張楠

眾所周知，彩色文檔相比黑白文檔可以讓閱讀者快速找到重點(diǎn)，幫助用戶更容易地理解內(nèi)容，大幅提高工作效率。但是，魚和熊掌不可兼得，彩色文檔的輸出成本相比黑白文檔要高。如何使彩色辦公在效率和成本之間實(shí)現(xiàn)完美的平衡，怎樣打造既高效又經(jīng)濟(jì)的辦公體系，就成了擺在用戶面前最難解決的問題。

回顧2013年的文印輸出市場(chǎng)，彩色數(shù)碼復(fù)合機(jī)繼續(xù)保持了良好的增長(zhǎng)勢(shì)頭，彩色設(shè)備的快速增長(zhǎng)成為拉動(dòng)整體辦公文印市場(chǎng)增長(zhǎng)的主要?jiǎng)恿?。同時(shí)，從當(dāng)前市場(chǎng)上主流銷售的彩色數(shù)碼復(fù)合機(jī)機(jī)型來(lái)看，各個(gè)品牌的彩機(jī)產(chǎn)品線也都有了明顯擴(kuò)充，中高低速都有充裕的選擇空間。彩色輸出可以大幅提高工作效率這一理念已經(jīng)逐漸被用戶所接受。但是用戶還是擔(dān)心彩色輸出的成本是否可以接受。

控制總體擁有成本是關(guān)鍵

想要控制輸出成本，最先要做的就是要搞清楚成本的組成。值得一提的是，很多企業(yè)現(xiàn)在還停留在成本核算的初級(jí)階段——只看到初期采購(gòu)辦公設(shè)備以及紙張硒鼓等耗材的支出。雖然這些成本在整個(gè)成本構(gòu)成中占有很大的比例，但它們不是全部。

在實(shí)際工作中，很多企業(yè)的辦公成本增加是由于不合理的打印造成的時(shí)間和人員成本支出。所以，現(xiàn)在很多辦公設(shè)備廠商都在推廣一個(gè)新的理念——總體擁有成本（TCO，Total Cost of Ownership）概念，即在考慮設(shè)備、耗材采購(gòu)支出的同時(shí)，同樣要兼顧設(shè)備維護(hù)、人力甚至信息安全等因素產(chǎn)生的隱形成本。TCO才是真正科學(xué)的辦公成本核算方法。

彩色輸出在辦公室普及最大的難點(diǎn)就在于彩色耗材的成本較高，雖然包括佳能、富士施樂、理光在內(nèi)的諸多廠商，都在為降低用戶彩打成本而不懈努力，其中的一項(xiàng)有效方法便是通過權(quán)限設(shè)定來(lái)最合理地進(jìn)行彩色打印。

很多公司由于辦公設(shè)備沒有打印權(quán)限設(shè)定能力，迫于無(wú)奈通常要部署多部打印機(jī)，為市場(chǎng)、設(shè)計(jì)等彩打需求高的部門單獨(dú)購(gòu)買彩色打印機(jī)，而其他部門則配備黑白機(jī)。這種做法的弊端顯而易見：第一，導(dǎo)致辦公設(shè)備增加，采購(gòu)成本上升；第二，為后期設(shè)備維護(hù)和管理帶來(lái)更大的負(fù)擔(dān)；第三，如產(chǎn)生一些臨時(shí)的彩打需求，經(jīng)常要跨部門才能完成彩色打印，時(shí)間和人力成本也都不可忽視。而如果將設(shè)備精簡(jiǎn)優(yōu)化，并通過合理的權(quán)限部署來(lái)進(jìn)行彩色打印的約束，這無(wú)疑會(huì)降低TCO。

文印解決方案便可以幫助企業(yè)IT及采購(gòu)人員輕松實(shí)現(xiàn)打印權(quán)限的合理部署。無(wú)論是針對(duì)部門、小組還是員工個(gè)體，佳能都可以按照企業(yè)內(nèi)的實(shí)際彩色打印需求以及自身在辦公領(lǐng)域的豐富經(jīng)驗(yàn)，為企業(yè)進(jìn)行彩色打印權(quán)限的最優(yōu)化部署。與此同時(shí)，在管理層面，文印解決方案也可以對(duì)每一次彩色打印作業(yè)進(jìn)行追蹤和統(tǒng)計(jì)，并按月制作成統(tǒng)計(jì)分析報(bào)表，以幫助管理人員進(jìn)行長(zhǎng)期的成本監(jiān)控和優(yōu)化工作。

減少不必要的輸出

彩色打印成本居高不下的另一個(gè)重要原因，就是員工的打印行為無(wú)法被有效地控制。放眼望去，復(fù)印室那一疊疊打印文檔，或是無(wú)人認(rèn)領(lǐng)，或是被丟棄在一旁，這樣的浪費(fèi)有沒有辦法解決呢？

在文印解決方案的幫助下，如今越來(lái)越多的企業(yè)開始建立完善的綠色打印流程。通過文印解決方案，管理人員統(tǒng)一將員工的默認(rèn)打印方式設(shè)為雙面打印、并通過刷卡方式來(lái)進(jìn)行第二次確認(rèn)打印。員工在電腦端點(diǎn)擊打印按鈕后，彩色打印作業(yè)會(huì)保留在服務(wù)器上，員工只有在彩色數(shù)碼復(fù)合機(jī)上端刷一下自己的電子認(rèn)證卡，系統(tǒng)驗(yàn)證身份后，文檔才會(huì)打印出來(lái)。如果是誤打印的文檔，員工便可以在刷卡后，在操作面板上將其取消，避免不必要的指著墨粉浪費(fèi)。

文印解決方案對(duì)整個(gè)公司的打印量都會(huì)有實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)。以實(shí)施佳能文印解決方案的騰訊公司為例，在實(shí)施之初，雙面打印量?jī)H為13%，而如今已經(jīng)達(dá)到49%，一年下來(lái)可以節(jié)約近百萬(wàn)張打印紙，同時(shí)彩色打印成本也有了明顯下降。

從技術(shù)上減少成本

除了軟件上的全面保障外，優(yōu)化硬件性能，也可以幫助用戶降低彩色輸出的成本。例如在佳能彩色智簡(jiǎn)數(shù)碼復(fù)合機(jī)C5200/2200系列以及佳能5S彩色智能激光機(jī)上采用的佳能獨(dú)家純黑文本輸出技術(shù)，可自動(dòng)識(shí)別文檔中的黑色文字部分，并僅使用黑色墨粉打印。而彩色部分，該技術(shù)也能智能判斷使用三色或四色打印，在保正一流輸出色彩的同時(shí)，最大程度減少墨粉用量。

富士施樂的專利，乳化聚合碳粉技術(shù)（EA，Emulsion Aggregation）也可以幫助用戶降低使用成本。EA碳粉直徑僅為5.8微米，碳粉顆粒比傳統(tǒng)彩色和黑白墨粉分別小12%和32%。同時(shí)，EA擁有更好的碳粉轉(zhuǎn)印能力和平滑的轉(zhuǎn)印功能也確保實(shí)現(xiàn)清晰銳利的文字和平滑的圖形及照片。

更重要的是，EA碳粉可提升碳粉的轉(zhuǎn)印效率，碳粉消耗相比之前的產(chǎn)品減少了37%，碳粉耗損率降低了68%，保證98%以上的墨粉被傳輸?shù)浇橘|(zhì)上。由于轉(zhuǎn)印效率的提高，EA碳粉的使用還能將二氧化碳的排放降低35%，節(jié)約能源。

借助文印解決方案實(shí)現(xiàn)彩色打印成本有效把控，以便讓企業(yè)能放心從容地展開彩色打印部署，同時(shí)通過彩色文檔提升信息溝通的效率和企業(yè)的專業(yè)形象，為企業(yè)創(chuàng)造更多收益和價(jià)值。endprint