索曉丹

（赤峰學(xué)院 成人教育學(xué)院，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

檔案管理即檔案工作，是指檔案管理中心對(duì)檔案對(duì)象及其相關(guān)信息進(jìn)行的管理工作并以此服務(wù)于其他各項(xiàng)工作.檔案管理是國家檔案事業(yè)最基本的一個(gè)組成部分.我國《中國教育改革與發(fā)展綱要》中指出：“要大力發(fā)展成人教育事業(yè)，就必須要重視管理工作，特別是成人教育檔案的管理工作.成人教育檔案是衡量學(xué)校成人教育管理水平和教育質(zhì)量的重要標(biāo)志之一，更是我國發(fā)展成人教育和開展教學(xué)研究的重要信息來源和決策依據(jù).”普通成人高校的的成人教育檔案是對(duì)學(xué)員在校學(xué)習(xí)以及活動(dòng)的一系列記錄.隨著我國高等教育的普遍化、大眾化，高校的規(guī)模在不斷擴(kuò)大，學(xué)生數(shù)量也迅速增多，因而針對(duì)學(xué)生檔案的管理問題也時(shí)有發(fā)生，這就要求我們必須建立完善的檔案管理制度，加強(qiáng)對(duì)學(xué)生檔案的管理，提高成人高校的學(xué)生在社會(huì)中的競(jìng)爭力，促進(jìn)高校對(duì)學(xué)生檔案管理工作的支持和引導(dǎo).

1 高校成人教育學(xué)生檔案的特點(diǎn)

1.1 涉及面廣，材料復(fù)雜.由于高校的學(xué)生來自不同的地區(qū)，對(duì)他們的資料就難以進(jìn)行統(tǒng)一的管理，再加上各高校辦學(xué)點(diǎn)眾多，教育的方式也各不相同，這就大大增加了高校成人學(xué)生檔案管理的復(fù)雜性，因而在學(xué)生檔案管理工作中就面臨著數(shù)量大、涉及面廣的問題.

1.2 檔案管理分散.由于每個(gè)學(xué)生歸檔時(shí)間不一致，導(dǎo)致他們的檔案有的存放在成教管理處，有的則在成教學(xué)生管理處，這種現(xiàn)象就造成了對(duì)檔案不能夠集中管理.再加上對(duì)學(xué)生檔案的歸檔采用的是年度制，然而像一些學(xué)生的成績表，是按照學(xué)制來劃分歸檔的，這就造成一些學(xué)生的資料無法按照年度來進(jìn)行歸檔.

1.3 檔案管理的變動(dòng)比較頻繁.對(duì)學(xué)生檔案的查閱本來就是一件動(dòng)態(tài)的工作，成人教育學(xué)生的學(xué)習(xí)地點(diǎn)也經(jīng)常有變動(dòng)，這就造成了學(xué)生學(xué)籍會(huì)時(shí)常發(fā)生變動(dòng)，因而檔案也就隨之變化，由于近幾年學(xué)歷造假現(xiàn)象越來越嚴(yán)重，因而全國性的學(xué)歷打假也在持續(xù)進(jìn)行中，企業(yè)單位對(duì)學(xué)生檔案的查閱就更加頻繁了，這樣相應(yīng)提高了成人教育學(xué)生檔案的作用.

2 高校成人教育學(xué)生檔案管理工作中存在的一些弊端

2.1 忽視檔案管理的重要性、管理制度不健全

由于歷史因素的限制，目前一些高校對(duì)于成人教育學(xué)生檔案管理工作的認(rèn)識(shí)存在一些問題，對(duì)成人教育定位的繼續(xù)教育以及崗位培訓(xùn)的重要性有所忽視，因而對(duì)于成人教育學(xué)生檔案管理工作有所欠缺，缺乏自主性和積極性.在2008年國家檔案局以及教育部頒發(fā)的《高等學(xué)校檔案管理辦法》中雖然對(duì)學(xué)生檔案的管理做了明確的方向指示，但是并沒有提及具體的管理措施以及流程，因而就造成各高校在學(xué)生檔案管理制度上存在缺陷，導(dǎo)致一些高校的成教學(xué)生檔案管理工作存在隨意性，像一些工作人員就沒有把學(xué)生檔案管理當(dāng)作是一件必要的工作來做，他們自身就認(rèn)為這工作沒有意義，因?yàn)閷W(xué)生畢業(yè)之后檔案就自然會(huì)轉(zhuǎn)走，所以根本不需要進(jìn)行管理，對(duì)學(xué)生自己來說，他們對(duì)個(gè)人檔案的重要性也認(rèn)識(shí)不足，以致他們?cè)谔顚懽约簷n案的時(shí)候也抱著無所謂、不認(rèn)真的態(tài)度.

2.2 學(xué)生檔案管理工作人員缺乏專業(yè)性、檔案管理機(jī)構(gòu)不完善

對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足這一現(xiàn)象普遍存在于各高校中，許多高校的教學(xué)系統(tǒng)中并沒有進(jìn)行檔案管理的專門部門，檔案管理的工作人員也并非專業(yè)人員，大多是由其他行政人員兼職的，他們對(duì)檔案管理工作既不具備檔案業(yè)務(wù)的基本知識(shí)和使用信息化技術(shù)管理檔案的能力，也沒有經(jīng)過系統(tǒng)全面的專業(yè)培訓(xùn)，因而在日常的學(xué)生檔案管理工作中也不會(huì)懂得專業(yè)化的管理，再加上他們有其他的工作事項(xiàng)，這就導(dǎo)致在學(xué)生檔案管理過程中時(shí)常會(huì)發(fā)生一些問題，比如文件材料丟失等等，另外對(duì)學(xué)生檔案管理也不集中，一些成教學(xué)生的檔案還存放在不同的教學(xué)站點(diǎn)，有的學(xué)生對(duì)個(gè)人檔案的重要性也認(rèn)識(shí)不足，在填寫個(gè)人檔案時(shí)態(tài)度比較隨意，學(xué)校的一些部門對(duì)學(xué)生填寫的檔案不加審查就進(jìn)行直接歸檔，極其不負(fù)責(zé)任.

2.3 學(xué)生檔案管理不嚴(yán)謹(jǐn)、查閱和利用效率低下

一些高校成教對(duì)學(xué)生檔案的管理認(rèn)識(shí)不到位，沒有將學(xué)生檔案安置到專門的地方存放，只是隨意地與其他資料放在一起，造成學(xué)生檔案的丟失、損壞等，由于前期管理不嚴(yán)，導(dǎo)致一些檔案的內(nèi)容不齊全、一些需要有公章的地方?jīng)]有蓋章等現(xiàn)象.加上如今社會(huì)科技化、信息化的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)用大大提高了辦工的效率，然而各高校對(duì)檔案的記錄仍停留在紙質(zhì)上，沒有利用信息化科技去管理學(xué)生檔案，因而在對(duì)學(xué)生檔案的查閱和利用效率上就有所影響，企業(yè)單位對(duì)學(xué)生檔案信息資源的發(fā)掘也存在困難，這就造成檔案管理者跟信息需求者之間不能有良好的互動(dòng).

3 改進(jìn)高校成人教育學(xué)生檔案管理工作中存在問題的一些措施

3.1 加強(qiáng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)學(xué)生檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)

領(lǐng)導(dǎo)的重視與否，直接關(guān)系到檔案管理工作的好壞.因而要想做好成人教育學(xué)生檔案管理工作，必須要加強(qiáng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)它重要性的認(rèn)識(shí)，這樣學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)才能把檔案管理當(dāng)作是一項(xiàng)必要的工作來看待.學(xué)校服務(wù)的對(duì)象是學(xué)生，學(xué)生是檔案的主要對(duì)象，學(xué)生檔案能將學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間的各方面信息記錄在冊(cè)，因而學(xué)生檔案的重要性遠(yuǎn)超過學(xué)校的任何資料，學(xué)生檔案是學(xué)校教學(xué)管理中必不可少的一個(gè)組成部分，具備參考和保存價(jià)值.因而各高校領(lǐng)導(dǎo)必須加強(qiáng)對(duì)學(xué)生檔案的管理意識(shí).

3.2 加大對(duì)學(xué)生檔案管理的宣傳力度、調(diào)動(dòng)全校師生參與檔案管理的積極性

學(xué)生檔案的內(nèi)容記載的是學(xué)生從小學(xué)、初中、高中、大學(xué)中的主要活動(dòng)，這其中包括學(xué)生的考試成績、平時(shí)在校的表現(xiàn)等等，這些資料的記載，對(duì)于學(xué)生日后到社會(huì)上參加工作有非常重要的作用，因而對(duì)學(xué)生檔案的可靠性要求比較高，加強(qiáng)檔案管理的宣傳力度，不僅是讓老師，還要讓學(xué)生充分認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，讓他們積極主動(dòng)地參與到檔案管理中來.成人教育中的學(xué)生一般是社會(huì)上的在職人員或是一些從技校、中專畢業(yè)的學(xué)生，因而從其自身意識(shí)來說，他們認(rèn)為成教的含金量不高，自然對(duì)自己的個(gè)人檔案也不予重視，其實(shí)這樣的觀念是完全錯(cuò)誤的，學(xué)生檔案作為學(xué)生在校期間的重要憑證，其重要性不言而喻.學(xué)生要自覺認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，在檔案填寫時(shí)要抱著對(duì)自己認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，并且主動(dòng)配合老師對(duì)檔案進(jìn)行管理，讓完備的檔案成為自己進(jìn)入社會(huì)崗位的墊腳石.

3.3 建立健全完善的檔案管理制度，完善成人教育檔案管理體系

加強(qiáng)學(xué)生檔案管理工作的前提是要建立健全檔案管理制度，要讓檔案管理工作有制度可依.目前各高校的檔案管理制度普遍存在不健全的現(xiàn)象，對(duì)學(xué)生檔案的管理隨意化，很容易造成學(xué)生檔案的丟失、損壞等，另外對(duì)檔案的處理不完善，經(jīng)常出現(xiàn)檔案不齊全、歸檔不及時(shí)等現(xiàn)象，因而建立健全完善的檔案管理制度迫在眉睫.對(duì)于檔案的管理工作，首先要有專業(yè)的工作人員進(jìn)行收集整理、管理材料，其次要完善檔案管理工作的規(guī)章制度，加強(qiáng)檔案工作的保密性，最后要建立嚴(yán)格的檔案歸檔、借閱以及使用制度，全面提高成人教育學(xué)生檔案管理工作的質(zhì)量.

3.4 提高成人教育學(xué)生檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)

學(xué)生檔案的管理是一項(xiàng)至關(guān)重要的工作，對(duì)于其進(jìn)行管理的工作人員必須要具備專業(yè)的素質(zhì)，學(xué)校要選擇專業(yè)、優(yōu)秀的檔案管理人員來任職這項(xiàng)工作，而不能為了減少成本，選擇一些其他崗位上的人員來兼任，學(xué)生檔案管理工作需要工作人員具備較高的熱情以及業(yè)務(wù)能力，因而學(xué)校要對(duì)檔案管理的工作人員進(jìn)行定期的專業(yè)培訓(xùn)，提高他們工作的積極性，加強(qiáng)他們管理檔案的能力.另外學(xué)校要針對(duì)檔案管理人員建立相對(duì)應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制、獎(jiǎng)懲制度、考評(píng)體系，通過對(duì)檔案管理人員工作的監(jiān)督檢查，來提高他們工作的質(zhì)量，對(duì)于工作效率高的人員給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，然后按照優(yōu)上劣下的原則，根據(jù)工作質(zhì)量的高低來決定工作人員的職務(wù)與職稱，通過這三種方式來激發(fā)工作人員的工作積極性，提高他們工作的效率，從而推動(dòng)整個(gè)檔案管理隊(duì)伍整體專業(yè)素質(zhì)的提高.

3.5 完善檔案管理方式，創(chuàng)新檔案管理方法

隨著社會(huì)信息化、科技化的發(fā)展，成人教育學(xué)生檔案管理中以紙質(zhì)形式記載學(xué)生信息的方式已不能滿足高校對(duì)檔案的管理需求，因而對(duì)于成人教育學(xué)生檔案管理應(yīng)在紙質(zhì)形式保存的基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮信息化科技的作用，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化、電子化、科學(xué)化.

4 結(jié)語

成人教育是高等教育不可或缺的一部分，社會(huì)的不斷發(fā)展進(jìn)步，對(duì)高校成人教育學(xué)生檔案管理也有了較高的要求，面對(duì)學(xué)生數(shù)量的持續(xù)增多，成人教育學(xué)校不僅要做好為學(xué)生服務(wù)的基本工作，還要加強(qiáng)對(duì)學(xué)生檔案管理工作的重視度，學(xué)校檔案管理人員要具備較高的專業(yè)素質(zhì)以及務(wù)實(shí)的服務(wù)精神，積極地做好檔案管理工作.

〔1〕曾虹.對(duì)加強(qiáng)成人高等教育學(xué)籍檔案管理工作的思考[J].陜西檔案，2010(02).

〔2〕孫麗萍.新學(xué)期高等學(xué)校成人教育學(xué)生管理工作創(chuàng)新的思考——以內(nèi)蒙古農(nóng)業(yè)大學(xué)為例[J].內(nèi)蒙古農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)(社會(huì)科學(xué)版)，2010(03).