高麗

摘 要：城市建設(shè)檔案是城市建設(shè)過(guò)程中包括城建的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、建設(shè)、驗(yàn)收、維護(hù)、管理等形成的檔案。城市建設(shè)包括建筑工程、市政工程、地下管線工程、橋梁工程、綠化工程等建設(shè)工程。一個(gè)城市由成千上萬(wàn)建設(shè)工程組成。城市建設(shè)檔案由城市建設(shè)過(guò)程中所形成的文字資料、竣工圖紙、聲像資料、數(shù)字法數(shù)據(jù)等檔案組成。完整的城建檔案，對(duì)城市的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、管理、更新、搶險(xiǎn)救災(zāi)及經(jīng)濟(jì)建設(shè)、社會(huì)管理、處理經(jīng)濟(jì)糾紛起到十分重要的作用。主要對(duì)加強(qiáng)城市建設(shè)檔案管理進(jìn)行研究。

關(guān)鍵詞：城市建設(shè)；檔案管理；搜集

中圖分類(lèi)號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1673-291X（2014）04-0197-02

一、加強(qiáng)城市建設(shè)檔案管理的意義

城市作為功能多元的綜合體特征，決定了城市檔案管理的復(fù)雜性。城建檔案涉及了城市規(guī)劃、城市建設(shè)管理、城市環(huán)境保護(hù)、抗震防災(zāi)、城市規(guī)劃管理政策法規(guī)等數(shù)十個(gè)方面或?qū)I(yè)，包含城市空中、地面、地下的各種建筑物、構(gòu)筑物、管線、設(shè)施等各種類(lèi)型，以及文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等不同形式的記錄，其復(fù)雜性可想而知。城市無(wú)論是興旺還是衰落，都在時(shí)刻經(jīng)歷著不斷變化的過(guò)程，而作為真實(shí)記錄城市發(fā)展變化過(guò)程的城市建設(shè)檔案，其保管的城建信息具有動(dòng)態(tài)性的特征。動(dòng)態(tài)性就是要求檔案管理能夠及時(shí)提供真實(shí)反映城市建設(shè)管理現(xiàn)狀的最新信息，發(fā)揮檔案信息的時(shí)效性作用。大到與城市相關(guān)的系統(tǒng)性基礎(chǔ)設(shè)施的改擴(kuò)建、尤其是地下系統(tǒng)的建設(shè)，中到某一個(gè)建設(shè)工程的改擴(kuò)建，小到一套房子的法律糾紛，城建檔案作為歷史性記錄，都將成為重要的建設(shè)和法律依據(jù)，如果不能保證其準(zhǔn)確性和可靠性，將會(huì)給國(guó)家、企業(yè)、個(gè)人造成重大經(jīng)濟(jì)損失，甚至引起災(zāi)害性事故。

二、加強(qiáng)城市建設(shè)檔案管理方法

1.加強(qiáng)城建檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。建立和完善城市建設(shè)工程檔案管理工作機(jī)制，城市建設(shè)工程檔案管理是城市規(guī)劃、建設(shè)和管理工作中的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，按照法律、法規(guī)和相關(guān)規(guī)章制度要形成一套程序化的管理機(jī)制，既要有管理辦法，又要有管理措施，還要規(guī)范程序：一是爭(zhēng)取將城建檔案管理程序納入到規(guī)劃、建設(shè)的審批程序。二是要將城建檔案管理工作納入有關(guān)單位的職責(zé)范圍。三是將城建檔案的驗(yàn)收納入工程竣工驗(yàn)收備案管理程序。

2.加強(qiáng)檔案搜集與整理。（1）追蹤收集。適用于工程周期短、形成檔案材料快的工程。檔案人員或兼職檔案人員主動(dòng)到現(xiàn)場(chǎng)詢(xún)問(wèn)和了解工程進(jìn)展情況，及時(shí)掌握工程信息并指導(dǎo)和督促技術(shù)部門(mén)有針對(duì)性地收集檔案資料。這種方法收集速度快、檔案資料齊全，質(zhì)量也比較高，但花費(fèi)的人力、物力較大。（2）分階段收集。適用于建設(shè)周期長(zhǎng)的工程。某些大型水利工程及某些跨年度的水利工程，要始終保持與兼職檔案員及施工、建設(shè)部門(mén)的聯(lián)系，及時(shí)掌握工程進(jìn)展情況，并加強(qiáng)催收，盡力避免檔案原始材料的散失，這樣能保證工程檔案的連續(xù)性、完整性。（3）強(qiáng)制性收集。適用于對(duì)某些人員分散、臨時(shí)機(jī)構(gòu)較多的施工單位。要采用收取檔案資料押金的做法。當(dāng)一項(xiàng)水利工程報(bào)建后，施工單位先交一定金額的資料押金，施工單位將完整的檔案資料移交給檔案部門(mén)后才可退回這筆押金。這種方法對(duì)一些內(nèi)部較復(fù)雜的施工單位具有一定的約束力，可以保證檔案資料不會(huì)由于人為因素而流失。

3.加強(qiáng)信息服務(wù)。運(yùn)用高新科技和信息管理手段，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息化服務(wù)工作，實(shí)現(xiàn)城市建設(shè)和城市經(jīng)濟(jì)又好又快發(fā)展。一是要?jiǎng)?chuàng)新城市建設(shè)檔案信息管理體制和運(yùn)行機(jī)制，建立城市地下管線工程檔案信息系統(tǒng)，逐步實(shí)現(xiàn)城市建設(shè)信息的動(dòng)態(tài)管理和查詢(xún)服務(wù)。二是要加強(qiáng)組織與協(xié)調(diào)，建立起各單位、各部門(mén)的分工和配合，整合資源，形成綜合文檔。三是要制定有效的城市建設(shè)工程檔案管理措施，把城市建設(shè)工程檔案的報(bào)送、驗(yàn)收和移交工作納入工程規(guī)劃、建設(shè)和管理的審批程序，各地城建檔案管理機(jī)構(gòu)要統(tǒng)一接收和集中管理本規(guī)劃區(qū)內(nèi)的城市建設(shè)工程檔案，完善城市城市建設(shè)信息系統(tǒng)，為城市規(guī)劃、建設(shè)和管理提供利用服務(wù)。為滿足社會(huì)各界利用檔案的需求提供豐厚的物質(zhì)基礎(chǔ)。要增加軟、硬件的投入，加大館場(chǎng)建設(shè)，添置現(xiàn)代管理工具，如改、擴(kuò)建館庫(kù)面積，配置電子技術(shù)設(shè)備等。要拓寬檔案的接收渠道，除收集正常的房屋建筑和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程的專(zhuān)業(yè)檔案外，還可以采用捐贈(zèng)、征集的形式，將反映傳統(tǒng)的城市歷史文化、地方特色和名人的一些檔案盡可能收集進(jìn)館，也可以收購(gòu)與本地區(qū)和本館檔案有關(guān)的資料，如有關(guān)文件匯編、地方報(bào)刊、年鑒、地方史志等。

4.強(qiáng)化檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。城建檔案工作是一項(xiàng)十分單調(diào)、枯燥平凡的工作，工作人員每天都是與文字、圖紙打交道，所以要遵守紀(jì)律，自覺(jué)工作。要有耐心，脾氣要好，工作細(xì)心、周到，該歸檔的就要?dú)w檔，該補(bǔ)的就要及時(shí)通知單位補(bǔ)全。因?yàn)槌鞘薪ㄔO(shè)的一些隱蔽工程檔案是不能事后補(bǔ)救的，審查檔案時(shí)需要特別細(xì)心。工作人員要有愛(ài)崗敬業(yè)的精神，要有對(duì)歷史負(fù)責(zé)的責(zé)任心，不能弄虛作假，要嚴(yán)格把關(guān)。檔案查詢(xún)的工作要實(shí)事求是，因?yàn)槌墙n案部門(mén)提供的證明和復(fù)印件是銀行貸款和法律部門(mén)處理經(jīng)濟(jì)糾紛有效證據(jù)，有些人為了達(dá)到某些目的，弄虛作假。一些單位和個(gè)人在檔案上增大建筑面積，以騙取銀行超額貸款，有些人在處理經(jīng)濟(jì)糾紛時(shí)，為了取得有利于自己的證據(jù)，對(duì)城建檔案進(jìn)行更改，所以城建檔案的工作人員要有較強(qiáng)法律意識(shí)和高度的責(zé)任心。城市建設(shè)檔案管理的范圍和要求，對(duì)檔案工作人員的素質(zhì)提出了更高的要求。從事城市建設(shè)檔案工作的人員，專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能應(yīng)該比一般單位的檔案人員更全面，他們不僅要懂文書(shū)檔案，還要懂科技檔案以及與城市建設(shè)相關(guān)的一些專(zhuān)業(yè)類(lèi)別檔案。因此，為達(dá)到城市建設(shè)檔案整理規(guī)范化的要求，應(yīng)對(duì)各專(zhuān)職或兼職檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。講解城市建設(shè)建設(shè)工作中會(huì)形成哪些類(lèi)型的文件材料，哪些是屬于有保存價(jià)值的檔案、具體的歸檔范圍。同時(shí)，按照檔案管理要求，對(duì)文件的起草、書(shū)寫(xiě)要求和制成材料的規(guī)范化，作詳細(xì)的講解，使大家對(duì)檔案內(nèi)容提前了解，工作中注意積累資料。這種培訓(xùn)與檔案管理工作和工程同步進(jìn)行，為今后建檔工作奠定了基礎(chǔ)，使檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化有一個(gè)切實(shí)的保障。

參考文獻(xiàn)：

[1] 姜敏.淺談信息化條件下城市建設(shè)檔案的管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013，（12）.

[責(zé)任編輯 安世友]