孫然

摘 要：電子化時(shí)代，對(duì)于圖書館中文書資料的管理提出了新的要求。傳統(tǒng)對(duì)文書資料的管理多在于檔案形式，這種形式的管理存在丟失、損壞等弊端，不利于文書資料的長期保存。電子化時(shí)代，文書資料已經(jīng)能夠充分利用現(xiàn)有設(shè)備與技術(shù)，提升管理有效性。該文論述當(dāng)前圖書館文書資料管理的現(xiàn)狀，并介紹圖書館文書資料電子化，最后，簡要敘述了電子化時(shí)代加強(qiáng)文書資料管理的辦法，希望能加強(qiáng)文書資料的管理。

關(guān)鍵詞：電子化 文書資料 管理

中圖分類號(hào)：G25 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2014）11（b）-0249-01

進(jìn)入21世紀(jì)，計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，加之各種軟件和應(yīng)用程序等的推出，推動(dòng)了計(jì)算機(jī)技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用。在如今電子化時(shí)代，書籍資料已經(jīng)完全實(shí)現(xiàn)電子化，可以隨時(shí)在線或者是在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行書籍的閱讀，傳統(tǒng)的紙質(zhì)圖書和資料的使用率明顯降低。對(duì)于圖書館而言，對(duì)于文書資料的管理、借閱等，目前已經(jīng)在大力向電子信息化發(fā)展。文書資料管理工作主要有文書資料的特征記錄、文書資料的目錄等相關(guān)方面的數(shù)據(jù)。隨著時(shí)代的發(fā)展，由于文書資料的秩序結(jié)構(gòu)、信息資料和圖書完全不同，保存的路徑與普通的圖書出版物有著很大的不同，因此，在實(shí)際的文書資料管理中，必須注重管理的有效性和使用的便捷性。該文以此為背景，簡單闡述了當(dāng)前文書資料管理現(xiàn)狀，分析了圖書館文書資料電子化的發(fā)展，并針對(duì)電子化時(shí)代加強(qiáng)文書資料管理的辦法展開分析，現(xiàn)報(bào)道如下。

1 當(dāng)前文書資料管理現(xiàn)狀

在我國，由于歷史文明底蘊(yùn)深厚，歷經(jīng)上下5000余年，在文學(xué)藝術(shù)、科學(xué)技術(shù)等各方面均有著世界領(lǐng)先的大量記錄資料，而且我國從古至今在文字方面有著獨(dú)特的記錄技巧，因此，在現(xiàn)今的圖書館中，不僅能夠查到或者借閱到現(xiàn)代的科學(xué)技術(shù)相關(guān)的資料，而且對(duì)于一些歷史珍藏尤其是文書資料也能借閱到。圖書館需要做好這些資料的保護(hù)、管理與收藏，往往會(huì)耗費(fèi)很大的功夫。

在圖書館文書資料的管理中，由于文書資料與普通的圖書資料存在許多根本性的不同，因此，往往會(huì)依據(jù)不同的形態(tài)、內(nèi)容或者年代進(jìn)行劃分，進(jìn)而形成了更多的具有獨(dú)特特色的分類方法；在目錄的整理過程中，采取了第一類與第二類的分類方法，采用不同的文書資料體系進(jìn)行了保存。80年代，對(duì)于公文等文書資料的保存，圖書館的重視程度比較高，分類方法也比較獨(dú)特。這一進(jìn)程中，由于許多圖書館的文書資料的閱覽存在許多難點(diǎn)，使得文書資料沒有被充分的利用。

在如今，由于信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，文書資料的管理實(shí)現(xiàn)了信息化和電子化。文書資料的閱覽已經(jīng)從傳統(tǒng)的借閱室閱覽的形式發(fā)展為能夠借助WEB等電子媒體進(jìn)行閱覽，使得文書資料的利用程度明顯增強(qiáng)。而且，對(duì)于圖書館而言，傳統(tǒng)的文書資料的管理，也大多實(shí)現(xiàn)了公開的電子化管理。由于圖書館電子文書資料的公開化的信息管理，使得地方的歷史信息和特色能夠有效的被外界了解，而且這種方式對(duì)于歷史文書資料的管理的完整性也有很大的幫助。

2 圖書館文書資料電子化

電子信息化時(shí)代，對(duì)于各種材料或者資料實(shí)行電子化是歷史發(fā)展的必然要求，也應(yīng)是最終的結(jié)果。由于科學(xué)技術(shù)水平的發(fā)達(dá)，目前這些材料、資料實(shí)現(xiàn)電子化的手段多樣，對(duì)于不同的文書資料，目前也依據(jù)各資料的獨(dú)特特點(diǎn)，采用了與之相適應(yīng)的方法。例如，對(duì)于一般的圖書館文書資料，采用的方法是模擬資料的方法，如在收縮膠卷的管理中；對(duì)于原始資料和實(shí)物資料，主要采取羅馬數(shù)字的方式予以記錄；對(duì)于電子化的目錄數(shù)據(jù)和資料，主要用英文字母進(jìn)行展示，采用這種辦法對(duì)于各種文書資料進(jìn)行了有效的分類：具體的就是模擬復(fù)制的資料、圖書資料、電子化資料和實(shí)物資料。近年來，隨著電子照相技術(shù)的高速發(fā)展，相機(jī)的像素功能越來越高，對(duì)于文書資料，實(shí)現(xiàn)電子化展示與保存，是最有效的管理方式。文書資料的電子化不僅提高了文書資料的利用率，也使得其資料復(fù)制保存過程中出錯(cuò)和質(zhì)量較低的問題得到有效的改善。

目前，對(duì)于文書資料的保存，利用傳統(tǒng)的物理性資料和現(xiàn)代電子信息的結(jié)合，對(duì)于資料實(shí)現(xiàn)數(shù)字信息化管理；對(duì)于實(shí)物文書資料的保存，主要是首先做好目錄數(shù)據(jù)，對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)，并連接好相關(guān)資源與數(shù)據(jù)的信息記載，這樣，電子化和實(shí)物化資料能夠?qū)崿F(xiàn)有效的結(jié)合，進(jìn)而方便文書資料的管理。

不過，隨著電子化時(shí)代的不斷發(fā)展，信息化水平的不斷提升，使得電子信息資料不斷的硬化。為了適應(yīng)不斷變化的環(huán)境，更好的將文書資料進(jìn)行保存，采用目前較為實(shí)用的文書資料數(shù)據(jù)格式Born Digital Contents，用實(shí)物資料以及電子圖書資料的形式進(jìn)行保存。

3 電子化時(shí)代加強(qiáng)文書資料管理的辦法

在電子化時(shí)代，做好文書資料的管理，是一件十分迫切也是一件意義重大的事件。在電子化時(shí)代，加強(qiáng)文書資料管理，首先應(yīng)做好文書資料數(shù)據(jù)的設(shè)計(jì)，然后采用現(xiàn)代化的方式做好相關(guān)文書資料數(shù)據(jù)的保存與使用。

在電子化時(shí)代，對(duì)圖書館文書資料的管理，除了要對(duì)文書資料要素進(jìn)行有效的保存之外，還要對(duì)各種交卷進(jìn)行模擬復(fù)制，并且注重與其他圖書館之間進(jìn)行資料信息的交換，從而適應(yīng)各種不同的數(shù)據(jù)目錄形式。對(duì)于數(shù)字化時(shí)代的發(fā)展中，文書資料的管理雖然實(shí)現(xiàn)了一定的數(shù)字化，但是為了更好的適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，在文書資料管理時(shí)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化信息管理的規(guī)范化、模型化是發(fā)展的趨勢(shì)。在當(dāng)前，建立OAIS模型化的數(shù)字信息管理，將文書資料逐漸分為保存記述、內(nèi)容信息、組合信息以及相關(guān)組合信息模型。在這樣的模型中，不僅能實(shí)現(xiàn)文書資料的有效管理，而且還能使個(gè)要素之間具有良好的互換性，促進(jìn)各種文書資料內(nèi)容之間的要素轉(zhuǎn)換，方便文書資料的保存、使用。

4 結(jié)語

在電子信息化時(shí)代不斷高速發(fā)展的今天，人們生活習(xí)慣發(fā)生了重大改變，尤其是在閱讀行為方面，對(duì)于傳統(tǒng)的文書資料的物理介質(zhì)使用率逐漸降低，但是，由于許多物理介質(zhì)中蘊(yùn)含著豐富的信息，為了促進(jìn)這些信息在人們的生產(chǎn)生活中發(fā)揮更大的作用，需要結(jié)合時(shí)代發(fā)展的形勢(shì)，做好對(duì)這些文書資料的管理。對(duì)于文書資料的管理，充分發(fā)揮電子化的優(yōu)點(diǎn)，不斷提高文書資料的使用率，使我國圖書館在人們生產(chǎn)生活中的作用不致降低。

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