)采購項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度辦理請購手續(xù)，并根據(jù)市場變化提出合理采購申請。企業(yè)采購需求應(yīng)當(dāng)與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃相適應(yīng)，具有必要性和經(jīng)濟(jì)性。需求部門提出的采購需求，應(yīng)當(dāng)明確采購類別、質(zhì)量等級(jí)、規(guī)格、數(shù)量、相關(guān)要求和標(biāo)準(zhǔn)、到貨時(shí)間等。

5.企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立采購定價(jià)機(jī)制，采取協(xié)議采購、招標(biāo)采購、談判采購、詢比價(jià)采購等多種方式合理確定采購價(jià)格。

為確保價(jià)格機(jī)制透明，企業(yè)應(yīng)制定合理的詢價(jià)程序，并重點(diǎn)了解供應(yīng)商的相關(guān)情況?？刂拼胧┯校憾ㄆ诹私夤?yīng)商的基本資料，如產(chǎn)品價(jià)格、質(zhì)量、供貨條件、信譽(yù)、售后服務(wù)以及供應(yīng)商的設(shè)備狀況、技術(shù)水平和財(cái)務(wù)狀況等，為企業(yè)采購決策提供可靠信息；對(duì)潛在供應(yīng)商應(yīng)就其質(zhì)量、技術(shù)、財(cái)務(wù)狀況的可行性進(jìn)行調(diào)查；對(duì)于大宗和重要物品的采購，應(yīng)建立由采購、技術(shù)等部門參與的比質(zhì)比價(jià)體系，綜合考慮價(jià)格、質(zhì)量、供貨條件、信譽(yù)和今后服務(wù)等；對(duì)某些采購可以采用招標(biāo)方式，在滿足采購方物品質(zhì)量、送貨時(shí)間等要求的情況下，以公開方式進(jìn)行，招標(biāo)不能以價(jià)格作為唯一因素；對(duì)于零星物品的采購，由于采購量低、價(jià)格也不高，采用上述方式采購成本會(huì)過高，一般授權(quán)直接采購，但也應(yīng)形成由獨(dú)立的人員抽樣暗訪制度；就以上各因素確定目標(biāo)價(jià)格并與相關(guān)供應(yīng)商協(xié)商以達(dá)到最優(yōu)價(jià)格。

6.企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)確定的供應(yīng)商、采購方式、采購價(jià)格等情況擬訂采購合同，明確雙方權(quán)利、義務(wù)和違約責(zé)任，并按照規(guī)定權(quán)限簽訂采購合同。

采購部門根據(jù)簽批后的請購單，應(yīng)及時(shí)與確定的供應(yīng)商簽訂符合國家法規(guī)的附有編號(hào)的購銷合同，在合同中要列出所購物品的品名、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、交貨日期、交貨方式、折扣條件、售后服務(wù)等人，作為供銷雙方共同遵守的契約。對(duì)采購合同必須按照采購權(quán)限規(guī)定，由各級(jí)授權(quán)人進(jìn)行審核，審核同意后，才能加蓋合同專用章。在訂貨單向供應(yīng)商發(fā)出之前，還必須由專人核查，訂貨單是否授權(quán)審批，以及是否有經(jīng)批準(zhǔn)的請購單作為支持憑證，確保訂貨單的有效性。

7.企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)物資采購供應(yīng)過程的管理，做好采購業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)的記錄，確保采購業(yè)務(wù)的可追溯性。及時(shí)跟蹤合同履行情況，對(duì)有可能影響生產(chǎn)或工程進(jìn)度的異常情況，應(yīng)出具書面報(bào)告并及時(shí)提出解決方案。

采購部門接到驗(yàn)收單后與采購合同核對(duì)，相符則登記采購登記簿；不相符，如數(shù)量缺少則與供應(yīng)商聯(lián)系要求實(shí)踐，如質(zhì)量問題則應(yīng)考慮是退貨還是要求供應(yīng)商給予折讓。決定退貨的應(yīng)填制退貨通知單，授權(quán)運(yùn)輸部門退回，在取得物資供應(yīng)站的退貨單后編制借項(xiàng)憑單，借項(xiàng)憑單連同退貨單送交財(cái)務(wù)部門。借項(xiàng)憑單內(nèi)容包括供應(yīng)商名稱、退貨數(shù)量、價(jià)格、日期以及金額計(jì)算等。

8.企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立嚴(yán)格的采購驗(yàn)收制度，確定檢驗(yàn)方式，由專門的驗(yàn)收機(jī)構(gòu)或驗(yàn)收人員對(duì)購買物資進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收證明。驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，負(fù)責(zé)驗(yàn)收的機(jī)構(gòu)或人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)報(bào)告，查明原因并及處理。

貨物到達(dá)后，由倉儲(chǔ)部門指派員對(duì)貨物進(jìn)行實(shí)物計(jì)量，并與貨運(yùn)單、訂購單進(jìn)行核對(duì)，需要時(shí)質(zhì)檢部門對(duì)貨物進(jìn)行檢驗(yàn)。正確無誤后填制驗(yàn)收單。驗(yàn)收單的內(nèi)容包括供應(yīng)商名稱、收貨日期、貨物名稱、數(shù)量和質(zhì)量以及運(yùn)貨人名稱、原訂購單位編號(hào)等。

企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)規(guī)定的驗(yàn)收制度和經(jīng)批準(zhǔn)的訂單、合同協(xié)議等采購文件，由專門的驗(yàn)收部門或人員、采購部門、請購部門以及供應(yīng)商等各方共同對(duì)所購物品或服務(wù)等的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量和其他相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行驗(yàn)收，出具檢驗(yàn)報(bào)告、計(jì)量報(bào)告和。涉及大宗和新、特物資采購的，還應(yīng)進(jìn)行專業(yè)測試。

對(duì)驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，負(fù)責(zé)驗(yàn)收的部門或人員應(yīng)當(dāng)立即向有關(guān)部門報(bào)告，有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)查明原因，及時(shí)處理。

為了達(dá)到控制目的，驗(yàn)收入庫的職能必須由獨(dú)立于請購、采購和會(huì)計(jì)部門的人員來承擔(dān)。