劉國(guó)輝

【摘 要】組織機(jī)構(gòu)代碼電子檔案是當(dāng)前代碼管理體系發(fā)展過程中所呈現(xiàn)出的技術(shù)，該技術(shù)的出現(xiàn)極大的提升了電子檔案管理所具有的水平，同時(shí)對(duì)于管理機(jī)構(gòu)電子代碼的管理水平來說，也起到了良好的促進(jìn)作用。但是，在使用電子檔案系統(tǒng)的過程中，極有可能會(huì)產(chǎn)生一種依賴性，同時(shí)還存在著信息不穩(wěn)定等方面的隱患因素，這直接對(duì)于整個(gè)電子檔案的安全性造成了較大的問題。本篇文章主要針對(duì)代碼電子檔案的安全問題以及相應(yīng)的對(duì)策進(jìn)行了全面詳細(xì)的探討，以期為我國(guó)的組織機(jī)構(gòu)代碼發(fā)展作出貢獻(xiàn)。

【關(guān)鍵詞】組織機(jī)構(gòu)代碼電子檔案；安全問題；對(duì)策

組織機(jī)構(gòu)代碼電子檔案主要是形容我國(guó)各個(gè)不同部分的管理機(jī)構(gòu)本身在進(jìn)行各方面的電子檔案信息變化的過程中，直接通過數(shù)字化的形式來進(jìn)行轉(zhuǎn)化，將各方面的信息直接利用電子化的存儲(chǔ)技術(shù)來進(jìn)行管理，由于電子檔案本身主要是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來進(jìn)行操作，那么該技術(shù)也就有了遠(yuǎn)比傳統(tǒng)紙質(zhì)技術(shù)更高的優(yōu)勢(shì)。但是必須要加以重視的是，數(shù)據(jù)化管理模式雖然有著較大的優(yōu)勢(shì)，但是在操作過程中也同樣存在著部分不穩(wěn)定因素，例如操作失誤、病毒、丟失、數(shù)據(jù)損壞等現(xiàn)象。下文主要針對(duì)組織代碼電子檔案的安全問題以及相應(yīng)的對(duì)策進(jìn)行了全面詳細(xì)的探討。

1.影響組織機(jī)構(gòu)代碼電子檔案安全性的不利因素

1.1計(jì)算機(jī)軟硬件的設(shè)備故障和人為失誤

由于電子檔案本身在實(shí)際使用的過程中，必須要通過計(jì)算機(jī)的軟硬體輔助支持之下，才能夠切實(shí)有效的實(shí)現(xiàn)目的。而計(jì)算機(jī)系統(tǒng)本身主要是由多個(gè)不同的部分所組成，每個(gè)不同部分都有著不同的特性，但是總體上來說是極為薄弱的，如果說任何一個(gè)部分遭到破壞，那么都有可能會(huì)導(dǎo)致破壞現(xiàn)象出現(xiàn)，例如：數(shù)據(jù)本身在進(jìn)行輸入的過程中，極易由于各方面的主觀因素影響而出現(xiàn)錯(cuò)誤輸入的現(xiàn)象；應(yīng)用軟件被非法目的人員或者是病毒的侵害下出現(xiàn)盜用、篡改的現(xiàn)象；計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備之中的電子線路、芯片等設(shè)備線路極易由于磕碰或者是振動(dòng)影響而出現(xiàn)損壞現(xiàn)象。

在以上這類主觀人為破壞因素出現(xiàn)之后，其計(jì)算機(jī)中存儲(chǔ)的電子檔案便極有可能出現(xiàn)損壞、丟失等現(xiàn)象，這直接使得不可挽回的損失現(xiàn)象出現(xiàn)。此外，由于電子檔案本身主要的形成方式都是人機(jī)交互之后所得出的，那么在人機(jī)交互的過程中，操作人員本身就必須要保證輸入指令所具有的精確性，但是在這樣的情況下，就無法百分之百確保操作的正確性。例如： 操作人員在進(jìn)行操作的過程中，由于操作的不當(dāng)，或者是其他方面的原因，直接導(dǎo)致安全漏洞的出現(xiàn)，如果說用戶本身在這一過程中所呈現(xiàn)出來的安全意識(shí)不強(qiáng)，甚至于將口令密碼等重要的安全措施交給他人或者是共享，這都會(huì)導(dǎo)致安全隱患情況的出現(xiàn)，這些現(xiàn)象都會(huì)對(duì)于整個(gè)電子檔案系統(tǒng)所具有的安全性帶來影響。

1.2計(jì)算機(jī)病毒與黑客的攻擊

計(jì)算機(jī)病毒已經(jīng)成為了當(dāng)今互聯(lián)網(wǎng)之中出現(xiàn)極為頻繁的系統(tǒng)殺手，當(dāng)病毒被下載、植入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)之后，病毒本身就會(huì)在計(jì)算機(jī)之中開始通過各個(gè)方面的途徑來對(duì)于計(jì)算機(jī)的軟件、數(shù)據(jù)等造成破壞，嚴(yán)重情況下甚至?xí)沟糜布O(shè)備受到損壞。當(dāng)這類現(xiàn)象出現(xiàn)之后，電腦系統(tǒng)本身也就極易出現(xiàn)系統(tǒng)受損、癱瘓的情況。而當(dāng)計(jì)算機(jī)在遭遇到這類病毒之后，實(shí)際上是沒有辦法在短時(shí)間內(nèi)完全清除，導(dǎo)致這部分原因出現(xiàn)則是由于病毒本身的更新速度遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了其他殺毒軟件的更新速度。除此之外，還有部分情況下，黑客直接通過自身精湛的入侵技術(shù)，來利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行違法活動(dòng)，這部分人群會(huì)尋找系統(tǒng)軟件之中所存在的漏洞來執(zhí)行攻擊，并且通過口令破譯以及密碼授權(quán)非法獲得形式，來得到相應(yīng)的全線。當(dāng)黑客本身對(duì)于某些極為重要的電子檔案進(jìn)行使用后，就會(huì)導(dǎo)致檔案的使用者以及本件作者都受到極大的損害，嚴(yán)重情況下甚至可能會(huì)蒙受較大的經(jīng)濟(jì)損失。

1.3電子檔案的存儲(chǔ)載體的保護(hù)技術(shù)問題

電子檔案的載體材料是磁性物質(zhì)和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產(chǎn)生靜電而吸引塵埃導(dǎo)致卷曲、易與磁粉脫離、伸長(zhǎng)后不易恢復(fù)等缺點(diǎn)。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點(diǎn)，直接影響信息再現(xiàn)。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應(yīng)強(qiáng)度是記錄和再現(xiàn)信息的決定因素，它極易受外磁場(chǎng)影響而導(dǎo)致退磁、消磁等。光盤是利用激光進(jìn)行信息存取的，它呈圓盤狀，由盤基、記錄介質(zhì)和保護(hù)層等部分組成。目前光盤常用的記介質(zhì)主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應(yīng)作用下易產(chǎn)生物化性質(zhì)變化的材料。這些材料不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應(yīng)。電子檔案的載體材料的這些特點(diǎn)，決定了電子檔案容易受外部環(huán)境的影響。

2.加強(qiáng)電子檔案安全性的管理措施

2.1健全的制度是電子檔案安全的保證

建立并執(zhí)行一整套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的管理制度，把電子檔案的安全責(zé)任貫穿在電子檔案的形成、處理、收集、積累、整理、保管和利用等各個(gè)環(huán)節(jié)。對(duì)于維護(hù)電子檔案的安全十分重要。如：明確電子檔案的制作過程各級(jí)人員職責(zé)、制訂電子檔案存貯、電子檔案應(yīng)用制度。

2.2充分采用備份技術(shù)

所謂“備份”，是指為電子檔案制作一份或幾份相同的拷貝，并將拷貝后的電子檔案放在一個(gè)安全的地方，一旦原文件被破壞，還有相同的備份文件可以取而代之，這樣就可避免因文件被毀所帶來的重大損失。為了防止存檔載體物理性能變化或設(shè)備故障而丟失信息，電子檔案的備份系統(tǒng)可以從硬件級(jí)備份、軟件級(jí)備份、人工級(jí)備份三個(gè)層次入手，每年應(yīng)對(duì)備份磁帶或光盤進(jìn)行抽檢，抽檢比率不低20%，每年對(duì)電子檔案的讀取、處理設(shè)備的更新情況進(jìn)行一次檢查登記，這種多層次的綜合應(yīng)用才能達(dá)到理想的備份目的，做到萬無一失。

2.3運(yùn)用“防火墻”技術(shù)，防止非法訪問或病毒入侵

所謂“防火墻”是一種訪問控制技術(shù)。它可防止其它系統(tǒng)的網(wǎng)上用戶對(duì)該機(jī)構(gòu)信息資源的非法訪問，也可以阻止該機(jī)構(gòu)的信息從機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)上非法輸出。防火墻的安全保障能力僅限于網(wǎng)絡(luò)邊界，它是通過在網(wǎng)絡(luò)邊界上建立起來的相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)通信監(jiān)控系統(tǒng)，監(jiān)測(cè)所有通過防火墻的數(shù)據(jù)流，凡是符合事先制定的網(wǎng)絡(luò)安全規(guī)定的信息允許通過，不符合的就拒于墻外，從而使被保護(hù)網(wǎng)絡(luò)的信息、結(jié)構(gòu)不受侵犯，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)的安全，保護(hù)網(wǎng)上電子檔案的原始性、真實(shí)性。實(shí)現(xiàn)防火墻功能所用的技術(shù)主要有：數(shù)據(jù)包過濾、應(yīng)用網(wǎng)關(guān)和代理服務(wù)等。與此同時(shí)，防止計(jì)算機(jī)病毒入侵也是保護(hù)電子檔案的重要內(nèi)容。它包括預(yù)防和殺毒兩個(gè)方面。為了防止病毒入侵，要杜絕合作非法軟件及不隨意從網(wǎng)絡(luò)上下載軟件。同時(shí)還必須在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安裝殺毒軟件。并且還要不斷升級(jí)更新殺毒軟件。以確保網(wǎng)絡(luò)與系統(tǒng)的安全，確保組織機(jī)構(gòu)代碼電子檔案的真實(shí)性的安全性。

3.結(jié)語

綜上所述，組織機(jī)構(gòu)代碼的電子檔案安全，主要是貫穿于各個(gè)不同的工作環(huán)節(jié)之中，要使得整個(gè)管理體系能夠得到較高的安全體系保障，那么才能夠使得電子檔案問題能夠得以極大的提升，并且推動(dòng)組織機(jī)構(gòu)代碼電子檔案問題的業(yè)務(wù)能力提升，那么電子檔案之中所可能存在的各方面問題得以解，組織機(jī)構(gòu)電子檔案本身也在能夠在這一行業(yè)領(lǐng)域之中發(fā)揮出更加重要的作用。 [科]

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