段高懿

摘 要：施工企業(yè)的項目物資管理具有復雜性強、內(nèi)容雜亂、管理難度高等特點，又對企業(yè)效益、施工成本、工程控制等核心施工因素有直接影響，所以一直以來都是項目施工中的難點。因此，近些年來隨著信息技術的進步和普及，部分施工企業(yè)開始嘗試將信息技術應用于項目物資管理并取得了一定的成效，這對施工企業(yè)的管理優(yōu)化有很大的啟示意義和促進作用。本文將結合實際的應用經(jīng)驗，分析信息化項目物資管理技術的應用特征和應用方法，希望能對該技術的進一步普及有所幫助。

關鍵詞：施工企業(yè)；項目物資管理；信息化

物資管理信息化是一種應用了電子信息技術的物資管理方法，具有很強的實時性、控制性、準確性和共享性，目前已經(jīng)在物流管理行業(yè)得到了較為廣泛的應用，但是在項目施工方面的應用目前仍處于起步階段。物資管理信息化的基礎是通過計算機網(wǎng)絡技術構建的物資管理系統(tǒng)，能將物資的特征和流動情況迅速反映成電子信息數(shù)據(jù)，這樣一來管理人員通過管理這些數(shù)據(jù)就能實現(xiàn)物資管理。由于項目施工和普通的物流行業(yè)在行業(yè)特征上存在較大的區(qū)別，所以項目施工的信息化物資管理系統(tǒng)需要企業(yè)以自身的行業(yè)特征和需求為依據(jù)專門構建。

1 施工企業(yè)的項目物資管理概述

出于成本控制的考慮，施工企業(yè)大多對工程項目的物資管理非常重視，但傳統(tǒng)的物資管理方法大多依靠人力手工作業(yè)，龐大而復雜的物資數(shù)據(jù)令物資管理的作業(yè)效率非常低，往往完成物資統(tǒng)計時，該物資已使用和調(diào)度完畢。這樣一來，即使管理工作者發(fā)現(xiàn)問題，所能做的也僅是事后警告而已，起不到成本控制的效果。而且傳統(tǒng)的物資管理模式缺乏系統(tǒng)性，各個部門獲得的物資管理數(shù)據(jù)獨立且分散，只能發(fā)揮統(tǒng)計核算能效，無法用于采購指導與成本分析。在這種背景下，信息化的物資管理系統(tǒng)作為一種有效的優(yōu)化工具被應用于施工企業(yè)的日常工作是一種必然。

2 信息化管理對項目物資管理的優(yōu)化作用

2.1 信息化的項目物資管理對施工效益的優(yōu)化作用

對施工項目來說，物資管理與施工效益的幾大影響因素直接相關，因此物資管理實現(xiàn)信息化可以間接優(yōu)化項目工程的施工效益。從工程成本方面來看，信息化的項目物資管理對物資流動和物資信息都有更強的掌控力，相比傳統(tǒng)的人力管理，信息化管理基本不會有工程物資漏配或重復調(diào)配現(xiàn)象，而且能系統(tǒng)性地完成物資優(yōu)化配置，能將工程成本控制在必要的最低限度。從資金占用方面來看，信息化的物資管理因為具有很強的實時性和動態(tài)性，所以能夠有效避免傳統(tǒng)管理中的滯后現(xiàn)象，令資金和物資的流動更順暢，減少不必要的資金占用。信息化的物資管理通過對這兩大要素的優(yōu)化作用，實現(xiàn)了對工程效益的提高。

2.2 信息化的項目物資管理對管理效率的優(yōu)化作用

工程項目的物資管理工作極為繁雜，必須動態(tài)化地對物資的采購、驗收、計劃、運輸、儲存、保管等過程進行動態(tài)跟蹤，并收集、整理、分析其中產(chǎn)生的各類報表、單據(jù)、合同等文件。在傳統(tǒng)的物資管理中，這些工作都由人力進行，由于需要處理的數(shù)據(jù)不僅種類繁雜，而且數(shù)量龐大，所以費時費力，錯誤率高。信息化的物資管理系統(tǒng)能夠瞬時處理大量的物資數(shù)據(jù)，極大地提升了數(shù)據(jù)處理的速度和準確性，而且處理完畢的數(shù)據(jù)能夠通過檢索系統(tǒng)隨時查閱，對物資管理工作的效率有顯著的優(yōu)化作用

2.3 信息化的項目物資管理對統(tǒng)計核算的優(yōu)化作用

物資管理工作所獲得的數(shù)據(jù)是統(tǒng)計核算的重要參考依據(jù)，傳統(tǒng)的物資管理數(shù)據(jù)由于處理困難所以不僅有較強的滯后性，而且失誤率高、條理混亂，在實際的統(tǒng)計核算工作中能起到的作用非常有限。信息化的物資管理則消除了這些缺點，基本可以做到將最新的物資數(shù)據(jù)實時傳送給核算部門和財務部門，而且經(jīng)過電子信息系統(tǒng)處理的數(shù)據(jù)具有多種分類方式，核算部門與財務部門可以按照工作需求選擇便于自己工作的數(shù)據(jù)分類法，獲得條理清晰、特征明確的物資信息。這不僅提高了統(tǒng)計核算的精確程度，更提高了統(tǒng)計核算的工作效率。

2.4 信息化的項目物資管理對規(guī)范管理的優(yōu)化作用

各個施工企業(yè)都在進行項目管理規(guī)范化的改革，物資管理的規(guī)范化也是其中的一部分，而物資管理信息化對這一進程有很好的優(yōu)化效果。因為物資管理信息系統(tǒng)作為一種電子信息系統(tǒng)本身就具有很強的標準化、程序化特征，可以說這種系統(tǒng)的應用為項目物資的規(guī)范化管理賦予了一定的強制性，所以信息化的物資管理一定程度上加速了項目管理整體的規(guī)范化進程。另一方面，物資管理的規(guī)范化會對與其密切相關的財務、核算、工程控制等工作產(chǎn)生影響，間接地減輕這些工作的規(guī)范化阻力，因此其對規(guī)范管理的優(yōu)化作用是多方面的。

3 信息化管理在項目物資管理中的實施前提

3.1 信息化項目物資管理的初步推廣前提

在信息化物資管理的初步推廣階段，各方面的阻力較多，因此在推廣準備中更應注意全面化，以廣度為主，深度為輔，不求成熟應用，但求沒有推廣死角。具體來說，應從以下幾個方面入手進行推廣準備：第一方面是領導決策方面，需要領導加強關注和監(jiān)督，決定適當?shù)能浻布蕴岣咂髽I(yè)全體對該工作的重視程度；第二方面是計劃制定方面，物資管理部門需要在信息化改革施行前制定細致、完善的實施計劃，避免實施工作因意外因素產(chǎn)生混亂；第三方面是日常管理方面，適當調(diào)整日常管理工作，使之能與物資管理的信息化進程相配合，避免二者不協(xié)調(diào)引發(fā)的重復勞動或工作空白；第四方面是信息核對方面，建立專門的監(jiān)督機制，校核物資管理信息的準確性和及時性，減少推廣階段容易發(fā)生的信息出錯現(xiàn)象；第五方面是應用分類方面，劃分信息化物資管理各個區(qū)塊在應用推廣方面的難易程度，將推廣階段難以實施的工作推遲到下一階段；第六方面是系統(tǒng)定制方面，施工企業(yè)需要和信息系統(tǒng)的開發(fā)單位積極協(xié)調(diào)，保證獲得的信息系統(tǒng)與企業(yè)的物資管理工作有最高的適性。

3.2 信息化項目物資管理的進階應用前提

信息化物資管理的進階應用需要一定的應用基礎與應用廣度，要確保企業(yè)的各個部門已經(jīng)初步適應了物資管理的信息系統(tǒng)，積累了一定的應用經(jīng)驗，并對各種應用問題有了足夠的了解。進階應用的準備工作應注意深度化、細節(jié)化、實踐化，具體來說，要從以下三方面入手：第一方面是硬件方面，根據(jù)實際的應用情況，調(diào)整和更新原有的硬件設備，依照實際的工作量對電腦、線路、網(wǎng)絡等重新進行優(yōu)化配置；第二方面是軟件方面，結合物資管理的細節(jié)需求，請軟件開發(fā)單位提供必要的補丁，部分在推廣階段封鎖的功能可以在此階段投入實際應用；第三方面是人員方面，從推廣階段的重點人員培訓轉變?yōu)檫M階階段的全體物資管理人員培訓，建立專門的培訓機制，保證物資管理的所有人員都熟練掌握物資管理信息系統(tǒng)。

4 信息化管理在項目物資管理中的實施措施

4.1 項目物資的信息管理系統(tǒng)在供應商管理方面的應用

物資信息管理系統(tǒng)擁有供應商認證功能，具體來說，在進行各個項目的物資采購之前需要先進行供應商評價，評價結果記錄下來后通過信息管理系統(tǒng)傳輸給企業(yè)，由企業(yè)整合資料并進行合格供應商的評估篩選。最終評估合格的供應商會輸入并公布在信息系統(tǒng)里，未來在采購物資時，信息管理系統(tǒng)只會承認這些具有合格認證的供應商的采購數(shù)據(jù)。這種評估需要定期進行，結合一段時期以來供應商的實際供應情況和表現(xiàn)重新認證，剔除不合格者，選拔優(yōu)秀者，以保證物資管理信息系統(tǒng)中的供應商數(shù)據(jù)長期保持能效。

4.2 項目物資的信息管理系統(tǒng)在價格管理方面的應用

由于項目物資的數(shù)量和種類非常龐大，所以純粹由人力進行價格管理基本無法做到完善化。因此，物資管理信息系統(tǒng)中設置了價格管理模塊，該模塊具有以下幾種功能：

其一，供應商報價的發(fā)布整理功能；

其二，物資所在項目與物資采購實際單價的匯總統(tǒng)計功能；

其三，與各類建材價格信息數(shù)據(jù)庫與網(wǎng)站的鏈接功能；

其四，對建材價格變化的統(tǒng)計和記錄功能。

通過以上功能，項目物資的價格管理可以極大地完善化，對采購成本和采購價格都實現(xiàn)了可靠控制。

4.3 項目物資的信息管理系統(tǒng)在合同管理方面的應用

項目物資的管理需要牽扯到大量的采購合同，因此用于合同管理的模塊在物資管理信息系統(tǒng)中是不可或缺的。合同與普通的采購文件有所不同，對規(guī)范性、完備性、細致性、程序性的要求都非常高，因此合同管理模塊需要設置標準化的采購合同文本庫以供對照。合同簽訂之前需要先通過錄入和傳輸系統(tǒng)提供給企業(yè)管理層，由企業(yè)管理層和各個分項目的管理人員提出修改意見后才能進行實際的簽訂。此外，合同管理模塊還需要對和融執(zhí)行情況的記錄功能，以便于物資管理人員確認合同是否得到落實。

4.4 項目物資的信息管理系統(tǒng)在業(yè)務流程管理方面的應用

針對業(yè)務流程施行的信息管理包括以下四方面的功能：第一方面是管理物資目錄的功能，該功能應保證物資數(shù)據(jù)能夠及時、準確、完整地更新，同時還要能以清晰的條理性進行物資目錄編碼，以便于整理和檢索；第二方面是管理物資計劃的功能，通過信息系統(tǒng)進行各個部門物資需求計劃的編制和審批，以提高計劃定制效率；第三方面是管理物資流通的功能，需要記錄物資在收納、發(fā)放、儲存過程中的全部特征數(shù)據(jù)，以加強對物資流通的掌控；第四方面是管理物資消耗定額的功能，需要從費用定額和實物定額兩方面來控制物資消耗，通過信息系統(tǒng)對比這二者能避免物資的費用消耗和實物消耗產(chǎn)生差異。

4.5 項目物資的信息管理系統(tǒng)在統(tǒng)計分析與報表管理方面的應用

通過信息管理系統(tǒng)進行的物資統(tǒng)計分析與報表管理具有生成快、對比效果好的特征。首先，信息系統(tǒng)可以采取供應商、物資類比等因素與收入關系的數(shù)據(jù)，自動生成物資采購用的價格曲線；其次，信息系統(tǒng)能夠統(tǒng)計施工項目、物資類別等因素與支出關系的數(shù)據(jù)，自動生成工程控制和核算用的消耗曲線；最后，信息系統(tǒng)能夠實時統(tǒng)計物資的庫存情況，為物資的優(yōu)化調(diào)度提供準確的參考依據(jù)。

5 信息化管理在項目物資管理中的實施能效

5.1 信息化項目物資管理在過程控制方面的能效

信息化的物資管理實現(xiàn)了施工過程中對材料成本的完全控制，避免了傳統(tǒng)物資管理中材料成本控制的滯后現(xiàn)象，這為施工過程中的成本預控、超標預警、即時統(tǒng)計等工作提供了基礎。

5.2 信息化項目物資管理在遠程控制方面的能效

物資管理信息系統(tǒng)的遠程聯(lián)網(wǎng)功能令物資管理人員不必再親赴工程實地進行物資管控，只要通過信息網(wǎng)絡就能遠程控制多個區(qū)域的物資使用情況，這對部分施工場地廣大或施工地域分散的項目施工來說是非常有利的。物資管理遠程控制的實現(xiàn)不僅節(jié)省了大量的人力物力，而且平衡了物資管理的水平，避免了管理者個人素質(zhì)差異引起的管理水平不均現(xiàn)象。

5.3 信息化項目物資管理在信息共享方面的能效

物資管理信息系統(tǒng)為施工企業(yè)提供了優(yōu)秀的信息共享平臺，該平臺能夠統(tǒng)合和吸納大量的物資管理數(shù)據(jù)，自身可以發(fā)揮出強大的數(shù)據(jù)庫功能，這對施工企業(yè)物資管理水平的進步有非常積極的意義。另外一方面，信息管理系統(tǒng)的信息共享能效為各個施工企業(yè)提供了同行業(yè)間的橫向聯(lián)系機會，這為我國項目施工企業(yè)在未來實現(xiàn)協(xié)同化發(fā)展奠定了一定的物質(zhì)基礎。

6 結語

施工企業(yè)針對項目物資管理進行信息化改革可以說是一種時代的必然趨勢，但由于項目物資管理自身的復雜性和信息化物資管理系統(tǒng)在應用技術上的不成熟，改革中遭遇一系列問題是在所難免的。因此施工企業(yè)在實施信息化物資管理的初期應強化問題回饋機制和細節(jié)調(diào)整能力，對改革中遭遇的各種問題做到早發(fā)現(xiàn)、早分析、早解決，盡快完善物資管理信息系統(tǒng)，為物資管理信息化在施工項目中的進一步應用打下基礎。

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