中國石油化工股份有限公司湖北石油分公司 李爽

當(dāng)前是一個信息化的時代，大多數(shù)企業(yè)都已經(jīng)開始電子化的管理。企業(yè)財務(wù)作為信息化的前沿陣地，成為很多企業(yè)信息化的起點，會計電算化已經(jīng)成為普遍的現(xiàn)象。經(jīng)濟的飛速發(fā)展也對傳統(tǒng)財務(wù)工作提出了更高的要求，在現(xiàn)今企業(yè)財務(wù)的一個很重要的領(lǐng)域——費用報銷業(yè)務(wù)中，實現(xiàn)數(shù)字化也成為一種發(fā)展趨勢。建立數(shù)字化的財務(wù)信息系統(tǒng)，將原始單據(jù)的傳遞、審批納入財務(wù)信息系統(tǒng)中已成為當(dāng)務(wù)之急。網(wǎng)上報銷將成為繼會計電算化之后，再次將寶貴的大量人力從瑣碎的事務(wù)中解脫出來，提高財務(wù)人員工作效率和工作質(zhì)量，推動企業(yè)財務(wù)的事務(wù)處理和管理模式走向網(wǎng)絡(luò)化的重大改革。

1 手工費用報銷方式的弊端

隨著企業(yè)的擴張，財務(wù)信息的繁雜，財務(wù)部門的工作量變得越來越大，工作程序也越來越繁冗重復(fù)，手工報銷明顯已經(jīng)不能適應(yīng)企業(yè)發(fā)展和經(jīng)營管理的需要了。其弊端主要體現(xiàn)在：

(1)效率低下。其中，手工填制報銷單據(jù)效率低下，錯誤率高，填寫不規(guī)范需要反復(fù)修改，領(lǐng)導(dǎo)審批耗時。財務(wù)審核需要審核原始單據(jù)及領(lǐng)導(dǎo)審批金額，還要控制審批流程、預(yù)算等，屬于機械勞動。這些都與將核算會計轉(zhuǎn)化為管理會計的目標相背離。

(2)預(yù)算控制有時形同虛設(shè)。預(yù)算在前，報銷在后，但是目前實際操作中，領(lǐng)導(dǎo)在某項預(yù)算資金計劃超額后因?qū)嶋H已經(jīng)開支而簽批，這樣企業(yè)就無法將資金計劃管理更好地落在實處。預(yù)算控制手段成為虛設(shè)，嚴重影響預(yù)算的編制進度和準確性。

(3)貨幣資金的支付嚴重滯后于業(yè)務(wù)發(fā)生。在手工費用報銷的方式下，資金支付受審批程序和銀行處理業(yè)務(wù)速度的影響，嚴重滯后于業(yè)務(wù)發(fā)生，也浪費員工寶貴的時間。

(4)單位費用支出規(guī)則和預(yù)算制度無法強制遵守，常常因為個人因素不能很好貫徹執(zhí)行。例如前款不清，后款不借，各項支出額度等制度有時候不能很好的執(zhí)行。

這些問題的存在，為企業(yè)的財務(wù)工作帶來了相當(dāng)?shù)碾y度。只有打破這種傳統(tǒng)的操作模式，才是企業(yè)費用報銷電子化前進發(fā)展的必由之路。

2 費用報銷電子化的優(yōu)點

目前會計核算軟件主要的原始數(shù)據(jù)是記帳憑證，而不是業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，是事后反映，不能滿足實時、動態(tài)地管理和控制要求，而費用報銷電子化使應(yīng)用范圍從管理部門延伸到原始業(yè)務(wù)發(fā)生點。

費用報銷電子化是通過網(wǎng)絡(luò)的財務(wù)報銷流程。在這一流程下，員工可以隨時隨地提交財務(wù)報銷申請，財務(wù)人員按照員工提交的報銷審批單審核原始單據(jù)，并提交給各級領(lǐng)導(dǎo)審批，領(lǐng)導(dǎo)也可以隨時隨地利用數(shù)字簽名的方式進行業(yè)務(wù)審批，審批完成后通過網(wǎng)上銀行進行支付，并自動生成憑證。這種報銷方式相較于傳統(tǒng)的手工報銷方式有以下明顯優(yōu)點。

2.1 真正實現(xiàn)了辦公自動化

員工報銷只需要進入系統(tǒng)，簡單地填寫報銷需要的單據(jù)，系統(tǒng)就會自動將單據(jù)按后臺配置的職能和權(quán)限將單據(jù)依次傳遞到財務(wù)審核人員和各級領(lǐng)導(dǎo)那里。員工提交單據(jù)后就直接將原始單據(jù)交給財務(wù)審核人員，在外地的員工也可以通過特快專遞等形式將原始單據(jù)送到財務(wù)部門，審批完畢后將報銷款通過網(wǎng)上銀行直接劃入員工帳戶內(nèi)。員工不用再為簽字而反復(fù)奔波，領(lǐng)導(dǎo)也可以集中審批，不會再因為頻繁簽字打亂自己的正常工作。

2.2 規(guī)范財務(wù)管理流程

報銷系統(tǒng)按內(nèi)控要求設(shè)定預(yù)算額度、審批流程、審批權(quán)限等內(nèi)控關(guān)鍵點，而且固化了預(yù)算數(shù)據(jù)的歸屬單位、使用額度、使用時間以及使用范圍，規(guī)范了財務(wù)管理流程以及審批權(quán)限，這對于內(nèi)控系統(tǒng)的建設(shè)也起到了促進和加強的作用，有利于化解資金風(fēng)險。費用報銷系統(tǒng)通過其內(nèi)部的預(yù)設(shè)流程，使得單據(jù)必須按正規(guī)流程傳遞，避免了越級審批，減少了財務(wù)審核人員對流程的審核時間，實現(xiàn)了標準、高效的企業(yè)內(nèi)控流程。

2.3 信息及時性更強

由于報銷電子化不受空間和時間的限制，財務(wù)信息的傳遞和處理也突破了時空的限制，使各級領(lǐng)導(dǎo)可以及時、準確地了解公司的財務(wù)狀況，為其決策提供支持。系統(tǒng)還能與預(yù)算管理系統(tǒng)無縫連接，實現(xiàn)費用預(yù)算控制的需要，滿足企業(yè)不同層次的預(yù)算控制需要，方便實時查詢預(yù)算發(fā)生的數(shù)據(jù)明細和余額。與銀行系統(tǒng)連接后，資金通過銀行轉(zhuǎn)帳直接到達報銷人帳戶，報銷人能很及時地查詢報銷是否已經(jīng)辦理結(jié)算。

2.4 財務(wù)人員職能從核算型會計向管理型會計轉(zhuǎn)變

費用報銷電子化后，原始憑證自動轉(zhuǎn)化為記賬憑證，自動進行銀行支付和對帳，從而減少了財務(wù)人員的重復(fù)工作，降低處理單據(jù)的錯誤率。使財務(wù)人員能將工作重心從單純的核算向全面參與企業(yè)經(jīng)營決策轉(zhuǎn)移，從單純的會計管理向全面的財務(wù)管理轉(zhuǎn)移。

2.5 結(jié)算方式實現(xiàn)了無貨幣化

系統(tǒng)通過報銷系統(tǒng)主功能獲取付款信息，處理后傳遞到網(wǎng)絡(luò)銀行系統(tǒng)中，實現(xiàn)批量付款，防范了支付風(fēng)險，也減少了財務(wù)人員進行現(xiàn)金支付的工作量。

2.6 可以節(jié)約成本

費用報銷電子化后，員工只需要從系統(tǒng)中提取各種信息，通過系統(tǒng)完成各個流程的審批，節(jié)約了時間成本。財務(wù)審核人員也不需要審核流程，節(jié)約了大量審核成本。系統(tǒng)將其他流程與財務(wù)流程關(guān)聯(lián)在一起，報銷的時候系統(tǒng)能將報銷事項需要的報告、預(yù)算等直接傳遞至各個環(huán)節(jié)，節(jié)約了辦公成本。

3 費用報銷電子化目前存在的問題及解決方法

目前有很多大型企業(yè)都實現(xiàn)了費用報銷電子化，實踐證明這是一種高效、科學(xué)、規(guī)范的管理手段。但是不可否認的是在實際運行中，也存在著一些問題。

(1)費用核銷與預(yù)算指標相矛盾。費用報銷首先需要有預(yù)算指標才能核銷，但是就目前的報銷方式來看，預(yù)算指標往往不能滿足實際費用發(fā)生額。導(dǎo)致其他部門誤認為是財務(wù)部門用預(yù)算指標卡大家，造成公司內(nèi)部不和諧。(2)剛實行費用報銷電子化時，可能要采用雙軌運行，以便從紙質(zhì)報銷向電子化報銷平穩(wěn)過渡。這會在短時間內(nèi)加重報銷人員以及審核人員的工作量。(3)人員素質(zhì)不能馬上完全達到要求。各部門報銷經(jīng)辦人員要全面熟悉需要使用的模塊、認真執(zhí)行報銷業(yè)務(wù)流程，一旦一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，報銷就無法順利進行。比如有的經(jīng)辦人員不能將費用種類分清，導(dǎo)致占用其他費用預(yù)算等。(4)安全問題。對于網(wǎng)上支付等業(yè)務(wù)處理，最關(guān)心的就是安全問題。這里包括了填寫報銷單的安全性，領(lǐng)導(dǎo)簽字的安全性，支付安全性等。

為解決以上存在的問題，必須從以下幾方面著手。

(1)提高相關(guān)人員素質(zhì)。在工作的過程中，要重視此項工作，增強責(zé)任心，提高執(zhí)行力，嚴格按照規(guī)定執(zhí)行報銷流程，不斷提高自己的業(yè)務(wù)能力。(2)增強預(yù)算指標的科學(xué)性、準確性。預(yù)算管理應(yīng)該盡量貼合實際情況，將各項預(yù)算全面的涵蓋進去。使預(yù)算進度隨時可以查詢到，各部門對預(yù)算要做到心中有數(shù)。(3)盡快推行電子化報銷。對各部門報銷經(jīng)辦人員進行操作的培訓(xùn)，增強準確性，減少差錯。在雙軌運行時，要對相關(guān)各環(huán)節(jié)人員進行評價以及測試，確認相關(guān)人員完全熟悉后，盡快使紙質(zhì)單據(jù)退出報銷流程。(4)加大培訓(xùn)力度。搞好費用報銷電子化，需要相關(guān)人員具備基本的會計知識和網(wǎng)絡(luò)知識，將各個環(huán)節(jié)的具體操作制作講義下發(fā)給相關(guān)人員學(xué)習(xí)。(5)加強硬件管理，不斷完善網(wǎng)絡(luò)支持。要適時更新設(shè)備，加強網(wǎng)絡(luò)維護，確保運行暢通。

4 費用報銷電子化前景展望

費用報銷電子化是企業(yè)發(fā)展的必然手段，不僅僅局限于公司機關(guān)，對于大型企業(yè)，尤其是分支機構(gòu)眾多而且分散的企業(yè)，隨著報銷電子化的發(fā)展和完善，在技術(shù)以及硬件環(huán)境成熟的情況下，建立并實施這一系統(tǒng)，將會為企業(yè)節(jié)約大量人力和財力成本，不僅在當(dāng)前能給企業(yè)帶來巨大的效益，更有利于企業(yè)的長遠健康發(fā)展。

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