凌 輝， 黃 凱， 劉雪蕾， 張 媛

(北京大學(xué) 實驗室與設(shè)備管理部，北京 100871)

0 引 言

儀器設(shè)備作為采集信息的源頭，對于國民經(jīng)濟的發(fā)展具有巨大的“指導(dǎo)”和“帶動”作用；儀器的應(yīng)用領(lǐng)域涉及工業(yè)、科研、國防、農(nóng)業(yè)、食品、環(huán)境、安全、醫(yī)療等各個環(huán)節(jié)，幾乎無所不在，而這一點，在高等教育方面體現(xiàn)得更為明顯[1-3]。儀器設(shè)備是高校開展人才培養(yǎng)、科學(xué)研究與技術(shù)創(chuàng)新工作的物質(zhì)基礎(chǔ)，對提高我國科學(xué)研究，特別是基礎(chǔ)研究水平，加快創(chuàng)新型人才培養(yǎng)，有著不可替代的作用[1-5]。隨著國家科教興國戰(zhàn)略的深入推進，在“211工程”、“985工程”、世界銀行貸款、各層次研究計劃等項目的支持下，高校儀器設(shè)備水平有了顯著的提高，儀器設(shè)備在高校固定資產(chǎn)中所占的比例越來越大。儀器設(shè)備的快速增加，極大地增強了高校人才培養(yǎng)與科技創(chuàng)新的條件與能力，同時也對高校儀器設(shè)備管理提出了越來越高的要求。儀器設(shè)備管理的目的是優(yōu)化資源配置，提高儀器設(shè)備的完好率、使用率，更好地發(fā)揮儀器設(shè)備在教學(xué)科研、人才培養(yǎng)和社會服務(wù)中的作用。在新時期、新形勢下，為了提高儀器設(shè)備的管理水平，高校儀器設(shè)備管理部門應(yīng)該進一步創(chuàng)新管理思想、改進工作方法，而當前在國際知名企業(yè)方興未艾的“流程管理”與“全生命周期管理”理念，完全可以借鑒并運用到高校儀器設(shè)備政管理工作中。

1 流程管理與全生命周期管理思想

亞當·斯密的“勞動分工原理”和泰勒的“制度化管理理論”開創(chuàng)了經(jīng)典的經(jīng)營與管理模式，但進入20世紀80年代后期，管理學(xué)家和企業(yè)家認為其存在分工過細、無人負責(zé)整個流程、組織機構(gòu)臃腫、員工技能單一等問題。美國企業(yè)管理大師、麻省理工學(xué)院教授邁克爾·漢默提出了業(yè)務(wù)流程管理理論[6]，引發(fā)了新的管理革命浪潮。流程管理，即以規(guī)范化地構(gòu)造端到端的卓越業(yè)務(wù)流程為中心，以持續(xù)地提高組織業(yè)務(wù)績效為目的的系統(tǒng)化方法[7]。它是一個操作性的定位描述，指的是流程分析、流程定義與重定義、資源分配、時間安排、流程質(zhì)量與效率測評、流程優(yōu)化等，同時還包括流程描述與流程改進等一系列方法、技術(shù)與工具，其核心是結(jié)構(gòu)化的流程、本質(zhì)是構(gòu)造卓越的業(yè)務(wù)流程、目的是提高組織績效[8-9]。

產(chǎn)品全生命周期管理的研究起始于美國國防部于1985年9月的一項戰(zhàn)略性計劃[10]，主要內(nèi)涵是全壽命管理和全壽命信息支持，該計劃實施后效益顯著，并引起美國商務(wù)部的關(guān)注。美國工業(yè)界領(lǐng)導(dǎo)人認為產(chǎn)品全生命周期管理是制造業(yè)全面發(fā)展的戰(zhàn)略，致使其應(yīng)用由武器裝備向民用擴展，并且迅速向英國、法國、德國、瑞典、日本、韓國和澳大利亞等國傳播[11]。全生命周期管理是指對管理對象生命周期的全過程實行一體化動態(tài)管理的行為，例如制造企業(yè)的“產(chǎn)品全生命周期管理”是指管理產(chǎn)品從需求、規(guī)劃、設(shè)計、生產(chǎn)、經(jīng)銷、運行、使用、維修保養(yǎng)、直到回收再用處置的全生命周期中的信息與過程[12]。這種管理模式有助于企業(yè)降低生產(chǎn)成本，提高產(chǎn)品質(zhì)量和生產(chǎn)效率，延長產(chǎn)品使用壽命，協(xié)調(diào)企業(yè)運營并避免重復(fù)勞動，幫助企業(yè)適應(yīng)和進入新的市場。

最初流程管理與全生命周期管理研究多是應(yīng)用在企業(yè)生產(chǎn)方面，之后也有研究指出其在行政管理中也能發(fā)揮重要作用[7-12]。運用流程管理與全生命周期管理思想，并結(jié)合信息化技術(shù)優(yōu)化行政管理的業(yè)務(wù)工作，有利于提高行政管理的效率，有利于促進管理服務(wù)的精致化，有利于發(fā)揮財力、物力的使用效益，有利于維護國有資產(chǎn)的安全。

2 儀器設(shè)備全生命周期的流程管理

北京大學(xué)實驗室與設(shè)備管理部根據(jù)教育部和財政部的有關(guān)規(guī)定，經(jīng)過多年的探索和實踐，創(chuàng)新性地將流程管理思想與全生命周期一體化管理理念引入學(xué)校儀器設(shè)備管理工作中，為每臺建賬儀器設(shè)備建立生命周期檔案，構(gòu)建了從購置論證、招標采購、交付驗收、建賬建檔、使用管理、檢查評估到報廢銷賬的儀器設(shè)備全生命周期的流程管理體系(見圖1)，并配套開發(fā)了“北京大學(xué)實驗室與設(shè)備管理信息系統(tǒng)”和“北京大學(xué)經(jīng)費使用與設(shè)備采購進程管理系統(tǒng)”，使得儀器設(shè)備全生命周期的流程管理與信息化管理相輔相成、相得益彰，這種管理方式既有助于決策層宏觀把握儀器設(shè)備存量與增量、全方位了解儀器設(shè)備運行參數(shù)與使用效益、合理分配人力財力物力資源，有助于儀器設(shè)備管理工作的標準化、動態(tài)化、模塊化和精致化，有助于部門工作的合理規(guī)范、公開透明和交流傳承，有助于提高設(shè)備使用效率、維護國有資產(chǎn)安全、統(tǒng)籌處理各類問題，同時還有助于促進高校部門之間信息聯(lián)動、資源共享、協(xié)同合作，實現(xiàn)管理的科學(xué)化和信息化。

2.1 購置論證

學(xué)校規(guī)定在購置大型儀器設(shè)備前根據(jù)儀器設(shè)備價值分級別由院(系)、實驗室與設(shè)備管理部、主管校長主持可行性論證[13-14]。論證的內(nèi)容主要包含：擬購大型儀器設(shè)備對學(xué)科發(fā)展的意義和必要性；擬購儀器設(shè)備的先進性、適用性及合理性；校內(nèi)外同類儀器設(shè)備的數(shù)量、使用率以及共享方案(以免出現(xiàn)重復(fù)性購置浪費)；儀器設(shè)備購置與運行相關(guān)的人力、財力、物力落實情況；教學(xué)科研成果、社會服務(wù)等使用效益預(yù)測；商業(yè)風(fēng)險、技術(shù)風(fēng)險、物流風(fēng)險、海關(guān)風(fēng)險、使用風(fēng)險等風(fēng)險分析。針對大型儀器設(shè)備的購置開展可行性論證，是高校落實學(xué)科發(fā)展布局、促進科技資源開放共享、提高儀器設(shè)備使用效益的重要舉措，也是杜絕違規(guī)違法采購行為發(fā)生、減少實驗室安全事故、防范國有貴重資產(chǎn)流失的有力保障。各高校職能部門應(yīng)該加強對大型儀器設(shè)備購置的可行性論證，嚴格把好儀器設(shè)備進入校園的第一關(guān)。

2.2 招標采購

單臺或批量國內(nèi)采購金額大于20萬元人民幣(含)的、進口采購金額大于40萬元人民幣(含)的儀器設(shè)備，原則上必須實行招標采購，如有特殊原因需要免招標采購的，需經(jīng)校儀器設(shè)備招標采購領(lǐng)導(dǎo)小組批準[13，15]。通用設(shè)備須從協(xié)議供貨商處購置，如需自行采購，需提交《通用設(shè)備自行采購申報表》并通過院系和實驗室與設(shè)備管理部審核。對于儀器設(shè)備的招采購工作，主要從以下幾個方面來把握[12]：①高度重視招標文件的編寫工作，力求條款正確、配置明確、表述準確；②根據(jù)所購置儀器設(shè)備的不同類別，選擇合適的評標方法，如最低投標價法和綜合評估法；③重視評標專家的作用，嚴格把好技術(shù)關(guān)，專家必須熟悉國內(nèi)外相關(guān)儀器設(shè)備的使用情況和發(fā)展前沿，了解市場行情，具備一定的與招標有關(guān)的法律法規(guī)知識；④專家和用戶要參與儀器設(shè)備購置的全過程。北京大學(xué)儀器設(shè)備采購工作接受紀委、審計、財務(wù)等部門的監(jiān)督[15]，任何單位和個人對采購活動中的違法行為，有權(quán)向?qū)W校紀檢監(jiān)察部門檢舉和反映情況。

2.3 交付驗收

對于新購大型儀器設(shè)備，要組織綜合驗收，并形成驗收報告。驗收人員一般由新購大型儀器設(shè)備的負責(zé)人、管理與操作人員組成，實驗室與設(shè)備管理部視情況參加驗收工作。儀器設(shè)備到貨驗收的主要內(nèi)容[14]：①檢查并記錄外包裝及設(shè)備表觀狀況(受潮、銹蝕、損傷等)；②按合同和裝箱單，進行品種和數(shù)量的清點驗收；③嚴格按合同或說明書對儀器設(shè)備的功能、指標逐項驗收，并應(yīng)保證結(jié)果的重復(fù)性和穩(wěn)定性；④驗收合格后及時提交驗收報告，由實驗室與設(shè)備管理部歸檔；⑤安裝驗收中，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時以書面形式記述存在的問題并形成備忘錄，由供需雙方代表簽字確認；⑥在保修期內(nèi)，儀器設(shè)備應(yīng)充分運行使用，以便及時發(fā)現(xiàn)問題，排除隱患。

2.4 建賬建檔

凡屬學(xué)校儀器設(shè)備，不論其經(jīng)費來源(教學(xué)、科研、各項?？罨蚧稹①J款或自籌資金)及進入渠道(購置、調(diào)撥、自制、贈送等)都要建檔入賬，不得滯留賬外[13]。新購置的800元(含)以上的儀器設(shè)備建立固定資產(chǎn)檔案的程序為[13]：儀器負責(zé)人實名登錄北京大學(xué)實驗室與設(shè)備管理信息系統(tǒng)填寫并確認所購儀器設(shè)備的具體信息；院系設(shè)備管理員審核；實驗室與設(shè)備管理部審核確認；辦理財務(wù)報銷手續(xù)；打印設(shè)備標簽并粘貼在設(shè)備上。為維護國有資產(chǎn)安全，只有與學(xué)校人事部門簽訂了相關(guān)合同的學(xué)校教職工才可作為儀器設(shè)備負責(zé)人。

2.5 使用管理

為提高儀器設(shè)備的使用率，學(xué)校大力推進通用大型儀器設(shè)備開放共享，在不同層面上建立開放共用平臺[16]，如構(gòu)建北京大學(xué)校級科學(xué)儀器公共平臺、設(shè)立北京大學(xué)開放測試基金、加入北京市大型科學(xué)儀器協(xié)作共用網(wǎng)、啟動北京大學(xué)大型儀器維修維護基金、參加教育部大型儀器設(shè)備優(yōu)質(zhì)資源開放共享、建設(shè)首都科技條件平臺北京大學(xué)研發(fā)實驗服務(wù)基地等。院(系)各單位要認真制定并執(zhí)行儀器設(shè)備的操作規(guī)程，對儀器設(shè)備管理使用人員進行培訓(xùn)考核。儀器設(shè)備管理使用人員要做好使用和維護、維修記錄，在儀器設(shè)備發(fā)生故障時及時組織修復(fù)，保證儀器設(shè)備的完好。院(系)及實驗室儀器設(shè)備管理人員，應(yīng)及時辦理儀器設(shè)備的購置、獲贈、調(diào)撥、移交、報損、報廢等手續(xù)，定期進行賬、物核對，做到賬、物相符。在儀器設(shè)備管理中，禁止任何形式的閑置浪費、公物私化、私自轉(zhuǎn)讓、丟棄等行為。實驗室與設(shè)備管理部對院(系)各單位的儀器設(shè)備管理工作進行不定期的檢查[13]。

2.6 檢查評估

綜合評估是對設(shè)備整個生命周期的總體評價，涉及到采購期和運行期的各個環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)，主要從設(shè)備年度使用效益、開放共享、維護維修、收入支出等方面進行考量。合理評估儀器設(shè)備立項、使用、維護、服務(wù)方面的情況，也是判斷儀器設(shè)備投資效益、明確學(xué)科建設(shè)方向、解決教學(xué)科研硬件建設(shè)和儀器設(shè)備管理中存在問題的有效方法[12]。實驗室與設(shè)備管理部每年都會定期或不定期地向國家教育部、科技部、北京市教委、科委以及學(xué)校相關(guān)機構(gòu)匯報統(tǒng)計數(shù)據(jù)和分析報告，為各級領(lǐng)導(dǎo)的決策提供依據(jù)。

2.7 報廢銷賬

凡申請報損、報廢的800元(含)以上的儀器設(shè)備，須由實驗室主任、實驗技術(shù)人員填寫“儀器設(shè)備報損、報廢技術(shù)鑒定表”，經(jīng)院(系)主管負責(zé)人審批后，報實驗室與設(shè)備管理部審核、批準。大型儀器設(shè)備或較大批量儀器設(shè)備的報損、報廢，由實驗室與設(shè)備管理部或主管校長酌情審批。報廢的儀器設(shè)備如系帶有放射性同位素的含源裝置或射線裝置，須先到北京大學(xué)環(huán)境保護辦公室及輻射防護辦公室辦理相關(guān)手續(xù)。免稅進口儀器設(shè)備在報廢前必須辦理撤除海關(guān)監(jiān)管手續(xù)。報損、報廢的儀器設(shè)備要保持完整，賬、物相符，及時上交實驗室與設(shè)備管理部統(tǒng)一處理，任何單位或個人無權(quán)自行處理[13]。報廢處置是設(shè)備管理工作的最后一個環(huán)節(jié)，嚴格把好報廢這一關(guān)，不僅能夠促進高校儀器設(shè)備正常的“新陳代謝”[12]，提高儀器設(shè)備的管理效益，還能對有效防止資產(chǎn)的隱形流失，避免儀器設(shè)備積壓浪費和提高報廢儀器設(shè)備使用價值起重要作用。

3 實現(xiàn)儀器設(shè)備全生命周期流程管理的條件

儀器設(shè)備全生命周期的流程管理使得儀器設(shè)備從購置到報廢的全壽命過程都有章可依，各個步驟一目了然，各子流程均可實現(xiàn)模塊化操作，權(quán)責(zé)分明，信息共享，極大地提高了儀器設(shè)備管理效率。實現(xiàn)儀器設(shè)備全生命周期流程管理的關(guān)鍵在于處理好各流程之間的關(guān)系，合理地在各流程之間分配資源并對流程加以強化執(zhí)行[17]。因此，管理部門要想讓流程能夠持續(xù)、有效的發(fā)揮其作用就必須建立一個有效的保障體系。這個保障體系包括：規(guī)章制度建設(shè)、信息化建設(shè)與管理隊伍建設(shè)。

3.1 規(guī)章制度建設(shè)

規(guī)章制度對實現(xiàn)工作流程的規(guī)范化、崗位責(zé)任的明細化、管理方法的科學(xué)化發(fā)揮著重大作用。除了遵守國家、北京市相關(guān)部門頒發(fā)的各項規(guī)章制度之外，我校結(jié)合實際情況，對儀器設(shè)備管理的各個子流程都制定了對應(yīng)的規(guī)章制度與實施細則(見表1)，為實現(xiàn)儀器設(shè)備全生命周期的流程管理提供了堅實的制度基礎(chǔ)。

表1 北京大學(xué)儀器設(shè)備管理各項規(guī)章制度與實施細則

3.2 加快信息化建設(shè)

流程管理對信息技術(shù)的依賴是極為明顯的，高效的信息技術(shù)平臺是組織實現(xiàn)以流程為中心的管理模式的重要條件。我校早在1996年就研制開發(fā)了“高校校園網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的儀器設(shè)備與實驗室管理系統(tǒng)”，1999年項目通過教育部部級鑒定，鑒定委員會認為“該系統(tǒng)運行穩(wěn)定、可靠，是目前高校中校園網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下運行的同類系統(tǒng)中功能最強的系統(tǒng)”，成果具有國內(nèi)領(lǐng)先水平[18]。隨著北京大學(xué)創(chuàng)建世界一流大學(xué)工作的不斷深入，該系統(tǒng)的部分功能已經(jīng)無法適應(yīng)當前的管理模式。在多年設(shè)計與研發(fā)的基礎(chǔ)上，我校今年推出了新的“北京大學(xué)實驗室與設(shè)備管理信息系統(tǒng)”，該系統(tǒng)集先進性、實用性、可靠性、安全性、可擴展性與開放性于一身，旨在利用現(xiàn)代化技術(shù)手段，實現(xiàn)儀器設(shè)備與實驗室的規(guī)范化與流程化管理，繼續(xù)保持北京大學(xué)在儀器設(shè)備管理方面一貫的先進性，為教學(xué)科研工作的順利開展做出新的更大的貢獻[18]。目前，儀器設(shè)備的交付驗收、建賬建檔、使用管理、檢查評估、報廢銷賬等流程均可在系統(tǒng)中實現(xiàn)。同時，我校還開發(fā)了“北京大學(xué)經(jīng)費使用與設(shè)備采購進程管理系統(tǒng)”，可以實時動態(tài)管理儀器設(shè)備的購置論證與招標采購進程。另外，我校設(shè)計開發(fā)了“北京大學(xué)大型儀器開放測試基金信息管理與服務(wù)系統(tǒng)”，使得開放基金的申報、評審、使用、結(jié)算等實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，極大地方便了廣大師生、機組人員和管理人員，受到大家的好評[16]；開發(fā)的“實驗室安全教育與考試系統(tǒng)”可以根據(jù)學(xué)員性質(zhì)設(shè)置了不同的學(xué)習(xí)和考核內(nèi)容，這對保障人員生命安全、維護國有資產(chǎn)安全具有重要意義。綜上，北京大學(xué)實現(xiàn)了儀器設(shè)備管理的信息化全覆蓋，還圍繞“提高大型儀器使用效益”與“維護國有資產(chǎn)安全”方面進行重點部署，為實現(xiàn)儀器設(shè)備全生命周期的流程管理奠定了強有力的技術(shù)支撐。

3.3 建設(shè)一支高素質(zhì)的管理隊伍

要做好儀器設(shè)備全生命周期的流程管理工作，必須要有一支高素質(zhì)的管理隊伍。近年來，儀器設(shè)備管理職能部門在規(guī)劃設(shè)計、人力配備、人員培訓(xùn)、文化培養(yǎng)等方面做了大量工作，為儀器設(shè)備全生命周期的流程管理提供了良好的人才保障。

(1) 規(guī)劃設(shè)計。北京大學(xué)儀器設(shè)備全生命周期的流程管理隊伍包括：學(xué)校設(shè)備管理部門的人員、院(系)的儀器設(shè)備管理人員、以及實驗室的管理人員。北京大學(xué)通過加強頂層設(shè)計與統(tǒng)籌規(guī)劃，適時頒布了“北京大學(xué)儀器設(shè)備管理辦法”與“院(系)儀器設(shè)備和實驗室管理人員職責(zé)規(guī)定”，使得管理人員各司其職、各負其責(zé)，為整個流程的通暢運行提供了人員保證。由于流程管理自身存在漏洞和資源共享的緣故，儀器設(shè)備全生命周期管理的各子流程實際上存在相互制約、相互影響的關(guān)系，可能導(dǎo)致不同流程中的利益沖突或引發(fā)信息孤島，從而會影響流程的效率[17]。因此，管理部門還應(yīng)該特別重視子流程之間的相互作用和匹配，需要具有強烈流程管理意識及具有高度魄力的部門領(lǐng)導(dǎo)來進行總體的規(guī)劃和協(xié)調(diào)。

(2) 設(shè)立流程管理崗位。為了整個流程有條不紊地運行，還應(yīng)設(shè)立流程管理崗位。實驗室與設(shè)備管理部的流程管理人員不僅對儀器設(shè)備全生命周期管理的各項流程進行日常的維護及診斷，而且根據(jù)工作情況不斷改進流程，實現(xiàn)流程更新和流程再造，使流程始終保持時效性。此外，流程管理人員還會通過在部門內(nèi)部宣講、討論等方式，傳播儀器設(shè)備全生命周期流程管理的思想，使得流程管理的理念得到領(lǐng)導(dǎo)的支持和員工的認同[17]。

(3) 組織人員培訓(xùn)。實驗室與設(shè)備管理部歷來重視隊伍建設(shè)，不僅在平時的工作中開展各類培訓(xùn)活動，而且每年召開全校儀器設(shè)備管理人員參加的交流培訓(xùn)會，此外，每年還組織召開由主管院長、主要職能部門負責(zé)人以及大型儀器公共服務(wù)平臺負責(zé)人組成的實驗室與設(shè)備管理工作研討會，就儀器設(shè)備全生命周期管理和實驗技術(shù)隊伍建設(shè)等議題進行交流與研討。通過各層次培訓(xùn)與交流，北京大學(xué)儀器設(shè)備管理人員不僅具有良好的服務(wù)意識、過硬的業(yè)務(wù)能力，也使得流程管理與儀器設(shè)備全生命周期管理的理念深入人心。

(4) 培養(yǎng)流程管理文化。流程管理是一項長期的工作，一個流程清晰、權(quán)責(zé)明確的管理部門是全體員工共同努力的結(jié)果[17]。除了建立有效的組織保障外，實驗室與設(shè)備管理部還通過加強文化建設(shè)，培養(yǎng)與儀器設(shè)備全生命周期流程管理相應(yīng)的文化，即工作小組成員之間的信任感、默契感、團結(jié)友愛和積極向上的精神風(fēng)貌，這種文化的表現(xiàn)形式是在管理部門內(nèi)部形成自發(fā)的流程管理意識，在部門中形成了“人人懂流程、事事走流程”的局面。

4 結(jié) 語

實踐表明，運用“流程管理”與“全生命周期管理”思想，并結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)，在管理巨大存量和快速增量的儀器設(shè)備方面效果顯著，在提高儀器設(shè)備使用效益、維護國有資產(chǎn)安全方面體現(xiàn)了巨大的優(yōu)越性。下階段，肩負重任的高校儀器設(shè)備管理部門，需進一步鞏固并加強規(guī)章制度建設(shè)、信息化建設(shè)與人才隊伍建設(shè)，并在全校師生中宣傳與推廣“儀器設(shè)備全生命周期的流程管理”理念與做法，使高校儀器設(shè)備的管理水平整體邁上一個新臺階，繼續(xù)為學(xué)校教學(xué)科研保駕護航、為社會提供高質(zhì)量服務(wù)。

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·名人名言·

治學(xué)有三原則：廣見聞，多閱讀，勤實驗。

——戴布勞格林