劉曉紅

（遼寧鐵道職業(yè)技術(shù)學(xué)院圖書館，遼寧 錦州 121000）

高校圖書館編目業(yè)務(wù)外包工作管見(jiàn)

劉曉紅

（遼寧鐵道職業(yè)技術(shù)學(xué)院圖書館，遼寧 錦州 121000）

近幾年我國(guó)許多圖書館不同程度地實(shí)施了編目業(yè)務(wù)外包。從圖書館編目業(yè)務(wù)外包在高校圖書館領(lǐng)域的幾次研究活動(dòng)入手，分析圖書館編目業(yè)務(wù)外包工作的涵義和特點(diǎn)，闡述實(shí)施編目業(yè)務(wù)外包工作中應(yīng)注意的問(wèn)題。

高校圖書館 編目工作 業(yè)務(wù)外包

1 引言

早在2004年12月，高校圖書館界在中山大學(xué)東校區(qū)圖書館成功召開(kāi)了采編業(yè)務(wù)外包研討會(huì)，40多位館長(zhǎng)和專家圍繞采編業(yè)務(wù)外包這一主題展開(kāi)了熱烈討論。這次與實(shí)踐工作緊密結(jié)合的學(xué)術(shù)交流活動(dòng)對(duì)我國(guó)高校圖書館采編業(yè)務(wù)外包工作的發(fā)展起到了積極的推動(dòng)作用[1]。2006年8月，CALIS聯(lián)機(jī)合作編目中心在浙江大學(xué)國(guó)家大學(xué)科技園召開(kāi)了用戶發(fā)展委員會(huì)第三次會(huì)議。會(huì)上就“編目工作市場(chǎng)化趨勢(shì)與數(shù)據(jù)質(zhì)量控制”這一主題展開(kāi)了討論。與會(huì)者針對(duì)數(shù)據(jù)外包問(wèn)題發(fā)言踴躍。從發(fā)言中可以看出，大部分圖書館都在考慮業(yè)務(wù)外包問(wèn)題，討論的焦點(diǎn)集中于徹底外包還是部分外包的問(wèn)題[2]。2007年，在高校圖書館館長(zhǎng)沙龍上，與會(huì)館長(zhǎng)共同探討了業(yè)務(wù)外包存在的問(wèn)題、發(fā)展趨勢(shì)及其對(duì)圖書館的影響。這些會(huì)議和研討活動(dòng)的開(kāi)展對(duì)于推進(jìn)和推廣高校圖書館采編業(yè)務(wù)外包工作的深化發(fā)展具有重要作用。在某種意義上講，我國(guó)圖書館界編目業(yè)務(wù)外包工作就是在這種不斷總結(jié)和探討的過(guò)程中得到深化和發(fā)展的。目前，我國(guó)圖書館編目業(yè)務(wù)外包工作已經(jīng)取得了長(zhǎng)足發(fā)展，很多圖書館的業(yè)務(wù)外包實(shí)踐為這項(xiàng)工作的進(jìn)一步深化發(fā)展提供了借鑒[3]。筆者現(xiàn)從高校圖書館編目業(yè)務(wù)外包的優(yōu)勢(shì)出發(fā)，就該項(xiàng)工作應(yīng)該遵循的程序及其所應(yīng)注意的問(wèn)題談幾點(diǎn)看法。

2 圖書館編目業(yè)務(wù)外包的優(yōu)勢(shì)

編目業(yè)務(wù)外包主要是指圖書館和圖書供貨商之間借助現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，通過(guò)網(wǎng)上數(shù)據(jù)傳輸，異地（或到本館）將原來(lái)由編目部門承擔(dān)的書目數(shù)據(jù)的編制、圖書物理加工的任務(wù)全部或部分委托數(shù)據(jù)商、書商來(lái)完成。

圖書館編目業(yè)務(wù)外包給傳統(tǒng)的圖書館編目業(yè)務(wù)工作帶來(lái)了巨大變化。首先編目員的工作職責(zé)發(fā)生了變化。業(yè)務(wù)外包后編目員從過(guò)去以編目圖書為主，轉(zhuǎn)為開(kāi)展圖書驗(yàn)收和對(duì)編目外包數(shù)據(jù)質(zhì)量審校工作，包括對(duì)物理加工、編目系統(tǒng)數(shù)據(jù)的質(zhì)量審核校對(duì)。這將大大解放圖書館的生產(chǎn)力，縮短圖書從訂購(gòu)到上架流通的時(shí)間，新書上架的速度加快，提高了文獻(xiàn)服務(wù)的時(shí)效性和編目效率。圖書館待編圖書積壓的狀況得到了較大的緩解，同時(shí)減輕了編目員的工作壓力，使編目員有更多的時(shí)間和精力進(jìn)一步研究深化和細(xì)化文獻(xiàn)采編業(yè)務(wù)。

3 遵守業(yè)務(wù)外包工作程序

3.1 選擇有專業(yè)實(shí)力的服務(wù)商

目前，各高校圖書館文獻(xiàn)采購(gòu)按照有關(guān)規(guī)定都采取招標(biāo)方式。若要實(shí)施編目業(yè)務(wù)外包，圖書館在招標(biāo)文件中，需要將圖書編目加工外包作為一項(xiàng)附加條件，并且需要將是否具有外包專業(yè)實(shí)力賦以一定的分值。書商的編目及加工專業(yè)實(shí)力直接影響圖書館業(yè)務(wù)外包工作的質(zhì)量和效果。

3.2 招標(biāo)前考察書商的外包專業(yè)實(shí)力

通過(guò)到書商單位實(shí)地考察質(zhì)量與管理狀況，或聽(tīng)取同行外包圖書館對(duì)外包書商的評(píng)價(jià)，考察書商的外包實(shí)力，對(duì)具有外包專業(yè)實(shí)力項(xiàng)評(píng)價(jià)分值做到心中有數(shù)，盡量與具備編目及加工外包業(yè)務(wù)實(shí)力的書商進(jìn)行合作。

3.3 合理選擇外包形式

根據(jù)本館采編人員情況和購(gòu)書經(jīng)費(fèi)，選擇適合本館的外包形式。目前編目及加工外包主要有全部外包、部分外包、遠(yuǎn)程外包、進(jìn)駐外包等形式。一般中、小型圖書館大都采用遠(yuǎn)程外包，由中標(biāo)書商免費(fèi)進(jìn)行圖書編目及加工服務(wù)。

3.4 制定本館編目細(xì)則及規(guī)范

制定編目細(xì)則規(guī)范文本，提供給外包書商，讓外包商在處理編目業(yè)務(wù)時(shí)有章可循。與業(yè)務(wù)外包商簽訂承包合同時(shí)盡可能考慮全面，如將質(zhì)量執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)完成期限、數(shù)量、規(guī)格、人員流動(dòng)控制及違約的懲罰措施考慮周全，通過(guò)合同更好地約束承包商完成業(yè)務(wù)外包。

3.5 制定外包數(shù)據(jù)監(jiān)測(cè)管理辦法

采編部制定合理易行的數(shù)據(jù)管理監(jiān)測(cè)辦法，建立監(jiān)控機(jī)制，通過(guò)抽檢、定期系統(tǒng)報(bào)表追蹤等進(jìn)行監(jiān)督，明確修改原則，確保館藏?cái)?shù)據(jù)達(dá)到質(zhì)量要求。

3.6 制定外包圖書加工標(biāo)準(zhǔn)

磁條最好要求使用可充消復(fù)合磁條，以適應(yīng)圖書館一站式現(xiàn)代化服務(wù)管理。圖書加工要規(guī)范，磁條不能缺漏、外漏；條碼一般貼兩個(gè)，規(guī)定位置，貼的要端正；規(guī)定館藏章加蓋位置，不能漏蓋；書標(biāo)貼兩個(gè)，加保護(hù)膜。

4 編目業(yè)務(wù)外包應(yīng)注意的問(wèn)題

4.1 加強(qiáng)編目外包數(shù)據(jù)審核

圖書館編目人員要把好編目數(shù)據(jù)質(zhì)量關(guān)，加強(qiáng)編目業(yè)務(wù)外包的組織與監(jiān)督復(fù)查工作。認(rèn)真細(xì)致地審核每一個(gè)外包工作人員所做的數(shù)據(jù)，遇到錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)一定要及時(shí)予以糾正，一個(gè)子字段、一個(gè)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的錯(cuò)誤都不能忽視。同時(shí)要制定詳細(xì)的外包工作細(xì)則和審核人員工作細(xì)則，保證編目外包數(shù)據(jù)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

4.2 加強(qiáng)驗(yàn)收工作的規(guī)范化和制度化建設(shè)

有的圖書館為優(yōu)化采編工作流程，取消了一包一清單的驗(yàn)收，筆者認(rèn)為一包一清單手驗(yàn)工作在圖書館分編外包工作中是一項(xiàng)重要的環(huán)節(jié)，不可缺少。在圖書館管理驗(yàn)收系統(tǒng)中，圖書清單數(shù)據(jù)的驗(yàn)收是由計(jì)算機(jī)批處理，而沒(méi)有與實(shí)際圖書的驗(yàn)收直接掛鉤。每包進(jìn)行書名、冊(cè)數(shù)、價(jià)格、質(zhì)量的驗(yàn)收，保證外包編目數(shù)據(jù)圖書和來(lái)館新書一一對(duì)應(yīng)。特別是編目外包，要認(rèn)真對(duì)待這項(xiàng)工作，嚴(yán)把財(cái)產(chǎn)關(guān)。一包一清單手驗(yàn)工作完成后，要對(duì)圖書總數(shù)量、種、冊(cè)、金額進(jìn)行驗(yàn)收審核工作。

4.3 建立和完善典藏工作機(jī)制

圖書館自動(dòng)化管理系統(tǒng)中的典藏子系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)圖書的自動(dòng)分配，如某高校圖書館，A、B、C、D、E、F、Z類自動(dòng)分配到社科圖書借閱1室，G、H、I、J類自動(dòng)分配到社科借閱2室，K、N、O、P、Q、R、S、T、U、V、X類自動(dòng)分配到歷史、自然圖書借閱室。采編人員將圖書典藏分庫(kù)后，應(yīng)核對(duì)電腦里每庫(kù)圖書的種類、冊(cè)數(shù)與實(shí)際分配到的是否相符。在典藏圖書核對(duì)過(guò)程中，找出書標(biāo)貼錯(cuò)等圖書加工中出現(xiàn)的錯(cuò)誤。通過(guò)典藏這一關(guān)，嚴(yán)把圖書進(jìn)庫(kù)的數(shù)量和質(zhì)量。

4.4 注重采編工序與外包工作的銜接

為方便圖書館的驗(yàn)收和典藏，一批外包數(shù)據(jù)的種數(shù)最好在100種，最多不要超過(guò)150種，這樣有利于圖書驗(yàn)收，如果圖書加工過(guò)程中出現(xiàn)錯(cuò)誤，方便找錯(cuò)。如外包中有書標(biāo)貼錯(cuò)，與編目數(shù)據(jù)不符，編目人員要將一批圖書與編目數(shù)據(jù)一一核對(duì)。

盡管業(yè)務(wù)外包的積極效益在圖書館界得到了充分的肯定，并且圖書館采編業(yè)務(wù)外包通過(guò)協(xié)議進(jìn)行了充分規(guī)范，但在外包工作中也可能出現(xiàn)一些問(wèn)題。因此圖書館要針對(duì)分編外包進(jìn)行研究，做好采編工序與外包工作的銜接，及時(shí)、妥善地解決外包工作出現(xiàn)的問(wèn)題，保證業(yè)務(wù)外包的可持續(xù)發(fā)展。

4.5 建立互利互惠的合作關(guān)系

業(yè)務(wù)外包對(duì)于圖書館和外包商來(lái)說(shuō)是互惠互利的雙贏合作，因此雙方要保持經(jīng)常的溝通和交流，使大家在合作的收益和責(zé)任上達(dá)成共識(shí)。雙方應(yīng)在相互尊重與相互理解的基礎(chǔ)上形成合作機(jī)制，才能使業(yè)務(wù)外包順利進(jìn)行。在編目業(yè)務(wù)外包日常事務(wù)處理的過(guò)程中，編目人員要有足夠的心理準(zhǔn)備，從容應(yīng)對(duì)在外包工作中突發(fā)的問(wèn)題，與書商建立良好的溝通渠道及和諧的關(guān)系，讓他們掌握本館編目工作條例，了解圖書館的要求，并針對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題立即提出解決的方案。

編目業(yè)務(wù)外包可以降低圖書館運(yùn)營(yíng)成本，提高工作效益，這已為實(shí)踐所證明。未來(lái)將會(huì)有越來(lái)越多的圖書館實(shí)施編目業(yè)務(wù)外包。我們期待著在充分利用外部社會(huì)資源服務(wù)于圖書館的同時(shí)，圖書館的工作效率和服務(wù)水平也能不斷得到提升。

[1]昕霞.社會(huì)資源共享 互動(dòng)互利互惠——“文獻(xiàn)資源建設(shè)與供需方互動(dòng)研究”研討會(huì)在廣州大學(xué)城召開(kāi)[J].圖書館論壇，2005（1）：210.

[2]會(huì)議紀(jì)要[EB/OL].[2007-08-19].http：//www.calis.edu.cn/ calis/lhml/lhmlasp?fid=FA0227&class=4.

[3]曹秋霞.我國(guó)圖書館編目業(yè)務(wù)外包研究綜述[J].江西圖書館學(xué)刊，2008（3）：55-56，58.

[4]李桂蘭.圖書館采編業(yè)務(wù)外包及其應(yīng)用[J].圖書館工作與研究，2005（6）：89-90.

[5]陶榮湘.試論圖書館編目外包的質(zhì)量控制[J].情報(bào)探索，2009（7）：96-97.

劉曉紅女，1970年生。本科學(xué)歷，館員，館長(zhǎng)。研究方向：圖書館管理。

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2014-02-27；責(zé)編：徐向東。）