曾秀蘭

(承德市雙橋區(qū)人力資源和社會(huì)保障局，河北 承德 067000)

1 實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的必要性

1.1 檔案管理現(xiàn)代化是社會(huì)發(fā)展的需要

隨著社會(huì)進(jìn)步與發(fā)展，檔案工作愈來愈重要，要從總體上提高國家現(xiàn)代化水平，通過檔案資料來借鑒和參考國內(nèi)外發(fā)展歷史、現(xiàn)狀、動(dòng)態(tài)是社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)中的一項(xiàng)重要工作，這就要求檔案工作部門能夠及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地提供各種現(xiàn)代化建設(shè)所需資料，然而許多單位檔案管理現(xiàn)代化水平較低，仍延用傳統(tǒng)的管理方法和落后的技術(shù)設(shè)備，造成字跡不清晰、紙張破損嚴(yán)重、檢索方法與手段落后等現(xiàn)象，致使檔案保存不善、交流傳遞不暢，信息資源開發(fā)利用不充分。解決這些問題的最佳途徑就是改革檔案工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

1.2 檔案管理現(xiàn)代化是適應(yīng)科技發(fā)展的必然選擇

上世紀(jì)八十年代以來，隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、聲像等新技術(shù)和手段被廣泛應(yīng)用于社會(huì)生活的各個(gè)方面。辦公自動(dòng)化和無紙化辦公成為社會(huì)主流，各種新載體、新介質(zhì)檔案大量出現(xiàn)，新型檔案文件的收集、整理、歸檔、存貯、鑒定、安全管理等都需要新的理念、新的方法、新的手段。檔案工作者只有更新觀念，更新管理方式和手段，盡快實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，檔案工作才能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，適應(yīng)科技發(fā)展。

1.3 檔案管理現(xiàn)代化是自身發(fā)展的需要

隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和綜合國力的迅速增強(qiáng)，檔案事業(yè)也取得了較大發(fā)展，特別是改革開放以來，我國的檔案工作有了顯著的進(jìn)步。但是，隨著社會(huì)改革發(fā)展的不斷深入，現(xiàn)有的檔案保護(hù)條件和管理手段逐漸顯現(xiàn)出許多問題。據(jù)抽樣調(diào)查，建國初期形成的檔案由于載體材料差，加之保存手段跟不上等多種原因，已有20%左右的檔案出現(xiàn)褪變現(xiàn)象，僅四十多年，褪變嚴(yán)重的己出現(xiàn)了“無字”檔案[1］。經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和科技進(jìn)步使檔案數(shù)量和種類日益增長，社會(huì)各方面對(duì)檔案信息利用的需求也越來越迫切，在京津冀一體化進(jìn)程中打造國際旅游城市的承德更是如此。傳統(tǒng)的工作方法和手段已無法解決越來越大的矛盾，同時(shí)隨著檔案干部隊(duì)伍素質(zhì)的不斷提高和觀念的不斷更新，對(duì)檔案事業(yè)的自身發(fā)展、完善形成了更深的理解和更高的追求。因此，檔案管理現(xiàn)代化是檔案事業(yè)自身的、內(nèi)在的發(fā)展要求。

1.4 實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是提高檔案工作質(zhì)量和效率的重要途徑

傳統(tǒng)的手工管理方式勞動(dòng)強(qiáng)度大、工作繁瑣，且容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，實(shí)現(xiàn)檔案工作管理的現(xiàn)代化，可以充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，確保有較高的查全率和查準(zhǔn)率，并大大縮短人工操作進(jìn)行檔案收集、貯存、加工、處理、報(bào)道、傳遞的時(shí)間，將廣大檔案工作人員從繁重的手工操作中解放出來，將更多的時(shí)間和精力投入到檔案業(yè)務(wù)建設(shè)中去。

2 實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的主要內(nèi)容

2.1 管理觀念的現(xiàn)代化

檔案管理觀念現(xiàn)代化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵。不改變傳統(tǒng)管理思路和管理方法，不改革傳統(tǒng)的工作模式，就無法解決現(xiàn)有檔案管理觀念滯后性與檔案管理發(fā)展的先進(jìn)性之間存在的矛盾，檔案工作很難適應(yīng)信息化社會(huì)的新要求。檔案管理者要在思想上摒棄落后的思想觀念，樹立依靠科技進(jìn)步和科技管理的理念，堅(jiān)持從自身實(shí)際工作出發(fā)，積極探索檔案管理現(xiàn)代化工作的新規(guī)律、新特點(diǎn)，努力創(chuàng)新檔案管理工作的方法手段，制定相應(yīng)的現(xiàn)代化檔案管理方案，只有這樣才能使檔案管理現(xiàn)代化沿著正確方向發(fā)展。

2.2 管理方法現(xiàn)代化

檔案管理方法的現(xiàn)代化主要體現(xiàn)在管理科學(xué)化，即根據(jù)本地區(qū)本部門實(shí)際情況，借鑒現(xiàn)代科學(xué)的管理理論與方法，在檔案管理過程中運(yùn)用一系列現(xiàn)代化管理方法，如:系統(tǒng)論、控制論、信息論、運(yùn)籌學(xué)、行為科學(xué)、有效原則、反饋原則等，在科學(xué)管理原理的指導(dǎo)下，以檔案工作的客觀規(guī)律為依據(jù)，研究和處理檔案管理工作中遇到的各種問題，提高檔案管理的有效性和科學(xué)性，更充分地發(fā)揮檔案資源的作用。

2.3 管理手段的現(xiàn)代化

管理手段現(xiàn)代化是指通過引進(jìn)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等，改變過去的檔案輸入、輸出、整理、存儲(chǔ)、查詢等管理方式，推動(dòng)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化、自動(dòng)化、規(guī)范化。例如使用計(jì)算機(jī)輔助檔案管理，可以實(shí)現(xiàn)檔案自動(dòng)檢索、編目、統(tǒng)計(jì)、借閱以及對(duì)檔案存儲(chǔ)環(huán)境的有效監(jiān)測和控制;利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案資源有效共享;利用微縮和現(xiàn)代存儲(chǔ)技術(shù)，節(jié)省傳統(tǒng)存貯紙質(zhì)檔案的空間，更便于保管和查找檔案，從而相對(duì)延長檔案的壽命，計(jì)算機(jī)和數(shù)字存儲(chǔ)技術(shù)的應(yīng)用，使得檔案內(nèi)容的檢索查閱更加便捷高效;影像拍攝和聲音錄制技術(shù)以及復(fù)印技術(shù)的應(yīng)用，有效地豐富檔案的種類，是檔案信息收集、存貯、交流、傳播的有力工具。

2.4 管理人員的現(xiàn)代化

檔案管理人員的素質(zhì)和水平對(duì)現(xiàn)代化管理的有效性起著決定性作用。檔案管理現(xiàn)代化涉及到計(jì)算機(jī)、通訊、激光、人工智能等現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，且檔案種類及載體日趨多樣化，因此，為適應(yīng)新形勢(shì)下檔案管理工作，檔案管理人員不僅需要具有較高的檔案科學(xué)理論和豐富的工作實(shí)踐知識(shí)，還需具備廣博的知識(shí)、現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用能力、信息加工處理能力等。

2.5 檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的一項(xiàng)重點(diǎn)工作，通過建立起集中統(tǒng)一、規(guī)范有序的全國檔案現(xiàn)代化管理工作體制，制定系統(tǒng)完整的檔案工作現(xiàn)代化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，擺脫目前檔案管理現(xiàn)代化工作中各地區(qū)條塊分割、各自為政、無序發(fā)展的狀態(tài)，真正實(shí)現(xiàn)各類檔案信息資源的共享和有效利用，從而滿足整個(gè)社會(huì)不斷增長的對(duì)檔案信息資源的需求，促進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理工作向著科學(xué)化、制度化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的方向健康有序發(fā)展。

3 實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的有效途徑

3.1 強(qiáng)化檔案管理現(xiàn)代化觀念

要實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，每一個(gè)檔案工作者都要樹立和強(qiáng)化現(xiàn)代化管理理念與意識(shí)，轉(zhuǎn)變舊的思維方式，更新思想觀念。尤其是決策者，要充分認(rèn)識(shí)檔案現(xiàn)代化管理的時(shí)代意義和社會(huì)價(jià)值，樹立科學(xué)思想，樹立效益、效率意識(shí)，提高對(duì)科技興檔的認(rèn)識(shí)和重視程度[2］，逐步形成與時(shí)代和社會(huì)相適應(yīng)的檔案意識(shí)，加大檔案管理現(xiàn)代化的推進(jìn)力度，加強(qiáng)人員信息化技術(shù)培訓(xùn)，改善檔案管理?xiàng)l件，充分發(fā)揮現(xiàn)代科技在檔案管理中的作用，主動(dòng)適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的要求，盡快實(shí)現(xiàn)從過去的經(jīng)驗(yàn)管理模式向科學(xué)化、現(xiàn)代化管理的邁進(jìn)。

3.2 實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化

檔案管理現(xiàn)代化的最終目的是最大限度地開發(fā)檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)各類檔案信息資源的共享，滿足社會(huì)不斷增長的對(duì)檔案信息資源的需求。實(shí)現(xiàn)這個(gè)目的前提是檔案管理基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。只有這樣，才能真正達(dá)到數(shù)據(jù)共享，如各種檔案數(shù)據(jù)的交換、檔案信息的傳遞、檔案資料的共享等。但由于歷史原因，我國館藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差;檔案自動(dòng)化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展[3］。因此，筆者認(rèn)為當(dāng)務(wù)之急是應(yīng)盡快形成規(guī)范的管理機(jī)制和統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，制定和建立各類檔案通用的檔案現(xiàn)代化管理系統(tǒng)軟件，加強(qiáng)對(duì)全國檔案管理現(xiàn)代化工作的宏觀行政管理，以確保檔案管理現(xiàn)代化各項(xiàng)工作快速健康發(fā)展。

3.3 加強(qiáng)檔案復(fù)合型人才培養(yǎng)

如何將檔案管理工作更合理、更有效地完成，檔案管理工作者的從業(yè)能力是關(guān)鍵[4］。過去，檔案材料的形成是以手工操作為主，而如今檔案工作外部的技術(shù)環(huán)境和社會(huì)環(huán)境都呈現(xiàn)出數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化的快速發(fā)展態(tài)勢(shì)，辦公自動(dòng)化成為必然趨勢(shì)。從文件到形成檔案資料，再到檔案資料的利用，每一個(gè)環(huán)節(jié)都需要計(jì)算機(jī)輔助來完成。然而目前仍有不少單位檔案管理人員一人身兼數(shù)職或是年齡較大，甚至由臨時(shí)用工人員擔(dān)任，對(duì)新形勢(shì)下檔案管理工作內(nèi)容和性質(zhì)的變化了解不深刻，對(duì)新的科學(xué)管理方法和理念、新的信息技術(shù)的接受和掌握缺乏足夠的精力和能力，導(dǎo)致投入大量資金更換了的先進(jìn)設(shè)備無人會(huì)用，長期擱置。新的信息技術(shù)環(huán)境下，檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了新的要求，想要做好檔案工作，需要一批既能掌握新技術(shù)，又能熟悉檔案專業(yè)知識(shí)的復(fù)合型人才。一方面，檔案管理人員要及時(shí)調(diào)整自身的知識(shí)、能力和素質(zhì)結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)飛速發(fā)展的檔案管理現(xiàn)代化的需要。不斷充實(shí)更新檔案專業(yè)知識(shí)，如檔案管理、分類與保護(hù)技術(shù)等;掌握信息技術(shù)、聲像技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)、數(shù)據(jù)庫知識(shí)，熟練操作計(jì)算機(jī)，掌握常用軟件等。另一方面作為檔案管理部門要隨著設(shè)備的更新和引進(jìn)，調(diào)入各種具有技術(shù)專長的人才;加強(qiáng)對(duì)原有工作人員的培養(yǎng)和知識(shí)更新，從實(shí)際出發(fā)，按照不同的崗位、不同的層次、多渠道、多形式地對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。堅(jiān)持“學(xué)用結(jié)合、按需施教、重視實(shí)效”的方針，為檔案專業(yè)人員提供全面、系統(tǒng)的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)[5］，有計(jì)劃、有目的地培養(yǎng)大批適應(yīng)檔案工作現(xiàn)代化需要的合格人才，特別是既懂檔案專業(yè)知識(shí)，又掌握現(xiàn)代化管理手段的復(fù)合型檔案管理人才。

3.4 加大檔案管理軟硬件投入

當(dāng)前，計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理過程中已經(jīng)得到了廣泛的應(yīng)用，配置與檔案管理現(xiàn)代化相適應(yīng)的軟、硬件具有重要的基礎(chǔ)性意義。通過加大資金投入，配置計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、密集架、掃描儀、空調(diào)、自動(dòng)化裝訂機(jī)和防磁柜等設(shè)備，以及研發(fā)使用各種檔案管理軟件，不斷完善各種自動(dòng)化辦公設(shè)施的購置，為檔案的收集、保管、利用等提供方便。只有硬件建設(shè)完善，才能使后續(xù)工作跟得上，檔案工作者也只有接觸到這些設(shè)備才能去主動(dòng)學(xué)習(xí)其操作技能。各級(jí)檔案部門應(yīng)積極引進(jìn)資金加快軟硬件更新改造的步伐;上級(jí)檔案主管部門可以與相關(guān)部門溝通協(xié)商，在政策上(或?qū)嵙ι?給下級(jí)部門創(chuàng)造條件，使檔案現(xiàn)代化管理盡快實(shí)現(xiàn)。

4 結(jié)束語

檔案管理現(xiàn)代化是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)性工程，也是一個(gè)循序漸進(jìn)的過程，影響檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程的因素不僅包括檔案工作使用技術(shù)和設(shè)備的現(xiàn)代化、檔案工作人員素質(zhì)的提高，還包括國家的經(jīng)濟(jì)實(shí)力、領(lǐng)導(dǎo)人員思想觀念的轉(zhuǎn)變等。實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化是社會(huì)及其內(nèi)在發(fā)展的必然要求，檔案管理人員應(yīng)緊緊聯(lián)系時(shí)代發(fā)展的需要，重視檔案事業(yè)的現(xiàn)代化建設(shè)，轉(zhuǎn)變觀念，不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提升自身綜合素質(zhì)，堅(jiān)持改革與創(chuàng)新，積極探索和實(shí)踐，滿足社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案資源利用的需要。

[1]譚愛玲，孔立瑩.對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)[J］.山東檔案，1999(3):30.

[2]劉淑華.檔案管理現(xiàn)代化的現(xiàn)狀與對(duì)策[J］.甘肅廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào)，2002(4):68－69.

[3]錢凱.談對(duì)檔案管理適應(yīng)信息化發(fā)展的探討[J］.科技與企業(yè)，2014(2):233.

[4]陳自秋.試談檔案管理工作的重要性[J］.中國井礦鹽，2013(3):45－46.

[5]李紹云.新時(shí)期檔案管理工作中的問題研究及對(duì)策思考[J］.中外企業(yè)文化，2014(2):123.