當前，電子檔案在房產(chǎn)檔案部門的應(yīng)用越來越普遍，電子檔案具有數(shù)字化的信息形態(tài)，對設(shè)備的依賴性、信息與載體的相分離性、信息的易更改性、信息的共享性等特性，決定了電子檔案長期保存的困難以及在整理和開發(fā)利用中的嚴重不安全性，因此必須采取切實有效的措施保證其安全是房產(chǎn)檔案部門目前亟待解決的問題。筆者就如何保證房地產(chǎn)電子檔案的安全性，提出以下幾點思考：

一、在房產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)中，要制定統(tǒng)一的技術(shù)規(guī)范。

房產(chǎn)檔案的信息來自于房產(chǎn)權(quán)屬管理的過程，因此，需要從房產(chǎn)權(quán)屬登記系統(tǒng)中采集相關(guān)數(shù)據(jù)形式的電子檔案。技術(shù)規(guī)范包括如業(yè)務(wù)分類、數(shù)據(jù)分項、數(shù)據(jù)定義等，沒有統(tǒng)一的數(shù)據(jù)規(guī)范和標準，就會影響到數(shù)據(jù)的準備性和完整性。同時，系統(tǒng)中應(yīng)盡量延伸和拓寬檔案數(shù)據(jù)的采集面，并規(guī)劃和設(shè)計出必要的數(shù)字化實現(xiàn)途徑，盡可能地促使更多的登記業(yè)務(wù)內(nèi)容轉(zhuǎn)換成房產(chǎn)檔案需要的業(yè)務(wù)信息流。接收到的數(shù)據(jù)完整、真實、規(guī)范是保證形成的房地產(chǎn)電子檔案安全準確的前提條件，并為各相關(guān)業(yè)務(wù)部門業(yè)務(wù)系統(tǒng)今后進一步實現(xiàn)信息資源共享奠定技術(shù)基礎(chǔ)。

二、要實現(xiàn)電子檔案的動態(tài)更新，保證電子檔案與房產(chǎn)權(quán)屬現(xiàn)狀嚴格同步和一致。

房地產(chǎn)檔案與其他靜態(tài)檔案不同，隨時可能因為房產(chǎn)權(quán)屬的改變而發(fā)生增量變化，因此，電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與房產(chǎn)權(quán)屬登記系統(tǒng)實現(xiàn)實時同步地動態(tài)更新。在檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)中實現(xiàn)權(quán)屬檔案異動的動態(tài)更新機制，通過相應(yīng)的系統(tǒng)接口根據(jù)受理登記部門的工作成果，能夠反映出房產(chǎn)的權(quán)屬變化（轉(zhuǎn)移、變更、抵押、查封、注銷等），并在第一時間把這些情況反映在電子檔案中。

三、考慮軟硬件的合理配置、通用性和先進性，做好周密完善的備份方案。

房地產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)由于有大量的圖像原文信息，突出特點是數(shù)據(jù)容量大、增長速度快、安全性要求高。首先要建立安全、可靠、穩(wěn)定運行的機房工作環(huán)境。在數(shù)據(jù)庫管理軟件平臺的選擇上，要考慮數(shù)據(jù)庫平臺的管理安全性、操作易用性，是否支持多種操作系統(tǒng)平臺，是否支持海量數(shù)據(jù)存儲等；對于數(shù)據(jù)庫服務(wù)器硬件方面的要求是性能穩(wěn)定、存儲容量大、存儲擴展性強；對于數(shù)據(jù)機器故障，采用雙機并行工作，一旦一臺機器出現(xiàn)故障，應(yīng)及時啟用備用機，充分保證系統(tǒng)的高可靠性；為彌補誤操作帶來的人為數(shù)據(jù)破壞，要求對每天記錄的任何字段的信息變更，系統(tǒng)不僅記錄下變更后的狀態(tài)，還能夠記錄下變更前的狀態(tài)，對于一般性操作失誤或人為錯誤，都能夠進行精確到每個字符的恢復(fù)操作；對于數(shù)據(jù)庫故障，進行恢復(fù)時，應(yīng)優(yōu)先采用修復(fù)數(shù)據(jù)庫方式進行操作，最大可能恢復(fù)出現(xiàn)故障的數(shù)據(jù)庫；為防范自然災(zāi)害，應(yīng)當經(jīng)常定期異地備份，確保數(shù)據(jù)的可還原性。

四、電子檔案存儲時要確保數(shù)據(jù)格式的安全保密性。

目前，電子檔案存儲的方式一般有兩種。一種是以二進制字段的形式保存在數(shù)據(jù)庫中，另一種是以文件的形式保存在相應(yīng)的文件夾內(nèi)。

從電子檔案的保密性和防篡改性方面考慮，以二進制字段的形式保存比較容易保證電子檔案的安全，因為現(xiàn)有的數(shù)據(jù)庫產(chǎn)品都有比較嚴密的管理工具和管理權(quán)限，實現(xiàn)對電子檔案數(shù)據(jù)的安全性控制相對容易。但是，數(shù)據(jù)庫文件過于龐大，又將會影響到整數(shù)據(jù)庫的性能，對硬件資源消耗很大，也就間接影響到了利用效率。

另一方面，電子檔案如果以文件的形式保存在相應(yīng)的文件夾內(nèi)，雖然數(shù)據(jù)庫文件較小，提高了數(shù)據(jù)庫檢索性能，但是圖像文件存在被修改和被非法復(fù)制、非法瀏覽的危險，檔案的保密性和安全也面臨威脅。特別是圖像格式如為通用格式的話，很容易通過圖像處理軟件進行編輯、修改，電子檔案的準確性更加得不到保障。因此，蚌埠市房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)市場管理處檔案館電子檔案圖像數(shù)據(jù)采用了特定格式保存，該格式不但壓縮率高、占用空間小、便于網(wǎng)絡(luò)傳遞，而且不能通過任何通圖圖像瀏覽加工軟件進行瀏覽，更不能用圖像處理軟件對圖像進行加工處理，因此能有效地保護電子圖像和原文的一致性、保密性和防篡改性。

五、加強信息保護，建立健全檔案信息安全管理規(guī)章制度以及處理各類突發(fā)信息網(wǎng)絡(luò)事件的具體措施。

由于目前數(shù)字化檔案管理是采用計算機技術(shù)，存儲在計算機中，通過網(wǎng)絡(luò)查詢，有內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)兩個網(wǎng)絡(luò)，存在信息的安全性問題，對檔案的安全管理提出了更高的要求。蚌埠市房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)市場管理處高度重視安全管理，中心機房、檔案館除專門制定相關(guān)的信息管理保密制度、檔案查詢調(diào)閱制度、檔案利用制度等，同時嚴格按照房屋權(quán)屬登記信息查詢法律法規(guī)要求，加強了個人信息保護。

1、依法行政、依法治檔，制定完善的《檔案館工作職責》、《檔案歸檔制度》、《檔案保密工作職責》、《檔案借閱制度》、《庫房管理制度》等規(guī)章制度，規(guī)范行政人員檔案管理行為，加強檔案行政監(jiān)督，促進檔案工作人員依法履行職責，提高全社會的檔案法律意識，有效地預(yù)防檔案管理違法違紀行為的發(fā)生，在制度上保障檔案工作的科學發(fā)展，更加有效地保護和利用檔案。

2、網(wǎng)絡(luò)信息安全管理。按照國家信息安全政策和標準規(guī)范要求，建立健全信息安全管理規(guī)章制度及落實情況。為了切實加強網(wǎng)絡(luò)安全保障工作，蚌埠市房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)市場管理處制定了信息中心保密工作職責、信息化崗位安全和保密責任制度、房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)信息系統(tǒng)安全管理規(guī)定、計算機網(wǎng)絡(luò)與信息安全防范工作措施、中心機房安全防范應(yīng)急預(yù)案。

3、要嚴格按照《物權(quán)法》、《房屋登記辦法》、《房屋登記簿管理試行辦法》、《房屋權(quán)屬登記信息查詢暫行辦法》和《房地產(chǎn)登記技術(shù)規(guī)程》的要求，依法提供查詢服務(wù)。

4、要認真參照《房地產(chǎn)登記技術(shù)規(guī)程》附錄D《登記業(yè)務(wù)表》中提供的申請書式樣，在申請中增加“信息收集聲明：本申請書信息系依法定職權(quán)收集，用于房地產(chǎn)登記和登記資料利用”，切實做好房屋登記信息收集、使用的明示工作。

六、嚴格房產(chǎn)檔案查詢系統(tǒng)權(quán)限，建立生成“利用痕跡”。

檔案檢索工具，是為了方便使用者提高檔案、資料的查準、查全率，各地房地產(chǎn)登記機構(gòu)所建立的計算機輔助檢索工具，其功能要能滿足各種實際情況的多條件查詢模式。由于登記檔案涉及個人隱私等方面，因此特別要求檢索工具必須具備完善的身份驗證功能，防止信息濫查和泄露。擁有了完善的檔案索工具后，就要仔細梳理現(xiàn)行查詢工作體制、機制和查詢系統(tǒng)授權(quán)，根據(jù)不同查詢目的和人員，采取系統(tǒng)自動篩選、屏蔽相關(guān)信息等技術(shù)手段，防范信息泄漏風險。檔案信息系統(tǒng)和該系統(tǒng)中的用戶必須依照其被授予的權(quán)限在指定范圍內(nèi)進行相應(yīng)操作，以確保檔案信息的安全。如果要對檔案信息進行修改，必須要按照系統(tǒng)內(nèi)設(shè)置的工作流程來執(zhí)行，并執(zhí)行嚴格的審批制度，未經(jīng)批準不得對電子檔案數(shù)據(jù)進行修改。

同時，系統(tǒng)應(yīng)生成建立利用“痕跡”，保存詳細的修改日志備查。解決登記資料的泄漏問題如僅僅從制度和查詢?nèi)藛T自身約控上入手，無法從根本上解決問題，必須要有嚴格的監(jiān)督手段。在電腦業(yè)務(wù)系統(tǒng)中形成資料利用日志就成為重要的環(huán)節(jié)。在什么時間、哪些人員以及對哪些內(nèi)容進行了讀取就成為必須留存的關(guān)鍵。檔案證明的出具，建議選用自動生成的模板，因為這樣出具證明的時間點，就可以精確到分到秒，首先解決了人為因素的影響，另外就是可以留下利用“痕跡”，以便追責。

七、加強對檔案工作人員的管理和培訓，強化信息安全意識。

通過開展常態(tài)化的培訓，提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，樹立強烈的責任心，從主觀上避免疏忽大意。健全查詢內(nèi)控、制約機制，嚴格執(zhí)行檔案管理工作規(guī)章制度和安全責任追究制度，進一步落實信息安全責任，強化信息安全意識，促進安全防護能力，保證電子檔案數(shù)據(jù)的安全。