●侯軍

略論成人高等教育檔案管理的規(guī)范化與科學(xué)化

●侯軍

檔案管理在成人高等教育管理中居于重要地位，作用重大卻易被忽視。成人高等教育檔案管理的核心價(jià)值主要表現(xiàn)在基礎(chǔ)性、服務(wù)性、規(guī)范化、科學(xué)化等方面，要針對(duì)這些方面工作中的不足，采取相應(yīng)策略，與時(shí)俱進(jìn)，提升檔案管理水平，從而推動(dòng)成人高等教育持續(xù)健康發(fā)展。

成人高等教育；檔案管理；核心價(jià)值；管理水平

隨著成人高等教育的發(fā)展，其檔案數(shù)量日益增加，管理難度也越來(lái)越大。成人高等教育檔案管理水平總體不高，不僅使大量有價(jià)值的檔案材料無(wú)法發(fā)揮其應(yīng)有作用，而且影響了成人高等教育的管理水平。檔案管理在成人高等教育中具有重要的作用，其核心價(jià)值體現(xiàn)在基礎(chǔ)性、服務(wù)性、規(guī)范化、信息化等方面。本文主要圍繞這些方面，探討改進(jìn)成人高等教育檔案管理工作的對(duì)策，以推動(dòng)成人高等教育健康發(fā)展。

一、檔案管理在成人高等教育中的服務(wù)性功能

任何一項(xiàng)管理工作都是服務(wù)，檔案的開發(fā)和利用是檔案管理的主要目的和價(jià)值所在。檔案管理工作如果沒(méi)有服務(wù)功能，就失去了發(fā)展的動(dòng)力支撐。目前很多成人高等教育方面的檔案室，僅僅停留在日常的收集、整理檔案的階段，檔案的利用價(jià)值不足，服務(wù)功能發(fā)揮不夠。檔案管理工作者要強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，不斷滿足教育教學(xué)需求，為學(xué)生和用人單位提供良好的服務(wù)，有效發(fā)揮檔案在成人教育招生、教學(xué)、畢業(yè)等各項(xiàng)管理中的作用。

（一）為教學(xué)、科研和管理服務(wù)。教學(xué)、科研和管理是成人高等教育的主要工作，檔案管理要從各個(gè)方面主動(dòng)及時(shí)服務(wù)。成人高等教育檔案管理往往封閉運(yùn)行，人們對(duì)檔案信息的價(jià)值普遍認(rèn)識(shí)不足。檔案不只是靜止的文字和圖像材料，充分挖掘其使用價(jià)值，就變?yōu)榭少F的資源。檔案管理工作者要?jiǎng)?chuàng)新服務(wù)理念，采取多種形式，不斷拓展服務(wù)范圍，提高服務(wù)水平。深入工作第一線，及時(shí)了解教科研和管理工作的需求，改變傳統(tǒng)的靜態(tài)管理模式，定期編寫各種檔案信息資料明細(xì)手冊(cè)，把主要精力放在檔案的利用上，主動(dòng)積極、有的放矢地提供有效服務(wù)。

（二）為學(xué)生和用人單位服務(wù)。檔案管理工作要積極做好對(duì)學(xué)生的服務(wù)。從國(guó)際上看，很多高校都保留著建校以來(lái)學(xué)生的全部檔案，不論過(guò)了多少年都能查到學(xué)生上學(xué)時(shí)的各方面情況。我國(guó)成人高等教育發(fā)展迅速，檔案意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)學(xué)生服務(wù)的意識(shí)尤其缺乏。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展和對(duì)人才的重視，成人高等教育檔案價(jià)值越來(lái)越被認(rèn)可，其服務(wù)領(lǐng)域也不斷擴(kuò)展。特別是學(xué)籍檔案，體現(xiàn)著成人高等教育的法律性和嚴(yán)肅性，是人事檔案的重要組成部分，人事部門和用人單位對(duì)學(xué)籍檔案日益重視。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，學(xué)籍檔案的利用率非常高，在學(xué)歷認(rèn)定、證書補(bǔ)辦、出國(guó)留學(xué)、晉職提升等方面都有需要。要增加檔案的開放性，促進(jìn)服務(wù)功能的多元化，及時(shí)了解廣大學(xué)生就業(yè)和用人單位的檔案信息需求，不斷提高服務(wù)水平。同時(shí)要加強(qiáng)橫向聯(lián)合，積極取得檔案主管部門的支持幫助，與綜合檔案館加強(qiáng)協(xié)作，共同開發(fā)信息資源，互利共享檔案信息資源。

二、成人高等教育檔案管理規(guī)范化

規(guī)范化是檔案管理工作的基本要求。隨著成人高等教育改革發(fā)展，迫切要求加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)，完善管理運(yùn)行機(jī)制，遵循檔案規(guī)律，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

（一）提高檔案管理的規(guī)范化。一要把好“入口”，在檔案的整理工作中充分考慮連續(xù)性和完整性，將文書工作規(guī)范化與檔案工作規(guī)范化同步推進(jìn)，及時(shí)將檔案資料入檔，分門別類、各歸其位。入檔時(shí)要對(duì)相關(guān)材料進(jìn)行認(rèn)真清點(diǎn)，嚴(yán)格做到賬物相符。二要把好“出口”，調(diào)閱檔案要履行相關(guān)手續(xù)，經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，要注意保密。歸還的檔案要及時(shí)歸位，保證完整無(wú)缺。有關(guān)工作人員工作調(diào)動(dòng)時(shí)，要對(duì)有關(guān)檔案及時(shí)移交。三要完善規(guī)章制度，在各個(gè)環(huán)節(jié)做到有章可循。有的單位正是由于管理制度不健全，造成大量有價(jià)值的教育教學(xué)文件資料無(wú)法保存或丟失嚴(yán)重。要定期檢查制度執(zhí)行情況和檔案管理，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，做到及時(shí)查缺補(bǔ)漏，保證檔案管理周密規(guī)范，萬(wàn)無(wú)一失。

（二）實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化。實(shí)施全程規(guī)范化檔案管理，必須強(qiáng)化標(biāo)準(zhǔn)化理念，引入全面質(zhì)量管理的思想，積極探索檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。成人高等教育檔案的分類要嚴(yán)格按照教育部發(fā)布的《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。檔案工作資金投入不足，是制約很多成人高等教育辦學(xué)單位檔案管理工作規(guī)范化的瓶頸。要探索引入ISO9001質(zhì)量管理體系，在硬件建設(shè)方面加大投入力度，實(shí)現(xiàn)閱覽、辦公、庫(kù)房分設(shè)，檔案庫(kù)、文件柜等要合乎要求，防潮、防塵、防光、防火要達(dá)標(biāo)。高等學(xué)校成人高等教育如果辦學(xué)層次較多，還要指導(dǎo)各院系和辦學(xué)點(diǎn)采用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一流程，做好各類檔案的管理工作。運(yùn)用科學(xué)方法對(duì)檔案管理過(guò)程進(jìn)行有效控制，不斷優(yōu)化檔案過(guò)程管理，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一行動(dòng)，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)。在不少單位，檔案管理水平一直不高，主要原因就是對(duì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)重視不夠，沒(méi)有建立起符合成人高等教育特點(diǎn)的檔案管理質(zhì)量保障體系。致使檔案管理流于形式，不能發(fā)揮應(yīng)有作用。

三、成人高等教育檔案管理科學(xué)化

知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代已經(jīng)到來(lái)，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)的應(yīng)用和不斷發(fā)展深刻地影響著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的各個(gè)方面，信息化的巨大作用超出人們的想象。成人高等教育檔案管理工作中存在著管理手段現(xiàn)代化不夠、管理隊(duì)伍素質(zhì)不適應(yīng)需要等問(wèn)題。在新的時(shí)代背景下，成人高等教育必然發(fā)生相應(yīng)的變革，檔案工作必須與時(shí)俱進(jìn)，不斷提高檔案工作者的業(yè)務(wù)水平和創(chuàng)新意識(shí)，積極推進(jìn)檔案管理工作科學(xué)化。

（一）推進(jìn)檔案管理由傳統(tǒng)向現(xiàn)代轉(zhuǎn)變。在信息化背景下，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字技術(shù)已經(jīng)融入成人高等教育的內(nèi)容、方式與評(píng)價(jià)等各個(gè)教學(xué)環(huán)節(jié)，檔案管理工作也正在悄然發(fā)生革命性轉(zhuǎn)變，即由傳統(tǒng)形式向現(xiàn)代管理轉(zhuǎn)變，其重要標(biāo)志就是電子檔案的份額和作用不斷加大。以照片檔案為例，從若干年前的黑白照片、彩色膠卷照片為主，目前已經(jīng)完全被數(shù)碼照片取代。數(shù)碼照片方便快捷，易采集、易傳輸、易存取、易共享，而且儲(chǔ)存量大，已廣泛運(yùn)用于成人高等教育各項(xiàng)管理工作之中。在新形勢(shì)下，電子檔案應(yīng)運(yùn)而生。檔案管理必須要破解新的難題，加速實(shí)現(xiàn)由傳統(tǒng)管理向現(xiàn)代管理的轉(zhuǎn)變，加快檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)步伐。同時(shí)，繼續(xù)做好傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的搜集與管理，使紙質(zhì)檔案和電子檔案并存、互補(bǔ)，相得益彰。要加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，將成人高等教育檔案管理納入學(xué)校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，建立快捷、方便的檔案使用平臺(tái)，為師生和管理者服務(wù)。

（二）加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。檔案管理作為一種現(xiàn)代管理，要倡導(dǎo)“以人為本”的管理理念，抓基礎(chǔ)、抓隊(duì)伍、抓創(chuàng)新，以隊(duì)伍建設(shè)提高管理科學(xué)化水平。特別是檔案管理工作單調(diào)、繁瑣、枯燥，長(zhǎng)期不受重視，尤其要加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。一是注重檔案專職管理人員的配備和培訓(xùn)。要選拔工作責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)素質(zhì)高的人員專門負(fù)責(zé)檔案管理工作。針對(duì)檔案工作繁重的特點(diǎn)，要充分尊重和愛護(hù)專職工作人員，努力營(yíng)造一種尊重、理解的工作氛圍，激發(fā)他們的工作熱情。針對(duì)檔案工作必須與時(shí)俱進(jìn)的特點(diǎn)，要認(rèn)真開展業(yè)務(wù)工作培訓(xùn)，構(gòu)建適合檔案人員特點(diǎn)的繼續(xù)教育模式，不斷提高工作人員的業(yè)務(wù)能力，完善知識(shí)結(jié)構(gòu)，特別是加強(qiáng)電子檔案管理方面的知識(shí)和技能培訓(xùn)。二是建立科學(xué)有效的管理機(jī)制。成人高等教育工作者要認(rèn)真貫徹落實(shí)《檔案法》等法律法規(guī)，切實(shí)提高檔案意識(shí)。要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，明確單位分管負(fù)責(zé)人，建立全員參與的工作機(jī)制，將檔案管理納入每個(gè)人的崗位目標(biāo)任務(wù)。所有工作人員都要定期把自己的工作文件分類，按照“即形成、即轉(zhuǎn)交”的原則，及時(shí)將形成的檔案材料進(jìn)行初步整理，轉(zhuǎn)檔案室入檔。形成領(lǐng)導(dǎo)重視、全員參與、有效控制、科學(xué)高效的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。

改進(jìn)檔案管理工作任重道遠(yuǎn)。在成人高等教育辦學(xué)中，要回歸檔案管理工作固有的核心價(jià)值，在職責(zé)、程序等各個(gè)層面，加強(qiáng)管理和協(xié)調(diào)，夯實(shí)基礎(chǔ)，強(qiáng)化服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化，進(jìn)一步樹立成人高等教育的良好形象。

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（責(zé)任編輯：何言）

侯軍/山東政法學(xué)院副研究館員，研究方向?yàn)闄n案管理