張勇濤

【摘 要】 十八大對(duì)完善懲治和預(yù)防腐敗體系作出了新的部署，作為國(guó)民經(jīng)濟(jì)支柱的國(guó)有企業(yè)急需提升企業(yè)反腐、防腐能力，合同倒簽問(wèn)題作為國(guó)有企業(yè)經(jīng)濟(jì)案件腐敗的重大隱患之一，是困擾企業(yè)的難題之一。文章以中國(guó)移動(dòng)通信集團(tuán)廣東有限公司（以下簡(jiǎn)稱廣東移動(dòng)）的合同倒簽治理實(shí)踐為案例，遵照業(yè)務(wù)流程再造理念與思路，從業(yè)財(cái)融合角度，提出合同倒簽治理的可操作、可復(fù)制、可推廣的有效措施，對(duì)國(guó)有企業(yè)解決普遍存在的合同倒簽問(wèn)題，提升企業(yè)防腐拒腐能力具有一定的借鑒和指導(dǎo)作用。

【關(guān)鍵詞】 業(yè)務(wù)流程再造； 合同倒簽； 治理機(jī)制； 治理措施

黨的十八大將反腐倡廉提升到新的高度，并對(duì)完善懲治和預(yù)防腐敗體系作出了新的部署，如何健全不敢腐的懲戒機(jī)制、不能腐的防范機(jī)制和不易腐的保障機(jī)制，不僅是對(duì)黨政機(jī)關(guān)，也對(duì)作為國(guó)民經(jīng)濟(jì)支柱的國(guó)有企業(yè)提出了更高的要求。

廣東移動(dòng)作為中央大型國(guó)企成員之一，順應(yīng)新形勢(shì)要求，緊緊圍繞企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的主要方面、關(guān)鍵環(huán)節(jié)和重點(diǎn)崗位，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)投資決策、財(cái)務(wù)管理、物資采購(gòu)、招標(biāo)投標(biāo)等過(guò)程中用權(quán)行為的廉潔風(fēng)險(xiǎn)防控，系統(tǒng)梳理崗位職權(quán)，全面排查廉潔風(fēng)險(xiǎn)，積極探索健全完善國(guó)有企業(yè)廉潔風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制建設(shè)，促進(jìn)權(quán)力規(guī)范透明運(yùn)行，取得階段性成果，特別是國(guó)有企業(yè)中普遍存在的、容易涉及經(jīng)濟(jì)腐敗案件的合同倒簽問(wèn)題的治理取得了良好效果。在此希望通過(guò)廣東移動(dòng)實(shí)踐案例的分享，給國(guó)有企業(yè)解決合同倒簽問(wèn)題、提升國(guó)有企業(yè)防腐拒腐能力提供積極的借鑒。

一、廣東移動(dòng)合同倒簽的現(xiàn)狀及原因分析

（一）合同倒簽的定義

所謂合同倒簽，是指在合同簽訂生效之前雙方已經(jīng)開始實(shí)際履行合同，而在履行過(guò)程中或在合同履行完畢后補(bǔ)充簽署合同的現(xiàn)象。凡是合同履行起始日期早于合同實(shí)際簽署日期的，包括合同履行起始日期晚于項(xiàng)目決策日期但早于合同實(shí)際簽署日期的合同，均屬于合同倒簽（孫婷，2011）。

（二）合同倒簽治理前的狀況

合同倒簽情況比較嚴(yán)重。首先是倒簽率高，以廣東移動(dòng)省本部為例，2012年各類合同共5 649份，倒簽合同3 193份，倒簽率高達(dá)56.52%，其中2012年交由采購(gòu)管理部門執(zhí)行的集中類采購(gòu)合同2 589份，約占公司合同總數(shù)量的二分之一，其中倒簽合同1 467份，倒簽率為56.67%。其次是合同從需求提出到合同簽訂平均時(shí)間長(zhǎng)，以廣東移動(dòng)省本部為例，2012年從合同申請(qǐng)到合同簽訂所需平均時(shí)長(zhǎng)為110天。

（三）合同倒簽的原因分析

1.主觀原因

（1）經(jīng)辦人員沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到合同工作的嚴(yán)肅性，不重視項(xiàng)目啟動(dòng)前合同簽訂程序的執(zhí)行等造成的不作為，導(dǎo)致合同倒簽。

（2）經(jīng)辦人員合同業(yè)務(wù)不熟練，導(dǎo)致合同倒簽。

2.客觀原因

（1）因預(yù)算下達(dá)延遲導(dǎo)致合同倒簽。廣東移動(dòng)實(shí)行“有預(yù)算不超支，無(wú)預(yù)算不開支”的預(yù)算管控機(jī)制，合同簽訂受預(yù)算控制，在未下達(dá)預(yù)算前不允許簽訂合同。但受制于集團(tuán)企業(yè)存在的通病，即集團(tuán)公司下達(dá)預(yù)算給子公司，再由子公司下達(dá)給各預(yù)算責(zé)任部門時(shí)，正式預(yù)算下達(dá)時(shí)間基本上要延遲2—3個(gè)月，因此大部分在年初需要簽訂的合同造成合同倒簽。

（2）因前置流程過(guò)長(zhǎng)導(dǎo)致的合同倒簽。合同處于項(xiàng)目審批流程中的最后一環(huán)，此前需經(jīng)過(guò)預(yù)算申請(qǐng)、立項(xiàng)、請(qǐng)購(gòu)、采購(gòu)流程等多個(gè)環(huán)節(jié)和步驟，且涉及部門多、材料要求高，任何一個(gè)環(huán)節(jié)的延誤，都可能導(dǎo)致合同審批被延誤從而引發(fā)倒簽。

（3）外部合作商造成合同倒簽。廣東移動(dòng)良好的信譽(yù)和合同支付能力使外部合作商愿意在沒(méi)有合同保障的前提下提前提供合同約定的合同標(biāo)的，是合同倒簽的另一客觀原因。

（四）合同倒簽存在的風(fēng)險(xiǎn)

1.腐敗風(fēng)險(xiǎn)

在未進(jìn)行相關(guān)的決策程序之前，先讓合作商開展合同事宜后再簽訂合同，在選擇供應(yīng)商環(huán)節(jié)可能存在權(quán)力隱形運(yùn)作的可能，存在供應(yīng)商對(duì)企業(yè)相關(guān)人員進(jìn)行經(jīng)濟(jì)賄賂的腐敗風(fēng)險(xiǎn)。

2.法律風(fēng)險(xiǎn)

合同補(bǔ)簽之前的“無(wú)紙合同”履行過(guò)程，存在較大的不確定因素，容易產(chǎn)生法律糾紛。公司一旦接受合同對(duì)方提供的產(chǎn)品或服務(wù)，往往會(huì)形成事實(shí)合同，此時(shí)，付款、退貨等問(wèn)題就不是公司單方能夠決定的，雙方一旦發(fā)生爭(zhēng)議，處理起來(lái)就會(huì)缺乏依據(jù)，從而引發(fā)訴訟。

3.審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)

公司在基本管理制度和內(nèi)控管理流程中明確規(guī)定了項(xiàng)目管理流程以及合同的起草、審批、簽訂、履行等管理環(huán)節(jié)和流程，規(guī)定了合同管理相關(guān)部門的職責(zé)和管理權(quán)限。倒簽合同無(wú)論是否造成了實(shí)際的危害后果，都會(huì)導(dǎo)致內(nèi)控制度的執(zhí)行偏差。

4.會(huì)計(jì)信息失真的風(fēng)險(xiǎn)

按照權(quán)責(zé)發(fā)生制，倒簽合同應(yīng)該確認(rèn)成本，但因?yàn)楹贤形春炗啎?huì)造成成本列支滯后，如果進(jìn)行特殊的預(yù)提處理，會(huì)造成會(huì)計(jì)信息失真的風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于公司來(lái)說(shuō)，會(huì)對(duì)外部投資者和其他會(huì)計(jì)報(bào)告使用者帶來(lái)決策失誤的風(fēng)險(xiǎn)。

二、基于業(yè)務(wù)流程再造的合同倒簽治理機(jī)制

（一）業(yè)務(wù)流程再造核心思想

業(yè)務(wù)流程再造是為了在衡量績(jī)效的關(guān)鍵指標(biāo)上取得顯著改善，從根本上重新思考、徹底改造企業(yè)流程（邁克爾·哈默，1993）。業(yè)務(wù)流程再造的核心思想是強(qiáng)調(diào)管理面向業(yè)務(wù)流程，將業(yè)務(wù)的審核與決策點(diǎn)定位于業(yè)務(wù)流程執(zhí)行的地方，縮短信息溝通的渠道和時(shí)間，從而提高對(duì)顧客和市場(chǎng)的反應(yīng)速度。它要求理順和優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，強(qiáng)調(diào)流程中每一個(gè)環(huán)節(jié)上的活動(dòng)盡可能實(shí)現(xiàn)最大化增值，盡可能減少無(wú)效的或不增值的活動(dòng)，并從整體流程全局最優(yōu)（而不是局部最優(yōu)）的目標(biāo)來(lái)設(shè)計(jì)和優(yōu)化流程中的各項(xiàng)活動(dòng)，消除本位主義和利益分散主義（陳力，2008）。

（二）中國(guó)移動(dòng)采用業(yè)務(wù)流程再造治理合同倒簽的機(jī)制

在分析合同倒簽主客觀原因的基礎(chǔ)上，對(duì)涉及主觀原因的通過(guò)培訓(xùn)宣貫等加強(qiáng)改進(jìn)，對(duì)于客觀原因筆者采用業(yè)務(wù)流程再造思想對(duì)合同簽訂的全流程進(jìn)行全面梳理，對(duì)存在問(wèn)題采取各個(gè)擊破原則進(jìn)行提升。主要做法如下：endprint

1.全面梳理合同管理的業(yè)務(wù)流程

結(jié)合廣東移動(dòng)內(nèi)部管理情況，梳理出合同管理所涉及的三大流程、九大環(huán)節(jié)，即合同所需資源的申請(qǐng)流程（包含資源申請(qǐng)→資源下達(dá)→合同項(xiàng)目立項(xiàng)三個(gè)環(huán)節(jié)）→合同采購(gòu)簽訂流程（包括合同商務(wù)申請(qǐng)→組織商務(wù)談判→合同簽訂三個(gè)環(huán)節(jié)）→合同執(zhí)行及付款流程（包括合同業(yè)務(wù)執(zhí)行→合同成本預(yù)提→合同付款三個(gè)環(huán)節(jié)），只有做好了合同簽訂之前的每個(gè)環(huán)節(jié)才最終能解決合同倒簽的問(wèn)題，并且一旦先執(zhí)行合同簽訂之后的任意一個(gè)環(huán)節(jié)（如合同業(yè)務(wù)執(zhí)行），就意味著實(shí)質(zhì)性合同倒簽。

2.明確各流程環(huán)節(jié)的責(zé)任部門

成立公司領(lǐng)導(dǎo)掛帥，以財(cái)務(wù)部、采購(gòu)管理部門和合同管理部門聯(lián)合組建的專項(xiàng)治理領(lǐng)導(dǎo)小組，制定合同倒簽治理的階段性目標(biāo)，明確各個(gè)環(huán)節(jié)對(duì)應(yīng)的責(zé)任部門，采取對(duì)問(wèn)題各個(gè)擊破、上下環(huán)節(jié)通力合作的方式進(jìn)行業(yè)務(wù)流程再造。

3.定期通報(bào)和考核合同倒簽結(jié)果

按月度、季度對(duì)各單位的合同簽訂倒簽結(jié)果、各個(gè)環(huán)節(jié)原因?qū)е潞贤购灥那闆r進(jìn)行通報(bào)，并與各責(zé)任部門的績(jī)效考核掛鉤，促進(jìn)各部門解決合同倒簽問(wèn)題。

三、廣東移動(dòng)合同倒簽治理具體措施

（一）資源申請(qǐng)流程方面的治理措施

1.區(qū)分合同類型分別下達(dá)預(yù)算

區(qū)分例行與非例行合同，將每年都必須開展且屬于公司生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)不可間斷的業(yè)務(wù)合同視作例行合同，如網(wǎng)絡(luò)維護(hù)、計(jì)費(fèi)平臺(tái)維護(hù)與支撐、客戶服務(wù)類合同；對(duì)例行合同的資源申請(qǐng)，每年10月份與采購(gòu)管理部門聯(lián)合組織例行合同評(píng)審，并在11月提前下達(dá)專項(xiàng)資源，為下一年1月例行合同的簽訂提供資源保障。

2.提前預(yù)下達(dá)部門預(yù)算

每年11月前按照責(zé)任部門當(dāng)年預(yù)算總額的50%進(jìn)行下一年度預(yù)算的預(yù)下達(dá)，為非例行但重要緊急的合同配置資源。

3.例行合同批量呈批，提高呈批效率

對(duì)于例行合同的呈批將原來(lái)的逐個(gè)呈批方式優(yōu)化為批量呈批方式，大幅降低呈批環(huán)節(jié)造成合同倒簽的問(wèn)題。

4.實(shí)施動(dòng)態(tài)資源回收機(jī)制

為了促進(jìn)各責(zé)任部門盡早啟動(dòng)合同，防止合同倒簽，對(duì)預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度落后的部門，實(shí)行資源回收機(jī)制，將回收的資源作為臨時(shí)突發(fā)項(xiàng)目的儲(chǔ)備資源。

5.審批流程整合

為解決因?qū)徟鞒躺婕翱缦到y(tǒng)、跨部門的流程割裂、審批時(shí)間長(zhǎng)導(dǎo)致合同倒簽問(wèn)題，財(cái)務(wù)部聯(lián)合綜合部、信息系統(tǒng)部對(duì)涉及相關(guān)系統(tǒng)的立項(xiàng)流程進(jìn)行了整合，開發(fā)短信、郵件提醒功能，避免項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或?qū)徟送浱峤粚徟?，提高審批效率，為壓縮立項(xiàng)呈批審批時(shí)間做好信息化支撐。

（二）合同采購(gòu)簽訂流程方面的治理措施

1.采購(gòu)需求標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化

針對(duì)合同采購(gòu)環(huán)節(jié)中采購(gòu)需求確認(rèn)時(shí)間長(zhǎng)的問(wèn)題，針對(duì)定向談判、公開比選、招投標(biāo)等不同采購(gòu)方式，設(shè)計(jì)相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的采購(gòu)需求模板，滿足投資類和成本類合同采購(gòu)需求信息的填寫，方便采購(gòu)人員與業(yè)務(wù)部門進(jìn)行溝通，縮短采購(gòu)需求確認(rèn)時(shí)間。

2.合同范本標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化

為提高合同起草的效率，減少合同審批的工作量，在保證公司利益的前提下，采用動(dòng)態(tài)條款與靜態(tài)條款相結(jié)合的方式制定各種類型合同范本，并對(duì)合同范本使用進(jìn)行規(guī)范，對(duì)符合條件的范本合同使用綠色通道快速審批流程，提高合同簽訂的效率。

3.優(yōu)化合同簽訂模式

實(shí)行“采購(gòu)合同三級(jí)管理模式”，即將傳統(tǒng)的采購(gòu)合同一分為三，區(qū)分通用合作協(xié)議、標(biāo)的合同和采購(gòu)訂單，與每個(gè)供應(yīng)商一次性簽訂一份長(zhǎng)期有效的合作協(xié)議和廉政協(xié)議，具體采購(gòu)發(fā)生時(shí)簽訂標(biāo)的合同，簽訂標(biāo)的合同時(shí)不再包含通用條款和廉政協(xié)議；對(duì)于多次下達(dá)訂單的框架標(biāo)的合同，直接按照框架標(biāo)的合同+訂單進(jìn)行結(jié)算。通過(guò)合同簽訂模式優(yōu)化，減少對(duì)相同條款的合同審核，提高合同起草與審批的效率。

4.合同起草資格認(rèn)證

為了規(guī)范合同起草、提高合同文本質(zhì)量，避免合同起草人不具備合同基本素質(zhì)，引發(fā)不規(guī)范合同產(chǎn)生的法律風(fēng)險(xiǎn)，公司實(shí)行合同起草資格認(rèn)證制度，通過(guò)合同起草人培訓(xùn)、認(rèn)證方式提高合同起草的質(zhì)量，一方面規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)；另一方面減少合同審批退回造成的審批時(shí)間過(guò)長(zhǎng)問(wèn)題。

（三）合同執(zhí)行和付款流程方面治理措施

1.嚴(yán)控非合同成本預(yù)提

為強(qiáng)化合同倒簽管理，按照控制風(fēng)險(xiǎn)的原則，在年中業(yè)務(wù)部門進(jìn)行成本預(yù)提時(shí)，只允許對(duì)已經(jīng)簽訂的合同進(jìn)行預(yù)提，對(duì)沒(méi)有簽訂合同但已經(jīng)開展業(yè)務(wù)的倒簽合同不允許進(jìn)行預(yù)提，并結(jié)合預(yù)算動(dòng)態(tài)回收機(jī)制對(duì)合同倒簽的業(yè)務(wù)部門進(jìn)行資源回收懲罰，以此強(qiáng)化業(yè)務(wù)部門合同倒簽管理的意識(shí)。

2.嚴(yán)控倒簽合同付款，防止供應(yīng)商造成的合同 倒簽

合同付款作為業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)審核的末端環(huán)節(jié)，既面臨合同報(bào)賬付款準(zhǔn)確及時(shí)的業(yè)務(wù)訴求，又承擔(dān)著資金安全守護(hù)者的重要角色。倒簽合同的簽訂時(shí)間滯后于項(xiàng)目實(shí)際開展時(shí)間，既易引起審計(jì)關(guān)注，又易引發(fā)爭(zhēng)議和糾紛，針對(duì)此類合同在付款時(shí)要按照特殊的報(bào)賬情形設(shè)置嚴(yán)格的付款條件和付款障礙，延長(zhǎng)供應(yīng)商的收款時(shí)間，預(yù)防因合同供應(yīng)方造成的合同倒簽。

四、廣東移動(dòng)合同倒簽治理措施的實(shí)施成效

按照業(yè)務(wù)流程再造的思路，在全流程環(huán)節(jié)，實(shí)施了上述11項(xiàng)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化和再造措施之后，經(jīng)過(guò)半年的運(yùn)行，2013年廣東移動(dòng)合同倒簽治理取得階段性成果，主要表現(xiàn)在：

第一，合同倒簽比例大幅下降。以廣東移動(dòng)省本部來(lái)看，與去年同期相比，總體合同倒簽率從58.62%下降到18.98%，其中集采類合同倒簽從57.86%下降到20.8%。

第二，合同簽訂時(shí)長(zhǎng)大幅縮短，從2012年平均110天下降到68天。

第三，合同管理意識(shí)不斷增強(qiáng)。通過(guò)合同治理過(guò)程中的宣貫、合同起草資格認(rèn)證以及全流程的參與，增強(qiáng)了全體員工對(duì)合同管理的重要性與必要性認(rèn)識(shí)。

第四，內(nèi)部管理精益化水平提升。通過(guò)預(yù)算模式優(yōu)化、合同簽訂模式優(yōu)化、采購(gòu)需求以及合同范本的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，并通過(guò)信息化手段將流程和功能進(jìn)行固化，促進(jìn)了公司內(nèi)部管理精益化的進(jìn)一步提升。

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