陳雯

【摘 要】秘書，在我國主要是指黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體、軍隊、院校內(nèi)的一種行政職位。秘書工作概括起來，就是輔助管理，綜合服務，其特點主要有綜合輔助、系統(tǒng)中介、間接效益性和對立統(tǒng)一性。在秘書工作實踐中的特點，決定了秘書在職能活動中要充分發(fā)揮參謀咨詢、輔佐決策、檢查督辦、溝通協(xié)調(diào)、工作效益和執(zhí)行效益等重要作用，真正達到管理機關(guān)對秘書工作的要求。

【關(guān)鍵詞】秘書；職業(yè)素養(yǎng)；培養(yǎng)

秘書人員工作的全面性，活動的寬廣性及 其角色的多變性，除了應具備一般管理干部的素質(zhì)之外， 還必須具備與秘書本職工作的性質(zhì)、任務相應的更高、更嚴的要求， 其中尤以“德”、“謀”、“書”為最基本素養(yǎng)和業(yè)務能力?，F(xiàn)就如何加強秘書人員的職業(yè)素養(yǎng)建設(shè)，提高業(yè)務能力，做一些探討。

一、重德

“德才兼?zhèn)洌缘聻橹亍?。一個秘書人員，若不能把“德”放在首位，即使有“滿腹經(jīng)綸”、“張良之才”，也不能算是一個合格的秘書。秘書人員的職業(yè)品德，最主要的一條是在政治上與黨中央保持高度一致，即堅持四項基本原則，堅持執(zhí)行黨的路線、方針和政策。秘書人員是絕對不能偏離黨的政治軌道的。其次，秘書人員還有職業(yè)性的高尚品德。比如說，熱愛事業(yè)、安心工作、為事業(yè)獻身的精神。比如說，按領(lǐng)導意圖辦事和謙虛待人的精神。還有嚴守本份、嚴守紀律、嚴守機密，等等。做秘書，根本的一條就是踏踏實實、盡心盡責地工作。鄧穎超同志曾經(jīng)為《秘書工作》雜志寫過一篇文章，說秘書的高尚可貴之處，恰恰在他的獻身精神、埋頭苦干精神、熱愛事業(yè)的精神、不計較報酬待遇的精神。秘書，總得要一心一意對待工作。秘書不為名，不為利，任勞任怨，甘當無名英雄。經(jīng)常擬稿，但自己不著名，也不拿稿費；經(jīng)常組織會議，但自己從不上主席臺。經(jīng)常熬夜，但白天還得正常工作，節(jié)假日他人逛公園、溜馬路、與家人共享天倫之樂，但自己還得值班，不能休息。其它人員受了委屈還可嘟嚕幾句，而秘書必須以絕對服從為天職，等等。而這一切，還往往得不到家人的支持，別人的理解和社會的公認。凡此種種，都說明一點，沒有一個全心全意為人服務的心是當不了一個秘書的。特別是當前秘書人員物質(zhì)待遇相對社會上一些行業(yè)、一 些人員普遍差距較大而工作往往“出力不討好”的情況下，在國內(nèi)外環(huán)境錯綜復雜多變的形勢下，沒有“富貴不淫，貧賤不移”，“寧公而貧，不私而富”，“君子修道重德，不為困而改節(jié)”的思想品德，廉潔奉公、勤政為民、艱苦奮斗、一塵不染的政治本色，忍辱負重、任勞任怨的工作態(tài)度，是干不好秘書工作的。同時由于秘書人員的“德”是領(lǐng)導形象的“補充”、機關(guān)效率的“折射”、自身素養(yǎng)的“反映”，要求秘書人員必須誠實正直、心明步正，謙虛謹慎、 兢兢業(yè)業(yè)，恪盡職責、嚴守機密， 互相補臺、競而不妒。

二、善謀

由于秘書人員直接為領(lǐng)導提供服務，對領(lǐng)導提供精力和智力補償，因而人們常稱秘書為領(lǐng)導的“外腦”，當好“外腦”就是秘書“善謀”的應有之義。秘書“善謀”一旦博得領(lǐng)導者的賞識，就能在輔助決策的過程中發(fā)出璀璨的火花。那么秘書人員怎樣才能做到“善謀”呢？首先，要有正確的角色意識。秘書人員具有“外腦”職能并不意味著就可以亂發(fā)議論、自作主張、左右領(lǐng)導。秘書必須注意使自己的言行符合角色規(guī)范，做到既尊重領(lǐng)導、堅決執(zhí)行領(lǐng)導指示，又不迷信盲從，始終把為領(lǐng)導提供有價值的決策依據(jù)及參謀意見作為自己的重要職責。其次，要深刻領(lǐng)會領(lǐng)導意圖。要“參”到點子上，“謀”到關(guān)鍵處，必須準確理解和把握領(lǐng)導意圖。要善于通過間接或者直接方式，把領(lǐng)導的所思所想、所籌所劃弄清楚，做到既能按領(lǐng)導意圖正確“發(fā)揮”，又不自作聰明，越殂代皰。在此基礎(chǔ)上，以敏銳的觀察力抓住工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，經(jīng)過深思熟慮，形成有價值的參謀意見。第三，注重進言技巧。要根據(jù)領(lǐng)導的心理、行為特征，選擇適當場合和最佳時機， 從要害問題切入，用委婉、含蓄的語言，巧妙地說出自己的見解或不同意見。 但是，秘書人員要做到“善謀”還必須謹防幾個誤區(qū)：一是“參政”意識過“度”，把自己擺在“準領(lǐng)導”或副職的位置，把幕后工作放到臺前。二是輕易拋出“夾生”想法（觀點），強加于領(lǐng)導，于公于已都不利。三是出“餿主意”，幫倒忙，給工作帶來損失，造成被動。要避免以上誤區(qū)，就要求秘書人員用良好的職業(yè)道德規(guī)范約束自己，踏踏實實地做好工作，而不能靠油滑奸巧去取悅、應付領(lǐng)導。

三、 擅書

何謂秘書？古書云：“常管文書并協(xié)助領(lǐng)導處理日常工作的人員?！笨梢娒貢敗皶保崔k理文書），以“書”為主，寄情于“書”。擅長書寫文稿，應該是秘書人員最起碼的素質(zhì)要求。為了綜合提高秘書人員的文稿質(zhì)量，要特別注意“四抓”：一抓學習練內(nèi)功。在學習內(nèi)容上，側(cè)重學政策、學理論、學業(yè)務、學經(jīng)濟、學法律、學寫作、學計算機、學現(xiàn)代市場與科技知識，以拓寬知識面，高屋建瓴，了然于胸；同時，還要在實踐中學習，邊工作、邊學習、邊總結(jié)、邊提高，使撰寫的文稿血肉俱全；向領(lǐng)導學習，學習領(lǐng)導講話時的構(gòu)思、處理問題時的技巧，使文稿起伏與領(lǐng)導語言、工作方式達到“同頻共振”；向同事學習，取人之長，補已之短，努力做一個“通才”、“全才”。二抓鍛煉增能力。盡可能地安排秘書人員，深入調(diào)查研究，吃透“下情”，廣泛涉獵第一手資料，既能填充他們的“資料庫”，增強寫作能力；又能為領(lǐng)導科學決策提供準確、可靠的依據(jù)。三抓借鑒采眾長。一方面，要求秘書人員要經(jīng)常博采來自方方面面、正正反反的信息，汲取精華，為已所用；另一方面，要經(jīng)常派秘書人員赴各地學習考察，解放思想，開闊視野，增長見識、才干。四抓管理促效率。這方面，主要要建立健全各項規(guī)章制度，實現(xiàn)管理的規(guī)范化、制度化和科學化，尤其要突出抓好目標管理，對秘書人員每次承擔的文稿，都要按照難易程度、完成時限進行量化，半年小結(jié)，年終考核，按積分多寡權(quán)衡下一年文稿的撰寫任務，分多、質(zhì)量高多安排，分少、質(zhì)量劣少安排或另改其它工作，并根據(jù)總積分評定秘書優(yōu)劣，實施獎罰。

秘書職業(yè)素養(yǎng)是一個長期的磨練和實踐的過程，需要秘書人員做出多方面的努力。理論和實踐相結(jié)合是秘書職業(yè)素養(yǎng)的基本原則，是秘書職業(yè)素養(yǎng)的最根本問題，是在秘書活動實踐中改造主觀世界。秘書作為領(lǐng)導的得力助手，就是要做到勤于學習，積累廣博的知識，發(fā)揮好參謀作用。秘書人員時時刻刻都要做到身體力行，把對職業(yè)素養(yǎng)的認識貫徹到實際工作和日常生活中去，努力使自己成為一個具有高尚道德品質(zhì)的合格秘書。

參考文獻：

[1]秘書工作案例與分析作者：楊鋒出版社： 暨南大學出版社出版時間： 2010年8月1日.

[2]秘書學概論 作者：金常德，趙蓮娜出版社： 大連理工大學出版社 出版時間：2009-10-1.

[3]中國秘書史，作者，楊劍宇，由上海人民出版社于2007-12-1出版.

[4]北京四庫企業(yè)管理研究.實用文秘全書[M].中國城市出版社 2005.

[5]歐陽周，陶琪.現(xiàn)代秘書學——原理與實務[M]. 中南大學出版社 2005.9.

[6]胡亞學，郝懿.秘書理論與實務[M].大連：東北財經(jīng)大學 2007.3.