馬馴川

摘要：隨著城市規(guī)模的不斷擴大，功能的不斷完善，城市管理精細化的要求越來越高。檔案數(shù)字化是把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的方式存儲，以網(wǎng)絡(luò)化的格式互相連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個結(jié)構(gòu)有序的檔案數(shù)據(jù)庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享。

關(guān)鍵詞：城建檔案；數(shù)字化；發(fā)展；思考

中圖分類號： G271 文獻標識碼： A

引言

城建檔案的數(shù)字化，不僅是城建管理的需要，也是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。數(shù)字化的核心仍然要以原始檔案為核心，以原始檔案為藍本，但是，在錄入、查詢、管理、打印等其他所有環(huán)節(jié)全部完成以后，就可以將城建的檔案原始檔案加以封存，以后的查詢只需要在計算機上就可以極其方便地查詢到城建檔案的相關(guān)內(nèi)容了。在現(xiàn)代的互聯(lián)網(wǎng)的支持之下，甚至可以實現(xiàn)遠程的城建檔案的查詢。

一、城建檔案數(shù)字化發(fā)展的重要性

隨著城市建設(shè)的不斷發(fā)展，城建檔案管理部門已不能僅滿足于傳統(tǒng)的檔案保存方式，而必須創(chuàng)新城建檔案管理方法，提高管理時效性。目前，各地城建檔案館接受進館的檔案往往以文字、圖紙、照片、錄像等多種形式存在，以紙質(zhì)檔案居多。但隨著每年歸檔數(shù)量的與日俱增，很多城建檔案庫房陷入了困境，在城建檔案的借查閱上，速度慢，效率低。此外，紙質(zhì)檔案在查閱時易損壞，以及城建檔案系統(tǒng)開發(fā)的不完整，檔案信息資源的保管和查閱都只能在館內(nèi)部進行，不能實現(xiàn)遠程查閱，資源無法共享，這些問題的存在都給城建檔案利用造成了一定的障礙。

城建檔案數(shù)字化建設(shè)，能有效地使紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案信息，存儲于服務(wù)器上，可使檔案資料在發(fā)生天災(zāi)人禍時不至于遭到毀滅性的破壞。同時，也可以改善檔案的利用方式，實現(xiàn)異地查閱，利用者在特定的條件下，可以隨時查看自己需要的檔案文件。

二、概述城建檔案數(shù)字化建設(shè)

一個較為完善的數(shù)字化的城建檔案管理信息系統(tǒng)至少應(yīng)包括如下幾個子系統(tǒng)。

（一）、接收、采集子系統(tǒng)

城建檔案的接收、采集子系統(tǒng)的工作任務(wù)就是將各個單位移交來的原始城建檔案的內(nèi)容通過掃描儀、鍵盤、多媒體轉(zhuǎn)換輸入裝置等錄入到城建檔案館的大型數(shù)據(jù)庫中。

（二）、管理存儲子系統(tǒng)

管理存儲子系統(tǒng)包括在錄入過程中的檔案著錄、關(guān)聯(lián)與標引、檔案資料的編輯修改、檔案館的內(nèi)部辦公自動化系統(tǒng)、檔案的信息管理、檔案的數(shù)據(jù)安全與維護等。

（三）、開發(fā)利用子系統(tǒng)

檔案的開發(fā)利用子系統(tǒng)即指在計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中所進行的檔案登記、檔案檢索、檔案的查詢調(diào)卷以及檔案的信息加工編排等工作，后期還會包括建立檔案信息網(wǎng)站，使得任何查詢者都可以方便地坐在家中的電腦前即可對城建檔案進行較為方便的查詢調(diào)閱。

三、城建檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的矛盾和問題

（一）、數(shù)字檔案信息的長期存取問題

數(shù)字檔案信息的長期存取問題是數(shù)字檔案館建設(shè)的一個具體而又棘手的難題。一般說來，磁盤的壽命是3—5年、光盤30年左右，壽命較短，且還要受溫度、磁場、記錄存儲格式、硬件配置等多方面的影響。同時，計算機語言互換存在問題，對設(shè)備的依賴等對其長期存取帶來很多問題。

（二）、城建檔案數(shù)字化發(fā)展趨勢

認識不明確。建設(shè)領(lǐng)域中，有些單位和個人仍然存在對城建檔案的重要性認識不足，對城建檔案數(shù)字化發(fā)展趨勢認知不到位，對城建檔案數(shù)字化不重視，在城建檔案數(shù)字化設(shè)備配置上資金投入不足等問題。重建設(shè)、輕檔案的思想比較嚴重，只注重工程施工技術(shù)、施工工期和工程質(zhì)量，卻對建設(shè)工程檔案的收集不夠重視，沒有建立一套規(guī)范的管理機制以保障建設(shè)檔案的完整和齊全。由于城建檔案的不配套、不完整，使得檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換在一定程度上受到了影響和制約。

（三）、城建檔案館數(shù)字化建設(shè)的標準化問題

城建檔案館數(shù)字化建設(shè)的目的是要使當?shù)爻墙n案館、全國城建檔案館乃至全世界的城建檔案館連成一個整體，以實現(xiàn)檔案信息資源共享。而要解決這個問題并不容易，我們面臨我國檔案信息系統(tǒng)沒有相應(yīng)的具體標準可遵循、部分標準規(guī)范超出檔案工作的范圍、與整個檔案工作的標準相銜接的問題、與國際通用標準的接軌問題和技術(shù)設(shè)備更新對原標準影響等問題。

（四）、城建檔案館數(shù)字化建設(shè)的投入與產(chǎn)出問題

城建檔案館數(shù)字化建設(shè)投入的費用是巨大的，檔案館的利用人次與圖書館讀者的人數(shù)相比卻少得多，傳統(tǒng)檔案館本來就存在著投入與產(chǎn)出不協(xié)調(diào)的問題，只不過未引起人們的關(guān)注，但是，數(shù)字檔案館的建設(shè)卻拉大了這種不協(xié)調(diào)的距離，使這個問題凸現(xiàn)出來。

四、城建檔案數(shù)字化建設(shè)的措施

（一）、建立檔案數(shù)字化工作規(guī)程和標準

制定檔案數(shù)字化標準，為貫徹落實《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》、《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》、《城建檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范》等規(guī)范要求，，明確制定了城建檔案數(shù)字化的統(tǒng)一技術(shù)標準。

1、數(shù)字化轉(zhuǎn)換應(yīng)在紙質(zhì)檔案整理完畢、并經(jīng)檢查審核符合歸檔要求后進行。紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作的環(huán)節(jié)主要包括：檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲等。

2、數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程的所有環(huán)節(jié)，均應(yīng)符合中華人民共和國行業(yè)標準《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T31-2005）的要求，確保建設(shè)數(shù)字化檔案的真實、準確性。

3、確定掃描參數(shù)，圖樣材料數(shù)字化轉(zhuǎn)換掃描采用TIF圖像格式，文字材料數(shù)字化轉(zhuǎn)換掃描采用JPG圖像格式，并統(tǒng)一儲存到只讀光盤保存。對于只有黑（藍）白兩種色彩的文件和圖紙、圖片、圖表，采用黑白二值模式掃描；對于有紅色文頭、印章、線條及多種顏色的文件和圖紙、圖片，則采用彩色模式掃描。掃描分辨率一般選擇100-300dpi，保證掃描圖像清晰。

（二）、整合資源，優(yōu)化服務(wù)

城建部門可以依托自身的優(yōu)勢，創(chuàng)建以城建檔案為核心的，以基礎(chǔ)地理信息等為特征的具有城建特色的大型數(shù)據(jù)庫信息系統(tǒng)。其中可以包括城市城下信息綜合管理系統(tǒng)大型數(shù)據(jù)庫、城市規(guī)劃的審批成果展示大型數(shù)據(jù)庫、城市的地下綜合情況管理大型數(shù)據(jù)庫、城市重要工程大型數(shù)據(jù)庫以及城建聲像資料管理數(shù)據(jù)庫等。

數(shù)字化的檔案館在傳統(tǒng)的檔案館的基礎(chǔ)之上，提高了檔案管理的工作效率，無論是檔案的查詢還是管理，都可以達到秒級操作，而傳統(tǒng)的實體檔案的查詢工作則是分鐘級的，有時甚至還是小時級的，這就體現(xiàn)出了數(shù)字化檔案管理的巨大的優(yōu)勢，這種優(yōu)勢不僅僅表現(xiàn)在時間的節(jié)省上，而且還表現(xiàn)在，數(shù)字檔案可以非常容易地將檔案進行分類、整合、建立關(guān)聯(lián)等操作。從而可以較為快速地建立起一套立體化、多層次化的甚至是突破館界的檔案體系。同時城建檔案也可以較為方便地在互聯(lián)網(wǎng)上實現(xiàn)資源共享。

（三）、建立健全管理機構(gòu)

加強城建檔案數(shù)字化建設(shè)管理機構(gòu)建設(shè)，是做好城建檔案工作的組織保證。行政主管部門應(yīng)高度重視城建檔案管理機構(gòu)建設(shè)，要抓住機構(gòu)改革契機，主動爭取機構(gòu)編制，結(jié)合工作實際，配備一定數(shù)量的專職管理人員，為開展工作創(chuàng)造條件。加大資金投入力度，加強管理，配置必要的設(shè)施設(shè)備，改善城建檔案的保管保護條件，確保城建檔案信息的絕對安全和有效利用。

（四）、建立嚴密可靠的安全網(wǎng)絡(luò)保障體系

一是嚴格執(zhí)行計算機安全管理制度、計算機信息保密管理制度等相關(guān)規(guī)定，追究違反相關(guān)制度的人的責(zé)任。二是在工作中全面地保證信息安全、降低風(fēng)險。采用備份、加密、只讀、防火墻、身份驗證、內(nèi)外網(wǎng)物理隔離等安全技術(shù)，安裝先進的防病毒軟件，選擇并使用安全性能高的數(shù)據(jù)庫產(chǎn)品，以防范病毒侵擾和黑客攻擊。三是建立嚴密可靠的信息發(fā)布制度，確保信息“上網(wǎng)不涉密，涉密不上網(wǎng)”

結(jié)束語

總而言之，城建檔案工作起步晚，但發(fā)展速度快，城建檔案的數(shù)字化，是可持續(xù)發(fā)展的戰(zhàn)略性資源，是城建工作提升城市品位的重要保證，在城市建設(shè)中發(fā)揮著重要的作用。數(shù)字化建設(shè)的穩(wěn)步發(fā)展，將會使城建檔案工作進入一個嶄新的工作階段，進入一種良性循環(huán)狀態(tài)，并將為城市建設(shè)的管理和發(fā)展做出更大貢獻。

參考文獻

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