摘 要 重視和加強教學(xué)部門檔案的規(guī)范建設(shè)勢在必行，教學(xué)檔案是記載高校教學(xué)活動的真實記錄。高校的教學(xué)部門在教學(xué)檔案管理中存在著一些問題，學(xué)校應(yīng)從增強教學(xué)部門人員的檔案意識，加強教學(xué)檔案管理等方面來規(guī)范教學(xué)檔案管理。

關(guān)鍵詞 高校 教學(xué)部門 檔案管理

教學(xué)檔案是學(xué)校檔案的主體，也是教學(xué)管理的—個重要方面。搞好教學(xué)檔案管理對于加強學(xué)校檔案建設(shè)，提高學(xué)校檔案管理水平，起著至關(guān)重要的作用，同時對于加強和改進教學(xué)，提高教學(xué)質(zhì)量和管理水平都具有重要意義。

一、高校教學(xué)檔案管理工作存在的問題

1、教學(xué)管理人員缺乏檔案意識。

由于教學(xué)管理人員歸檔意識淡薄，加上這些人平時大多忙于日常教學(xué)行政業(yè)務(wù)工作和繁雜的事務(wù)性工作，一些原始材料沒有及時歸檔。基層教學(xué)管理人員也沒有把足夠的時間和精力放在檔案的收集和整理工作上，而檔案管理則是一項專門的業(yè)務(wù)，具有科學(xué)嚴格的法規(guī)規(guī)范、分類標準和管理辦法，這一矛盾的存在，必定給教學(xué)部門檔案的規(guī)范管理帶來影響。

2、教學(xué)檔案不夠齊全完整。

隨著學(xué)校辦學(xué)規(guī)模的擴大，教學(xué)部門涉及的工作中除了形成紙質(zhì)材料的教學(xué)檔案之外，也產(chǎn)生不同載體的文件材料。比如學(xué)生競賽獲獎?wù)掌⒁曨l材料等電子檔案以及獎杯、獎牌等實物檔案。

3、教學(xué)檔案不夠規(guī)范。

對于如何收集原始材料，大部分教學(xué)管理人員沒有規(guī)范意識，只是簡單地收集各自在平時教學(xué)管理活動中形成的材料，不太注意原始材料的材質(zhì)、字跡等等。

二、教學(xué)檔案資料的范圍與歸檔

1、從媒體上看不僅僅限于文字資料，也包括錄音、軟盤、照片、圖紙等。

2、從來源上看有上級、本級、下級三個方面。

上級機關(guān)的文件材料，指上級教學(xué)工作的文件、資料工作條例以及重要會議需要貫徹執(zhí)行的文件等等。

本單位形成的文件材料，主要指本單位會議記錄、年度工作計劃、工作總結(jié)、本單位起草的各種文件；請示、工作意見、指示、批復(fù)等。

下級報送的文件材料，主要是相繼單位報送的計劃、總結(jié)、工作報告、典型材料等。

3、從性質(zhì)和用途上，可分為三大類：

教學(xué)資料。主要反映教師、教學(xué)管理干部、教學(xué)保障條件等現(xiàn)實狀況教學(xué)能力。具體內(nèi)容包括：教學(xué)隊伍名冊、教師業(yè)務(wù)檔案及社會兼職、外聘和外籍教師情況；教室、場地情況，實驗室及儀器配備；教學(xué)用教材、獲獎教材，教學(xué)輔導(dǎo)教材、教材使用效果統(tǒng)計：電化教室、語言室情況，電教設(shè)備及運行情況，電教片資料情況。

教學(xué)文件資料。包括上級各種教學(xué)工作制度、崗位責(zé)任制、教學(xué)場所使用規(guī)定等；各種教學(xué)文件，如專業(yè)設(shè)置、教學(xué)大綱、課表；專業(yè)建設(shè)、課程建設(shè)、重點實驗室和重點學(xué)科建設(shè)、教師隊伍建設(shè)；圖書資料建設(shè)、管理等。

教學(xué)管理與運行資料。包括各個時期教學(xué)撿查、教學(xué)業(yè)務(wù)會議、教學(xué)競賽材料、教學(xué)信息反映、考試工作材料、學(xué)生課程成績、學(xué)籍異動、獎勵、外語及計算機等級考試材料。

三、教學(xué)部門檔案資料收集整理的要求

1、教學(xué)部門檔案管理人員的職責(zé)與要求

做好本部門各類文件材料的形成積累工作；將收集的文件材料整理組卷裝訂，做到組卷合理 ，編目清楚，標題準確，裝訂齊全，并及時向?qū)W校檔案館（室）移交；做好存放在本部門各類檔案的組卷分類、編目、登記、保管、利用等工作。教學(xué)部門檔案工作人員必須堅持四項基本原則，認真執(zhí)行黨和國家的方針政策，熱愛檔案事業(yè)忠于職守，遵守紀律；具備本校相關(guān)學(xué)科的一般知識和檔案業(yè)務(wù)知識，高度認真負責(zé)，勇于開拓創(chuàng)新。

2、教學(xué)部門檔案資料類目的構(gòu)成

A類：黨群（DQ）

11黨務(wù)綜合；12紀檢；13組織；16工會；17團委。

B類：行政（XZ）

11行政綜合（學(xué)校評估、教代會、校史和院、系、所等單位綜合材料入此）；12人事；15總務(wù)后勤；16檔案、圖書、文博。

C類：教學(xué)工作（JX）

11綜合（學(xué)生運動會、教學(xué)評估、優(yōu)秀教學(xué)評獎材料入此）；12學(xué)科與實驗室建設(shè)；14學(xué)籍管理（學(xué)生獎懲材料入此）；15課堂教學(xué)與教學(xué)實踐；18教材；19師資隊伍管理。

以上一、二級類目下的三級目錄由于篇幅限制未一一列出。

3、檔案資料的保管期限和載體

上述檔案資料的保管期限一般以3～5年為限，較少部分為長期，基本不采用永久保存。保存載體可較多使用電子文件。

四、加強高校教學(xué)部門教學(xué)檔案管理的措施和對策

1、增強教學(xué)部門人員的檔案意識。

確保檔案質(zhì)量的前提是文件材料的完整和準確性。而文件材料收集主要依靠教學(xué)管理人員與基層教學(xué)管理人員進行有效的信息交流，積極主動、認真細致地收集整理材料，最后由部門專職或兼職檔案員仔細分類歸檔，從而維護檔案的完整性、系統(tǒng)性。

2、建立年度歸檔和定期集中歸檔的制度，分門別類地管理檔案。

教學(xué)檔案由于時間劃分的特殊性，在歸檔的時候可以采用教學(xué)年度歸檔和定期集中歸檔相結(jié)合的方法。教學(xué)管理人員在完成某項業(yè)務(wù)時候，能及時歸檔，防止事后找不全材料甚至找不到材料，避免造成檔案不全的現(xiàn)象。

3、提高專職或兼職檔案員的素質(zhì)。

一要具備業(yè)務(wù)素質(zhì)，專職或兼職檔案員要加強對檔案知識的學(xué)習(xí)，特別是了解教學(xué)檔案的特點，從收集、整理、保管到利用都必須有業(yè)務(wù)知識為指導(dǎo)，形成較強的檔案鑒定能力，從而進行科學(xué)地管理。同時，專職或兼職檔案員還可以通過參加校內(nèi)外的檔案知識的培訓(xùn)班提升自身的業(yè)務(wù)。二要具備服務(wù)意識，檔案員應(yīng)愛崗敬業(yè)、樂于奉獻，給全校師生提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，提高服務(wù)效率。三是具備創(chuàng)新意識。

五、結(jié)語

隨著高校教育管理模式的建立，教學(xué)部門檔案管理必將越來越多的受到重視，高校教學(xué)部門要努力將檔案管理工作做到規(guī)范化，使之在教學(xué)過程中起到重要作用。

參考文獻：

[1]張寒莉.淺談高校教學(xué)檔案的規(guī)范化管理[J].北京檔案，2000（12）：28-29.

[1]林白華.關(guān)于加強高校教學(xué)檔案規(guī)范管理的若干思考[J].遼寧行政學(xué)院學(xué)報，2008，（4）.

[3]程燦華.加強高校教學(xué)檔案的建設(shè)與管理[J].梧州學(xué)院學(xué)報，2008，（6）.

（作者單位：武漢大學(xué)WTO學(xué)院）