徐明

【摘 要】內(nèi)部控制關(guān)系到企業(yè)財產(chǎn)物資的安全完整、關(guān)系到會計系統(tǒng)對企業(yè)經(jīng)濟活動反映的正確性和可靠性。企業(yè)為實現(xiàn)既定的管理目標(biāo)，必需建立起了一整套內(nèi)部控制制度，以保證企業(yè)有序、健康地發(fā)展。企業(yè)在建立了電算化會計系統(tǒng)后，企業(yè)會計核算和會計管理的環(huán)境發(fā)生了很大的變化。由于使用了計算機，會計數(shù)據(jù)處理的速度加快了，會計核算的準(zhǔn)確性和可靠性得到了極大的提高，減少了因疏忽大意及計算失誤造成的差錯。

【關(guān)鍵詞】電算化系統(tǒng)；內(nèi)部控制；管理控制

企業(yè)在建立了電算化會計系統(tǒng)后，企業(yè)會計核算和會計管理的環(huán)境發(fā)生了很大的變化。如會計數(shù)據(jù)處理的速度加快，會計核算的準(zhǔn)確性和可靠性得到提高，減少了因疏忽大意及計算失誤造成的差錯。但是，也為企業(yè)的內(nèi)部控制帶來許多新問題，由于電算化會計系統(tǒng)的特殊性，建立一套適合電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度就顯得非常重要。

一、電算化會計系統(tǒng)對內(nèi)部控制的特殊要求

（一）計算機的使用改變了企業(yè)會計核算的環(huán)境。企業(yè)使用計算機后，企業(yè)的會計核算的環(huán)境發(fā)生變化，如財務(wù)部門從原來由財務(wù)、會計專業(yè)人員組成，轉(zhuǎn)變?yōu)橛韶攧?wù)、會計專業(yè)人員和計算機數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)的管理人員及計算機專家組成。

（二）電算化會計系統(tǒng)改變了會計憑證的形式。原先反映會計和財務(wù)處理過程的各種原始憑證、匯總表、分配表、工作底稿等作為基本會計資料的書面形式的資料減少了。甚至交易的有關(guān)信息由業(yè)務(wù)人員直接輸入計算機，并由計算機自動記錄，原來書面形式的各類會計憑證轉(zhuǎn)變?yōu)橐晕募⒂涗浶问絻Υ嬖诖判越橘|(zhì)上。

（三）計算機的使用提高了控制舞弊、犯罪的難度。由于儲存在計算機磁性媒介上的數(shù)據(jù)容易被篡改，有時甚至能不留痕跡地篡改，數(shù)據(jù)庫技術(shù)的提高使數(shù)據(jù)高度集中，未經(jīng)授權(quán)的人員有可能通過計算機和網(wǎng)絡(luò)瀏覽全部數(shù)據(jù)文件，復(fù)制、偽造、銷毀企業(yè)重要的數(shù)據(jù)。計算機舞弊和犯罪造成的危害和損失可能比手工會計系統(tǒng)更大。

二、計算機會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度

（一）日?？刂?/p>

1、業(yè)務(wù)發(fā)生控制。是采用相應(yīng)的控制程序，甄別、拒納各種無效的、不合理的及不完整的經(jīng)濟業(yè)務(wù)。在經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生是，通過計算機的控制程序，對業(yè)務(wù)發(fā)生的合理性、合法性和完整性進(jìn)行檢查和控制。

2、數(shù)據(jù)輸入控制。企業(yè)應(yīng)該建立起一整套內(nèi)部控制制度以便對輸入的數(shù)據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格的控制，保證數(shù)據(jù)輸入的準(zhǔn)確性。數(shù)據(jù)輸入控制首先要求輸入的數(shù)據(jù)應(yīng)經(jīng)過必要的授權(quán)，并經(jīng)有關(guān)的內(nèi)部控制部門檢查；其次，應(yīng)采用各種技術(shù)手段對輸入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性進(jìn)行校驗。

3、數(shù)據(jù)通訊控制。數(shù)據(jù)通訊控制是企業(yè)為了防止數(shù)據(jù)在傳輸過程中發(fā)生錯誤、丟失、泄密等事故的發(fā)生而采取的內(nèi)部控制措施。企業(yè)應(yīng)該采用各種技術(shù)手段以保證數(shù)據(jù)在傳輸過程中的準(zhǔn)確、安全、可靠。

4、數(shù)據(jù)處理控制。數(shù)據(jù)處理控制是指對計算機會計系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理的有效性和可靠性進(jìn)行的控制。

（二）管理控制

1、組織機構(gòu)設(shè)置。企業(yè)實現(xiàn)了會計電算化后，應(yīng)對原有的組織機構(gòu)進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，以適應(yīng)計算機會計系統(tǒng)的要求。組織機構(gòu)的設(shè)置必須適合企業(yè)的實際規(guī)模，符合企業(yè)總體經(jīng)營目標(biāo)，并且，應(yīng)按精簡、合理的原則對組織機構(gòu)的設(shè)置進(jìn)行成本效益分析。

2、職責(zé)劃分。內(nèi)部控制的關(guān)鍵之點就在于不相容職務(wù)的分離，對每一項可能引起舞弊或欺詐的經(jīng)濟業(yè)務(wù)，都不能由一個人或一個部門經(jīng)手到底，必須分別由幾個人或幾個部門承擔(dān)。

3、檔案管理。計算機會計系統(tǒng)有關(guān)的資料應(yīng)及時存檔，企業(yè)應(yīng)建立起完善的檔案制度，加強檔案管理。

（三）系統(tǒng)開發(fā)、發(fā)展控制

1、授權(quán)和領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可。計算機會計系統(tǒng)的開發(fā)和發(fā)展必需經(jīng)過有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可和授權(quán)。計算機會計系統(tǒng)的發(fā)展和更新是對原有計算機會計系統(tǒng)進(jìn)行重大改進(jìn)，同樣對會對企業(yè)管理體制造成較大的影響，同時對現(xiàn)有計算機會計系統(tǒng)的任何改動都可能危及整個系統(tǒng)的安全可靠，因此也必需得到授權(quán)和領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可。

2、符合標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。計算機會計系統(tǒng)的開發(fā)和發(fā)展項目，不論是自行組織開發(fā)還是購買商品化軟件，都必需遵循國家有關(guān)機關(guān)和部門制訂的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。其中包括符合標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的開發(fā)和審批過程、合格的開發(fā)人員或軟件制造商、系統(tǒng)的文件資料和流程圖、系統(tǒng)各功能模塊的設(shè)計等等。

3、系統(tǒng)轉(zhuǎn)換。企業(yè)應(yīng)在系統(tǒng)轉(zhuǎn)換之際，采取有效的控制手段，作好各項轉(zhuǎn)換的準(zhǔn)備工作，如舊系統(tǒng)的結(jié)算、匯總，人員的重新配置、新系統(tǒng)需要的初始數(shù)據(jù)的安全導(dǎo)入等。新的計算機會計系統(tǒng)是否優(yōu)于舊系統(tǒng)，還需要進(jìn)一步接受實踐的檢驗。因此企業(yè)在系統(tǒng)轉(zhuǎn)換之際，采用新舊系統(tǒng)并行運行一段時間，以便檢驗新的計算機會計系統(tǒng)。

三、計算機會計系統(tǒng)的日?？刂?/p>

（一）業(yè)務(wù)發(fā)生控制業(yè)務(wù)發(fā)生控制又稱“程序檢查”，主要目的是采用相應(yīng)的控制程序，甄別、拒納各種無效的、不合理的及不完整的經(jīng)濟業(yè)務(wù)。在經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生是，通過計算機的控制程序，對業(yè)務(wù)發(fā)生的合理性、合法性和完整性進(jìn)行檢查和控制，如表示業(yè)務(wù)發(fā)生的有關(guān)字符、代碼等是否有效，操作口令是否準(zhǔn)確，經(jīng)濟業(yè)務(wù)是否超出了合理的數(shù)量、價格等的變動范圍。企業(yè)還應(yīng)建立有效的控制制度以保證計算機的控制程序能正常運行。

（二）數(shù)據(jù)輸入控制由于計算機處理數(shù)據(jù)的能力很強，處理速度非?？?，如果輸入的數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，處理結(jié)果就會出現(xiàn)差錯，在數(shù)據(jù)輸入時如果存在哪怕是很小的錯誤數(shù)據(jù)，一旦輸入計算機就可能導(dǎo)致錯誤的擴大化，影響整個計算機會計系統(tǒng)的正常運行。因此，企業(yè)應(yīng)該建立起一整套內(nèi)部控制制度以便對輸入的數(shù)據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格的控制，保證數(shù)據(jù)輸入的準(zhǔn)確性。數(shù)據(jù)輸入控制首先要求輸入的數(shù)據(jù)應(yīng)經(jīng)過必要的授權(quán)，并經(jīng)有關(guān)的內(nèi)部控制部門檢查；其次，應(yīng)采用各種技術(shù)手段對輸入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性進(jìn)行校驗，如總數(shù)控制校驗、平衡校驗、數(shù)據(jù)類型校驗、重復(fù)輸入校驗等。

（三）數(shù)據(jù)通訊控制數(shù)據(jù)通訊控制是企業(yè)為了防止數(shù)據(jù)在傳輸過程中發(fā)生錯誤、丟失、泄密等事故的發(fā)生而采取的內(nèi)部控制措施。企業(yè)應(yīng)該采用各種技術(shù)手段以保證數(shù)據(jù)在傳輸過程中的準(zhǔn)確、安全、可靠。如將大量的經(jīng)濟業(yè)務(wù)劃分成小批量傳輸，數(shù)據(jù)傳輸時應(yīng)順序編碼，傳輸時要有發(fā)送和接收的標(biāo)識，收到被傳輸?shù)臄?shù)據(jù)時要有肯定確認(rèn)的信息反饋，每批數(shù)據(jù)傳輸時要有時間、日期記號等等。

（四）數(shù)據(jù)處理控制數(shù)據(jù)處理控制是指對計算機會計系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理的有效性和可靠性進(jìn)行的控制。數(shù)據(jù)處理控制分為有效性控制和文件控制。有效性控制包括數(shù)字的核對、對字段、記錄的長度檢查、代碼和數(shù)值有效范圍的檢查、記錄總數(shù)的檢查等。文件檢查包括檢查文件長度、檢查文件的標(biāo)識、檢查文件是否被感染病毒等。

（五）數(shù)據(jù)輸出控制數(shù)據(jù)輸出控制是企業(yè)為了保證輸出信息的準(zhǔn)確、可靠而采取的各種控制措施。輸出數(shù)據(jù)控制一般應(yīng)檢查輸出數(shù)據(jù)是否與輸入數(shù)據(jù)相一致，輸出數(shù)據(jù)是否完整，輸出數(shù)據(jù)是否能滿足使用部門的需要，數(shù)據(jù)的發(fā)送對象、份數(shù)應(yīng)有明確的規(guī)定，要建立標(biāo)準(zhǔn)化的報告編號、收發(fā)、保管工作等。

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